Panduan Lengkap Mendaftar Kotak Surat Perusahaan Hong Kong di DingTalk

Mengapa Bos-bos di Hong Kong Suka DingTalk? Bukan karena logonya mirip paku, tetapi karena memang benar-benar kuat dan stabil seperti "dipakukan"! Perusahaan di Hong Kong menggunakan kotak surat perusahaan DingTalk seolah-olah telah meminum obat penenang — enkripsi data begitu ketat hingga bahkan ibu Anda pun tak bisa membacanya, transmisi dari ujung ke ujung lebih aman daripada sistem keamanan bank. Servernya begitu stabil sehingga meskipun sedang badai atau pemadaman listrik, sistem tetap berjalan normal, tanpa perlu khawatir terus-menerus tentang "tidak bisa menerima email" atau "tidak bisa mengadakan rapat".

Selain itu, DingTalk bukan hanya soal mengirim dan menerima email. Aplikasi ini menyatukan kotak surat, pesan instan, rapat video, penyimpanan awan (cloud), serta persetujuan OA dalam satu platform, menghilangkan kerepotan bolak-balik antar banyak aplikasi. Baru merekrut karyawan? Akun langsung dibuat dalam satu klik. Ingin rapat? Cukup satu kali klik untuk mengundang semua orang masuk ke rapat — ah bukan, masuk ke rapat DingTalk! Antarmukanya sangat intuitif hingga departemen IT pun bisa pulang lebih awal untuk minum teh.

Saat ini, lebih dari separuh perusahaan terbuka di Tiongkok menggunakan DingTalk, dan UMKM di Hong Kong juga mulai bergabung secara massal. Mengapa? Karena pelanggan, pemasok, dan mitra kerja sering membuka DingTalk; jika Anda tidak menggunakannya, sama saja dengan menutup pintu pada mereka. Alih-alih setiap hari dikepung oleh WhatsApp dan email hingga pusing tujuh keliling, lebih baik satukan semua alat kerja digital Anda dan jadikan DingTalk sebagai pusat kantor digital Anda. Langkah selanjutnya adalah menyiapkan dokumen yang diperlukan — jangan sekali-kali mengisi formulir secara spontan, kalau tidak, sistem bisa saja "memakukan" Anda dengan pertanyaan verifikasi hingga Anda meragukan hidup Anda!

Persiapan: Mengumpulkan Informasi yang Dibutuhkan

Agar DingTalk menjadi senjata super kantor Anda, langkah pertama bukan menekan tombol registrasi seenaknya, melainkan menyiapkan "bukti"—yakni data perusahaan—secara lengkap seperti detektif! Pertama-tama, nama perusahaan lengkap harus persis sama dengan yang tercantum dalam sertifikat pendaftaran usaha. Salah satu huruf saja bisa membuat sistem menganggap Anda perusahaan palsu dan langsung menolak. Selanjutnya adalah nomor kontak dan alamat. Jangan isi nomor ponsel pribadi bos! Bayangkan jika customer service menelepon tengah malam untuk verifikasi kode, bisa-bisa bos langsung ingin memakukan Anda ke dinding.

Yang paling penting adalah domain perusahaan, misalnya yourcompany.com.hk. Ini bukan soal gengsi semata, melainkan dasar format email Anda — tanpa domain ini, Anda hanya bisa menggunakan email @dingtalk.com yang terkesan seperti pekerja lepas, sangat tidak profesional! Pastikan Anda memiliki hak administratif atas domain tersebut, jika tidak, saat proses pengikatan nanti akan seperti layang-layang putus talinya, tidak bisa terbang sama sekali. Terakhir, tunjuk seorang administrator perusahaan, orang yang punya waktu, kesabaran, dan sebaiknya sedikit paham IT, karena jika tidak, dia akan lebih sibuk dari bos sendiri hanya untuk mereset password atau menambah/menghapus karyawan.

Data-data ini memang terlihat sepele, tapi seperti membangun gedung, fondasinya harus kuat. Kurang satu batu bata, gedung besar DingTalk Anda bisa runtuh begitu saja!

Sudah siap bertindak? Sebelumnya kita sudah menyiapkan tiket masuk seperti nama perusahaan, informasi kontak, dan domain. Sekarang saatnya masuk ke backend manajemen DingTalk dan memulai pendaftaran kotak surat perusahaan! Jangan tegang, ini semudah membuka pintu kantor sendiri. Pertama, buka browser Anda dan masukkan oa.dingtalk.com, ini adalah pintu masuk resmi backend manajemen DingTalk. Ingat baik-baik, karena Anda akan sering kembali ke sini.

Kemudian, gunakan akun administrator utama Anda untuk login — yaitu akun superhero yang telah Anda atur di tahap sebelumnya. Setelah berhasil login, layar akan dialihkan ke halaman utama backend manajemen. Jangan takut dengan segudang fungsi yang ada, kali ini kita hanya fokus pada satu target kecil: "Kotak Surat Perusahaan". Cari di bilah navigasi sebelah kiri, klik "Buku Alamat" → "Kotak Surat Perusahaan", maka sistem akan membawa Anda ke halaman pengaturan email. Jika Anda tidak melihat opsi ini, kemungkinan besar hak akses Anda belum mencukupi, segera periksa apakah Anda salah menggunakan akun!

Perlu diperhatikan: jangan gunakan aplikasi DingTalk versi personal untuk melakukan operasi ini. Banyak fitur yang disembunyikan di aplikasi, dan hanya bisa diakses melalui backend web. Seperti pergi ke bank untuk urusan bisnis, jika Anda pakai sandal jepit, mungkin tidak akan dibiarkan masuk ke ruang VIP. Pilih alat yang tepat agar pekerjaan lebih efisien. Begitu Anda berhasil masuk ke halaman pengaturan kotak surat perusahaan, selamat! Anda telah menyelesaikan langkah pertama. Sekarang waktunya memulai pertempuran pengisian formulir!

Langkah Dua: Mengisi Formulir Permohonan Kotak Surat Perusahaan — jangan anggap enteng langkah ini seperti mengisi formulir sekolah dasar! Kini Anda telah berhasil masuk ke backend manajemen DingTalk dan menemukan pintu masuk pendaftaran kotak surat perusahaan. Sekarang saatnya mengisi data secara serius. Pertama, sistem akan meminta Anda memasukkan nama perusahaan lengkap, alamat pendaftaran, dan nomor pendaftaran usaha (BRN). Data ini bukan tempat untuk menebak-nebak dari memori, harap buka dokumen pendaftaran perusahaan Anda dan salin dengan tepat. Salah satu huruf saja, petugas verifikasi bisa langsung menganggap Anda perusahaan bayangan dan menolak permohonan Anda.

Selanjutnya adalah informasi kontak administrator, termasuk nama, jabatan, nomor ponsel, dan akun email perusahaan (misalnya This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.). Perhatikan baik-baik: akun email yang sudah ditentukan sulit diubah nantinya, jadi disarankan menggunakan jabatan umum seperti "admin" atau "it". Jangan gunakan alamat seperti "This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it." yang terkesan norak. Selain itu, saat mengunggah salinan sertifikat pendaftaran usaha, pastikan gambar jelas, empat sudut terlihat sempurna, jangan sampai foto terlihat miring atau kabur seperti habis diterpa angin.

Satu pengingat terakhir: setelah semua data dikirim, Anda tidak bisa mengubahnya seenaknya. Tim verifikasi DingTalk memiliki mata elang yang tajam, dan sedikit kesalahan pun bisa membuat Anda harus mengulang dari awal. Jadi, tarik napas dalam-dalam, isi perlahan, perlakukan formulir ini seperti "KTP perusahaan" Anda. Keakuratan dan kelengkapan adalah kunci utama!

Setelah mengirim formulir, Anda memasuki masa "menunggu verifikasi" yang penuh ketegangan! Jangan terus-menerus menyegarkan halaman ratusan kali. Tim verifikasi DingTalk bukan manusia super, tapi juga bukan siput lambat. Umumnya, waktu verifikasi untuk perusahaan di Hong Kong sekitar 1 hingga 3 hari kerja. Tentu saja, asalkan Anda tidak menulis nama perusahaan seperti "Perusahaan Zhang Xiaoming (terdaftar di ruang tamu rumah)" yang membuat tim verifikasi meragukan realitas mereka sendiri.

Selama proses verifikasi, sistem DingTalk akan otomatis mencocokkan data perusahaan Anda dengan catatan resmi, terutama nomor pendaftaran usaha dan nama perusahaan lengkap. Jika datanya cocok, selamat, kemungkinan besar verifikasi akan berhasil mencapai 99,9% — 0,1% sisanya mungkin karena sistem tiba-tiba ingin libur. Anda akan menerima notifikasi hasil verifikasi melalui nomor ponsel atau email perusahaan yang telah Anda daftarkan sebelumnya. Alih-alih terus-menerus memeriksa email, lebih baik atur pengingat dan nikmati secangkir teh susu sutra sambil bersantai.

Begitu Anda melihat empat kata "Verifikasi Berhasil", jangan cuma tertawa bodoh. Segera login ke backend manajemen DingTalk! Langkah terakhir yang harus Anda lakukan adalah mengaktifkan domain kotak surat perusahaan dan mengatur hak akses administrator. Pastikan rekaman MX diarahkan dengan benar ke alamat server yang disediakan oleh DingTalk, jika tidak, email akan hilang seperti anjing yang tersesat. Setelah semua pengaturan selesai, kotak surat perusahaan Anda baru benar-benar aktif, dan mode kerja efisien pun resmi dimulai!

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service, or reach us by phone at (852)4443-3144 or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!