เสียเวลา 2.5 ชั่วโมงต่อวันไปกับการค้นหาข้อมูลหรือไม่? ผู้ช่วย AI จาก DingTalk ช่วยลดงานซ้ำๆ ได้ถึง 40%

เหตุใดรูปแบบการทำงานแบบดั้งเดิมถึงทำให้ธุรกิจเสียเปรียบ

ทีมของคุณกำลังสูญเสียเวลาเกือบครึ่งวันทำงานไปกับการ "ตามหาข้อมูล" และ "ติดตามกระบวนการทำงาน" — นี่ไม่ใช่ความเกียจคร้าน แต่เป็นผลโดยตรงจากความล้มเหลวในการออกแบบระบบ งานวิจัยของไมโครซอฟท์ปี 2023 ชี้ว่า พนักงานที่ทำงานด้านความรู้โดยเฉลี่ยใช้เวลาถึง 2.5 ชั่วโมงต่อวันในการค้นหาเอกสารและประวัติการสนทนา ส่งผลให้ประสิทธิภาพลดลง 18% ต่อปี (IDC 2024) ที่เลวร้ายกว่านั้น คือ การอนุมัติด้วยกระดาษล่าช้า การตรวจสอบซ้ำระหว่างแผนก และการไม่มีใครติดตามผลหลังประชุม จนเกิด "ช่องว่างข้อมูล" ทำให้การตัดสินใจสำคัญล่าช้า

ผู้บริหารในอุตสาหกรรมหนึ่งเคยเผชิญปัญหาการจัดซื้อด่วนต้องหยุดชะงักถึง 5 วัน เพราะผู้บริหารระดับสูง 3 คนเดินทางออกนอกสถานที่ ส่งผลให้สายการผลิตล่าช้าและส่งสินค้าไม่ทัน รูปแบบการบริหารแบบ "ดับเพลิง" เช่นนี้ ทำให้ศักยภาพของพนักงานถูกใช้เปลืองไป: เมื่อลูกจ้างต้องใช้เวลาเกือบ 30% ไปกับการสื่อสารซ้ำๆ ก็จะไม่มีเวลาเหลือสำหรับงานเชิงกลยุทธ์หรือนวัตกรรม

แก่นปัญหาไม่ได้อยู่ที่คน แต่อยู่ที่ตรรกะของกระบวนการที่ล้าสมัย: รูปแบบดั้งเดิมกำหนดให้ "คนต้องตามกระบวนการ" ทางแก้คือการพลิกแนวคิดนี้ — ให้กระบวนการขับเคลื่อนคนเอง นี่คือจุดเปลี่ยนสำคัญของ AI และระบบอัตโนมัติ: เมื่อระบบสามารถรวบรวมข้อมูลโดยอัตโนมัติ ปลุกการอนุมัติ และคาดการณ์ความเสี่ยงได้ ธุรกิจจึงจะสามารถหลุดพ้นจากภาวะไร้ประสิทธิภาพได้

ต่อไปนี้ เราจะเผยให้เห็นว่า DING Xiang AI Assistant สามารถกลายเป็นผู้ช่วยเสมือนตลอด 24 ชั่วโมง ช่วยลดต้นทุนการสื่อสารซ้ำซากได้ถึง 40%

ก้าวสำคัญของผู้ช่วย AI ที่ทำให้การทำงานร่วมกันฉลาดขึ้น

DING Xiang AI Assistant สร้างบนโมเดลภาษาขนาดใหญ่ มีความสามารถในการเข้าใจความหมายและตอบสนองตามบริบท — หมายความว่า เมื่อลูกจ้างถามว่า "พรุ่งนี้มีการเปลี่ยนกะไหม?" ระบบสามารถสอบถามระบบลงเวลาทำงานและตรวจสอบปฏิทินของหัวหน้าโดยอัตโนมัติ ไม่ใช่แค่ตอบคำถามตาม FAQ แบบตายตัว อีกต่อไป ความสามารถทางเทคโนโลยีนี้ช่วยลดเวลาการจัดการการสื่อสารซ้ำซากลงได้ 40% ทำให้ทีม HR และฝ่ายบริหารสามารถโฟกัสงานที่มีมูลค่าสูงขึ้น

ยกตัวอย่างจากบริษัทค้าปลีกแห่งหนึ่งในฮ่องกง ที่ HR ต้องจัดการคำขอลาและคำถามเรื่องเงินเดือนมากกว่าร้อยรายการต่อเดือน โดยใช้เวลาเฉลี่ย 2 ชั่วโมงต่อเคส หลังนำ DING Xiang AI Assistant เข้ามาใช้งาน NLP และการรู้จำเสียง (ความแม่นยำ 92%) สามารถแยกแยะภาษาธรรมชาติได้อย่างแม่นยำ และตอบกลับเนื้อหานโยบายโดยอัตโนมัติ ทำให้เวลาจัดการคำขอหนึ่งรายการลดจาก 120 นาที เหลือเพียง 8 นาที นั่นหมายความว่าสามารถประหยัดเวลาได้มากกว่า 1,000 ชั่วโมงต่อปี เทียบเท่าการปลดปล่อยศักยภาพแรงงานเต็มเวลาหนึ่งคน

ที่สำคัญกว่านั้น AI ไม่ใช่เพียง "เครื่องตอบคำถาม" แต่ยังเป็น "เครื่องคาดการณ์": มันสามารถสรุปเนื้อหาจากการประชุมโดยอัตโนมัติ จากเสียงพูด ระบุสิ่งที่ต้องดำเนินการ และแจ้งเตือนสมาชิกที่เกี่ยวข้องได้ทันที จากรายงานกรณีการเปลี่ยนผ่านดิจิทัลในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก บริษัทที่บรรลุระดับการรวมระบบนี้ได้ จะมีความเร็วในการตอบสนองการดำเนินงานโดยรวมเพิ่มขึ้นมากกว่า 30%

อย่างไรก็ตาม การปรับปรุง AI เพียงจุดเดียวไม่เพียงพอ — ประสิทธิภาพที่แท้จริงต้องมาจากการเชื่อมโยงกระบวนการพื้นฐาน ในขั้นตอนต่อไป เราจะพูดถึงวิธีการลบจุดอับของการทำงานข้ามระบบ

ระบบอัตโนมัติเชื่อมโยงกระบวนการ ทำลายเกาะระบบ

เมื่อระบบ ERP, CRM และการเงินต่างทำงานแยกจากกัน ทุกการดำเนินงานข้ามระบบคือ "หลุมดำของการทำงาน": ต้องป้อนข้อมูลซ้ำ กระบวนการติดขัด และเกิดข้อผิดพลาดบ่อยครั้ง DING Xiang Smart Office Platform ใช้เทคโนโลยีสองทางคือ RPA + API เพื่อเชื่อมต่อระบบต่างชนิดกันโดยตรง ทำให้ข้อมูลไหลเวียนแบบครบวงจร — ไม่เพียงเพิ่มประสิทธิภาพ แต่ยังสร้างความยืดหยุ่นให้การดำเนินงานใหม่

RPA (Robotic Process Automation) หมายความว่า ข้อมูลไม่เป็นโครงสร้าง (เช่น ใบเบิกค่าใช้จ่ายในรูป PDF) สามารถดึงข้อมูลและกรอกแบบฟอร์มได้อัตโนมัติ เพราะมันจำลองการดำเนินงานของมนุษย์ผ่านอินเตอร์เฟซ ส่วน API ทำให้ระบบต่างๆ สื่อสารกันด้วยความหมายที่ตรงกัน ทำให้ข้อมูลซิงค์แบบเรียลไทม์ เมื่อทั้งสองเทคโนโลยีรวมกัน จะกลายเป็นโครงสร้างพื้นฐานอัตโนมัติที่มั่นคง

ผู้ผลิตรายหนึ่งเคยใช้เวลา 7 วันในการปิดงวดบัญชีรายเดือน เพราะข้อมูลยอดขายต้องส่งออกรายการจาก CRM จากนั้นนำเข้าทีละส่วนไปยัง ERP และระบบบัญชี หลังนำระบบอัตโนมัติของ DING Xiang มาใช้งาน แค่ส่งใบเบิกเพียงครั้งเดียว ระบบจะเริ่มต้นกระบวนการตรวจสอบ อัปเดตบัญชี และเชื่อมโยงกับศูนย์ต้นทุนโดยอัตโนมัติ ผลลัพธ์: ปิดงวดบัญชีภายใน 2 วัน ข้อผิดพลาดจากการทำงานลดลง 60%

สำหรับผู้บริหาร นี่คือการพิสูจน์ว่า การทำลายเกาะระบบไม่ใช่เพียงแค่ความฝันของแผนก IT อีกต่อไป แต่เป็นความจริงที่สามารถนำไปใช้งานได้จริง เมื่อ AI แก้ปัญหาด้านความรวดเร็วในการทำงานร่วมกัน ระบบอัตโนมัติขจัดแรงเสียดทานในกระบวนการ ธุรกิจจะได้รับประโยชน์จาก "กระบวนการทำงานอัจฉริยะแบบครบวงจร" — นี่คือจุดเริ่มต้นของการวัด ROI อย่างเป็นรูปธรรม

วัดผลตอบแทนจากการลงทุนของสำนักงานอัจฉริยะ

หลังองค์กรนำ DING Xiang Smart Office มาใช้งาน โดยเฉลี่ยสามารถคืนทุนภายใน 6 เดือน และประหยัดต้นทุนแฝงได้หลายล้านดอลลาร์ฮ่องกงต่อปี — นี่ไม่ใช่ค่าใช้จ่ายด้าน IT แต่คือเครื่องจักรสร้างกำไร ตามรายงาน TCO ปี 2024 จาก IDC องค์กรที่ใช้งานต่อเนื่อง 3 ปี จะลดต้นทุนรวมด้านการสื่อสารและการจัดการกระบวนการลงได้ 34%

ประโยชน์ที่จับต้องได้ ได้แก่:
• ประหยัดเวลา 3 ชั่วโมงต่อคนต่อสัปดาห์ จากงานซ้ำๆ และนำเวลานั้นไปใช้กับบริการลูกค้าและนวัตกรรม
• ลดอัตราข้อผิดพลาดภายในลง 15% โดยเฉพาะในขั้นตอนการตรวจสอบตามกฎระเบียบและการกระทบยอดทางการเงิน
• ลดระยะเวลาการตัดสินใจโครงการลง 22% ทำให้เปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่ได้เร็วกว่าคู่แข่ง

สำหรับองค์กร 500 คน สิ่งนี้หมายถึงการปลดปล่อยศักยภาพกว่า 8,000 ชั่วโมงต่อปี เทียบเท่าการเพิ่มพนักงานเต็มเวลา 30 คนโดยไม่ต้องเพิ่มค่าจ้าง ทุกบาทที่ลงทุนจะให้ผลตอบแทนแบบดอกเบี้ยทบต้น: ประหยัดเวลา → เพิ่มคุณภาพ → เร่งการตัดสินใจ → นำหน้าตลาด

คำถามตอนนี้คือ ควรหลีกเลี่ยงความล้มเหลวในการนำระบบเข้ามาใช้อย่างไร? บทต่อไปนี้จะเสนอแนวทางปฏิบัติจริงใน 3 ขั้นตอน

กลยุทธ์ปฏิบัติจริงแบบไม่สะดุดในการนำระบบเข้ามาใช้

กว่า 60% ขององค์กรล้มเหลวในการนำระบบเข้ามาใช้ เหตุผลหลักคือ "เทคโนโลยีเร็วเกินไป แต่การบริหารตามไม่ทัน" เส้นทางสู่ความสำเร็จนั้นชัดเจน: **ประเมิน → ทดลอง → ขยาย** ทั้งสามขั้นตอนต้องดำเนินไปอย่างมั่นคง

ขั้นตอนแรกคือการวินิจฉัยองค์กร: เลือกกระบวนการที่เกิดบ่อยและมีมาตรฐาน (เช่น การขอเดินทาง การเบิกค่าใช้จ่าย) เป็นจุดเริ่มต้น เพราะกระบวนการเหล่านี้มีกฎชัดเจน เหมาะสมที่สุดสำหรับการใช้ AI และระบบอัตโนมัติ ตั้ง KPI ที่เน้น "อัตราการลดระยะเวลาดำเนินการ" และ "จำนวนครั้งที่ต้องใช้มนุษย์เข้ามาแทรกแซง" เพื่อให้แน่ใจว่าผลลัพธ์วัดผลได้ ตัวอย่างเช่น สถาบันการเงินแห่งหนึ่งนำระบบอัตโนมัติสำหรับการแจ้งเดินทางเข้ามาใช้เพียงอย่างเดียว ภายใน 3 เดือน เวลาดำเนินการลดจาก 48 ชั่วโมง เหลือเพียง 9 ชั่วโมง และอัตราข้อผิดพลาดเป็นศูนย์

ในขั้นตอนการขยาย ต้องออกแบบการบริหารการเปลี่ยนแปลงควบคู่ไปด้วย: ความต่อต้านจากพนักงานมักเกิดจากความเข้าใจผิดว่า "ถูกเฝ้าระวัง" ควรใช้การจำลองสถานการณ์และการให้ข้อเสนอแนะแบบทันที เพื่อเน้นว่า AI คือ "ผู้ช่วยร่วมงาน" ไม่ใช่ "ตัวแทนที่จะมาแทนที่" พร้อมกันนั้น ต้องมั่นใจว่าสอดคล้องกับ GDPR และ PDPO ของฮ่องกง กำหนดเส้นทางการตรวจสอบข้อมูลที่เก็บไว้และการส่งข้ามพรมแดน

เริ่มต้นแผนการเปลี่ยนแปลงของคุณได้เลย:

• เลือกกระบวนการที่เกิดบ่อย 1 รายการเพื่อทดลอง (เช่น การขอลา การเบิก)
• กำหนด KPI 3 รายการ: เวลาดำเนินการ อัตราข้อผิดพลาด จำนวนรอบการสื่อสารข้ามแผนก
• วางแผนปฏิทินการสื่อสาร และรายงานความคืบหน้าทุกสัปดาห์
• ตรวจสอบการกำกับดูแลข้อมูลให้เสร็จสมบูรณ์ เพื่อยืนยันขอบเขตการปฏิบัติตามกฎหมาย

เมื่อ AI กลายเป็นผู้ช่วยที่แทรกซึมเข้าไปในชีวิตประจำวันโดยไม่รู้สึกถึงการมีอยู่ ธุรกิจจึงจะก้าวเข้าสู่ "ปกติใหม่ของการทำงานอัจฉริยะ" อย่างแท้จริง — หลังความสำเร็จในการเพิ่มประสิทธิภาพ 30% คือ ศาสตร์แห่งการเปลี่ยนแปลงที่มีจังหวะ มีหัวใจ และมีการควบคุมที่ดี

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!