Aliran kerja kelulusan DingTalk: Rahsia transformasi digital pejabat jauh Hong Kong

Pernah tak anda berlari naik turun tiga tingkat hanya untuk mendapatkan cap pengesahan dokumen, tapi bos pula masa tu tengah pergi minum kopi? Jangan biarkan proses ‘kejar kelulusan’ jadi acara maraton di pejabat lagi! Proses Kelulusan DingTalk adalah penyelamat digital anda — ibarat ‘Fungtion K功德林’ untuk pekerja Hong Kong — tak perlu bakar incense, cukup tekan butang, permohonan terus lulus.

Ringkasnya, kelulusan DingTalk memindahkan semua kerja-kerja berbentuk kertas seperti cuti, bayaran balik, pembelian dan kerja lebih masa ke telefon dan komputer. Anda boleh tetapkan templat kelulusan sendiri, atur peralihan automatik, malah tambah pengesah, tolak permohonan atau tinggalkan komen — semua dalam satu aliran yang lancar macam main game strategi masa nyata. Tak perlu risau lagi bos pergi mesyuarat tiga hari, borang bayaran balik anda terbiar ‘sebatang kara’ dalam sistem.

Yang lebih hebat, ia boleh disambungkan dengan kalendar, kehadiran dan emel. Bila kelulusan diberikan, cuti akan direkodkan secara automatik dalam sistem kehadiran, sistem kewangan pun dikemas kini serentak — benar-benar “hantar sekali, semua sistem terus bergerak”. Contohnya: Ahli pasukan pemasaran, Ah Wong, hantar permohonan perjalanan perniagaan sebelum hujung minggu, Isnin pagi duit dah masuk akaun. Bos terkejut tanya, “Kau dah bodek akauntan ke?” Sebenarnya, dia cuma guna DingTalk.

Dalam konteks kerja jarak jauh yang kini menjadi norma di Hong Kong, kecekapan sebegini — “berada di Sha Tin, tapi kelulusan sampai ke Central” — adalah langkah pertama transformasi digital syarikat. Bukan tentang ganti pelayan, tapi ubah cara berfikir.

Bercakap tentang kerja jarak jauh di Hong Kong, boleh dikatakan dari “dipaksa beralih” hingga “makin ketagih”. Bila wabak datang, semua terus bertukar dari “datang pejabat, minum teh, lepak” kepada “hadir mesyuarat pakai seluar tidur di rumah, kucing melompat masuk Zoom” sebagai pekerja jarak jauh baru. Kini, lebih 60 peratus syarikat telah menggunakan pelbagai bentuk model kerja hibrid, tak lagi paksa pekerja ‘berulang alik sengsara’ setiap hari. Tapi adakah kerja jarak jauh seindah yang disangka? Sudah tentu tidak! Bos risau pekerja ‘lepek dan lepak’, pekerja pula penat dengan ‘waktu kerja tak pernah tamat’, mesej 99+, mandi pun kena balas emel — ibarat ‘neraka digital’.

Lebih teruk, proses kelulusan tradisional dalam persekitaran jarak jauh ibarat guna abakus untuk lawan AI — lambat sampai stress. Perlu tandatangan kertas? Tunggu bos balas emel? Tak mungkin! Justeru alat digital seperti Proses Kelulusan DingTalk menjadi ‘pelampung penyelamat’. Ia bukan sekadar alih kertas ke awan, tapi mentakrif semula “siapa boleh luluskan permohonan cuti, bila dan bagaimana secara pantas”. Ada syarikat yang dulu ambil masa tiga hari untuk luluskan bayaran balik, kini selesai dalam tiga minit. Bos cakap, “Pekerja gembira, saya kurang mesej berulang-ulang, terasa macam pahala penuh.”

Kerja jarak jauh bukan soal “di mana anda bekerja”, tapi revolusi tentang “bolehkah proses ikut anda pergi”.

Siapa kata kerja jarak jauh bermaksud “duduk rumah, tanggungjawab datang dari langit”? Di bandar pesat macam Hong Kong, Proses Kelulusan DingTalk ibarat “ambulans digital” yang menyelamatkan pasukan kerja jarak jauh. Nak tetapkan proses kelulusan? Tak susah macam pasang aircond. Buka DingTalk, pilih “Kelulusan”, buat templat untuk cuti, bayaran balik atau pembelian, seret dan lepas — sampai pelatih pun boleh buat. Lebih hebat, anda boleh tetapkan keizinan berbeza untuk jabatan berbeza: bahagian kewangan urus bayaran balik, penyelia lulus cuti — tanggungjawab jelas, tak perlu kejar bos sampai dia nak letak jawatan.

Peruntukan tugas pun jadi semudah pesan makanan. Siapa bertanggungjawab? Bila tarikh akhir? Fail lampiran dah muat naik? DingTalk ingat semua, malah hantar peringatan automatik — lebih rajin daripada ibu hantar mesej suara. Jejak kemajuan pun hebat, proyek terperangkap di mana? Siapa yang lambat? Semua kelihatan jelas, pengurus tak perlu mesyuarat pun boleh kawal keadaan. Ada syarikat guna ia untuk luluskan permohonan “memakai baju tidur masa kerja dari rumah”, dan semua lulus — sebab keselesaan bawa kecekapan!

Petua: Sentiasa optimalkan templat kelulusan supaya proses tak membengkak; guna fungsi “tambah pengesah” untuk kecemasan; paling penting, jangan biarkan teknologi jadi belenggu — guna secara fleksibel, baru kerja jarak jauh jadi cekap dan penuh rasa manusiawi.

Siapa lagi guna kertas dan pen untuk permohonan cuti? Jangan cakap saya syarikat anda masih dalam “zaman batu”! Transformasi Digital Pejabat bukan trend masa depan, tapi realiti hari ini. Terutama di Hong Kong, bandar pantas dan padat, kerja jarak jauh dah jadi norma. Kalau masih guna emel untuk hantar kelulusan, guna mulut untuk kejar kemajuan, sama macam suruh pekerja naik basikal di lebuhraya digital. Transformasi digital bukan sekadar tukar sistem, tapi ubah corak “strategi operasi” syarikat — tingkatkan daya saing, baik pulih persekitaran kerja, malah buat pekerja senyum masa kerja.

Bayangkan, bila rakan sekerja hantar permohonan bayaran balik sekali tekan sambil minum kopi di tepi Victoria Harbour, penyelia boleh luluskan dalam masa beberapa saat sambil naik MTR — kelancaran begini bukan sahaja tingkatkan kecekapan, malah buat pekerja rasa “syarikat faham saya”. Inilah magik transformasi digital: bukan cuma jimat masa, tapi juga tingkatkan kepuasan pekerja dan rasa memiliki. Hadapi ketidakpastian masa depan, kelenturan dan ketahanan adalah kunci. Alat seperti DingTalk yang mengintegrasikan komunikasi, kelulusan dan pengurusan tugas adalah “rangka luar digital” yang menyokong transformasi syarikat, supaya organisasi tetap mantap dan berfungsi walaupun menghadapi wabak, taufan atau kecemasan.

Alih-alih ditarik oleh perubahan, lebih baik anda ambil alih kawalan — lagipun, siapa nak jadi “kamera filem” yang seterusnya terbuang?

Bila bercakap transformasi digital, sekadar imbas dokumen naik sistem tak cukup ‘berubah’. Lompatan sebenar ialah bila proses harian “dipaku” ke dalam sistem — ya, maksudnya Proses Kelulusan DingTalk! Di Hong Kong, di mana kerja jarak jauh dah jadi norma, siapa lagi nak kejar bos untuk tandatangan kertas? Siapa masih tanya dalam kumpulan, “Borang aku dah nampak belum?” DingTalk bukan sekadar alat perbualan, ia kunci segala-galanya untuk pintu pengurusan digital.

Bayangkan: pekerja tekan beberapa kali di telefon hantar permohonan kerja lebih masa, penyelia luluskan dua kali geser sambil naik MTR, sistem terus kemas kini rekod kehadiran dan gaji — keseluruhan proses sejernih dan secepat pesanan makanan. Ini bukan fiksyen sains, ini realiti pengintegrasian Proses Kelulusan DingTalk. Rahsianya ialah “penjenamaan semula proses”: bukan sekadar alih kertas ke atas talian, tapi mereka semula logik kelulusan, tambah cabang syarat, peringatan automatik, pengelasan keizinan, malah sambung ke sistem akaun untuk rekod automatik.

• Tetapkan templat piawaian, elakkan kekeliruan “tak tahu nak isi macam mana”
• Gunakan fungsi “Rantai Kelulusan” untuk perkara kecemasan lompati peringkat yang panjang
• Gunakan papan pemuka data, bos boleh nampak ‘bottleneck’ proses di setiap jabatan sekali imbas

Bila kelulusan tak lagi tersekat, kerjasama jadi lancar. Inilah kekuatan sebenar transformasi digital — bukan tukar alat, tapi biar alat bekerja untuk anda, pekerja fokus pada nilai tambah, bukan kejar sekeping kertas yang sesat.