Perjalanan Ajaib dari Kekecohan ke Tertib: Pendedahan Proses Kelulusan Pembelian Sekolah di DingTalk

Adakah anda pernah berulang kali ke pejabat pengetua, jabatan pentadbiran, jabatan perakaunan dan pejabat penyelia hanya untuk membeli sebungkus pen papan putih, dan akhirnya dihalang oleh pengawal keselamatan kerana disangka sebagai penjual? Ini bukan adegan filem drama, tetapi kisah benar yang dialami oleh Cikgu Li dari sebuah sekolah rendah minggu lalu. Pembelian tradisional di sekolah ibarat permainan RPG: matlamat tugas kabur, watak bukan pemain (NPC – iaitu pelbagai pihak pengurusan) sukar ditemui, bekalan (bajet) sering hilang entah kemana, belum lagi apabila selepas berjaya mengalahkan "raksasa", sistem tidak mencatat pencapaian tersebut — dokumen kertas dibuang begitu sahaja, siapa yang telah menandatangani atau belum, semuanya "tiada jejak".

Lebih absurd lagi, gunting berharga lima ratus ringgit mengambil masa tiga hari untuk diluluskan, manakala penyelenggaraan pendingin hawa bernilai tiga ribu ringgit tergendala kerana tertinggal tandatangan, menyebabkan pelajar di dalam kelas panas sehingga kelihatan seperti sedang 'berarak meleleh'. Lebihan bajet bukan kerana perbelanjaan berlebihan, tetapi kerana "tidak tahu langsung berapa banyak yang telah dibelanjakan". Seorang penyelia pentadbiran berkata sambil tersenyum pahit: "Saya bukan mengurus wang, saya sedang main permainan cari-cari."

Kementerian Pendidikan sudah lama tidak tahan melihat keadaan ini, dan dalam beberapa tahun kebelakangan ini secara aktif mendorong digitalisasi proses pembelian, dengan menekankan keperluan transparansi dan boleh dikesan bagi setiap peruntukan, tanpa lagi bergantung pada "kelulusan atas dasar hubungan peribadi" atau "pengurusan berdasarkan ingatan". Sudah tiba masanya untuk memberhentikan sementara kekacauan ini.

Adakah anda masih ingat dahulu, untuk membeli sebuah mesin fotostat, guru-guru terpaksa berlari merentasi pelbagai pejabat seperti berlari dalam acara halangan, dan risau dokumen hilang walaupun sudah mendapat semua cop rasmi? Kini, penyelesaian telah tiba — DingTalk, pengurus digital dari Alibaba, bukan sahaja alat untuk daftar kehadiran, tetapi juga pakar dalam mengurus aliran kerja pembelian di sekolah!

DingTalk bukan sekadar alat perbualan biasa, tetapi seorang pembantu serba boleh yang dilengkapi sistem "Kampus Pintar". Untuk memenuhi keperluan kelulusan yang kompleks di sekolah, enjin aliran kerja DingTalk membolehkan penyesuaian setiap peringkat proses, daripada permohonan bilik darjah hingga pengesahan akaun, semua sepenuhnya berasaskan elektronik, boleh dikesan, dan tiada sebarang langkah terlepas. Yang lebih hebat, ia sepenuhnya mematuhi keperluan Akta Perolehan Kerajaan dan garis panduan penggunaan bajet oleh pelbagai jabatan pendidikan tempatan, setiap perbelanjaan meninggalkan jejak yang jelas, tidak perlu takut audit mahupun pertelingkahan.

Yang paling penting — percuma, selamat, dan guru-guru tidak perlu menghadiri kelas latihan terlebih dahulu! Hanya perlu beberapa klik sahaja untuk menyelesaikan borang yang dulunya mengambil masa tiga hari untuk ditandatangani. Tidak hairanlah sekolah-sekolah di seluruh China berebut-rebut menggunakannya, malah seorang pengetua berkata sambil ketawa: "Ini lebih lancar daripada mencari guru ganti!"

Lima langkah membina aliran kelulusan pembelian tersuai anda sendiri

Adakah anda masih terpaksa mengejar penyelia merentasi tiga tingkat bangunan hanya untuk satu borang pembelian, atau menunggu perakaunan mencop borang seperti sedang beratur ambil nombor untuk resit? Jangan risau, lima langkah ajaib DingTalk akan mengubah proses pembelian sekolah anda daripada "filem bencana" kepada "filem sains fiksyen"!

1. Pertama, cipta borang "Permohonan Pembelian" di papan kerja DingTalk — butiran seperti kod bajet, berapa kotak pen warna yang diperlukan, nombor pendaftaran pembekal, semua dimasukkan ke dalam medan khusus, pengisian seintuitif memesan makanan dalam talian.
2. Seterusnya, tetapkan peraturan kelulusan: pembelian di bawah 5000 ringgit hanya perlu kelulusan penyelia bahagian; melebihi jumlah itu? Sistem akan terus mencetuskan pengesahan dua peringkat oleh pengetua dan perakaunan, kuasa kelulusan sebijak lampu isyarat, tiada siapa boleh melanggar giliran.
3. Lebih hebat lagi, integrasikan modul kawalan bajet — sistem akan mengira baki peruntukan secara automatik, sebarang permohonan yang melebihi bajet akan ditolak serta-merta, walaupun pengetua sendiri tidak boleh memaksa kelulusan!
4. Selepas invois dimuat naik, status pembayaran dikemaskini secara automatik, tidak perlu lagi bertanya, "Adakah wang sudah dibayar?"
5. Akhirnya, sistem menghasilkan laporan grafik setiap minggu, cukup dipaparkan dalam mesyuarat sekolah, aliran kewangan menjadi jelas, sehingga wakil ibu bapa yang paling kritikal pun angguk setuju.

Adakah anda masih ingat betapa susahnya dahulu untuk membeli beberapa kotak pen warna, guru-guru terpaksa mengejar penyelia untuk dapatkan tandatangan seperti berlari dalam acara halangan? Sekarang, semua itu sudah berubah! Lihat transformasi menakjubkan dua buah sekolah ini: Sekolah Rendah A di kawasan luar bandar dahulunya mengambil purata tujuh hari untuk mendapatkan kelulusan alat mengajar, borang kertas berpindah dari satu pejabat ke pejabat lain, kadangkala jika pengetua keluar negara untuk mesyuarat, tandatangan tergendala selama tiga hari. Selepas menggunakan DingTalk, proses daripada pengisian borang hingga kelulusan berjaya dipendekkan kepada kurang dari 24 jam. Seorang guru berkata sambil ketawa: "Sekarang, saya boleh uruskan pembelian dalam waktu rehat!"

Sekolah Menengah B di bandar pula lebih hebat. Dengan menganalisis data kelulusan selama tiga bulan melalui DingTalk, mereka menemui bahawa persatuan seni dan kelas reka bentuk telah membeli lesen perisian lukisan yang sama secara berasingan, menyebabkan perbelanjaan berulang sebanyak 80,000 ringgit! Selepas sistem disepadukan, mereka berjaya menjimatkan 120,000 ringgit dalam bajet tahunan. Lebih menarik, peruntukan daripada persatuan ibu bapa turut dimasukkan ke dalam aliran kerja yang sama, setiap perbelanjaan menjadi telus dan boleh disemak, ahli jawatankuasa kini tidak lagi mempertikaikan "wang pergi ke mana", malah secara sukarela mencadangkan: "Untuk bajet aktiviti ibu bapa-anak seterusnya, gunakan saja DingTalk untuk cadangan!"

Ketelusan proses bukan sahaja menjimatkan masa, tetapi juga membina kepercayaan — apabila setiap sen bajet boleh dilihat dan dikesan, pentadbiran bukan lagi kotak hitam, tetapi jentera kerjasama yang memberi manfaat kepada seluruh komuniti sekolah.

Adakah anda masih stress kerana borang kelulusan terperangkap di tengah jalan, atau penyelia perakaunan tidak dapat dikesan? Walaupun aliran kerja pembelian DingTalk sangat berkuasa, tetapi jika terlanggar beberapa "perangkap", fungsi tercanggih pun akan menjadi perlahan! Antara masalah biasa termasuk tidak menetapkan kod bajet, menyebabkan pasukan perakaunan terpaksa menyiasat pada hujung bulan seperti detektif; penyelia kelulusan keluar negara untuk kursus selama seminggu, borang permohonan terus menjadi "kes hilang"; belum lagi borang yang terlalu panjang seperti borang resume, membuatkan guru malas hantar permohonan.

Bagaimana pakar mengatasinya? Gunakan fitur "Salinan" kepada jabatan pentadbiran, supaya pasukan pentadbiran boleh mengikuti perkembangan secara serentak tanpa terlepas apa-apa; tetapkan "saluran pantas untuk pembelian kecemasan", peralatan rosak boleh dibaiki dalam masa seketika; gabungkan peringatan automatik daripada kalendar DingTalk untuk tarikh akhir kelulusan, walau sibuk sekalipun tidak akan menjadi punca borang tergendala. Malah, ada sekolah yang mengeksport rekod pembelian bulanan ke dalam fail Excel, lalu dihantar terus ke platform perolehan kerajaan tempatan, menjimatkan kerja berulang-ulang.

Pesan terakhir daripada pengguna tegar: Sentiasa semak prestasi aliran kerja secara berkala, siapa yang sering mengganggu proses, peringkat mana yang paling lambat — data tidak pernah berbohong — penambahbaikan itulah kunci kelestarian!

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!