เหตุใดรูปแบบการเบิกค่าใช้จ่ายแบบดั้งเดิมกำลังทำลายประสิทธิภาพการดำเนินงานขององค์กรในฮ่องกง

ธุรกิจในฮ่องกงสูญเสียเวลาเกินกว่า 11 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ไปกับการจัดการเรื่องการเบิกค่าใช้จ่าย — นี่ไม่ใช่ภาระทางด้านบริหารทั่วไป แต่เป็นช่องโหว่แฝงที่กำลังขโมยกระแสเงินสด ความไว้วางใจจากพนักงาน และความปลอดภัยด้านการปฏิบัติตามกฎหมายของคุณอยู่เงียบๆ ตามผลสำรวจปี 2024 จากสมาคมนักบัญชีฮ่องกง (HKICPA) ระบุว่า กระบวนการเบิกค่าใช้จ่ายแบบกระดาษหรือกระจายศูนย์นั้นโดยเฉลี่ยใช้เวลานานถึง 6.8 วันในการอนุมัติ โดยมีอัตราความผิดพลาดสูงถึง 19% ซึ่งเกือบ 40% มาจากการส่งเอกสารซ้ำ หรือกรอกข้อมูลไม่ครบถ้วน ตัวเลขเหล่านี้สะท้อนความจริงที่ว่า ทีมการเงินต้องตรวจสอบซ้ำแล้วซ้ำเล่า ผู้บริหารไม่สามารถติดตามสถานะการใช้จ่ายได้แบบเรียลไทม์ และพนักงานรู้สึกหมดแรงเพราะเงินคืนล่าช้า

ปัญหาไม่ได้มีเพียงแค่เรื่องประสิทธิภาพเท่านั้น เมื่อใบเสร็จและเอกสารการเบิกกระจัดกระจายอยู่ในอีเมล Excel และแฟ้มเอกสารจริง ต้นทุนในการติดตามเพื่อการตรวจสอบจะพุ่งสูงขึ้น หากหน่วยงานสรรพากรเข้ามาตรวจสอบ องค์กรส่วนใหญ่มักต้องเร่งแก้ไขฉุกเฉิน หรืออาจเผชิญความเสี่ยงด้านบทลงโทษได้ ผู้จัดการฝ่ายการเงินของบริษัทค้าปลีกระดับนานาชาติรายหนึ่งกล่าวว่า “ปีที่แล้วเราถูกขอให้แสดงหลักฐานต้นฉบับสำหรับค่าใช้จ่ายด้านความบันเทิงเพียงสองรายการที่จัดหมวดหมู่ไม่ถูกต้อง ใช้เวลากว่าสามสัปดาห์ในการรวบรวมข้อมูล ในระหว่างนั้นเราต้องระงับการอนุมัติค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่ไม่จำเป็น” รูปแบบการจัดการเชิงตอบสนองเช่นนี้ ทำให้การปฏิบัติตามกฎกลายเป็นวิกฤตการดำเนินงานแทนที่จะเป็นข้อกำหนดพื้นฐาน

ปัญหาที่ร้ายแรงกว่านั้นคือ การชะลอตัวของกระแสเงินสด ระยะเวลาดำเนินการเฉลี่ย 7 วัน หมายความว่าเงินทุนของบริษัทถูกล็อกไว้โดยไม่เกิดประโยชน์ เพิ่มแรงกดดันในการชำระเงินให้กับผู้ขาย ขณะเดียวกัน พนักงานต้องรอคอยการคืนเงินที่ล่าช้า ส่งผลตรงต่อความพึงพอใจ — ผลสำรวจชี้ว่า 37% ของพนักงานเคยพิจารณาลาออกเนื่องจากระบบเบิกค่าใช้จ่ายล่าช้า เหตุการณ์เหล่านี้ไม่ใช่เรื่องแยกต่างหาก แต่เป็นความสูญเสียเชิงระบบอันเกิดจากข้อบกพร่องเชิงโครงสร้างของกระบวนการแบบดั้งเดิม

ต้นทุนที่แท้จริงไม่ได้อยู่ที่กระดาษ แต่อยู่ที่ปฏิกิริยาลูกโซ่ที่เกิดจากช่องว่างข้อมูล: การตัดสินใจล่าช้า ความเสี่ยงเพิ่มขึ้น และการสูญเสียบุคลากร เมื่อการแข่งขันในตลาดขึ้นอยู่กับความรวดเร็วและความแม่นยำ ธุรกิจในฮ่องกงควรตั้งคำถามกับตนเองว่า ยังจะยอมทนกับการทำงานแบบแมนนวลไปอีกนานแค่ไหน?

จุดเปลี่ยนได้มาถึงแล้ว — บทต่อไปจะเผยให้เห็นว่า ผ่านระบบอัตโนมัติแบบครบวงจรและการออกแบบที่ฝังการปฏิบัติตามกฎไว้ภายใน จะสามารถปฏิรูปกระบวนการเบิกค่าใช้จ่ายได้อย่างไร ไม่ใช่เพียงเพิ่มประสิทธิภาพ แต่ยังยกระดับการกำกับดูแลด้านการเงินทั้งระบบ

ระบบการเบิกค่าใช้จ่ายของ DingTalk ทำงานอย่างไรเพื่อให้เกิดการอัตโนมัติแบบครบวงจรและฝังการปฏิบัติตามกฎไว้ภายใน

ขณะที่เอกสารการเบิกยังคงวนเวียนอยู่ในอีเมลและแฟ้ม夹กระดาษ ทีมการเงินของคุณก็ตามหลังไปแล้วสามวัน — นี่คือต้นทุนที่แท้จริงของการใช้กระบวนการทำงานแบบดั้งเดิม ระบบการเบิกค่าใช้จ่ายของ DingTalk (เวอร์ชันปฏิบัติตามกฎหมายฮ่องกง) ไม่ใช่แค่เครื่องมือฟอร์มออนไลน์อีกตัวหนึ่ง แต่เป็นเครื่องยนต์อัตโนมัติแบบครบวงจรที่ฝังกฎระเบียบไว้ในตัวเอง สามารถเปลี่ยนกระบวนการเบิกค่าใช้จ่ายจากศูนย์ต้นทุนให้กลายเป็นแหล่งข้อมูลเชิงกลยุทธ์

เทคโนโลยี OCR ความละเอียดสูงและโมเดล AI สามารถดึงข้อมูลใบแจ้งหนี้ออกมาโดยอัตโนมัติ ซึ่งหมายความว่า อัตราความผิดพลาดจากการป้อนข้อมูลหลายร้อยรายการต่อเดือนลดลงต่ำกว่า 0.5% เพราะระบบสามารถระบุรูปแบบได้อัตโนมัติและตรวจสอบความสมบูรณ์แบบเรียลไทม์ ลดข้อผิดพลาดจากการป้อนข้อมูลด้วยมนุษย์ (อ้างอิงจากรายงานมาตรฐานแพลตฟอร์ม SaaS ด้านการเงินประจำภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก ปี 2024) ส่งผลให้ประหยัดเวลาดำเนินการเบื้องต้นได้เฉลี่ย 68% ทำให้เจ้าหน้าที่บัญชีสามารถโฟกัสกับงานวิเคราะห์แทนที่จะคัดลอกข้อมูล

ตรรกะการจัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายถูกผสานไว้โดยตรงกับมาตรา 14 แห่งกฎหมายภาษีอากรของฮ่องกง (Inland Revenue Ordinance) และเกณฑ์ HKFRS หมายความว่า ทุกครั้งที่มีการเบิกค่าอาหาร ระบบจะตัดสินอัตโนมัติว่าเป็น "สวัสดิการพนักงาน" หรือ "ค่าใช้จ่ายในการต้อนรับลูกค้า" เพราะระบบเปรียบเทียบความเกี่ยวข้องทางธุรกิจกับนโยบาย ป้องกันความผิดพลาดในการจัดหมวดหมู่ที่อาจนำไปสู่การปรับปรุงบัญชีหรือความเสี่ยงด้านภาษี บริษัทอีคอมเมิร์ซข้ามพรมแดนรายหนึ่งหลังใช้งานครึ่งปี สามารถปิดงวดบัญชีได้เร็วขึ้นสองวัน และคำถามจากผู้สอบบัญชีภายนอกลดลงกว่า 40%

เชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์บัญชีหลักอย่าง Xero และ QuickBooks ได้อย่างราบรื่น หมายความว่า ข้อมูลการเบิกที่ได้รับการอนุมัติจะถูกแปลงเป็นรายการบัญชีและซิงค์เข้าสู่สมุดรายวันทันที เพราะ API จะส่งธุรกรรมที่ได้รับการอนุมัติโดยอัตโนมัติ ทำให้บรรลุเป้าหมาย "ปิดยอดรายวันได้" คุณไม่จำเป็นต้องรอจนถึงปลายเดือนเพื่อรู้ว่าแผนกใช้จ่ายไปเท่าไหร่ ผู้บริหารสามารถควบคุมงบประมาณและจัดสรรทรัพยากรได้แบบทันที

ผลลัพธ์: การเบิกค่าใช้จ่ายไม่ใช่เพียงการบันทึกแบบพาสซีฟ แต่กลายเป็นเครื่องควบคุมจังหวะการดำเนินงานอย่างกระตือรือร้น คำถามต่อไปจึงเกิดขึ้น: เมื่อการปฏิบัติตามกฎถูกออกแบบไว้ในระบบแล้ว มันจะสามารถกลายเป็นมากกว่าแค่แนวป้องกัน แต่เป็นส่วนหนึ่งของข้อได้เปรียบในการแข่งขันขององค์กรได้หรือไม่?

การปฏิบัติตามกฎไม่ใช่ภาระ แต่คือข้อได้เปรียบในการแข่งขัน

การปฏิบัติตามกฎไม่ควรถูกมองว่าเป็นภาระของแผนกการเงิน แต่ควรเป็นข้อได้เปรียบในการสร้างความเชื่อถือและเร่งการตัดสินใจขององค์กร ในยุคที่การตรวจสอบจากหน่วยงานภาษีมีความถี่สูงขึ้น และบทลงโทษด้านความเป็นส่วนตัวของข้อมูลอาจสูงถึงหลายล้านดอลลาร์ฮ่องกง ทุกครั้งที่มีการเบิกค่าใช้จ่าย อาจกลายเป็นจุดเริ่มต้นของความเสี่ยง หรือจุดเริ่มต้นของสินทรัพย์ก็ได้ ระบบการเบิกค่าใช้จ่ายของ DingTalk (เวอร์ชันปฏิบัติตามกฎหมายฮ่องกง) ได้ผสาน HKFRS มาตรา 14 แห่งกฎหมายภาษีอากรเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายที่สามารถหักภาษีได้ และข้อกำหนดจาก PCPD เรื่องการจัดการข้อมูลพนักงาน ไว้ในตรรกะพื้นฐานของระบบ ทำให้การปฏิบัติตามกฎไม่ใช่การแก้ไขภายหลัง แต่กลายเป็นแนวป้องกันแบบเรียลไทม์

ระบบจะเปรียบเทียบเวลา สถานที่ และบันทึกการประชุมสำหรับการเบิกค่าอาหารโดยอัตโนมัติ หากไม่มีความเกี่ยวข้องทางธุรกิจ ก็จะถูกติดป้ายว่า "ค่าใช้จ่ายน่าสงสัย" และกระตุ้นกระบวนการอนุมัติขั้นที่สอง เพราะ AI ตรวจสอบย้อนกลับจากตารางงานและเนื้อหาการขอเบิก ป้องกันการใช้จ่ายในทางที่ผิดและค่าใช้จ่ายที่ไม่สอดคล้องกับนโยบาย ทุกกิจกรรมจะสร้าง "เส้นทางการตรวจสอบ" (audit trail) ที่ไม่สามารถปลอมแปลงได้ บันทึกภาพเอกสารต้นฉบับและประวัติการแก้ไขอย่างสมบูรณ์ ทำให้คุณสามารถจัดเตรียมเอกสารทั้งหมดภายในสามวันเมื่อเผชิญการตรวจสอบแบบฉับพลัน เช่นเดียวกับกรณีศึกษาของบริษัทการค้าในท้องถิ่นรายหนึ่ง

สร้างรายงานการตรวจสอบที่ตรงตามข้อกำหนดของผู้สอบบัญชีได้เพียงคลิกเดียว หมายความว่า ประหยัดเวลาที่ปรึกษาได้ 40% ต่อปี (อ้างอิงจากการสำรวจประสิทธิภาพทางการเงินของ SMEs ในท้องถิ่น ปี 2025) เพราะโครงสร้างข้อมูลที่เป็นมาตรฐานช่วยลดการจัดเรียงซ้ำ คิดเป็นการปลดปล่อยแรงงานได้ถึง 10 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ นี่ไม่ใช่เพียงการควบคุมความเสี่ยง แต่เป็นการแสดงถึงความยืดหยุ่นในการดำเนินงาน เมื่อการปฏิบัติตามกฎกลายเป็นกระบวนการที่มองเห็นได้ พิสูจน์ได้ และส่งออกได้ มันก็จะเปลี่ยนจากศูนย์ต้นทุนกลายเป็นสินทรัพย์ด้านเครดิตขององค์กร

ต่อไปเราจะเจาะลึกให้ชัดเจนยิ่งขึ้น: ระบบที่ฝังการปฏิบัติตามกฎไว้ภายในนี้ จะสามารถแปลงเป็นผลประโยชน์ทางการเงินขององค์กรได้อย่างไร โดยเฉพาะตัวเลขที่น่าทึ่งเรื่องการประหยัดต้นทุนการเบิกค่าใช้จ่าย 70% นั้น เกิดขึ้นได้อย่างไร

วัดผลประโยชน์จากการเปลี่ยนแปลง: องค์กรที่ใช้งานสามารถประหยัดต้นทุนการเบิกค่าใช้จ่ายได้เฉลี่ย 70%

เมื่อการปฏิบัติตามกฎไม่ใช่การป้องกันแบบตั้งรับอีกต่อไป แต่กลายเป็นจุดเริ่มต้นของการสร้างมูลค่าอย่างกระตือรือร้น ธุรกิจจึงเข้าถึงผลตอบแทนหลักของการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลได้จริง ตามรายงานประเมินประสิทธิภาพระบบอัตโนมัติด้านการเงินในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก ปี 2024 องค์กรที่นำระบบการเบิกค่าใช้จ่ายของ DingTalk (เวอร์ชันปฏิบัติตามกฎหมายฮ่องกง) มาใช้ สามารถประหยัดต้นทุนการดำเนินการด้านการเบิกค่าใช้จ่ายได้เฉลี่ย 70% — นี่ไม่ใช่คำสัญญาลอยๆ แต่เป็นผลรวมของการเปลี่ยนแปลงเชิงประสิทธิภาพที่สามารถพิสูจน์ได้

ยกตัวอย่างบริษัทค้าปลีกในท้องถิ่นที่มีมูลค่าการเบิกค่าใช้จ่ายต่อปี 5 ล้านดอลลาร์ฮ่องกง ก่อนหน้านี้ ทีมการเงินต้องใช้เวลากว่า 200 ชั่วโมงต่อเดือนในการตรวจสอบ กระทบยอด และติดตามเอกสารที่ผิดปกติ โดยมีอัตราความผิดพลาดสูงกว่า 8% เป็นเวลานาน ทำให้เกิดการออกใบแจ้งหนี้ซ้ำ การปรับภาษี และแม้แต่ดอกเบี้ยเสียหายจากการชำระเงินให้ผู้ขายล่าช้า หลังจากนำระบบมาใช้ กระบวนการอัตโนมัติช่วยลดเวลาดำเนินการเหลือไม่ถึง 60 ชั่วโมง และอัตราความผิดพลาดลดลงต่ำกว่า 0.5% เวลาที่ประหยัดได้ 140 ชั่วโมงต่อเดือน คิดเป็นการปลดปล่อยต้นทุนทางอ้อมมากกว่า 150,000 ดอลลาร์ฮ่องกงต่อปี ซึ่งเพียงพอที่จะจ่ายเงินเดือนพนักงานบัญชีระดับกลาง หรือใช้ลงทุนในเครื่องมือปรับปรุงกระบวนการเพิ่มเติม

  • ลดเวลาทำงานของบุคลากร: AI ตรวจจับใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ จับคู่กับนโยบายและศูนย์งบประมาณ ลดการป้อนข้อมูลและตรวจสอบข้าม ทำให้ทีมการเงินสามารถเปลี่ยนไปทำงานเชิงกลยุทธ์ได้
  • ต้นทุนการแก้ไขเป็นศูนย์: การตรวจสอบความถูกต้องตามกฎหมายแบบเรียลไทม์ช่วยป้องกันการส่งข้อมูลผิดปกติ หลีกเลี่ยงการแก้ไขที่มีต้นทุนสูงในขั้นตอนท้าย เพราะปัญหาถูกจับได้ตั้งแต่ต้นทาง ลดการทำงานซ้ำได้ถึง 90%
  • เพิ่มประสิทธิภาพด้านเงินทุน: ระยะเวลาการอนุมัติลดลงจาก 7 วันเหลือภายใน 48 ชั่วโมง ลดความเสียหายด้านความสัมพันธ์และการเงินที่เกิดจากความล่าช้า เพิ่มความเชื่อมั่นจากผู้ขาย และปรับปรุงการหมุนเวียนของกระแสเงินสด

ที่สำคัญยิ่งกว่าคือ ผลประโยชน์ที่ไม่ใช่ตัวเงิน: ผลสำรวจความพึงพอใจของพนักงานแสดงว่า ประสบการณ์การกรอกข้อมูลดีขึ้นถึง 3.2 เท่า ทีมการเงินได้รับการปลดปล่อยจากงานที่ทำซ้ำๆ และเปลี่ยนไปทำหน้าที่เชิงกลยุทธ์ เช่น การคาดการณ์กระแสเงินสดและการวิเคราะห์ต้นทุน การนำเทคโนโลยีมาใช้ไม่เพียงแค่ปรับปรุงกระบวนการ แต่ยังยกระดับศักยภาพขององค์กร — เครื่องยนต์การปฏิบัติตามกฎกลายเป็นพื้นฐานของความคล่องตัวขององค์กร

ในขณะที่คู่แข่งของคุณยังใช้ Excel เพื่อต่อสู้กับความเสี่ยงด้านกฎระเบียบ คุณได้เปลี่ยนกระบวนการทางการเงินให้กลายเป็นสินทรัพย์ในการตัดสินใจแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือ การรับประกันว่าการเปลี่ยนแปลงนี้จะดำเนินไปอย่างมั่นคงในองค์กรของคุณ — ตั้งแต่การวินิจฉัยสถานะปัจจุบันจนถึงการใช้งานเต็มรูปแบบ กลยุทธ์การติดตั้งสามขั้นตอนจะเป็นตัวกำหนดความสำเร็จ

3 ขั้นตอนการติดตั้งระบบการเบิกค่าใช้จ่ายอัจฉริยะของคุณ

เมื่อองค์กรทราบแล้วว่าการอัตโนมัติกระบวนการเบิกค่าใช้จ่ายสามารถประหยัดต้นทุนได้ 70% ความท้าทายที่แท้จริงเพิ่งจะเริ่มต้น: จะทำอย่างไรให้การเปลี่ยนแปลงนี้ "มั่นคง รวดเร็ว และยั่งยืน"? คำตอบไม่ได้อยู่ที่อุปสรรคด้านเทคนิค แต่อยู่ที่กลยุทธ์การติดตั้ง — กรอบการทำงาน 3 ขั้นตอนของระบบการเบิกค่าใช้จ่ายของ DingTalk (เวอร์ชันปฏิบัติตามกฎหมายฮ่องกง) ช่วยให้ทีมบริหารที่ไม่มีพื้นฐาน IT ก็สามารถเปลี่ยนผ่านจากระยะวินิจฉัยจนถึงการใช้งานเต็มรูปแบบได้ภายใน 14 วัน

ขั้นตอนที่หนึ่ง: วินิจฉัยกระบวนการปัจจุบัน ไม่ใช่การถามว่า "มีปัญหาไหม" แต่คือการระบุ "จุดเจ็บปวดอยู่ที่ไหน" อย่างแม่นยำ เราจัดเตรียมแบบสอบถามมาตรฐานและแบบตรวจสอบจุดติดขัด ช่วยให้องค์กรระบุกับดักทั่วไปได้อย่างรวดเร็ว เช่น พนักงานกรอกฟอร์มซ้ำ ทีมบัญชีต้องตรวจสอบรูปแบบใบแจ้งหนี้ที่หลากหลาย หรือการล่าช้าเนื่องจากสิทธิ์การอนุมัติไม่ชัดเจน บริษัทอีคอมเมิร์ซข้ามพรมแดนรายหนึ่งพบก่อนการติดตั้งว่า เพียงขั้นตอน "สแกนและจัดหมวดหมู่ใบแจ้งหนี้" ก็กินเวลาทีมบัญชีถึง 18 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ — นี่คือจุดที่การอัตโนมัติสามารถสร้างผลตอบแทนการลงทุน (ROI) ได้มากที่สุด

ขั้นตอนที่สอง: ตั้งค่าพารามิเตอร์การปฏิบัติตามกฎและเมทริกซ์การอนุมัติ ระบบรองรับการตั้งค่าตามขนาดองค์กร บริษัทที่มีพนักงานไม่ถึง 100 คนสามารถใช้ "แม่แบบการปฏิบัติตามกฎ" ที่ตั้งค่าไว้ล่วงหน้า ซึ่งเชื่อมโยงกับหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายที่กรมสรรพากรฮ่องกงยอมรับโดยอัตโนมัติ ส่วนกลุ่มบริษัทที่มีพนักงานมากกว่า 1,000 คนสามารถใช้อินเตอร์เฟซแบบภาพในการกำหนดเส้นทางการอนุมัติหลายชั้น และฝังตรรกะการปฏิบัติตาม GDPR และ PDPO ด้านความเป็นส่วนตัวของข้อมูลได้ สิ่งสำคัญคือ การตั้งค่าทั้งหมดไม่จำเป็นต้องเขียนโค้ด และรองรับการเชื่อมต่อผ่าน API กับระบบ HR (เช่น Workday) และแพลตฟอร์มบัญชี (เช่น Xero) ที่มีอยู่แล้ว ลดต้นทุนการรวมระบบและลดความเสี่ยงในการติดตั้งอย่างมาก

ขั้นตอนที่สาม: การอบรมพนักงานและการบริหารการเปลี่ยนแปลง เป็นตัวกำหนดความสำเร็จของการใช้งานจริง แนะนำให้ใช้ "ภาษาสื่อสารตามสถานการณ์" เช่น เปลี่ยนข้อความจาก "ระบบใหม่" เป็น "ต่อไปนี้เดินทางไปต่างประเทศไม่ต้อง垫钱 และเงินคืนจะเข้าบัญชีภายใน 3 วัน" พร้อมตั้งแดชบอร์ดติดตาม KPI เพื่อตรวจสอบอัตราการส่งสำเร็จ เวลาการอนุมัติเฉลี่ย และชี้จุดที่ขัดขวาง

ลงมือตอนนี้ คลิกทดลองใช้ฟรี และรับรายงาน "การตรวจสอบสุขภาพด้านการปฏิบัติตามกฎ" ฟรีเฉพาะคุณ เพื่อเปลี่ยนการปรับปรุงกระบวนการทำงานจากศูนย์ต้นทุนให้กลายเป็นสินทรัพย์ในการตัดสินใจ — นี่ไม่ใช่แค่การอัปเกรดระบบเบิกค่าใช้จ่าย แต่คือจุดเริ่มต้นของการเปลี่ยนแปลงเชิงคุณภาพด้านการกำกับดูแลองค์กร ทุกชั่วโมงที่คุณประหยัดได้ ทุกค่าปรับที่คุณหลีกเลี่ยง และทุกคะแนนความไว้วางใจจากพนักงานที่เพิ่มขึ้น ล้วนแต่เป็นก้อนอิฐที่เสริมข้อได้เปรียบในการแข่งขันของคุณ


We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!

Using DingTalk: Before & After

Before

  • × Team Chaos: Team members are all busy with their own tasks, standards are inconsistent, and the more communication there is, the more chaotic things become, leading to decreased motivation.
  • × Info Silos: Important information is scattered across WhatsApp/group chats, emails, Excel spreadsheets, and numerous apps, often resulting in lost, missed, or misdirected messages.
  • × Manual Workflow: Tasks are still handled manually: approvals, scheduling, repair requests, store visits, and reports are all slow, hindering frontline responsiveness.
  • × Admin Burden: Clocking in, leave requests, overtime, and payroll are handled in different systems or calculated using spreadsheets, leading to time-consuming statistics and errors.

After

  • Unified Platform: By using a unified platform to bring people and tasks together, communication flows smoothly, collaboration improves, and turnover rates are more easily reduced.
  • Official Channel: Information has an "official channel": whoever is entitled to see it can see it, it can be tracked and reviewed, and there's no fear of messages being skipped.
  • Digital Agility: Processes run online: approvals are faster, tasks are clearer, and store/on-site feedback is more timely, directly improving overall efficiency.
  • Automated HR: Clocking in, leave requests, and overtime are automatically summarized, and attendance reports can be exported with one click for easy payroll calculation.

Operate smarter, spend less

Streamline ops, reduce costs, and keep HQ and frontline in sync—all in one platform.

9.5x

Operational efficiency

72%

Cost savings

35%

Faster team syncs

Want to a Free Trial? Please book our Demo meeting with our AI specilist as below link:
https://www.dingtalk-global.com/contact

WhatsApp