إنشاء مكتبة معرفة RAG على تطبيق دينغ تينغ: خطوات مفصلة للشركات في هونغ كونغ

ما هو مستودع المعرفة دينغ تانك RAG؟ لا تخف من هذا الاسم، إنه ليس تقنية قتال سرية من أفلام الفنون القتالية، بل هو اندماج قوي بين تقنية "التوليد المعزز بالاسترجاع" (Retrieval-Augmented Generation) ومنصة دينغ تانك! وببساطة، فإن مستودع المعرفة RAG يشبه ذلك الزميل في شركتك الذي "يعرف كل شيء" — سواءً كانت بيانات التقرير المالي للربع الثالث من العام الماضي، أو إجراءات الإجازة المحدثة من قسم الإدارة، فبمجرد أن تسأله، يرد فورًا وبدقة تشبه نظام تحديد المواقع GPS.

بالنسبة للشركات في هونغ كونغ، فإن هذه الكفاءة تُعدّ نعمة حقيقية. تخيلوا: ملفات باللغتين الصينية والإنجليزية منتشرة في كل مكان، ومتطلبات الامتثال تتزايد باستمرار، والتواصل بين الأقسام يعتمد على "من يتذكر أكثر"؟ مع مستودع المعرفة RAG، يتم أرشفة جميع البيانات تلقائيًا واسترجاعها فورًا، ويمكنه أيضًا استخدام الذكاء الاصطناعي لتوليد ملخصات واضحة. لن يضطر محامي المكتب إلى تصفح عشرات الرسائل القديمة للعثور على بند عقد، ولن تجد شركة تجارية صعوبة في استخراج أحدث إرشادات الجمارك في ثوانٍ. والأجمل من ذلك، أنه قادر على تعلم المصطلحات الخاصة بالشركة، حتى "عبارات غرفة الشاي السرية" يمكنه فهمها.

مقارنةً بالمستودعات التقليدية، فإن RAG لا يكتفي بتخزين البيانات، بل "يفهم ويُجيب". إنه يحول منصة دينغ تانك من مجرد أداة دردشة إلى عقل ذكي. لم يعد الموظفون يسألون "من لديه ملف XX؟"، بل يسألون مباشرة "ما هي النقاط الرئيسية لتقرير الأداء الشهر الماضي؟"، ثم تظهر الإجابة أمامهم فورًا. هذا ليس مستقبلًا بعيدًا، بل واقع اليوم، وقد يكون منافسوك يستخدمونه بالفعل.

التحضيرات المطلوبة: ما الذي يجب تجهيزه قبل البدء؟

تخيل أنك تريد بناء مبنى شاهق، لكنك لم ترسم حتى خريطة الأساس بعد، فتبقى العمال واقفين في المكان الفارغ يحملون الطوب دون معرفة ماذا يفعلون — هذه بالضبط النتيجة إن بدأت باستخدام مستودع المعرفة دينغ تانك بدون تجهيزات مسبقة! لا تقلق، خذ نفسًا عميقًا، ودعنا نحلل خطوات "العمل التحضيري" واحدة تلو الأخرى.

أولاً، اختيار الإصدار المناسب من دينغ تانك أمر بالغ الأهمية. فالنسخة المجانية تشبه مقعد الدرجة الاقتصادية — يمكنها الطيران، لكنها لا توفر راحة كبيرة. أما النسخة الاحترافية أو نسخة المؤسسة فهي مثل الدرجة الأولى، وتدعم تقنية RAG، وتوصيل الواجهات البرمجية API، وإدارة الصلاحيات الدقيقة. إذا كانت شركتك في هونغ كونغ جادة في التطبيق، ننصح بالانتقال مباشرة إلى نسخة المؤسسة، لتجنب عناء نقل البيانات لاحقًا والشعور بالإحباط.

ثانيًا، قم بتخطيط "شجرة تصنيف" لمستودع المعرفة! هل ستقسمه حسب الأقسام (المالية، الموارد البشرية، التسويق)؟ أم حسب المشاريع؟ أم حسب نوع المستند (العقود، الإجراءات القياسية، محاضر الاجتماعات)؟ ننصح باستخدام هيكل ثنائي الطبقة من "تصنيف رئيسي + تصنيف فرعي"، تمامًا مثل رفوف السوبر ماركت، بحيث يستطيع الموظفون (أو العملاء) العثور على ما يحتاجونه في ثوانٍ.

ولا تنسَ تحديد منطق الصلاحيات مسبقًا — ليس من المنطقي أن يطلع الجميع على هيكل رواتب المدير العام، أليس كذلك؟ حدّد مسبقًا من يمكنه القراءة، ومن يمكنه التعديل، ومن يمكنه فقط المشاهدة بصمت، لتفادي دراما داخلية مستقبلية بعنوان "من حذف تقريري الخاص؟".

وأخيرًا، عيّن شخصين ليكونا "حارسي البوابة للمستودع"، مهمتهما مراجعة جودة المحتوى وصحة التصنيفات. لا يجب أن يكونا شرطيين، لكن ينبغي أن يكون لديهما بعض مظاهر الوسواس، وإلا سيتحول المستودع سريعًا إلى مكب رقمي للقمامة.

خطوات إنشاء المستودع: من الصفر، واجعل البيانات تطيعك!

بعد الانتهاء من التحضيرات، تكون قد فرغت من تقطيع البصل والزنجبيل كما في الطهي، والآن حان وقت "تشميع المقلاة" — أي بدء إنشاء مستودع المعرفة دينغ تانك RAG رسميًا! أولًا، سجّل دخولك إلى لوحة تحكم إدارة دينغ تانك، وابحث عن وظيفة "مستودع المعرفة" (إذا لم تجدها، لا تتوتر، فقد تكون مختبئة في زاوية "منصة العمل"). اضغط عليها، ثم انقر على "إنشاء مستودع معرفة جديد"، عندئذٍ سيطلب منك النظام تحديد ما إذا كان المستودع عامًا أم خاصًا. لا تنقر على "عام" بسرعة، وإلا فسوف تمكن كل موظفي الشركة — حتى عامل النظافة — من رؤية تقرير تقييم المدير السنوي، وعندها سيكون المشهد مشوقًا جدًا!

عند التسمية، ننصح بإضافة القسم أو الغرض، مثل "مكتبة قوالب العقود - قسم المالية" أو "كنز التسويق - قسم التسويق"، لتجنب وجود العديد من "مستودع المعرفة 1، مستودع المعرفة 2" لاحقًا، مما يجعل الناس يشكّون بأنهم يلعبون لعبة سودوكو. بعد ذلك يأتي مرحلة إضافة البيانات — يمكنك رفع ملفات Word أو PDF أو Excel، أو حتى لصق محتوى من صفحات الإنترنت مباشرة. نصيحة صغيرة: استخدم الوسوم (tags) للتصنيف، مثل #إجراءات الاسترداد، #اتفاقية العميل، فهذا سيجعل البحث في المستقبل أسرع من العثور على صورة شخصية في هاتفك.

الخطوة الأخيرة هي إعداد الصلاحيات. الشركات في هونغ كونغ يجب أن تنتبه بشكل خاص لقواعد GDPR والامتثال الداخلي. من يمكنه المشاهدة، ومن يمكنه التعديل، يجب أن يتم تحديده بدقة تشبه توزيع المهام العسكرية. يمكنك تعيين "القراءة متاحة للأعضاء فقط" أو "التعديل متاح لمدراء محددين فقط"، لمنع متدربًا من حذف قائمة العملاء التي تم تجميعها على مدى عشر سنوات. بعد الانتهاء، جرّب أن تطلب من زميل استخدام النظام، واختبر إن كان بإمكانه العثور على "نموذج طلب الإجازة السنوية" خلال ثلاث دقائق — إن لم يستطع، فهذا يعني أن تصنيفك معقد أكثر من المتاهة، ويجب إعادة هيكلته!

إدارة المستودع والصيانة ليست شيئًا تُنشئه ثم تتركه جانبًا وتتمنى أن يعمل تلقائيًا — لأنك إن فعلت ذلك، فسرعان ما سيصبح مستودع المعرفة هذا "مقبرة معرفية"، مليئة بملفات منتهية الصلاحية وأسئلة شائعة لم يعرها أحد الاهتمام منذ سنين.

تحديث البيانات بانتظام هو جوهر النجاح. تخيل موظفًا يبحث عن "سياسة الإجازة السنوية"، فيظهر له إصدار قديم منذ ثلاث سنوات تم تغييره منذ فترة، هذا لا يسبب Embarrassment فحسب، بل قد يؤدي إلى مشاكل قانونية أيضًا! ننصح بتعيين دور باسم "حارس المعرفة"، يقوم بمراجعة المحتوى مرة كل ربع سنة، وحذف المعلومات القديمة، وإضافة الإجراءات الجديدة. يدعم دينغ تانك RAG تسجيل الإصدارات، بحيث تكون جميع التعديلات واضحة للجميع. من غير المسموح تغيير معايير الاسترداد دون علم؟ النظام سيُخبرك!

مراقبة مستوى الاستخدام أمر بالغ الأهمية أيضًا. لا تفترض أن رفع ملف PDF يعني أن الجميع سيقرأه. استخدم بيانات الوصول من لوحة تحكم دينغ تانك لمعرفة أي الملفات شائعة، وأيها لم يُفتح منذ زمن وربما أصبحت عليه العناكب. إذا كان معدل زيارة كتيب الموظف الجديد قريبًا من الصفر، فقد يكون من الأفضل تحويله إلى مقطع فيديو قصير أو نموذج أسئلة تفاعلية.

وأخيرًا، لا تتهاون في أمن البيانات. الشركات في هونغ كونغ يجب أن تراعي بعناية قانون حماية البيانات الشخصية (PDPO). قم بتعيين صلاحيات دقيقة — لا ينبغي أن تكون بيانات المالية متاحة للجميع، ويجب تشفير وتأمين ملفات الموارد البشرية. قم بمراجعة الصلاحيات دوريًا، وأغلق فورًا وصول الموظفين الذين تركوا العمل، وإلا فعند حدوث تسريب للبيانات، ستندم حينها، وتصبح "دينغ تانك" بالنسبة لك مثل "عقاب مرهب" بدل أداة مساعدة.

"يا رئيس، ليش لازم ننتظر ثلاثة أسابيع علشان نصدر العقد؟" هذه الجملة أصبحت كأنها عبارة كلاسيكية تتردد في اجتماعات العديد من شركات هونغ كونغ. لكن منذ أن اعتمدت إحدى شركات المحاسبة نظام مستودع المعرفة دينغ تانك RAG، أصبح بإمكان الموظف الجديد في يومه الأول العثور على قالب العقد القياسي خلال ثلاث دقائق — لا حاجة بعد الآن لسؤال "الموظف السابق للسابق للسابق" عن مكان ذهاب تلك الملفات الغامضة.

أما إحدى شركات التصميم المحلية، فقد قامت بإدخال تفضيلات العملاء السابقة، وسجلات التعديلات، وعمليات الموافقة كاملة إلى نظام RAG، ونتيجة لذلك انخفض وقت تسليم المشاريع بنسبة 40%. وقال أحد المصممين ضاحكًا: "الآن الذكاء الاصطناعي يذكّرني بأن 'هذا العميل لا يحب اللون الأزرق'، حتى أنا نسيت هذه المعلومة!" إذًا، مستودع المعرفة ليس مجرد أداة تخزين، بل هو "الذاكرة الرقمية" للفريق بأكمله.

إحدى أفضل الممارسات: ابدأ برفع المحتوى بناءً على "نقاط الألم"، ولا تكن طماعًا وتحاول رمي عشر سنوات من ملفات Excel دفعة واحدة. على سبيل المثال، ابدأ أولاً بالمواضيع التي يتم السؤال عنها بشكل متكرر مثل "إجراءات التوظيف" أو "إرشادات التسعير". ثانيًا، أنشئ نظام "راعي المعرفة" — حيث يُعيّن شخص واحد في كل قسم ليتولى تحديث المحتوى الخاص بمجاله، لتجنب أن تصبح المعلومات "كأنها كبسولة زمنية". وأخيرًا، لا تنسَ تدريب نموذج البحث باستخدام كلمات مفتاحية بالصينية المبسطة، ولا تفترض أن النظام سيعرف تلقائيًا أن "invoice" و"فاتورة" هما نفس الشيء.

الشركات الحكيمة حقًا ليست تلك التي تمتلك أكبر كمية من البيانات، بل تلك التي تعرف كيف تجد المعلومات المطلوبة فورًا. هل لا يزال مستودع المعرفة الخاص بكم نائمًا أم بدأ بالفعل في مساعدتكم على تحقيق الأرباح؟

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at عنوان البريد الإلكتروني هذا محمي من روبوتات السبام. يجب عليك تفعيل الجافاسكربت لرؤيته.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!