نظام DingTalk OA: أداة إدارة الموارد البشرية المثالية للشركات في هونغ كونغ

ما هو نظام دينغ تك OA؟ ببساطة، يشبه ذلك "المساعد الشامل" في شركتك – لا يشرب قهوة، ولا يحتاج إلى إجازات، ودائم الاتصال. نظام دينغ تك OA ليس مجرد أداة للدردشة، بل هو سلاح خارق للموارد البشرية يجمع بين الاتصال، والحضور والانصراف، والموافقة على الطلبات، وإدارة الجداول الزمنية. تخيل أنك كنت تضطر سابقًا لملاحقة المدير للحصول على توقيعك على طلب إجازة ورقي كأنك تلعب لعبة كنز، أما الآن فيكفيك الضغط على هاتفك عدة مرات فقط، ليصل الطلب فورًا إلى مكتب المدير مع تذكير لطيف: "عزيزي، هذا الطلب ينتظرك منذ ثلاثة أيام~".

توفر ميزة المراسلة الفورية المجموعات والاجتماعات الصوتية، بل ويمكنك معرفة ما إذا تم "قراءة" الرسالة أم لا، مما يضمن ألا تضيع الرسائل المهمة في الفراغ. أما الحضور والانصراف؟ لم يعد هناك حاجة للانتظار في طوابير أمام جهاز الحضور، فتحديد الموقع عبر الهاتف المحمول مع التعرف على الوجه يجعل تسجيل الدوام سهلًا كالتقاط صورة سيلفي. كما تصبح عمليات الموافقة فائقة السرعة، حيث يمكن إرسال طلبات الإجازة والاسترداد والساعات الإضافية بنقرة واحدة، ويتم توجيهها تلقائيًا عبر النظام، ولا داعي بعد الآن لسماع شكاوى محاسبة القسم: "نسيت تقديم النموذج مرة أخرى".

أما إدارة الجدول الزمني فتجعل تقويم كل موظف شفافًا ومنسقًا، بحيث تصبح اجتماعات المشاريع ومواعيد المقابلات واضحة للجميع، وتتجنب بذلك موقف "ظننت أنك متفرغ". كل هذه الميزات مرتبطة ببعضها البعض، وتحول العمل المتناثر في الموارد البشرية إلى خط إنتاج سلس، مما يحول موظفي الموارد البشرية من مجرد عمال ورقيين إلى مستشارين استراتيجيين. والآن، دعونا نرى كيف تستخدم الشركات في هونغ كونغ هذه الأداة الذكية بأفضل الطرق.

في المباني المكتبية على طول ميناء فيكتوريا، لم يعد الصوت الوحيد هو صوت ماكينات القهوة أو الطابعات، بل هناك أيضًا صوت "دينج" – هذا هو اللحن الأساسي لنظام دينغ تك OA في الحياة اليومية للشركات في هونغ كونغ. لا تستهين بهذا الصوت "دينج"، فقد يكون هو ما ينقذ آمين المتأخر من الجحيم: لأن النظام يذكره تلقائيًا بأنه فشل في التسجيل، وإلا سيتلقى قسم الموارد البشرية عذر "عطل في المترو" المعتاد مرة أخرى.

الحياة في هونغ كونغ سريعة، لكن دينغ تك يجعل الاتصال أسرع من القطار فائق السرعة. لم يعد التواصل بين الموظفين يعتمد على رسائل البريد الإلكتروني التي تضيع في بحر الرسائل، بل أصبحت المحادثات الجماعية وميزة "تمت القراءة" واضحة للجميع، حتى المدير يستطيع الآن تحديد من هو الموظف الذي يتسكع في قسمه. أما إدارة الحضور والانصراف فهي مهارة خارقة، سواء في المقر الرئيسي في تسيم شا تسوي أو في مستودع تون مون، فتسجيل الدخول عبر تحديد الموقع الجغرافي (GPS) والتعرف على الوجه يجعل التسجيل بالنيابة مستحيلًا تمامًا! والأمر الأكثر إثارة هو موافقة الإجازات، فبدلًا من التنقّل بين ثلاث طوابق للحصول على الختم، يكفي الآن تمرير الهاتف مرتين، ويُوافق المدير أثناء تناوله مشروب الحليب في مقهى شعبي.

لم يعد مشاركة الملفات كارثة بريدية فيروسية من نوع "أرسلها لي وأنا أرسلها له". فجميع العقود والكتيبات مخزّنة الآن في "قرص دينغ"، مع صلاحيات دقيقة تحدد من يمكنه العرض ومن يمكنه التعديل، ولهذا توقف قسم الشؤون القانونية أخيرًا عن إطفاء الحرائق يوميًا. إحدى شركات المحاسبة بعد تطبيق النظام، تمكّنت من تقليل وقت ترتيب بيانات التدقيق السنوي بنسبة 40%، ووفرت حتى تكاليف العمل الإضافي – ابتسم المدير أكثر من ألعاب فيكتوريا هاربور النارية.

هل ترغب في جعل شركتك تعمل مثل فريق أبطال خارقين؟ إذًا الخطوة الأولى هي "استيقاظ" نظام دينغ تك OA و"تسليحه"! إعداد دينغ تك ليس مجرد ضغط على زر "ابدأ"، بل يشبه أكثر لعب لعبة استراتيجية – هيكل المؤسسة هو خريطتك، وتوزيع الصلاحيات هو نشر وحداتك القتالية، وتفعيل الميزات هو فتح أشجار المهارات.

أولًا، قم بإنشاء هيكل تنظيمي واضح. رتّب الأقسام والرتب والعلاقات الإدارية بشكل هرمي دقيق، كأنك تبني لعبة ليغو، فلا يمكن أن يكون هناك لبنة واحدة مائلة. هذا لا يساعد قسم الموارد البشرية فقط على معرفة من هو من، بل يُولّد تلقائيًا بيانات الموظفين، ويوفّر بذلك صراعات لا حصر لها على ملفات إكسل. بعد ذلك، يأتي توزيع الصلاحيات – من يستطيع الموافقة على الإجازات؟ ومن يمكنه رؤية كشوفات الرواتب؟ لا تدع عامل النظافة يدخل عن طريق الخطأ إلى غرفة المالية السرية، ولا تجعل المدير العام عالقًا خارج نظام التسجيل، وإلا سيكون الموقف محرجًا جدًا.

ثم، قم بتفعيل الوحدات حسب الحاجة: الحضور والانصراف، الموافقات، الموارد البشرية الذكية، الإعلانات... كل وحدة كأنك تُركّب عضوًا جديدًا للشركة. على سبيل المثال، بعد تفعيل "الحضور الذكي"، لم يعد على الموارد البشرية ملاحقة الموظفين لتعويض تسجيلهم المفقود، فالنظام يسجل تلقائيًا ويرسل تذكيرات تلقائية، إنه حلم "المدير المتقاعد" بالضبط.

قد تبدو هذه الإعدادات تفصيلية وصغيرة، لكنها أساس كفاءة قسم الموارد البشرية. بدونها، تصبح أقوى الميزات مجرد زينة لا فائدة منها. هل أنت مستعد؟ لأننا الآن ننتقل إلى وضع "القدرات الخارقة" – الميزات المتقدمة بانتظارك لتفعيلها!

هل يبدو لك مصطلح "التقارير الذكية" كتكنولوجيا سرية معقدة؟ لا تخف، فالتقارير الذكية في نظام دينغ تك OA هي في الحقيقة "قراءة الأفكار" لقسم الموارد البشرية – لم يعد عليك تصفّح عشرات ملفات إكسل، فقط انقر مرتين، وستظهر أمامك تلقائيًا قائمة المتأخرين، وطلبات الإجازة، والموظفين القريبين من استكمال سنة العمل. والأكثر إثارة أن هذه التقارير "تنمو وحدها"، فتحديثها تلقائي يوميًا، بحيث يمكنك مشاهدة إحصائيات الحضور من الليلة الماضية وأنت تشرب قهوتك الصباحية، بل تكون أسرع من تسجيل الموظفين أنفسهم.

تحليل البيانات هو المفتاح لتحويل الموارد البشرية من مجرد "إدارة شؤون الموظفين" إلى "استراتيجية المواهب". على سبيل المثال، من خلال تحليل معدل الاستقالة مع أداء الأقسام، قد تكتشف أن رحيل وانغ شياو من قسم المبيعات تسبب في انخفاض الإيرادات بنسبة 20% – هذه ليست صدفة، بل إنذار! يستطيع دينغ تك مساعدتك في كشف هذه القصص المخفية وراء الأرقام، لاتخاذ القرارات ليس بناءً على الحدس، بل بناءً على "ما تقوله البيانات".

أما تدفق العمل الآلي، فهو بمثابة "فن التكاثر" لقسم الموارد البشرية. تذكيرات نهاية فترة التجربة، وتجديد العقود، وجدولة التدريبات – كل هذه المهام الروتينية التي كنت تتابعها يدويًا، أصبحت الآن تُفعّل تلقائيًا بواسطة النظام. هناك شركات قامت ببرمجة النظام لإرسال "حزمة حمراء" تلقائيًا في أعياد ميلاد الموظفين، فكانت لمسة ودّية وتوفيرًا كبيرًا في الجهد، حتى أن المدير نفسه بدأ يفكر في التقديم للعمل في شركته الخاصة!

"يا سيدي، تأخرت مجددًا!" كانت هذه الجملة بمثابة "العبارة الافتتاحية" اليومية في إحدى شركات التصميم في هونغ كونغ. صفوف الانتظار أمام جهاز الحضور، وأكوام الطلبات الورقية للإجازات، وقسم الموارد البشرية الذي يقضي يومه في لعبة "مخبأ الأوراق المفقودة" – إلى أن واجهوا نظام دينغ تك OA، واكتشفوا أن عمل الموارد البشرية لا يجب أن يكون بهذه الصعوبة.

بعد تطبيق النظام، كانت خطوتها الأولى تفعيل نظام الحضور الذكي. يكفي الموظف أن يضغط على هاتفه، فيتم التسجيل عبر تحديد الموقع الجغرافي والتعرف على الوجه معًا، فلا يمكنه بعد الآن استخدام عذر "الازدحام المروري". والأكثر إثارة أن النظام يحسب تلقائيًا التأخيرات، والساعات الإضافية، ورصيد الإجازات السنوية، حتى أن حساب الرواتب أصبح دقيقًا "بالثانية"، وقال المدير ضاحكًا: "كنا نشعر كل شهر أن دفع الرواتب حرب، أما الآن فمثل الضغط على زر التشغيل".

أما إحدى شركات الخدمات اللوجستية في هونغ كونغ، فقد ذهبت أبعد، حيث استخدمت محرك العمليات الآلية في دينغ تك لتحويل كامل عملية التوظيف إلى نظام آلي. من تعبئة طلب المتقدم، إلى الفرز الأولي من قبل الموارد البشرية، ثم جدولة المقابلات، كل شيء يتم إرسال تنبيهاته تلقائيًا، وحتى عرض العمل (offer letter) يمكن إنشاؤه بنقرة واحدة. من حالة استغرق فيها التوظيف شهرين دون نتيجة، أصبحت الشركة قادرة الآن على الانتهاء من التوظيف في أسبوعين، وأخيرًا استطاع موظفو الموارد البشرية شرب قهوتهم بدلًا من الاعتماد عليها للبقاء مستيقظين.

والأكثر إثارة، هناك مؤسسة تعليمية استخدمت ميزة المزامنة الفورية لهيكل المؤسسة في دينغ تك، لجعل التواصل بين الفروع والمقر الرئيسي بلا تأخير. أي تنقل، أو ترقية، أو استقالة؟ يتم تحديثها فورًا في النظام، ولا حاجة بعد الآن للاتصال عشر مرات للتأكد من "من هو الموظف الحالي بالفعل؟". علّق أحدهم ساخرًا: "كنا نبحث عن بيانات موظف كأننا نستعرض شجرة العائلة، أما الآن فنبحث عنها كأننا نتحقق من حالة الطقس – نفتح الجهاز ونعرف على الفور".