نظام دينغ تك للمكاتب الآلية: أداة إدارة الموارد البشرية الفائقة لشركات هونغ كونغ

ما هو نظام دينغ تك للمكتب الآلي (OA)؟ ببساطة، يشبه هذا النظام ذلك المساعد الإداري الخارق في شركتك الذي "يعرف كل شيء ويفهم كل شيء"، والأفضل من ذلك أنه لا يحتاج إلى مكافأة نهاية العام! تم تطوير نظام دينغ تك للمكتب الآلي من قبل مجموعة علي بابا، حيث صُمِّم في البداية لحل مشكلات التواصل داخل فرق العمل الكبيرة في الشركة. لكنه بمجرد إطلاقه أصبح انتشاره واسعًا جدًا في جميع أنحاء الصين، حتى إن هونغ كونغ - عاصمة الأعمال الدولية هذه - بدأت تعتمده بشكل واسع أيضًا.

في بيئة الأعمال السريعة في هونغ كونغ، والتي تفوق سرعتها ذروة ازدحام المترو صباحًا، غالبًا ما تكون إدارة الموارد البشرية أمرًا محبطًا لدرجة أن البعض قد يرغب في ضرب الطاولة من شدة التوتر — حضور الموظفين يشبه لعبة البحث عن الكنز، وإجراءات طلب الإجازة أطول من إعلان نشر في الجريدة، والمستندات متناثرة بين صناديق البريد الإلكتروني... هنا يأتي دور نظام دينغ تك للمكتب الآلي، فهو يشبه خبير كونغ فو يرتدي بدلة رسمية، يظهر فجأة ويضع الأمور في نصابها. إنه ليس مجرد أداة تواصل، بل يُعد "دماغ المؤسسة" المتكامل مع الوظائف الإدارية والموارد البشرية والتعاون.

وبفضل هيكله السحابي ومزامنته السلسة مع تطبيق الهاتف المحمول، يمكن للجميع البقاء على اتصال دائم: سواء كان المدير في المطار، أو السكرتيرة في غرفة الاستراحة، أو الموظف في مهمة ميدانية يقوم بالتسجيل من موقع عمله. والأكثر إثارةً أنه يدعم اللغة الصينية التقليدية والاحتياجات المحلية تمامًا، مما يجعل الشركات في هونغ كونغ التي اعتادت العمل الورقي التقليدي قادرة على استخدام النظام بسهولة. ولذلك، من الشركات الصغيرة العاملة في التجارة إلى المؤسسات المالية متعددة الجنسيات، يختار عدد متزايد من الشركات في هونغ كونغ "الارتباط" بنظام دينغ تك، ليجعلوا الإدارة أسهل وأكثر متعة.

وظيفة التواصل تعد بمثابة منقذ بالنسبة للموظفين في هونغ كونغ! ففي الماضي، كانت الاجتماعات اليومية ونقل الملفات ومتابعة المدراء للتوقيع تعتمد على مجموعات واتساب، لكن الرسائل كانت تختفي بمجرد تدفق رسائل جديدة، وغالبًا ما تتحول التنبيهات المهمة إلى "مقروء دون رد". أما الآن، فإن نظام دينغ تك يدعم حالة "مقروء/غير مقروء"، ويمكن من خلاله عقد مؤتمرات فيديو عالية الجودة، بحيث يستطيع زميلك في تونغ لوين أن يتصل بك في تسيم شا تسوي في ثوانٍ، وحتى أن الكاميرا تقوم بتحسين الصورة تلقائيًا، فيمكنك الحفاظ على وضع "السيلفي المثالي" أثناء العمل! كما توفر المجموعات الخاصة بالعمل بيئة عمل منظمة، فلا داعي بعد الآن للقلق من غزو مجموعات العائلة بالمنشورات حول الصحة والتغذية.

أما الحضور والانصراف فهو عملية ذكية للغاية — لم يعد هناك حاجة إلى بطاقات ورقية أو الانتظار في الطابور "للتسجيل بالساعة". ما عليك سوى الضغط على زر واحد باستخدام GPS في هاتفك، سواء كنت في المكتب أو في المنزل أو عند عميل، حيث يتم تسجيل موقعك بدقة، ولا يمكن لأحد الهروب من تسجيل وقت الحضور أو الانصراف المتأخر. والأروع من ذلك أن النظام يقوم تلقائيًا بتجميع بيانات الحضور الشهري، وبالتالي لا يضطر موظفو الموارد البشرية إلى السهر الليالي للتحقق من ملفات إكسل. وإذا أراد المدير معرفة من كان يتغيب باكرًا يوم الجمعة؟ كل ما عليه فعله هو النقر عدة مرات ليكتشف الحقيقة فورًا.

أما عملية الاعتماد والموافقة فقد تحولت من "إرهاق الجري ذهابًا وإيابًا" إلى "اعتماد فوري"، حيث يمكن التعامل مع طلبات الإجازة واسترداد المصروفات وعمليات الشراء عبر الإنترنت بالكامل، ويمكن للمدير الموافقة من خلال هاتفه الذكي بلمسة واحدة فقط، فلا داعي للخوف من فقدان المستندات تحت كوب القهوة في غرفة الاستراحة. وبالنسبة لإدارة المستندات فهي بمثابة دراج تخزين سحابي خاص بالشركة، حيث يتم تخزين جميع العقود وعروض البوربوينت ومحاضر الاجتماعات في مكان مركزي، مع نظام تحكم في الصلاحيات على مستويات مختلفة، بحيث لا يستطيع الموظف الجديد الوصول إلى المعلومات السرية، كما أن الموظفين القدامى لا يخشون من حذف ملفات عن طريق الخطأ. هل تبحث عن تقرير الأداء للربع الثالث من العام الماضي؟ اكتب بضع كلمات في شريط البحث، وستحصل عليه أسرع من العثور على محل مشروبات!

عند الحديث عن إدارة الموارد البشرية، يشعر العديد من أصحاب الشركات في هونغ كونغ بالصداع، وكأنهم عادوا إلى العصر الورقي: سير ذاتية متراكمة كالأكوام، وتدريب يعتمد على النقل الشفهي، وتقييم الأداء يشبه التنبؤ بالنجوم. ولكن منذ دخول نظام دينغ تك إلى مجال الموارد البشرية، تحولت كل هذه المشكلات من "عصور ما قبل التاريخ" إلى نكتة. فأصبحت عملية التوظيف ليست صيدًا عشوائيًا في البحر، بل صيدًا دقيقًا وموجهًا — فمن خلال وحدة التوظيف المدمجة في النظام، يمكن نشر الوظائف الشاغرة فورًا على مختلف المنصات، وتُصنَّف السير الذاتية تلقائيًا، كما أن الذكاء الاصطناعي قادر على مساعدتك في اختيار المرشحين الأنسب، ويتم تزامن مواعيد المقابلات مباشرة مع التقويم، وبهذا يتحرر موظفو الموارد البشرية من الدور الثلاثي كـ"منظم + خدمة عملاء + طبيب نفسي".

أما بالنسبة للـتدريب؟ فلم يعد الأمر "请大家下午三点到会议室" (نرجو من الجميع الحضور في الساعة 3 بعد الظهر في قاعة الاجتماعات)، بل أصبح "دنغ! تم تحميل دورتك المصغرة الآن". يمكن للموظفين الآن مشاهدة الفيديوهات وإجراء الاختبارات من هواتفهم، وبعد الإنجاز يحصلون على شهادة إلكترونية، فأصبح التعلم يشبه لعب لعبة فيديو وتحقيق نقاط ترقية، فمن سيخشى من التعليم المستمر بعد ذلك؟ والأكثر إثارةً هو إدارة الأداء — فبعد أن أصبحت أهداف العمل شفافة، يتم تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية (KPI) تلقائيًا، ولا يعود تقييم الربع السنوي يعتمد على "شعور" المدير. إحدى شركات التكنولوجيا المالية في هونغ كونغ استخدمت هذه الأداة، ونجحت في تقليص عملية التقييم التي كانت تستغرق شهرين إلى أسبوع واحد فقط، بل وارتفع مستوى رضا الموظفين أيضًا!

باختصار، لا يمنح نظام دينغ تك موظفي الموارد البشرية فرصة للتنفس فقط، بل يتيح لهم فرصة تحضير كوب من الحليب الشاي والجلوس بهدوء أمام لوحة البيانات (Dashboard) وهم يبتسمون: فإدارة الناس يمكن أن تكون أمرًا سهلاً وممتعًا في آنٍ واحد.

بالنسبة لإدارة الموارد البشرية في الشركات في هونغ كونغ، فإن نظام دينغ تك يشبه ذلك الزميل الفائق الكفاءة والموثوق — لا يصل متأخرًا أبدًا، بل يعرض المساعدة تلقائيًا في تنظيم محاضر الاجتماعات، ويذكرك بأعياد ميلاد الموظفين، بل ويُبرِز تلقائيًا أي تأخير في الحضور بلون أحمر. مقارنةً بأنظمة أخرى من نفس النوع، فإن أعظم ما يتميز به دينغ تك هو "قدرته على فعل كل شيء" — فهو يجمع بين التواصل والتعاون والإدارة والموارد البشرية في منصة واحدة، فلا حاجة بعد الآن لتثبيت تطبيق هنا ومنصة هناك، مما يجعل هاتفك يشبه معرضًا عالميًا. والأهم من ذلك أن واجهة النظام نظيفة وبسيطة مثل مقهى ذو تصميم بسيط وأنيق، فيستطيع المتدرب الجديد استخدامها بعد بضع نقرات فقط، ولا يضطر المدير بعد الآن إلى السؤال: "أين أقوم بالتسجيل؟".

بالطبع، لا يمكن لأي نظام قوي أن يكون خاليًا تمامًا من التحديات. ففي بداية استخدام الفريق الجديد للنظام، قد يشعر البعض كما لو كانوا يحاولون تشغيل مفتاح سيارة كهربائية لأول مرة — يضغطون كثيرًا قبل أن يدركوا أن عليهم توجيه المفتاح نحو الباب. وهنا تأتي أهمية وثائق المساعدة ودعم العملاء في دينغ تك، فهي تعمل كـ"مترجم شخصي" دائم التوفر. أما بالنسبة لمتطلبات التخصيص؟ لا داعي للقلق، فدينغ تك يوفر واجهة برمجة تطبيقات مفتوحة (API)، مما يسمح للشركات بتخصيص النظام وفقًا لاحتياجاتها، تمامًا كما تشتري أثاثًا من متجر إيكيا، يمكنك الجمع بين المنتجات القياسية بطريقة مرنة. باختصار، المزايا واضحة والتحديات قابلة للإدارة، وإذا تم استخدام النظام بشكل جيد، فسوف تسمع ضحكات أكثر في مكتبك.

بالنظر إلى المستقبل، فإن نظام دينغ تك للمكتب الآلي يشبه بطل خارق لا يتوقف عن التطور، مستعدًا لإنقاذ المزيد من موظفي الموارد البشرية الذين يعيشون في رعب من جداول إكسل! لا تظن أنه مجرد أداة صغيرة للتسجيل أو طلب الإجازة أو إرسال الإشعارات، فطموحاته أكبر من ذلك بكثير. ومع تعمق استخدام تقنيات الذكاء الاصطناعي، قد يتحول دينغ تك في المستقبل إلى " consultant بشري" ذكي — يُذكّرك تلقائيًا بمواليد الموظفين صباحًا، ويوزع مهام المشاريع ظهرًا، ويُرسل رسائل داعمة مبنية على تحليل نبرة صوت الموظفين مساءً، فقط ينقصه أن يحضر لك القهوة!

وأكثر من ذلك، فإن تحليل البيانات الضخمة سيُحدث تحولًا كبيرًا، بحيث ينتقل موظفو الموارد البشرية من "الإدارة بالتخمين" إلى "التنبؤ المستقبلي". من المحتمل أن يغادر الموظف؟ أي قسم يعاني من ضغط شديد؟ يستطيع دينغ تك التنبؤ بذلك بدقة، حتى أكثر من التنبؤات الفلكية! ومع التحسين الكامل للحوسبة السحابية، حتى إذا قام جميع الموظفين بالدخول في نفس الوقت للمشاركة في اجتماع أو التسجيل أو تقديم التقارير، فإن النظام سيبقى مستقرًا كالصخرة، ولن تظهر تلك الرسالة المحبطة "يرجى المحاولة لاحقًا" مرة أخرى.

بالنسبة للشركات في هونغ كونغ، فإن هذا لا يعني فقط تحسين الكفاءة، بل يمثل تحولًا ثقافيًا شاملًا في إدارة الموارد البشرية — من المعالجة السلبية إلى التخطيط الاستباقي، ومن القرارات المعتمدة على الحدس إلى القرارات المبنية على البيانات. بينما لا يزال الآخرون يملؤون طلبات ورقية، تكون شركتك قد تنبأت بالفعل بالموجة القادمة من المواهب باستخدام دينغ تك، ووضعت استراتيجياتها مسبقًا، لتكون دائمًا في الصدارة.