Urusetia kedai dengan LINE dan Excel? DingTalk bantu jenama francais tingkatkan kecekapan audit sebanyak 40%

Kenapa Pengurusan Tradisional Menggagalkan Kerjasama Pelbagai Kedai

Apabila jumlah kedai dalam perniagaan runcit melebihi 10 buah, sistem pengurusan tradisional mula runtuh—laporan berasaskan kertas, komunikasi melalui kumpulan WhatsApp, dan rekod inventori Excel yang dikelolakan sendiri-sendiri tidak sahaja memperlahankan proses membuat keputusan, malah menyebabkan kadar kesilapan maklumat mencecah sehingga 32% (berdasarkan Laporan Teknologi Runcit Asia 2024). Ini bermakna audit setiap kali pengiraan stok mengambil masa purata 72 jam, penugasan tenaga kerja sering salah kerana jurang maklumat, dan pelanggan kerap diberitahu barang ada di kedai A tetapi apabila tiba di kedai, stok tiada. Kepercayaan terhadap jenama perlahan-lahan terhakis.

Sebuah rangkaian fesyen antarabangsa pernah membayar harga mahal akibat ini: tiga cawangan utama mengalami lewat kemas kini stok selama 48 jam, data jualan tidak diselaraskan secara segera, menyebabkan kehabisan stok bagi item panas. Akibatnya, pendapatan bulanan hilang lebih daripada 1.2 juta dolar Hong Kong, sementara pengalaman pembelian lebih 3,000 pelanggan VIP potensi dalam sistem CRM turut terjejas. Masalahnya bukan pada tahap kesungguhan pekerja, tetapi pada "aliran data" yang tertinggal berbanding "aliran barang" dan "aliran wang", mencipta celah kritikal.

Lebih teruk lagi, kos kerjasama merentas cawangan meningkat sebanyak 15% setiap tahun (Laporan Retail Asia 2025), menyebabkan syarikat terpaksa melabur lebih banyak sumber pengurusan untuk menampung jurang komunikasi. Anda bukan lagi berkembang, tetapi membayar tambahan untuk sistem yang tidak efisien. Struktur pengurusan terpecah seperti ini menjadikan sebarang kempen promosi berpotensi menjadi medan pertempuran maklumat yang huru-hara—arahan dari ibu pejabat dikeluarkan, tetapi cawangan tidak dapat mengesahkan status pelaksanaannya.

Penyelesaian utamanya ialah membina satu Nukleus Digital: mengintegrasikan komunikasi, proses dan data supaya tidak lagi berasingan. DingTalk direka khusus untuk menyelesaikan masalah ini, dengan menyematkan kerjasama masa nyata ke dalam teras operasi, lalu menghapuskan jurang masa maklumat sepenuhnya. Seterusnya, kita akan lihat bagaimana ia mengintegrasikan komunikasi dan aliran kerja perniagaan untuk memusnahkan pulau-pulau data.

Bagaimana DingTalk Mengintegrasikan Komunikasi dan Aliran Perniagaan untuk Memecahkan Pulau Data

Apabila data kedai masih tersebar di antara aplikasi mesej, borang kertas dan sistem ERP, setiap laporan jualan menyebabkan pengurus menghabiskan purata dua jam untuk memasukkan dan menyemak data secara berulang—ini bukan sekadar kos masa, tetapi risiko tersembunyi yang menyebabkan kelewatan membuat keputusan. Inovasi DingTalk terletak pada penolakannya untuk memisahkan "komunikasi" dan "aliran kerja perniagaan" sebagai dua sistem berbeza.

Seni bina API terbuka dan keupayaan BPA (Automasi Aliran Perniagaan) berkode rendah bermakna anda boleh dengan pantas menghubungkan sistem sedia ada (seperti POS atau HRIS), tanpa perlu pembangunan kompleks untuk menyelaraskan data merentas platform. Ini bermakna anda tidak perlu menggantikan infrastruktur IT sedia ada, namun tetap boleh menikmati manfaat digitalisasi.

Sebagai contoh, penghantaran laporan jualan harian oleh pengurus wilayah: dahulu, mereka perlu hantar fail Excel dalam kumpulan, kemudian memberitahu penyelia secara individu untuk semakan, dan akhirnya pasukan kewangan memasukkan data secara manual ke sistem penyelesaian; kini, selepas pengurus menghantar borang dalam aplikasi DingTalk, sistem secara automatik mencetuskan tiga tindakan—menghantar notifikasi kepada pengurus wilayah untuk kelulusan atas talian, menyegerakkan data modul stok, dan menjana tugasan kewangan secara automatik selepas kelulusan. Seluruh proses ini tidak memerlukan pertukaran sistem, mengurangkan masa pentadbiran sebanyak 2.1 jam/orang/hari, serta menurunkan kadar kesilapan lebih daripada 40% (berdasarkan Laporan Kecekapan Digitalisasi Runcit Asia Pasifik 2024). Kepentingan kepada perniagaan anda bukan sekadar peningkatan kecekapan, tetapi membolehkan kakitangan barisan hadapan kembali fokus kepada perkhidmatan pelanggan.

Lebih penting lagi, aliran kerja yang telah diautomasikan ini secara berterusan mengumpulkan data berstruktur ke pusat utama. Ini bermakna setiap pemeriksaan, transaksi jualan, dan jadual kerja menjadi bahan bakar berkualiti tinggi untuk analisis pintar pada fasa seterusnya—dari hanya merekod secara pasif kepada membuat ramalan aktif. Manakala pesaing masih bergelut dengan soalan "di mana data ini?", anda sudah mampu menjawab "apa langkah seterusnya?"

Kemampuan integrasi ini mengangkat DingTalk daripada alat kerjasama biasa kepada sistem saraf operasi sebenar. Dan kelebihan kompetitif sebenar bermula dengan persoalan seterusnya—bagaimana untuk memperdalam sistem ini ke garis depan pelaksanaan pemeriksaan dan penjadualan tenaga kerja?

Analisis Praktikal: Automasi Pemeriksaan Kedai dan Penjadualan Pintar

Apabila pemeriksaan kedai menjadi formaliti semata-mata dan penjadualan mengambil ratusan jam kerja, apa yang hilang bukan sahaja kecekapan, tetapi juga kawalan terhadap keadaan operasi sebenar. Selepas DingTalk berjaya mengintegrasikan komunikasi dan memusnahkan pulau data, langkah seterusnya ialah mendigitalkan sepenuhnya "pelaksanaan" dan "pengagihan tenaga kerja"—inilah titik pusingan utama untuk mengubah nasib pengurusan kedai.

Sebagai contoh, sebuah kumpulan restoran teh gaya Hong Kong dahulu bergantung pada catatan kertas dan laporan lisan untuk pemeriksaan kedai, dengan kadar penyelesaian hanya 65%, menyukarkan ibu pejabat memahami keadaan operasi sebenar. Selepas menggunakan templat "Pemeriksaan Pintar" DingTalk, sistem menggabungkan pengesahan lokasi GPS, penghantaran gambar wajib, dan mekanisme penjejakan tugas, menjadikan setiap item pemeriksaan boleh dilacak mengikut orang, masa dan tempat. Kadar penyelesaian melonjak ke 98%. Ini bukan sahaja memastikan piawaian keselamatan makanan dan perkhidmatan dilaksanakan, tetapi juga meningkatkan kelajuan penyelesaian isu audit sebanyak 70%, untuk kali pertama ibu pejabat mampu mengawasi operasi merentas cawangan secara langsung dan segera.

Alat Penjadualan AI menghasilkan jadual kerja secara automatik berdasarkan ramalan jualan lepas, faktor cuti umum dan kepakaran pekerja (seperti pengendalian pesanan bawa balik atau urusan waktu puncak), mengurangkan konflik jadual sebanyak 40%. Kumpulan ini berjaya menjimatkan 150 jam kerja setiap bulan, bersamaan dengan membebaskan sepenuhnya tenaga seorang pengurus untuk difokuskan kepada kerja bernilai tinggi seperti penambahbaikan pengalaman pelanggan. Ini bermakna kos tenaga kerja anda bukan lagi perbelanjaan tetap, tetapi sumber strategik yang boleh dioptimumkan.

Apabila pemeriksaan dan penjadualan berkembang daripada "rekod pasif" kepada "ramalan aktif", pengurusan kedai bukan lagi sekadar pengawasan, tetapi satu gelung penambahbaikan berterusan berasaskan data. Soalan seterusnya: bagaimana data pelaksanaan dan tenaga kerja yang dikumpul secara masa nyata ini digunakan untuk memandu membuat keputusan serta-merta dan pengurusan prestasi di setiap kedai?

Bagaimana Nukleus Data Memandu Keputusan Masa Nyata dan Pengurusan Prestasi Kedai

Apabila kadar pulangan barang meningkat sebanyak 15% dalam masa 30 minit, adakah anda masih menunggu laporan mingguan untuk menyedari masalah? DingTalk sebagai nukleus data tunggal sedang mentakrif semula had tindak balas dalam pengurusan runcit—ia mengumpulkan KPI seperti kecekapan ruang kedai, kadar penukaran dan kadar pulangan dari semua cawangan secara masa nyata, serta menghantar notifikasi automatik kepada papan pemuka pengurusan apabila data luar biasa dikesan, membolehkan ibu pejabat bertindak sebelum krisis merebak. Ini bukan sekadar peningkatan teknologi, tetapi serangan langsung terhadap kelajuan membuat keputusan.

Dahulu, data merentas cawangan tersebar di sistem POS, CRM dan gudang, analisis bergantung pada penyusunan manual yang mengambil masa purata 6-8 jam. Kini, DingTalk menggunakan API untuk menyambung Alibaba Cloud Quick BI dan Power BI, membina saluran data automatik: apabila kadar pulangan di satu kedai tidak normal, sistem membersihkan data, memaparkannya secara visual dan mencetuskan amaran dalam masa 5 minit, lalu memberitahu pengurus wilayah untuk siasat. Satu ujian sebenar oleh jenama fesyen tempatan pada 2024 menunjukkan mekanisme ini meningkatkan kelajuan tindak balas kepada insiden luar biasa sebanyak 72%, manakala kitaran penyesuaian strategi promosi dipendekkan daripada 3 hari kepada 4 jam.

• Pengoptimuman Promosi Secara Masa Nyata: kadar penukaran di satu kedai menurun tiba-tiba, sistem mengenal pasti punca sebagai pekerja baharu yang kurang mahir, lalu ibu pejabat segera menghantar video SOP ke desktop kerja kedai tersebut di DingTalk
• Reka Bentuk Insentif Dinamik: kedai yang mengekalkan kadar pulangan di bawah ambang selama dua hari berturut-turut akan mencetuskan mekanisme pra-muat bonus pasukan secara automatik, mengukuhkan kitaran positif

Gelung tertutup "kesedaran–analisis–tindakan" ini sedang melahirkan budaya pengurusan baru: keputusan tidak lagi bergantung pada intuisi atau pengalaman semata-mata, tetapi pada kesedaran kolektif yang dipacu data. Apabila kelewatan maklumat ditekan sepenuhnya, organisasi anda hanya tinggal selangkah sahaja dari mencapai "operasi responsif sepenuh rantai". Seterusnya, bagaimana untuk menyalin secara sistematik model kejayaan ini akan menjadi cabaran utama setiap pemimpin runcit.

Lima Langkah Memulakan Transformasi Digital Kedai Anda dengan DingTalk

Selagi data kedai anda masih terperangkap dalam borang kertas dan mesej LINE, kelewatan membuat keputusan, jurang pelaksanaan dan risiko ketidakpatuhan akan sentiasa mengikuti. Menurut Laporan Digitalisasi Runcit Asia Pasifik 2024, lebih 60% isu pengurusan kedai berasal daripada "putus maklumat"—inilah titik permulaan DingTalk untuk membentuk semula kecekapan operasi. Memulakan transformasi lima langkah ini daripada satu kedai uji kaji bukan sahaja dapat mengesahkan ROI, tetapi juga membina corak piawaian yang boleh disalin semula.

1. Nilai Titik Sakit Proses Sedia Ada: bekerjasama dengan pengurus kedai untuk mengenal pasti rutin harian yang tinggi ulangan dan mudah silap (seperti menyemak jadual atau permohonan stok). Fokus pada pengukuran kerugian, contohnya "purata 3 jam sebulan dibazirkan untuk penyelarasan sistem", bukan sekadar menggambarkan masalah. Kesilapan lazim ialah mengabaikan tabiat operasi kakitangan asas, menyebabkan penyelesaian tidak relevan dengan realiti lapangan.
2. Tetapkan Keutamaan Senario Penggunaan Utama: fokus pada senario berimpak tinggi seperti "notifikasi automatik pemeriksaan pembukaan kedai" atau "peringatan segera untuk fluktuasi jualan luar biasa". Kunci kejayaan ialah memilih Use Case yang boleh menunjukkan hasil dalam dua minggu, untuk membina keyakinan pasukan dengan cepat.
3. Perkenal Borang dan Aliran Kelulusan Piawaian: gunakan platform berkode rendah Yida dari DingTalk untuk menukar proses kertas kepada aliran kerja digital yang boleh dikesan. Setiap dokumen elektronik menjadi sumber input segera ke nukleus data, mengurangkan masa audit daripada 2 hari kepada 15 minit.
4. Hubungkan Sistem POS dan HR: gunakan API terbuka DingTalk untuk mengintegrasikan data jualan dan jadual tenaga kerja, mencapai pengurusan gelung tertutup seperti "pengurus secara automatik dimaklumkan jika prestasi tidak mencapai sasaran". Cabaran teknikal terletak pada pemetaan data, tetapi nilai perniagaannya ialah menukar respons pasif kepada kawalan proaktif.
5. Latih Pengguna Benih dan Sebar Penggunaan: pilih 1-2 pencetus digital dari setiap kedai, beri latihan kontekstual. Mengabaikan Pengurusan Perubahan (Change Management) adalah punca kegagalan utama; gabungkan dengan mekanisme insentif supaya transformasi berubah daripada "permintaan syarikat" kepada "konsensus pasukan".

Transformasi tidak perlu dilakukan serentak. Mulakan dengan menguji proses di satu kedai, hitung manfaat nyata seperti "menjimatkan 18 jam kerja sebulan setiap kedai", maka daya persuasi untuk meluaskan ke seluruh saluran akan sangat berbeza. Muat turun sekarang "Senarai Semak Transformasi Kedai DingTalk", atau tempah khidmat runding cara percuma, mulakan Revolusi Minimum Anda—buktikan nilai sebenar transformasi digital dengan peningkatan kecekapan sebanyak 40%.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!