钉钉OA: سحر الأدوات لإدارة الشركات

ما هو نظام دينغتيان OA؟ ببساطة، إنه ليس نظاماً لأتمتة مصنع المسامير، ولا "نظام العين السماوية" الذي يراقب الموظفين سراً – رغم أن بعض الناس قد يشكون في ذلك (ضحك). دينغتيان OA، أو نظام أتمتة المكاتب التابع لدينغتيان، هو منصة رقمية شاملة تم تطويرها من قبل شركة علي بابا، صُممت خصيصاً للشركات. يمكنك التفكير فيه كمساعد خارق لا يشعر بالنعاس على مدار الساعة، لا يشكو من العمل الإضافي، ويتولى تلقائياً تنظيم محاضر الاجتماعات نيابة عنك.

الفكرة الأساسية بسيطة جداً: نقل جميع المهام الروتينية المتعبة في المكتب التقليدي – مثل الجري ذهاباً وإياباً لمتابعة التوقيعات، والبحث عن المستندات كأنها كنز مدفون – إلى الهاتف والكمبيوتر بشكل رقمي. سواء كنت تطلب إجازة، أو تسترد مصاريف، أو تحضر اجتماعاً، أو تسلم تقريراً، كل شيء يتم بنقرة واحدة فقط، دون الحاجة لمطاردة المدير لوضع ختمه حتى في غرفة الشاي. والأكثر إثارةً أن النظام لا يقتصر على تجميع الأدوات، بل يربط بين الاتصال والتعاون وسير العمليات الإدارية في طريق سريع سلس، بحيث لا تتعطل المعلومات عند نقطة "هل أرسلتها حقاً إلى شياو وانغ؟".

لا تظن أن هذا مجرد لعبة للشركات الناشئة الشابة، فحتى العديد من شركات التصنيع التقليدية والمؤسسات التعليمية استخدمته بنجاح لتحويل أعمالها. لماذا؟ لأن النظام حوّل العمليات المعقدة داخل الشركات إلى وضع "انقر وسَيَعمل" البسيط. في الفصل التالي سنكشف السر وراء المهارات الرائعة لهذا المساعد الرقمي الخارق!

الميزات الأساسية لنظام دينغتيان OA تشبه تماماً "الخادم الرقمي" للشركة، ذكي ومجتهد، ولا يشعر بالتعب قط. فمثلاً إدارة الوثائق، لم تعد بحاجة للتنقيب في جهاز الكمبيوتر للعثور على ملف اسمه "النسخة_النهائية_حقاً_v3.docx". إن مستودع المستندات السحابي في دينغتيان يدعم التعديل المشترك من قبل عدة أشخاص وتتبع الإصدارات، ويمكنك رؤية بوضوح من عدل أي سطر، وبالتالي لن يضطر المدير بعد اليوم لطرح السؤال: "من المسؤول عن هذا الملف؟".

أما موافقات السير فهي حليف لا يُقدّر بثمن. طلبات الإجازة، واسترداد المصاريف، وعمليات الشراء – التي كانت تتطلب سابقاً التنقّل بين الطوابق لجمع خمسة توقيعات – أصبحت الآن تتم بلمسة واحدة على الهاتف، حيث تُرسل تلقائياً إلى المدير، بل ويمكنك ضبط "قناة طوارئ" للطلبات العاجلة. فمثلاً، قام المحاسب وانغ بتقديم طلب استرداد مصاريف في الساعة الثانية صباحاً بعد عمل إضافي طويل، واستلم المبلغ في تمام الساعة السابعة صباحاً، وكان شاكراً للنظام لدرجة أنه قال وهو يضحك إنه كان على وشك السجود له.

أما الجدولة الزمنية فقد تخلّصت من حالة "أعتقد أن هناك اجتماعاً ما". فميزة التقويم في دينغتيان تقوم تلقائياً بمزامنة الاجتماعات وتذكيرك بالمهام، كما يمكنها اقتراح أوقات الاجتماع الذكية بناءً على أوقات توافر أعضاء الفريق. فقد كان زميلنا لي من قسم التسويق يتأخر دائماً عن زيارة العملاء ويُوبخ بسبب ذلك، ولكن منذ استخدامه لتقويم دينغتيان، أصبح يصل في الوقت المحدد، بل ويسبق الموعد بعشر دقائق لإعداد القهوة، لدرجة أن العميل بدأ يشكّ بأنه تم استبداله بذكاء اصطناعي.

هذه الميزات ليست منفصلة، بل مترابطة كقطع الليغو، مما يجعل تشغيل الشركة سلساً كقطار ألماني – دقيق، فعال، ولا يتوقف أبداً.

دينغتيان OA ليس امتيازاً حصرياً للشركات الكبيرة، فالشركات الصغيرة، والمصانع التقليدية، وحتى محل الحساء الصغير في الزاوية يمكنها الاستفادة منه بشكل كبير! هل تظن أن موظفي المكاتب البيضاء فقط هم من يحتاجون تسجيل الحضور، والموافقة على الطلبات، وعقد الاجتماعات؟ خطأ. اليوم حتى رؤساء العمال في مواقع البناء يستخدمون دينغتيان لجدولة العمل، حيث يقوم العمال بمسح رمز الاستجابة السريعة (QR) لمعرفة عدد أكياس الأسمنت التي عليهم حملها، وليس عليهم الاعتماد على الصراخ للتوجيه بعد اليوم.

فقد كانت مالكة سلسلة محلات مشروبات الحليب تُجري عشر مكالمات يومياً لمعرفة المخزون، ولكن منذ استخدامها دينغتيان OA، أصبح المخزون في الفروع يتزامن تلقائياً، ويُرسل النظام تنبيهاً فور نفاد المواد الخام، كما يتم تخزين وصفات المشروبات الجديدة في السحابة، مما يسهل على الموظفين الجدد التعلم خلال ثوانٍ. والأمر الأكثر إثارةً أن المقر الرئيسي قرر فجأة إطلاق مشروب جديد باسم "لؤلؤة السكر البني - موجة الكون"، فتم طرح المنتج في نفس اليوم بعد الظهر في عشرين فرعاً حول تايوان، وكانت الكفاءة عالية لدرجة أن المنافسين بدأوا يشكّون في واقعهم.

وإحدى المصانع التي يعمل بها 500 شخص قامت بخطوة أكثر جرأة، ففي الماضي كانت أوراق الإجازة تتطاير كالثلوج، وكان قسم الموارد البشرية على وشك الاستقالة من شدة الإرهاق. أما الآن، فإن الموظف يقوم فقط بالنقر على هاتفه، ويقوم المدير بالموافقة بلمس زرين، ثم يتم ربط العملية تلقائياً بنظام الرواتب. والأفضل من ذلك، أن تنبيهات صيانة المعدات تُرسل مباشرة إلى هاتف الفني، بحيث يكون الفني واقفاً بجانب الجهاز ومعه الأدوات قبل أن يتعطل – كأنه يقدم خدمة من نوع "العراف"!

سواءً كانت المؤسسة تعليمية تخطط للجداول الدراسية، أو شركة عقارات تتابع عقود البيع، أو مكتب محاماة يدير تقدم القضايا، فإن دينغتيان OA يمكنه تصميم سير عمل مخصص لكل منها. النظام ليس جامداً كأنظمة الماضي، بل يشبه الخادم الرقمي القابل للتعلم، وكلما استخدمته أكثر أصبح أكثر تجاوباً مع احتياجاتك. يبدو أن توظيف مساعد بشري لم يعد ضرورياً، فلماذا لا نعتمد على دينغتيان بدلًا من ذلك؟

هل ما زلت تستخدم مذكّرات الهاتف لجدولة الدوام، وبرنامج Excel لتتبع الإجازات، ومجموعة تطبيق لاين لعقد الاجتماعات؟ استيقظ يا رفاق! حان الوقت لإنقاذ حياتك المهنية باستخدام دينغتيان OA. عملية التسجيل أسهل من طلب وجبة خارج المنزل – افتح المتصفح، ابحث عن "الموقع الرسمي لدينغتيان"، انقر على "سجّل الآن"، ثم قم بالتحقق باستخدام رقم هاتفك، وبوم! تكون قد دخلت رسمياً عالم المكتب الذكي.

بعد ذلك، سيوجهك النظام لإنشاء هيكل تنظيمي للشركة، ولا داعي للقلق! حتى لو كنت رائد أعمال مبتدئ، وشركتك تتكون من ثلاثة أشخاص وقط واحد، يمكنك بسهولة تحديد الأقسام والمناصب. كيف تدعو زملاءك؟ رسالة نصية واحدة أو رابط مشاركة كافية، وسيتم دمجهم فوراً دون الحاجة لملاحقة الجميع لملء النماذج. لا تنسَ تفعيل "سير الموافقة التلقائي" و"قواعد الحضور والانصراف"، لجعل عمليات الإجازة والسفر والعمل الإضافي تتم تلقائياً، وبالتالي لن يُضطر المدير للإجابة على @ في المجموعات حتى يشكّ في عقله.

أسئلة شائعة؟ يسأل البعض: "هل يمكن ربط البريد الإلكتروني للشركة؟" بالطبع نعم! وهناك من يخشى من سلامة البيانات – لكن دينغتيان يستخدم تشفيراً على مستوى البنوك، أقوى من الخزنة الخاصة بك في المنزل. فما الذي تنتظره؟ ابدأ الآن، وحوّل فريقك من "ذكاء اصطناعي زائف" إلى "ذكاء حقيقي"!

"التوقعات المستقبلية والتحسين المستمر" – هل يبدو هذا وكأنه عنوان لمحاضرة في مؤتمر تقني؟ لا تقلق، لن نعرض عليك عروضاً تقديمية مملة. ولكن بصراحة، فإن "البطل الخارق للمكتب" دينغتيان OA لا يفكر في التقاعد، بل يعمل سراً في المختبر على تطوير مهارات جديدة، ليحول تجربتك اليومية من "مقبولة" إلى "رائعة!"

تخيل معي: في المستقبل لن تحتاج لسؤال "من لم يدخل بعد إلى غرفة الاجتماع؟"، بل سيكتشف الذكاء الاصطناعي تلقائياً من تأخر، ويبث رسالة صوتية آلية قائلاً: "المدير تشانغ، أنت متأخر عن فريقك بمقدار ثلاث فناجين قهوة!". والأكثر إثارةً أن دينغتيان في المستقبل قد يمتلك ميزة "استشعار الحالة النفسية" – فإذا عملت لثلاث ساعات متواصلة دون راحة، قد يذكرك النظام بهدوء: "عزيزي، إذا لم ترتاح الآن، فغداً ستكون نسخة محدودة من باندا بأعين دائرية سوداء."

بالطبع، فإن هذه الميزات الرائعة مبنية على ملاحظات المستخدمين. فعندما اشتكى أحد المدراء من طول سير الموافقة، قام دينغتيان بتسريع التوجيه الذكي. وعندما اشتكى الموظفون من كثرة الإشعارات، تم إطلاق "وضع التركيز" الذي يسمح لك بالهروب المؤقت من الانفجار الإعلامي. بل وقد اقترح أحد المستخدمين إضافة "مؤشر التسويف"، ولم يُطرح بعد، لكن المهندسين ضحكوا وقالوا: "نحن نختبره داخلياً، ودقة التنبؤ 99%، والنسبة المتبقية 1% تخص المدراء أنفسهم."

باختصار، مستقبل دينغتيان OA ليس مجرد ترقية للأدوات، بل سيكون شريكاً في العمل يفهمك، ويقترب منك، وأحياناً يستطيع حتى أن يمازحك. ففي النهاية، المكتب مكان جاد بما يكفي، فلماذا لا نضيف إليه بعض الفكاهة عبر التكنولوجيا؟