Tận dụng hệ sinh thái DingTalk và Agent thông minh để giúp quản lý tập trung vào tư duy sâu sắc

Bài viết này hướng đến các quản lý đội nhóm, thảo luận cách thông qua hệ sinh thái DingTalk và các Agent làm việc thông minh tiếp quản các nhiệm vụ hợp tác cơ bản, thoát khỏi sự chăm chỉ giả tạo, giải phóng trí tuệ để tập trung vào ra quyết định chiến lược và quản lý đội nhóm, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh cốt lõi.

Các đội nhóm bị nhấn chìm trong công việc hợp tác cơ bản đang dần mất đi thời gian suy nghĩ sâu sắc

Những người làm quản lý đội nhóm, bạn dành bao nhiêu thời gian mỗi ngày cho việc "đôn đốc người khác" và "đồng bộ thông tin"?

Tôi là Aying. Những năm gần đây khi dẫn dắt đội nhóm, tôi thường cảm thấy một cảm giác ngột ngạt khó nói. Mỗi sáng vừa mở mắt, lên lịch, theo dõi tiến độ, lập biên bản họp… những "hành động quản lý" tưởng như không thể thiếu này đang hút cạn thời gian suy nghĩ sâu của tôi như miếng bọt biển thấm nước.

Nhìn quanh, nhiều quản lý trẻ đều đang xoay vòng trong kiểu "chăm chỉ ảo". Sau hai tiếng họp trực tuyến, tiện tay gửi một tin nhắn, rồi vào lịch xếp lịch, tạo vài việc cần làm. Các thao tác trôi chảy, bởi nền tảng văn phòng hiện nay đã tích hợp đầy đủ các chức năng cơ bản như phê duyệt, chấm công, tài liệu, họp trực tuyến, nhắn tin tức thì, lịch, danh sách việc cần làm.

Nhưng những việc nhỏ nhặt hợp tác cơ bản này thực sự đáng tiêu tốn lượng chất xám quý giá nhất của nhà quản lý hay không?

Thực tế rất phũ phàng: các hoạt động thực thi cơ bản đang bị AI nhanh chóng thay thế, còn những phán đoán nghiệp vụ phức tạp vẫn chỉ có thể dựa vào con người để vật lộn.

Sự việc thực ra có hai mặt. Một mặt là "thực thi quy tắc": ai sẽ bàn giao khi nào, tiến độ卡 ở đâu, cuộc họp có những hành động cụ thể nào. Những công việc rõ ràng, định lượng được này hoàn toàn có thể giao cho trợ lý AI bên thứ ba hoặc Agent làm việc thông minh. Mặt còn lại là "phán đoán sâu sắc": chiến lược dự án có lệch hướng không? Có cần can thiệp vào tâm trạng đội nhóm không? Nhu cầu thật sự đằng sau phản hồi mơ hồ của khách hàng là gì?

Khi công cụ thông minh đã xử lý rõ ràng phần trước, nếu bạn vẫn dành phần lớn thời gian để "theo dõi tiến độ", thì nguy cơ nghề nghiệp đã không còn xa.

Máy móc chỉ mất một giây để rút ra điểm chính của cuộc họp, nhưng việc quyết định những điểm chính này có thể trở thành động lực tăng trưởng cho quý tới hay không, mãi mãi thuộc về con người. Đừng dùng sự chăm chỉ trên chiến thuật để che giấu sự lười biếng trong chiến lược nữa. Hãy giao việc hợp tác cơ bản cho máy móc, giữ lại bộ não cho những nơi thực sự cần "đưa ra lựa chọn".

Trong hệ sinh thái DingTalk, hãy để Agent làm việc thông minh thực thi các quy tắc

Làm sao để giao việc này? Không cần phải xây dựng lại hệ thống phức tạp, chỉ cần trong hệ sinh thái DingTalk hàng ngày, hãy yên tâm giao các thao tác "có quy tắc rõ ràng" cho các Agent làm việc thông minh đã được tích hợp.

Ví dụ như đọc tài liệu dài. Trước kia, với báo cáo ngành dài cả chục trang, ta luôn phải nhờ nhân viên mới tóm tắt. Giờ đây, chỉ cần để trợ lý AI bên thứ ba chạy một lượt trong tài liệu DingTalk, dữ liệu trọng tâm sẽ được trích xuất tức thì, đồng thời có thể đặt câu hỏi để tìm bằng chứng trong văn bản gốc. Đôi khi kết quả chưa thật chuẩn xác, nhưng phương hướng tổng thể không sai.

Một ví dụ khác là vấn đề đau đầu khi lội ngược lại chuỗi tin nhắn nhóm. Mỗi ngày trong nhóm dự án có hàng trăm tin nhắn, thảo luận sôi nổi, nhưng đến lúc triển khai lại phát hiện sự đồng thuận chưa đạt được. Hãy để Agent làm việc thông minh tổng hợp quan điểm đồng thuận trong nhóm, các ý kiến rải rác và điểm bất đồng sẽ lập tức trở nên rõ ràng.

Còn với họp trực tuyến DingTalk. Sau một tiếng họp brainstorming, điều khó chịu nhất chính là việc lập biên bản. Bây giờ, ngay khi cuộc họp kết thúc, công cụ văn phòng AI tự động tạo bản ghi cấu trúc hóa, ai đưa ra ý tưởng gì, hành động tiếp theo là gì, tất cả hiển thị rõ ràng.

Các tình huống này đều có điểm chung: đều là xử lý thông tin theo quy tắc rõ ràng.

Việc con người cần làm chỉ là tiện tay lên lịch trong lịch DingTalk, hoặc tạo một nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm DingTalk, rồi xác nhận nhẹ nhàng. Giao các hành động do AI tổng hợp cho từng cá nhân cụ thể, như vậy công việc đã khép kín vòng lặp.

Dĩ nhiên, AI không phải thần thánh. Khi gặp ngữ cảnh phức tạp hoặc ngôn ngữ riêng nội bộ nhóm, Agent làm việc thông minh đôi khi cũng bắt sai trọng tâm. Đừng vội phủ nhận, chỉ cần điều chỉnh nhẹ bằng tay. Hãy coi nó như một trợ lý nhanh nhẹn nhưng thỉnh thoảng cần được nhắc nhở. Công cụ đảm bảo thực hiện phần việc cơ bản, còn giá trị của bạn nằm ở việc điều chỉnh những sai lệch nhỏ đó.

AI phụ trách tổng hợp biên bản, con người quyết định định hướng chiến lược và tâm lý đội nhóm

Việc điều chỉnh sai lệch chỉ là phần nổi của tảng băng. Điều thực sự tạo nên khoảng cách là vùng "nước sâu" mà AI không thể chạm tới.

Cũng giống như dựng phim, AI có thể hoàn hảo thực hiện quy tắc cứng "cắt bỏ khoảng lặng và lời thừa", nhưng quyết định cảm xúc của đoạn phim lại nằm ở sự cảm tính tinh tế khi điều chỉnh màu sắc — ấm hơn hay lạnh hơn một chút. Văn phòng cũng vậy.

Agent làm việc thông minh có thể nhanh chóng tổng hợp biên bản cấu trúc hóa sau một buổi họp trực tuyến DingTalk kéo dài hai tiếng, rút ra chính xác hàng chục việc cần làm. Trong việc thực thi quy tắc, nó làm tốt hơn bất kỳ ai.

Nhưng tiếp theo thì sao?

Trong số hàng chục việc cần làm đó, ba việc nào then chốt sống còn, buộc phải hoàn thành hôm nay? Rào cản tiềm ẩn nào trong hợp tác liên phòng ban cần bạn đích thân "ra mặt" để điều phối? Người xương sống cốt cán im lặng suốt buổi họp, rõ ràng đang thất vọng, sau cuộc họp bạn sẽ đến bên họ, rót cho họ một ly cà phê như thế nào để an ủi?

AI không thể đưa ra câu trả lời. Nó không hiểu sự đánh đổi nghiệp vụ, không hiểu sự cân bằng lợi ích, càng không hiểu làm sao để trở thành người ra quyết định "ác vai" khi nguồn lực cạn kiệt.

Khi dòng chảy hợp tác cơ bản đã bị DingTalk Docs, DingTalk Chat cùng các công cụ văn phòng thông minh khác chiếm lĩnh, năng lực cạnh tranh cốt lõi của nhà quản lý lại càng bị đẩy mạnh hơn bao giờ hết.

Biết được "cái gì là tốt", và "tại sao cái này tốt hơn", không chỉ là khả năng cảm nhận chiến lược, mà còn là sự nhạy bén trong cảm nhận tâm trạng đội nhóm.

Trước đây, chúng ta luôn bị nhấn chìm trong những việc nhỏ như cập nhật thông tin, thúc giục tiến độ. Giờ đây, máy móc đảm nhận việc làm đúng, con người cuối cùng đã có thời gian để suy nghĩ "nên làm việc gì" và "cùng ai để làm". Đợt nâng cấp công nghệ này cuối cùng cũng để lại một lá bài an toàn bình tĩnh cho các nhà quản lý tuyến đầu.

Công cụ văn phòng thông minh đã trở thành cơ sở hạ tầng sản xuất doanh nghiệp thế hệ mới

Những năm dẫn dắt đội nhóm, tôi thường nhớ lại một chi tiết trong lịch sử điện ảnh.

Khi phim có tiếng và máy quay phim di động vừa xuất hiện, các đạo diễn thời phim câm từng hoảng loạn. Nhưng về sau, thiết bị mới không tiêu diệt đạo diễn, mà ngược lại thúc đẩy phong trào New Wave và ngôn ngữ hình ảnh - âm thanh phức tạp hơn.

Giờ đây, AI chính là "máy quay và máy ghi âm mới" của doanh nghiệp. Trong ẩn dụ này, DingTalk cùng các trợ lý AI bên thứ ba và Agent làm việc thông minh được mở cửa tích hợp, đang trở thành cơ sở hạ tầng sản xuất doanh nghiệp thế hệ mới. Chúng không đến để giành việc, mà để tái cấu trúc cách hợp tác.

Hãy nhìn vào đời sống thường ngày của đội nhóm chúng tôi hiện nay: tranh luận sôi nổi trong cuộc họp trực tuyến DingTalk, trong khi trợ lý AI bên thứ ba tự động tổng hợp nội dung chính; viết phương án trong tài liệu DingTalk, Agent làm việc thông minh hỗ trợ tra cứu dữ liệu; sau họp, tôi phân bổ nhiệm vụ qua lịch và danh sách việc cần làm DingTalk, rồi đồng bộ toàn bộ thành viên qua tin nhắn DingTalk.

Đây đâu phải kịch bản "tự động hóa hoàn toàn hệ thống" lý tưởng. Vẫn là "con người" đang thao tác, là chúng ta đang tận dụng tốt công cụ mới. Máy móc đảm nhận ghi lại ánh sáng và thu âm thanh, nhưng ống kính đẩy ra sao, câu chuyện kể thế nào, cảm xúc truyền tải ra sao, mãi mãi phụ thuộc vào phán đoán của nhà quản lý.

AI càng tiếp quản phần thực thi cơ bản, năng lực phán đoán của con người càng trở nên quý giá.

Khi nói về sự thay đổi công nghệ, Jia Zhangke từng nói: Dù công cụ có thay đổi thế nào, mục đích cuối cùng vẫn là để nhìn sâu hơn vào "hoàn cảnh con người". Tự động hóa văn phòng cũng vậy. Nó không xóa sổ vị trí, mà chỉ giúp chúng ta thoát khỏi những việc máy móc, để chú ý đến hoàn cảnh đội nhóm và bản chất nghiệp vụ.

Những nhà quản lý nắm bắt hệ sinh thái DingTalk, biết cách vận dụng công cụ văn phòng AI, chắc chắn sẽ tận dụng được cơ hội mới về "lợi nhuận phán đoán" tại bước ngoặt này. Bánh xe thời đại đã lăn đến đây rồi.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!