ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของ DingTalk: ดำเนินการอนุมัติภายใน 3 นาที เพิ่มประสิทธิภาพได้ถึง 70%

เหตุใดรูปแบบการอนุมัติแบบดั้งเดิมจึงไม่สามารถตอบสนองความต้องการขององค์กรสมัยใหม่ได้อีกต่อไป

เมื่อคำขอหนึ่งฉบับใช้เวลา 5.3 วันในการส่งกลับไปมาในรูปแบบกระดาษและทางอีเมลกว่าจะผ่านขั้นตอนการเซ็นต์อนุมัติ บริษัทไม่เพียงเสียเวลาเท่านั้น—ทุกๆ วันที่ล่าช้า ต้นทุนแรงงานจะเพิ่มขึ้น 12% และความเสี่ยงในการส่งมอบโครงการจะเพิ่มขึ้น 19% การศึกษาความร่วมมือระหว่างอุตสาหกรรมปี 2024 โดย IDC ระบุว่า 78% ของการล่าช้าในการดำเนินงานเกิดจากช่องโหว่ในกระบวนการอนุมัติระหว่างแผนก โดยเฉพาะในอุตสาหกรรมการผลิต ใบอนุมัติการซื้อที่ล่าช้าเพียงฉบับเดียว อาจทำให้สายการผลิตทั้งสายหยุดชะงัก ในขณะที่ในภาคบริการทางการเงิน หากการอนุมัติสินเชื่อลูกค้าล่าช้าเกิน 3 วัน อัตราการสูญเสียลูกค้าจะพุ่งสูงถึง 34% นี่ไม่ใช่ข้อบกพร่องของกระบวนการ แต่เป็นการสูญเสียประสิทธิภาพในระดับระบบ

ระบบ OA แบบดั้งเดิมอาศัยการติดตามด้วยตนเองและการจัดเก็บข้อมูลแบบกระจาย มีอัตราความผิดพลาดสูงถึง 18% การเซ็นต์ซ้ำหรือลืมเซ็นต์จึงเกิดขึ้นบ่อยครั้ง ขาดความโปร่งใสแบบเรียลไทม์ หมายความว่าฝ่ายบริหารไม่สามารถมองเห็นคอขวดในกระบวนการ วิศวกรต้องรอคอยวัสดุเพื่อเริ่มงาน บุคลากรฝ่ายการเงินต้องเหน็ดเหนื่อยกับกองเอกสารขอเบิกค่าใช้จ่ายที่ทับถมกัน โรงงานผลิตชิ้นส่วนอิเล็กทรอนิกส์แห่งหนึ่งเคยประสบปัญหาการล่าช้าในการอนุมัติเอกสารเปลี่ยนแปลงงานวิศวกรรมนานสองสัปดาห์ จนพลาดกำหนดส่งวัสดุสำคัญ ส่งผลให้โครงการเกินงบประมาณมากกว่า 2.3 ล้านดอลลาร์ฮ่องกง—ความสูญเสียนี้ไม่ได้มาจากความผันผวนของตลาด แต่เกิดจากการควบคุมกระบวนการภายในที่ล้มเหลว

จุดเปลี่ยนที่แท้จริงอยู่ที่การเปลี่ยน "การเซ็นชื่อ" จากพฤติกรรมทางกายภาพ ให้กลายเป็นสินทรัพย์ดิจิทัลที่ตรวจสอบได้และติดตามได้ เทคโนโลยีลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ไม่เพียงลดระยะทางในการส่งเอกสาร แต่ยังแก้ไขปัญหาหลักสามประการในด้านประสิทธิภาพ ความสอดคล้องตามกฎหมาย และการตรวจสอบ ผ่านการยืนยันตัวตน เวลาแสตมป์ (timestamp) และการเก็บหลักฐานด้วยการเข้ารหัส เมื่ออุตสาหกรรมการผลิตสามารถเริ่มต้นกิจกรรมในห่วงโซ่อุปทานได้ทันที หรือสถาบันการเงินสามารถอนุมัติการเปิดบัญชีได้ภายใน 2 ชั่วโมง ความแตกต่างนี้ไม่ใช่แค่ระดับเทคโนโลยี แต่คือการเปลี่ยนแปลงจังหวะทางธุรกิจโดยพื้นฐาน

กระบวนการอนุมัติไม่ต้องรอการเซ็นชื่อ อีกต่อไป แต่การเซ็นชื่อจะขับเคลื่อนกระบวนการอนุมัติ—นี่คือภาวะปกติรูปแบบใหม่ที่ DingTalk OA สร้างขึ้นจากการรวมฟีเจอร์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ต่อไปนี้ เราจะเจาะลึกว่า: DingTalk OA กับฟีเจอร์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ทำงานอย่างไร?

DingTalk OA ฟีเจอร์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ทำงานอย่างไร

ในขณะที่ผู้จัดการฝ่ายการเงินของคุณยังคงไล่ติดตามการเซ็นต์เอกสารกระดาษ และรอผู้บริหารสแกนส่งสัญญาคืน คู่แข่งของคุณได้ใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เพื่อลดระยะเวลาการอนุมัติจาก 3 วัน เหลือเพียง 4 ชั่วโมงแล้ว ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์บน DingTalk OA ไม่ใช่การตกแต่งเพื่อ "ดิจิทัลไลเซชัน" แต่เป็นเครื่องมือเปลี่ยนแปลงที่อาศัยกรอบกฎหมายที่ได้รับการยอมรับภายใต้ "กฎหมายว่าด้วยการทำธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์" โดยใช้เทคโนโลยีการเข้ารหัส PKI (โครงสร้างกุญแจสาธารณะ) และใบรับรองดิจิทัลจากบุคคลที่สาม เพื่อให้มีผลทางกฎหมายเทียบเท่ากับลายเซ็นจริง

แก่นการทำงานคือโครงสร้างความน่าเชื่อถือสามชั้น:
ขั้นแรก การยืนยันตัวตนสองชั้น (เช่น OTP ทางโทรศัพท์มือถือ + รหัสผ่านบัญชี) เพื่อรับประกันตัวตนที่แท้จริงของผู้เซ็นต์—หมายความว่าคุณไม่ต้องกังวลอีกต่อไปกับการปลอมแปลงอำนาจหรือการดำเนินการที่เกินอำนาจภายใน เพราะทุกการอนุมัติจะผูกกับบัญชีผู้ใช้และข้อมูลอุปกรณ์ ทำให้สามารถติดตามได้ว่า "ใครเป็นผู้เซ็นต์ และเซ็นต์จากที่ไหน"
ขั้นที่สอง ระบบบันทึก เส้นทางพฤติกรรมการเซ็นต์ อย่างครบถ้วน รวมถึงตำแหน่ง IP ข้อมูลอุปกรณ์ และเวลาดำเนินการ สร้างเป็นบันทึกการใช้งานที่ไม่สามารถแก้ไขได้ สำหรับการตรวจสอบภายในองค์กร หมายความว่า ห่วงโซ่หลักฐานที่เคยใช้เวลานับวันในการรวบรวม ตอนนี้สามารถส่งออกได้ทันที ลดต้นทุนด้านความสอดคล้องตามกฎหมายมากกว่า 60%
ขั้นที่สาม ทุกครั้งที่มีการเซ็นต์ จะมีการฝัง เวลาแสตมป์ จากหน่วยงานที่ได้รับการรับรอง และซิงค์ข้อมูลไปยังแพลตฟอร์มการเก็บหลักฐานบนบล็อกเชน ทำให้มั่นใจได้ในความถูกต้องตามเวลาและความสมบูรณ์ของเอกสาร ซึ่งศาลสามารถยอมรับได้—นี่ไม่ใช่เพียงการป้องกันทางเทคนิค แต่เป็นหลักฐานที่แน่นหนาในกรณีพิพาททางกฎหมายในอนาคต

• ความแตกต่างโดยพื้นฐานจากลายเซ็นแบบสแกนทั่วไปคือ: แบบแรกเป็นเพียงภาพ ขณะที่แบบหลังคือสินทรัพย์ดิจิทัลที่มีผลทางกฎหมาย
• ไฟล์สแกนไม่สามารถพิสูจน์เจตนาหรือเวลาในการเซ็นต์ได้ แต่โครงสร้างของ DingTalk ทำให้ทุกกิจกรรมกลายเป็นหลักฐานที่สามารถตรวจสอบได้ในศาล
• บริษัทการค้าข้ามพรมแดนแห่งหนึ่งหลังนำระบบไปใช้ สามารถลดเวลาการจัดการข้อพิพาทสัญญาลงได้ 60% เพราะทุกขั้นตอนมีการเก็บหลักฐานแบบเรียลไทม์

นี่ไม่ใช่เพียงการเพิ่มประสิทธิภาพ แต่คือการยกระดับการควบคุมความเสี่ยง เมื่อคุณต้องเผชิญกับกรณีการซื้อวัสดุฉุกเฉินในครั้งต่อไป ความสามารถในการอนุมัติทันที อาจไม่ใช่แค่ตัดสินใจเรื่องต้นทุน แต่คือความยืดหยุ่นของห่วงโซ่อุปทานทั้งระบบ คำถามต่อไปคือ: จะแปลงความสามารถทางเทคนิคนี้ให้กลายเป็นประโยชน์ด้านประสิทธิภาพที่วัดผลได้ และการประหยัดด้านความเสี่ยงในปฏิบัติการประจำวันได้อย่างไร?

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เพิ่มประสิทธิภาพการอนุมัติและลดความเสี่ยงในการดำเนินงานอย่างไร

เมื่อสัญญาฉบับหนึ่งติดอยู่ในขั้นตอนการอนุมัติข้ามแผนก โดยเฉลี่ยใช้เวลา 72 ชั่วโมงจึงจะเสร็จสมบูรณ์—นี่ไม่ใช่เพียงการล่าช้าของกระบวนการ แต่เป็นจุดเริ่มต้นของการหยุดนิ่งของกระแสเงินสด และการหยุดชะงักของโครงการ ตามข้อมูลการดำเนินงานภายในของ Alibaba Group และรายงานประสิทธิภาพ SaaS ปี 2024 โดย IDC หลังจากนำลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์บน DingTalk OA มาใช้ เวลาดำเนินการเฉลี่ยลดลงเหลือไม่เกิน 21 ชั่วโมง ประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นมากกว่า 70% นี่ไม่ใช่เพียงการอัปเกรดทางเทคนิค แต่คือการเปลี่ยนแปลงพื้นฐานของจังหวะการดำเนินงานขององค์กร

ข้อจำกัดด้านภูมิศาสตร์ถูกทำลายอย่างสิ้นเชิง: ผู้จัดการฝ่ายการเงินในเซินเจิ้นสามารถอนุมัติใบเสนอราคาจากซัพพลายเออร์ในหางโจวได้ภายในสามนาที การส่งต่อกระบวนการแบบอัตโนมัติ หมายความว่าทีมขายไม่จำเป็นต้อง "ตามตื้อ" ผู้บริหารอีกต่อไป เวลาที่สัญญาลูกค้าใหม่เริ่มมีผลลดจาก 5 วัน เหลือ 8 ชั่วโมง รอบการปิดการขายลดลง 68% บริษัทการผลิตแห่งหนึ่งจึงสามารถลดรอบการเบิกค่าใช้จ่ายจาก 9 วัน เหลือ 3 วัน เร่งอัตราการหมุนเวียนเงินสดรายไตรมาสโดยตรงถึง 22% เท่ากับมีโอกาสลงทุนซ้ำเพิ่มขึ้นอีกหนึ่งรอบต่อปี

ที่สำคัญยิ่งไปกว่านั้น กลไกการติดตามและเตือนแบบเรียลไทม์ ทำให้ผู้บริหารสามารถควบคุมสถานะของงานที่รอดำเนินการทุกชิ้น ระบบจะส่งการแจ้งเตือนผ่านข้อความ DingTalk ไปยังผู้ที่ต้องเซ็นต์อนุมัติโดยอัตโนมัติ ป้องกันไม่ให้กระบวนการติดขัดเพราะลืม พร้อมกันนี้ ทุกการดำเนินการจะถูกบันทึกด้วยเวลาแสตมป์และบันทึก IP ที่ไม่สามารถแก้ไขได้ ป้องกันข้อพิพาททางกฎหมายที่อาจเกิดจากการสูญหายของเอกสาร หรือการปฏิเสธการเซ็นต์ และให้หลักฐานที่แข็งแกร่งสำหรับการโต้แย้งด้านความสอดคล้องตามกฎหมาย สำหรับฝ่ายกฎหมาย หมายความว่าเวลาในการเตรียมการฟ้องร้องที่อาจเกิดขึ้นลดจากหลายสัปดาห์ เหลือเพียงไม่กี่ชั่วโมง

ความโปร่งใสและการติดตามได้นี้ กำลังกลายเป็นมาตรฐานใหม่ของการควบคุมความเสี่ยงในองค์กร ความท้าทายในขั้นต่อไปไม่ใช่ "ควรใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์หรือไม่" แต่คือ: โซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของคุณสามารถผ่านการตรวจสอบด้านความสอดคล้องตามมาตรฐานการเงินได้หรือไม่?

จะมั่นใจได้อย่างไรว่าลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในสภาพแวดล้อม DingTalk มีความสอดคล้องตามกฎหมายและปลอดภัย

เมื่อลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์กลายเป็นองค์ประกอบหลักในกระบวนการอนุมัติของ DingTalk OA สิ่งที่องค์กรควรตั้งคำถามไม่ใช่ "จะเซ็นต์ได้เร็วแค่ไหน" แต่คือ "ใครสามารถพิสูจน์ได้ว่าลายเซ็นนี้จะยืนหยัดได้ในศาล?"—กระบวนการเซ็นต์ที่ไม่สอดคล้องตามกฎหมาย อาจทำให้เวลาที่คุณประหยัดได้ 70% กลับกลายเป็นสัญญาที่ไม่มีผลบังคับใช้ ค่าปรับจากหน่วยงานกำกับดูแล และความเสียหายต่อชื่อเสียงในระยะยาว

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของ DingTalk ผสานรวมกรอบกฎหมายที่สอดคล้องตาม "กฎหมายว่าด้วยการทำธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์" ของฮ่องกง และมาตรฐานการจัดการข้อมูลข้ามพรมแดน GDPR อย่างล้ำลึก ระบบใช้สถาบันรับรอง (CA) ที่เป็นพันธมิตรในประเทศ เช่น DigiCert เพื่อออกใบรับรองดิจิทัลที่มีผลทางกฎหมายให้กับผู้ใช้ทุกคน—หมายความว่าทุกครั้งที่มีการเซ็นต์ จะมีพื้นฐานทางกฎหมายที่ศาลยอมรับได้ ทุกการเซ็นต์จะสะสมเป็นสินทรัพย์ทางกฎหมายที่อาจต้องใช้ในอนาคตโดยอัตโนมัติ

กลไกการแยกอำนาจทำให้เกิดการถ่วงดุล "ผู้ขอ ผู้ตรวจสอบ ผู้อนุมัติ" ตั้งแต่ต้นทาง เพื่อกำจัดความเสี่ยงจากการดำเนินการที่เกินอำนาจ มีลูกค้าในภาคการเงินรายหนึ่งเคยมีข้อพิพาทเพราะคู่ค้าตั้งคำถามถึงความถูกต้องของสัญญา แต่ระบบ DingTalk สามารถส่งรายงานการตรวจสอบที่สมบูรณ์ภายใน 24 ชั่วโมง ซึ่งประกอบด้วย เวลาแสตมป์ ตำแหน่ง IP ลำดับการเซ็นต์ และโซ่ใบรับรอง จนสามารถพิสูจน์ความชอบด้วยกฎหมายของกระบวนการเซ็นต์ได้สำเร็จ หลีกเลี่ยงข้อพิพาทสัญญาที่อาจมีมูลค่าหลายล้าน

หลายองค์กรเข้าใจผิดว่า "การสแกนลายเซ็นมือ" หรือ "การคลิกยืนยัน" คือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ทั้งที่จริงแล้วปราศจากพื้นฐานทางกฎหมายที่รองรับ คุณค่าของ DingTalk ไม่ได้อยู่ที่ความล้ำสมัยของเทคโนโลยี แต่อยู่ที่การฝังความสามารถด้านความสอดคล้องตามกฎหมายไว้ในกระบวนการทำงานประจำวัน—ซึ่งหมายความว่า ทีมกฎหมายไม่ต้องใช้ทรัพยากรเพิ่มเติมเพื่อยืนยันกระบวนการ อีกทั้งทีมไอทีก็ไม่ต้องแบกภาระการพัฒนาเอง ขั้นตอนต่อไปที่คุณต้องการ ไม่ใช่เพียงคำอธิบายทางเทคนิค แต่คือการแปลงเครื่องยนต์ความสอดคล้องนี้ ให้กลายเป็นขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานภายในองค์กรที่สามารถนำไปใช้จริง ควบคุมได้ และขยายผลได้

แนวทางปฏิบัติ 5 ขั้นตอนสำหรับองค์กรที่จะนำลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์บน DingTalk OA มาใช้

เมื่อพื้นฐานด้านความสอดคล้องตามกฎหมายและความปลอดภัยถูกวางไว้อย่างมั่นคง ความได้เปรียบในการแข่งขันขององค์กรไม่ได้อยู่ที่ "ใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์หรือไม่" แต่อยู่ที่ "จะปลดปล่อยมูลค่าทางธุรกิจอย่างเป็นระบบได้อย่างไร" ตามรายงานการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิกปี 2024 องค์กรที่ประสบความสำเร็จในการเพิ่มประสิทธิภาพการอนุมัติมากกว่า 70% ทุกแห่งล้วนปฏิบัติตามเส้นทางปฏิบัติแบบมีโครงสร้าง 5 ขั้นตอน:

1. วินิจฉัยจุดติดขัด: อย่าเริ่มจากเทคโนโลยี ให้เริ่มจากจุดเจ็บปวด วิเคราะห์คำขอสามประเภทที่ "ใช้เวลารอการอนุมัตินานที่สุด" และมีอัตราการส่งกลับสูงที่สุดในกระบวนการปัจจุบัน (เช่น ใบขอซื้อที่ต้องเซ็นต์ซ้ำ หรือการเปลี่ยนแปลงบุคลากรที่ต้องอนุมัติข้ามระดับ) เพื่อกำหนดเป้าหมายการปรับปรุง วิธีนี้ช่วยให้คุณระบุจุดสูญเสียได้อย่างแม่นยำ หลีกเลี่ยงการใช้ทรัพยากรผิดที่
2. ผสานรวมโซลูชัน: เลือกบริการเซ็นต์ที่ได้รับการรับรองภายใต้ "กฎหมายว่าด้วยการทำธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์" และทดสอบการเชื่อมต่อ API ในสภาพแวดล้อมแซนด์บอกซ์ของ DingTalk ให้แน่ใจว่ากลไกเวลาแสตมป์และการยืนยันตัวตนถูกผสานอย่างราบรื่น หลีกเลี่ยงความผิดพลาดในการจัดทำบัญชีข้อมูลที่อาจทำให้การตรวจสอบล้มเหลวหลังเปิดใช้งาน
3. นโยบายนำทาง: จัดทำ "แนวทางปฏิบัติการอนุมัติด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ภายในองค์กร" ที่ระบุขอบเขตของผลทางกฎหมายและเงื่อนไขพิเศษอย่างชัดเจน พร้อมอบรมผู้บริหารด้วยบทเรียนขนาดเล็ก 15 นาที วิธีนี้ช่วยลดอุปสรรคด้านจิตใจจากการไม่ไว้วางใจแทนกระดาษ เพิ่มอัตราการยอมรับ (Adoption Rate) มากกว่า 85%
4. ดำเนินการเป็นขั้นตอน: เริ่มทดลองใช้กับกระบวนการที่มีความถี่สูงแต่ความเสี่ยงต่ำก่อน (เช่น คำขอทำงานล่วงเวลา หรือการขอเครื่องใช้สำนักงาน) เมื่อมีตัวอย่างความสำเร็จแล้วจึงขยายไปยังสัญญาและการเปลี่ยนแปลงสินทรัพย์ วิธีนี้ช่วยควบคุมผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงองค์กร ให้ทีมค่อยๆ ปรับตัวเข้ากับจังหวะใหม่
5. ติดตาม KPI: ตรวจสอบสองตัวชี้วัดหลัก คือ "ระยะเวลาเฉลี่ยในการอนุมัติ" และ "อัตราการส่งกลับกระบวนการ" ตัวอย่างเช่น ลูกค้าในอุตสาหกรรมการผลิตรายหนึ่งพบว่า รอบการดำเนินการขอซื้อสินค้าลดจาก 5.8 วัน เหลือ 1.3 วัน ภายในเดือนที่สามหลังนำระบบไปใช้ ประหยัดต้นทุนด้านการบริหารประจำปีมากกว่าหนึ่งล้านดอลลาร์ฮ่องกง ทำให้เห็นผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) ได้อย่างชัดเจน

การเปลี่ยนแปลงจะไม่เกิดขึ้นเองโดยอัตโนมัติ—แต่ทุกก้าวที่คุณเดินไปมีความหมาย ตอนนี้เลือกกระบวนการด้านบุคลากรหรือการจัดซื้อที่ทำซ้ำบ่อยที่สุดหนึ่งรายการ เริ่มแผนนำร่องลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ครั้งแรกของคุณ ให้การเพิ่มประสิทธิภาพกลายเป็นความจริงในชีวิตประจำวันของทีมคุณ ข้อได้เปรียบที่คุณจะได้รับในครั้งต่อไป อาจไม่ใช่เพียงแค่เวลา แต่คือโอกาสในการคว้าคำสั่งซื้อสำคัญก่อนคู่แข่ง

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!