تحويل سجلات دردشة DingTalk إلى أوامر ERP: كشف الستار عن السحر العجيب

«دينج دينج! لديك طلب جديد!» هذه ليست إشعار شحن، بل زميلك في مجموعة دينغ تايك يقول: «الرئيس وافق شفهيًا على طلب الشراء من العميل الكبير». في الماضي، كانت هذه المحادثات لا تعدو كونها مجرد حديث عابر، أما اليوم فقد أصبحت قادرة على التحوّل فورًا إلى أمر بيع رسمي في نظام ERP — نعم، حتى سجلات الدردشة يمكن أن «تُرقى إلى مستوى الكفاءة!»

أنت لم تقرأ خطأ، فدينغ تايك لا يقتصر فقط على المراسلة، بل يمتلك أيضًا ما يشبه «قراءة الأفكار». عندما تظهر جملة مثل «العميل أ يطلب 500 روبوت، والشحن الأسبوع القادم»، فإن النظام يعمل ككائن صغير مدرب جيدًا، ويكتشف تلقائيًا معلومات مثل اسم العميل، الكمية، نوع المنتج، موعد التسليم، ثم يُرسلها بهدوء إلى نظام ERP الخفي. لا حاجة للنسخ اليدوي، ولا تكرار للتأكيد، حتى المحاسب وانغ المجاور صرخ مذهولًا: «هذه المرة لم أخطئ وأدخلت 5000 بدل 500!»

سر هذه السحر هو الجمع المثالي بين تحليل المعاني الذكي ومحرك القواعد. يستطيع دينغ تايك تمييز سياق المحادثة، ويعرف أي جملة تمثل أمر عمل حقيقي، وأيها مجرد حديث غير رسمي. والأكثر إثارةً، أنه قادر على تعديل المنطق حسب القسم — محادثات المبيعات تتحول إلى أوامر بيع، ومناقشات المشتريات تُحوَّل إلى طلبات شراء، وحتى المطالبات الإدارية تنجم عن جملة مثل «دفعت ثلاثين ألفًا من مالي الخاص مقابل وجبات» لتقديم طلب تلقائيًا.

من الآن فصاعدًا، لن تكون الدردشة مجرد «حديث يُنسى بعد الانتهاء منه»، بل ستصبح الخط الأمامي لتدفق البيانات داخل المؤسسة.

تحويل رسائل الدردشة إلى مستندات؟ يبدو وكأنه سحر، لكنه في الواقع ثمرة ذكاء وتقنية متقدمة! في عالم دينغ تايك، لم تعد بحاجة إلى نسخ رسالة مثل «يجب شحن هذه الشحنة يوم الأربعاء القادم» من المجموعة وإدخالها يدويًا إلى نظام ERP. الآن، بنقرات قليلة، يمكن لأي محادثة عابرة أن تتحول إلى أمر بيع رسمي، كأن هناك مساعد خفي يقوم بالكتابة نيابة عنك.

الخطوة الأولى في هذه العملية السحرية هي التأكد من اكتمال الربط العميق بين دينغ تايك ونظام ERP — ليس ربطًا بسيطًا، بل فتح قناة اتصال حقيقية للبيانات. عندما ترى في المحادثة جملة تحتوي على معلومات مهمة (مثل «العميل أ طلب 500 وحدة من الطراز X، مع تسليم 15 يونيو»)، ما عليك سوى الضغط مطولًا على الرسالة واختيار «إنشاء مستند في نظام ERP»، ليبدأ النظام بتشغيل محرك تحليل المعنى، ويُحدد تلقائيًا اسم العميل، نوع المنتج، الكمية، وموعد التسليم، ثم يطابقها مع الحقول القياسية في نظام ERP.

والأكثر تطورًا، أن النظام قادر على فهم السياق وتحسين العبارات الغامضة، مثل تحويل «حوالي 500 تقريبًا» إلى «500 وحدة» مع وضع علامة «بانتظار التأكيد». العملية كلها تشبه ترجمة اللغة الطبيعية إلى لغة بيانات مؤسسية، مما يوفر الوقت الضائع في الإدخال المتكرر ويقلل بشكل كبير من الأخطاء البشرية. ما كان يستغرق نصف ساعة لإدخاله سابقًا، يُنجز الآن في 30 ثانية، وزيادة الكفاءة هنا ليست مزحة!

«دينج دينج! ودخل الطلب إلى نظام ERP؟» يبدو كسحر، لكن بالنسبة لشركة هونغدا للتصنيع الدقيق، أصبح هذا جزءًا من الروتين اليومي. في السابق، كان الموظف وانغ يتواصل مع العميل عبر دينغ تايك لتأكيد المواصفات والكمية وموعد التسليم، ثم عليه فتح نظام ERP وإدخال البيانات يدويًا، وفي مرة كاد أن يُدخل «500 قطعة» بدل «5000 قطعة»، مما كاد أن يكلّف الشركة نصف مصنعها. أما الآن، يكفيه النقر على زر في سجل المحادثة، فيقوم النظام فورًا باستخلاص الكلمات المفتاحية وإدخالها تلقائيًا في حقول نظام ERP، حتى معدل الضريبة يتم تحديده تلقائيًا حسب موقع العميل — من المحادثة إلى أمر الشحن، لا يستغرق الأمر أكثر من 30 ثانية، والعميل لم ينتهِ من قهوته بعد، بينما تم بالفعل ترتيب الطلب في خط الإنتاج!

وليست الصناعة التحويلية وحدها التي تستفيد، إذ قامت شركة ليغو للتجارة التجزئة بتطوير هذه الميزة بشكل مبتكر. عندما يقول مدير المشتريات للمورد في المجموعة: «المخزن A1 نفذ من البضاعة، من فضلك وفر 100 كرتون ورق تواليت، وسلّمه قبل الجمعة»، فإن النظام يقوم بتوليد أمر شراء فورًا، ويُحدث نموذج تنبؤ المخزون. لقد ولت أيام الاعتماد على ملفات إكسل والمكالمات الهاتفية لمتابعة الطلبات، وارتفع دقة المخزون من 78٪ إلى 96٪، حتى أن المحاسب قال ضاحكًا: «أخيرًا، لم أعد أستيقظ في منتصف الليل لتعديل المستندات!»

هذه ليست تمارين، بل انتصارات حقيقية لـتحويل المحادثات إلى مستندات على أرض الواقع. فهي لا توفّر الوقت فحسب، بل تحوّل «الالتزامات الشفهية» إلى «مستندات نظامية» فورًا، مما يحقق تكاملًا سلسًا بين التواصل والتنفيذ، ويرفع مستوى الدقة الإدارية بشكل مباشر.

«دينج دينج! تم إنشاء المستند!» — يبدو رائعًا، لكن في بعض الأحيان تظهر بعدها مستندات ERP مليئة بالأخطاء، ما يجعلك ترغب في ضرب الطاولة. لا تتسرع في اللوم، فغالبًا ما يكون السبب سوء فهم بسيط بينك وبين النظام. تمامًا كما يحدث عند صنع القهوة دون استخدام ورقة الترشيح، فحتى أفضل الحبوب تسبب فوضى. قد يبدو تحويل المحادثات إلى مستندات تلقائيًا بلا عيوب، لكن تجاهل التفاصيل قد يجعل أعظم السحر يفشل.

أول مشكلة شائعة: لا يتم إنشاء المستند. لا تتهجم على النظام أولًا، بل تحقق من أن الاتصال بين دينغ تايك ونظام ERP تم بشكل صحيح — أي تحقق من ربط واجهة برمجة التطبيقات (API) وتطابق الحقول. مثال: إذا كتبت «شراء 500 مسمار»، ولكن لم يتم تحديد أي حقل في نظام ERP يتوافق مع «الكمية»، فسيبقى النظام في حيرة. الحل بسيط: افتح إعدادات التكامل، وتأكد من أن كل كلمة مفتاحية مرتبطة بدقة بالحقل المناسب في نظام ERP، كأنك تمنح المترجم قاموسًا كاملاً.

المشكلة الثانية الكوميدية: ظهور المستند، لكن الكمية تصبح «50»، والمورد يتحول إلى «الجدة وانغ المجاورة». غالبًا ما يكون السبب هو استخدام لغة شفهية جدًا أو نقص المعلومات. ننصح باتباع عادة إضافة جملة قياسية في نهاية المحادثات المهمة، مثل: «من فضلك أنشئ طلب شراء: المنتج مسمار، الكمية 500، المورد شيانلونغ للتجارة»، لتمنح النظام رؤية واضحة للنقاط الأساسية. المشكلة الثالثة: النظام بطيء كالسلحفاة؟ قد يكون ذلك بسبب استنزاف موارد الخادم أو ازدحام الشبكة. قم بترقية الإعدادات وتجنب العمل في أوقات الذروة، وستعود السرعة إلى طبيعتها.

هل تظن أن دينغ تايك اليوم مذهل؟ انتظر حتى ترى ما سيأتي، وستدرك أنك أمام تطور يشبه دراسة تقنيات سحرية متقدمة بعد التخرج من أكاديمية السحر! تحويل المحادثات إلى مستندات ما هو إلا البداية، فالعروض الكبرى لا تزال قادمة. مع تطور الذكاء الاصطناعي وازدياد ذكائه، ستتمكن قريبًا من قول جملة مثل «أرسل الشحنة ليوم الأربعاء القادم حسب المواصفات السابقة»، وسيفهم النظام ليس فقط المعنى، بل سيقارن تلقائيًا بأوامر الشراء السابقة، ويحسب المخزون، ويُطلق عملية الدفع، حتى أن المورد سيتلقى الطلب إلكترونيًا — وكل ذلك دون كتابة حرف واحد.

وأكثر من ذلك، سيتجاوز التعرف على الصوت الحواجز اللغوية واللهجات، فإذا صرخت باللهجة التايوانية مع مزيج من الإنجليزية قائلًا: «هذا الطلب يجب أن يكون سريعًا، الموعد النهائي يقترب!»، فسيتمكن الذكاء الاصطناعي من فك تشفير الجملة بدقة، ويولد تذكيرات بجدول المشروع وطلبات شراء عاجلة. وفيما يتعلق بالتعاون في سلسلة التوريد، ستتمكن المحادثات في مجموعات الدردشة المشتركة بين الشركات من التحوّل تلقائيًا إلى وثائق معاملات معتمدة من جميع الأطراف، وبالتالي لن تنشب مشاجرات حول «هل قلت إن الشحن سيكون يوم الأربعاء أم لا».

بل وقد يصل تطور معالجة اللغة الطبيعية (NLP) إلى حد الاستشعار العاطفي، حيث يُمكن للنظام اكتشاف قلقك من نبرة صوتك، فيضع علامة «عاجل» تلقائيًا على الطلب. تخيل: أن تصبح ضغوطك هي الوقود الذي يسرّع العمليات — هذا ليس نظام ERP، بل هو مدير مؤسسي يقرأ أفكارك!