منصة التعاون بين الشركات المتوسطة والكبيرة في هونغ كونغ: المزايا والتحديات

بالنسبة لمنصات التعاون، فإن الشركات المتوسطة والكبيرة في هونغ كونغ متحمسة لها كأنها معجبة ترى نجمها المفضل. لكن على الرغم من هذا الحماس، فإن الواقع دائمًا ما يكون قاسيًا – فليس كل مدير يفتح "Slack" أو "Teams" حتى تتحول شركته فورًا إلى شركة تكنولوجية رائدة. فمهما كانت التكنولوجيا متطورة، فهي لا تستطيع التغلب على مشاهد كلاسيكية مثل "السيد لي ما زال يستخدم الفاكس للموافقة على المستندات". كثير من الشركات تبدو وكأنها صعدت على قطار الرقمنة، لكنها في الحقيقة تسحب وراءها عربة حديدية ثقيلة من الإدارة التقليدية، وتتقدم بها متذبذبة.

أول تحدٍ مباشر هو فجوة التحول الثقافي. فالجيل القديم من المديرين يعتاد أن "الحديث وجهًا لوجه هو الشكل الوحيد الحقيقي للتواصل"، بينما يعتمد الموظفون الشباب على رسالة واحدة فقط: "@all الموعد النهائي غدًا". هذه الفجوة بين الأجيال تجعل منصات التعاون في كثير من الأحيان مقابر رقمية مليئة برسائل "تم القراءة دون رد". بالإضافة إلى ذلك، تبقى مخاوف أمن البيانات عائقًا كبيرًا، خاصة في قطاعي المال والقانون، حيث يتحركون بحذر شديد خشية أن ترقص المعلومات السرية للعملاء على السحابة الإلكترونية.

وثمة صعوبة كبيرة أخرى هي دمج الأنظمة. غالبًا ما تكون لدى الشركات أنظمة قديمة مثل ERP وCRM، وإذا لم تتكامل منصة التعاون معها بسلاسة، فإنها تصبح جزرًا معزولة من المعلومات — الرسائل هنا، والمستندات هناك، أما المهام، فمن يعرف أين هي؟ الله وحده يعلم. وفي الوقت نفسه، لا يمكن التقليل من تكلفة تدريب الموظفين، فلا يمكن كل مرة نُعلّم فيها السكرتيرة تشان كيفية استخدام مؤتمر الفيديو، أن تسألنا: "هل يمكنني عرضه على التلفاز في مطعم الشاي؟"

أما عن مزايا منصات التعاون، فهي تشبه تركيب محرك توربيني للشركة — لا تعمل فقط بشكل أسرع، بل وأكثر كفاءة! في الماضي، كان يجب الانتظار حتى يجتمع الجميع لعقد اجتماع، وكان لا بد من طباعة كميات هائلة من المستندات، وكانت متابعة تقدم المشاريع تعتمد على ملف Excel. أما اليوم، فبمجرد تسجيل الدخول إلى المنصة، تتيح لك المراسلة الفورية التواصل بسلاسة كأنك ترسل رسالة نصية، ولا داعي بعد الآن للانتظار الطويل للرد على سؤالك: "هل تلقيت بريدي الإلكتروني؟".

والأكثر إثارة هو مشاركة الملفات، إذ يمكن لعدة أشخاص تعديل عقد واحد في الوقت نفسه، وبكل وضوح يتم معرفة من قام بالتعديل على أي سطر، وبالتالي لن تكون هناك حاجة بعد اليوم لتسمية الملف بـ"V3_final_reallyfinal" (النسخة النهائية حقًا). مع التخزين السحابي، حتى لو استيقظ المدير من نومه في منتصف الليل وشعر بالإلهام، يمكنه فتح عرض تقديمي بصيغة PPT وتعديله من هاتفه، مما يجعل زملاءه في الصباح يشككون بأنه لم ينم إطلاقًا.

أما أدوات إدارة المشاريع فهي تحول مدير المشروع من فريق إنقاذ حرائق إلى قائد عمليات. توزيع المهام، وتذكيرات المواعيد النهائية، وشريط تتبع التقدم أصبحت واضحة تمامًا، ومن يواجه مشكلة أو من يتقدم في العمل يمكن معرفته بنظرة واحدة. ومع دعم العمل عن بعد، لا يحتاج الموظفون إلى الازدحام في المترو كسمكات السردين، كما توفر الشركة تكاليف إيجار المكاتب الباهظة في وسط هونغ كونغ، وهي ميزة تحقق فائدة مزدوجة.

باختصار، منصات التعاون ليست مجرد ترقية للأدوات، بل إعادة كتابة كاملة لمنطق عمل المؤسسة — أسرع، وأذكى، وأقدر على التنفس قليلًا.

بعد أن تم في الفصل السابق الترويج لمنصات التعاون وكأنها شيء خارق — ترفع الكفاءة، وتقرب العلاقات بين الفريق، وتقلل التكاليف — إلا أن الواقع يشبه حليب الشاي الهونغ كونغي: وراء نكهته الغنية وجود عملية "تصادم" قوية، ولا تسير الأمور بسلاسة. فحتى أفضل الأدوات قد تتحول من "سلاح سحري" إلى "لعنة مكتبية" بمجرد اصطدامها بالبشر والأنظمة.

أول شخصية شريرة تظهر هي أمن البيانات. تخيل أن تقريرًا ماليًا يتم تداوله في مجموعة دردشة، ثم يقوم أحد الزملاء عن غير قصد بمشاركته مع "صديقته السابقة التي تعمل لدى المنافس"، فهذا ليس مجرد موقف محرج، بل كارثة حقيقية. لذلك يجب على الشركات استخدام التشفير، والمصادقة الثنائية، بل وحتى بنية "عدم الثقة المطلقة" (Zero Trust)، واعتبار البيانات خزنة ذهبية، وإلا فإن القراصنة سيعلمونك الدروس في دقائق.

ثم يأتي تحدٍ آخر صعب وهو تدريب المستخدمين. قد يعتقد المدير أن "Slack" يبدو أنيقًا، لكن العاملة في قسم المحاسبة، الآنسة وونغ، لا تزال بحاجة إلى أن يشرح لها ابنها كيفية استخدام البريد الإلكتروني، فإذا ضغطت على زر خطأ، تظهر عشر نوافذ فجأة، فتخاف وتتوقف عن الدخول لمدة ثلاثة أيام. لا يمكن للشركات أن تكتفي بإرسال دليل الاستخدام وتعتبر المهمة منتهية، بل يجب أن تُطبّق نظام "الموجه الرقمي"، بحيث يساعد الموظف الخبير زميله الأكبر سنًا خطوة بخطوة في "ترقية مستواه ومواجهة التحديات".

والأصعب من ذلك هو الحواجز الثقافية. بعض الشركات تؤمن بأن "التوجيهات الشفهية هي الأكثر أمانًا"، مما يؤدي إلى تحول منصة التعاون إلى "نادي من قرأ ولم يرد". في هذه الحالة، تحتاج الشركات إلى استخدام مؤثرين داخليين (KOLs) لإنتاج مقاطع قصيرة توضح الاستخدام الصحيح، أو إنشاء جائزة "رائد رقمي"، واستخدام أساليب لينة لتحفيز ثورة رقمية داخلية.

وأخيرًا، هناك مشكلة دمج الأنظمة، وهي جحيم حقيقي. فالمنصة الجديدة والأنظمة القديمة مثل ERP تشبه قطتين لا تحبان بعضهما، وإذا فشل الربط بينهما، ينتهي الأمر بإدخال البيانات مرتين. لذلك يُوصى باختيار منصات تدعم واجهات برمجة التطبيقات (API) بشكل جيد، وتنظيم اجتماعات ثلاثية تضم قسم تكنولوجيا المعلومات والمورد، ومتابعة تقدم عملية الدمج بانتظام، لتجنب الوقوع في حالة "دفع مئات الآلاف مقابل الوحدة".

بالنسبة للنتائج العملية لمنصات التعاون، فإن بعض الشركات الكبرى في هونغ كونغ تمثل نموذجًا رائعًا لـ"التغلب على التحديات والارتقاء". كانت شركة مترو هونغ كونغ (MTR) سابقًا تشبه قطارًا قديمًا، حيث كان التواصل بين الإدارات يعتمد على "النقل الشفهي"، وغالبًا ما تتوقف مشاريعها كأنها تعاني من عطل في الإشارة. ولكن منذ تبني منصة تعاون، أصبحت المراسلة الفورية تمكن الأقسام الهندسية والتشغيلية وخدمة العملاء من العمل بالتوازي، وأصبحت حالة الصيانة واضحة للجميع، ويمكن الإبلاغ عن أعطال مصابيح الرصيف عبر "Slack" بشكل فوري، مما رفع الكفاءة لدرجة أن مواعيد القطارات أصبحت أكثر دقة.

أما HSBC (بنك هونغ كونغ وشنغهاي)، فقد حوّل منصة التعاون إلى "بث عالمي مشترك". عندما يبدأ فرع لندن الاجتماع صباحًا، يمكن لفريق هونغ كونغ مواصلة مناقشة التقارير المالية ظهرًا، وتتيح ميزة مشاركة الملفات إتمام الموافقات عبر المناطق الزمنية دون عوائق. أصبحت مؤتمرات الفيديو نوعًا من "التحدي اللانهائي" في القطاع المالي، لكنها تتميز بالسرعة في اتخاذ القرار والاستجابة. والأكثر إثارة، أن نموذج العمل عن بعد سمح لهم بسهولة جذب مواهب تقنية من المملكة المتحدة، وفي الوقت نفسه الاحتفاظ بموظفات محليات يعملن بنظام مرِن، مما جعل الموارد البشرية "تتجاوز الجغرافيا".

أما بالنسبة لهونغ كونغ تيليكوم، فقد تحوّل موظفو خدمة العملاء من "الانتظار الطويل على الهاتف حتى يفقدوا التركيز" إلى "الاستجابة الفورية". إذ تحتوي منصة التعاون على قاعدة معرفية مدمجة، تمكن الموظفين الجدد من التصرف كخبراء فورًا؛ بينما تعالج الروبوتات الآلية الأسئلة الشائعة، ويستطيع البشر التركيز على حل "القضايا المعقدة". ارتفع رضا العملاء، بينما انخفض معدل الشكاوى كأن الخط قد انقطع — اختفى تمامًا.

تخبرنا هذه الأمثلة أن أفضل الأدوات لا تفيد إلا إذا استُخدمت في المكان الصحيح. فالنجاح لا يعتمد على فخامة المنصة، بل على قدرة الشركة على "فتح المسارين الرئيسيين للطاقة" (تشبيه صيني يعبر عن الانسجام الكامل)، وجعل التعاون الرقمي جزءًا من لحمها ودمها، وليس مجرد ملصق تكنولوجي على الحائط.

إذا تحدثنا عن مستقبل منصات التعاون، فهو يشبه مشاهدة فيلم "حرب النجوم" النسخة التكنولوجية — حيث تكون الذكاء الاصطناعي هو الفارس الجدي، وتعلم الآلة هو القوة الأصلية، والشركة هي السفينة "ميلينيوم فالكون" التي تشق طريقها عبر المجرة الرقمية. إذا أرادت الشركات المتوسطة والكبيرة في هونغ كونغ ألا تُترك خلف الركب، عليها أن تتعلم قيادة هذه القوة. ففي المستقبل، لن تكون منصات التعاون مجرد أداة "دردشة + اجتماعات"، بل ستتحول إلى عقل ذكي قادر على توقّع خطوتك التالية. تخيل أن النظام يقوم تلقائيًا بجدولة اجتماعاتك، وتصفية رسائلك العاجلة، بل ويُردّ نيابة عنك على رسالة المدير التي تقول: "من فضلك تعامل مع هذا الأمر في أسرع وقت" — وبأسلوب أكثر لباقة منك!

• ستقلل الأتمتة المدعومة بالذكاء الاصطناعي من الأعمال المتكررة بشكل كبير
• سيصبح العمل المختلط (مكتب وعن بعد) أمرًا اعتياديًا، وتحتاج المنصات إلى دعم التعاون السلس عبر المواقع المختلفة
• سيضغط جيل Z على الشركات لاعتماد أدوات أكثر بديهية وتشبه شبكات التواصل الاجتماعي
• لن يكون أمن البيانات ميزة إضافية، بل شرطًا أساسيًا للبقاء

لكن لا تفرح مبكرًا، فكلما أصبحت التكنولوجيا أكثر ذكاءً، زادت الحاجة إلى إدارة دقيقة وعدم التهاون. فالشركة التي تشتري النظام دون تدريب موظفيها، تكون كمن يعطي قردًا حاسوبًا فائقًا. بدل أن تشتكي من رفض الموظفين استخدام النظام، فكّر في بساطة واجهة الاستخدام، وفي مدى سلاسة العمليات. فمعركة المستقبل لن تكون حول "من يستخدم أي منصة"، بل حول "من يستطيع إحياء المنصة"، وجعل التكنولوجيا تندمج حقًا في نسيج العمل، بدل أن تكون مجرد ديكور معلق على الحائط.