สงครามแผนภูมิแกนต์กับ DingTalk: ทำให้การบริหารโครงการไม่ใช่การเล่นรัสเซียนรูเล็ตอีกต่อไป

คุณเคยคิดไหมว่าแผนภูมิแกนต์คือสัญลักษณ์ลับจากมนุษย์ต่างดาวที่ประดิษฐ์ขึ้น จริงๆ แล้วมันถูกสร้างขึ้นมาตั้งแต่ร้อยปีก่อนโดยวิศวกรชาวอเมริกันชื่อเฮนรี แกนต์ เพื่อใช้ติดตามความคืบหน้าในการสร้างเรือ—ใช่แล้ว สิ่งนี้เก่ากว่าไวไฟ แต่ใช้งานได้ดีกว่าเมนูอาหารแม่เสียอีก! พูดง่ายๆ ก็คือ แผนภูมิแกนต์ก็เหมือน "ตารางดูซีรีส์" ของคุณ: แกนนอนคือเวลา แกนตั้งคือตอน (หรืองาน) ดูจบตอนไหนก็ติ๊กถูก ความคืบหน้าเห็นได้ชัดเจน หรือลองจินตนาการว่าคุณกำลังทำหม้อไฟ ใครจะจุ่มเนื้อก่อน ใครจะใส่ลูกชิ้นทีหลัง ต้องวางแผนให้ดี มิฉะนั้นหม้ออาจระเบิดได้ แผนภูมิแกนต์จึงเปรียบเสมือน "เครื่องจัดตารางหม้อไฟโครงการ" ที่เปลี่ยนงานที่ยุ่งเหยิงให้กลายเป็นภาพรวมที่เข้าใจง่ายและเป็นระบบ ที่สำคัญไปกว่านั้น สมาชิกในทีมไม่จำเป็นต้องทายผลกันเอาเองหรืออ่านใจเพื่อนร่วมงานเพื่อรู้ความคืบหน้า อีกต่อไป เพราะแค่เหลือบตาไปดู ก็รู้ทันทีว่า "รายงานของเสี่ยวหวังติดอยู่ตรงไหน" หรือ "พรุ่งนี้ฝ่ายออกแบบจะเลื่อนกำหนดส่งอีกไหม" นี่ไม่ใช่เวทมนตร์ แต่คือมาตรฐานทองคำของการบริหารโครงการยุคใหม่ และดิงดิง (DingTalk) ก็ได้นำฟีเจอร์แผนภูมิแกนต์ทรงพลังนี้มาใส่ไว้ในมือถือที่คุณใช้เลื่อนทุกวัน

"แผนภูมิแกนต์อยู่ที่ไหน? ทำไมฉันเห็นแค่รายการงานที่ต้องทำเต็มไปหมด?" ใจเย็นๆ นี่ไม่ใช่เกมล่าสมบัติ แต่ก็ต้องใช้ "ท่าทางปลดล็อกของดิงดิง" เล็กน้อย! ตั้งแต่ดิงดิงผสานระบบ Teambition เข้ามา แผนภูมิแกนต์ก็กลายเป็นฟีเจอร์แบบซ่อนไว้ ซ่อนค่อนข้างลึก แต่ก็เพราะแบบนี้ การใช้มันถึงให้ความรู้สึกเท่ๆ เหมือนคนในวงการ

ก่อนอื่น เปิดแอปดิงดิงหรือเวอร์ชันเดสก์ท็อป อย่าหยุดอยู่แค่หน้าแชทเฉยๆ ให้กดเข้าไปที่ "โปรเจกต์" ที่แถบนำทางด้านล่าง หรือพิมพ์ค้นหา "Teambition" ขอแสดงความยินดีด้วย คุณได้ก้าวเข้าสู่วิหารแห่งการบริหารโครงการแล้ว! จากนั้นสร้างโปรเจกต์ใหม่—ตั้งชื่ออะไรก็ได้ เช่น "ช่วยชีวิตกำหนดส่งของหัวหน้า" เมื่อเข้าไปแล้ว ให้ลืมตาให้โต: ที่มุมขวาบนจะมีปุ่ม "สลับมุมมอง" ให้กด แล้วตามหาตัวเลือกที่ดูลึกลับและน่าสนใจอย่าง "แผนภูมิแกนต์"!

หากไม่เห็น? ให้ตรวจสอบก่อนว่าคุณเป็น "สมาชิก" ไม่ใช่แค่ "ผู้เยี่ยมชม" เพราะสิทธิ์การเข้าถึงที่ไม่เพียงพอ ก็เหมือนพยายามใช้กุญแจไขประตูบ้านคนอื่น หากยังไม่ได้ผล ให้อัปเดตแอปก่อน เพราะเวอร์ชันเก่าจะไม่บอกคุณหรอกว่าแผนที่สมบัติอยู่ที่ไหน เมื่อเข้าสู่โหมดแผนภูมิแกนต์ แกนเวลาจะปรากฏขึ้นโดยอัตโนมัติ งานและความคืบหน้าจะเห็นได้ชัดเจนราวกับว่าสมองที่เคยยุ่งเหยิง ได้ถูกจัดเรียงใหม่ให้เป็นตารางดูซีรีส์ในเน็ตฟลิกซ์ จนคุณอาจอยากมอบรางวัลให้ตัวเอง

สร้างแผนภูมิแกนต์ครั้งแรกบนดิงดิงตั้งแต่ศูนย์ ทำได้ง่ายเหมือนสอนแมวใช้เมาส์—แค่อย่าให้มันเล่นเป็นของเล่นก็พอ! ในบทก่อนเราได้ขุดพบสมบัติแผนภูมิแกนต์ในดิงดิงออกมาแล้ว ตอนนี้ถึงเวลาลงมือสร้างปราสาทของเราเอง เปิดโปรเจกต์ขึ้นมา แล้วกด "เพิ่มงานใหม่" อย่ากลัวว่าจะเยอะ งานเลี้ยงปีใหม่ต้องจองสถานที่ หาพิธีกร ซื้อของรางวัล ให้ใส่ทั้งหมดลงไปอย่างไม่ลังเล เหมือนตอนคุณซื้อของกินดึกที่เซเว่น

จากนั้นลากแท่งงานเพื่อกำหนดวันเริ่มต้นและสิ้นสุด ถ้าพบว่า "การยืนยันพิธีกร" ต้องรอหลังจาก "อนุมัติงบประมาณ" แล้วล่ะก็ ให้สร้างความสัมพันธ์ระหว่างงานทันที ดิงดิงจะล็อกแกนเวลาโดยอัตโนมัติ ไม่มีใครสามารถข้ามขั้นตอนไปได้ แจกจ่ายงานแต่ละชิ้นให้เพื่อนร่วมทีมผู้โชคร้าย (เอ๊ะ ไม่ใช่ หมายถึงเพื่อนร่วมทีมผู้เชื่อถือได้) แล้วใช้แท็กสีแดง เหลือง ฟ้า เขียว แยกประเภทงาน: สีแดงคืองานด่วนเหมือนหัวหน้าตรวจงานแบบไม่บอกล่วงหน้า สีเขียวคืองานประจำที่มั่นคงเหมือนภูเขา

อย่าลืมตั้ง "เป้าหมายสำคัญ" (milestone) เช่น วัน "ซ้อมการแสดงเสร็จ" ให้เติมธงเล็กๆ ลงไป เมื่อถึงวันนั้น ทีมทั้งหมดจะได้รับการแจ้งเตือนความสำเร็จ เหมือนผ่านด่านในเกม ความสะใจไม่แพ้กัน ตอนนี้งานเลี้ยงปีใหม่ของคุณไม่ใช่การพนันอีกต่อไป แต่เป็นการแสดงระดับชาติที่ควบคุมได้อย่างแม่นยำ

ขอแสดงความยินดีด้วย! แผนภูมิแกนต์ดิงดิงฉบับแรกของคุณเสร็จสมบูรณ์อย่างงดงาม เหมือนโปสเตอร์งานเลี้ยงปีใหม่แล้ว แต่อย่าเพิ่งรีบจุดประทัด เพราะเวทมนตร์ที่แท้จริงเพิ่งจะเริ่มต้น อย่าให้แผนภูมิแกนต์ของคุณกลายเป็น "วอลล์เปเปอร์ดิจิทัล" มันไม่ใช่งานศิลปะที่เอาไว้ตกแต่งกระดานโปรเจกต์ แต่คือศูนย์กลางการควบคุมที่มีชีวิตและสามารถสื่อสารได้

ลองจินตนาการว่า เมื่อสมาชิกในทีมอัปเดตความคืบหน้า แถบความคืบหน้าในแผนภูมิแกนต์จะเคลื่อนไปข้างหน้าทันที—จากแดงเป็นเขียว จากเหลืองเป็นกะพริบๆ แค่เหลือบมองก็รู้ว่าใครกำลังเร่งงาน ใครกำลังเล่นโทรศัพท์ ตั้งการเตือนอัตโนมัติ พอใกล้ถึงวันครบกำหนด ดิงดิงจะแจ้งเตือนคุณทันที ขยันกว่าหัวหน้าที่คอยจี้งานอีก ผสานเข้ากับปฏิทินและรายการงาน ไม่ต้องถามอีกต่อไปว่า "วันนี้ฉันต้องทำอะไรบ้าง" เพราะมันจัดเตรียมให้คุณเรียบร้อยแล้ว

ที่โหดกว่านั้นคือฟีเจอร์ "เส้นทางวิกฤต" (critical path) ระบบจะระบุงานที่เป็นคอขวดและทำให้ทั้งโปรเจกต์ช้าลงโดยอัตโนมัติ ทำให้คุณสามารถแก้ไขได้อย่างแม่นยำ ไม่ต้องยิงปืนแบบไม่รู้ว่าโดนหรือเปล่า ส่งออกเป็นรายงานได้เพียงคลิกเดียว ถ้าผู้บริหารต้องการข้อมูล ก็จัดให้เต็มโต๊ะเหมือนอาหารจีนชุดใหญ่ ไม่เพียงดูดี แต่ยัง "กินได้" อีกด้วย

คุณใช้เวลาสามวันแบ่งโปรเจกต์ออกเป็นสามร้อยข้อย่อย แม้แต่ "ซื้อกาแฟให้ดีไซเนอร์เพื่อให้มีแรงทำงาน" ก็ใส่ลงไปหมด ผลคือทุกวันคุณต้องใช้เวลาสองชั่วโมงแค่อัปเดตแผนภูมิแกนต์—ขอแสดงความยินดี คุณได้เปลี่ยนเครื่องมือเทพให้กลายเป็นก้อนหินขวางขาแล้ว! แผนภูมิแกนต์ในดิงดิงไม่ใช้กล้องจุลทรรศน์ ไม่จำเป็นต้องละเอียดถึงระดับรูขุมขน ขนาดของงานควรควบคุมไว้ที่ 2 ถึง 5 วัน ละเอียดเกินไปเหมือนนับเม็ดข้าว หยาบเกินไปก็เหมือนใช้รองเท้าแตะวัดส่วนสูง ทั้งสองแบบไม่เวิร์ก

ที่น่ากลัวกว่านั้นคือการไม่เผื่อเวลาเผื่อใจเลย คุณจัดตารางแน่นเอี๊ยด แต่ลูกค้ากลับเปลี่ยนความต้องการกระทันหัน ความคืบหน้าทั้งหมดก็พังทลายทันที อีกกรณีคือมีคนไม่ยอมอัปเดตความคืบหน้าจริง แผนภูมิแกนต์ก็ดูสวยเหมือนปกนิตยสาร แต่ความเป็นจริงกลับยุ่งเหยิงเหมือนหนังสือพิมพ์ที่ถูกหมากัด แย่กว่านั้นคือ "ดีไซเนอร์ยังวาดรูปไม่เสร็จ แต่วิศวกรเตรียมจะปล่อยระบบแล้ว"—นี่ไม่ใช่การทำงานร่วมกัน นี่คือการต่อสู้ข้ามเซิร์ฟเวอร์!

ทางแก้ปัญหาง่ายมาก: ทุกสัปดาห์จัดเวลา 15 นาที ให้ทั้งทีมอัปเดตความคืบหน้า ปรับความสัมพันธ์ระหว่างงาน และยืนยันว่าใครติดใคร ใช้ฟีเจอร์การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ของดิงดิง 一边ประชุม一边แก้แผน ความเห็นพ้องต้องกันจะถูกบันทึกลงในระบบโดยตรง กฎทองข้อเดียวคือ: แผนภูมิแกนต์ไม่ได้สร้างมาเพื่อ "โชว์" แต่สร้างมาเพื่อ "แก้" — ยิ่งแก้ยิ่งแม่น ยิ่งแม่นยิ่งมั่นคง

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!