เทคนิคการใช้ปฏิทิน DingTalk อย่างมืออาชีพ เพิ่มประสิทธิภาพทีมงาน 47% ประชุมตรงเวลา ไม่ลืมอีกต่อไป

คุณสมบัติหลักของการจัดการกำหนดการใน DingTalk คืออะไร

การจัดการกำหนดการใน DingTalk เป็นโมดูลวางแผนเวลาที่อยู่บนระบบ OA รองรับการซิงค์แบบเรียลไทม์หลายคน การแจ้งเตือนแบบรวมศูนย์ และการฝังปฏิทินข้ามแพลตฟอร์ม เพื่อให้การทำงานร่วมกันระดับองค์กรเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ แก่นแท้ของมันคือการผูกกิจกรรมส่วนบุคคลเข้ากับกระบวนการองค์กร และรับประกันความสอดคล้องของข้อมูลผ่านการควบคุมสิทธิ์

• รองรับการซิงค์สองทางกับ Google Calendar (ตามเอกสาร API อย่างเป็นทางการของ DingTalk อัปเดตปี 2024) โดยผู้ใช้สามารถแก้ไขเหตุการณ์ในปฏิทินภายนอก จากนั้นข้อมูลจะถูกส่งกลับมาที่ระบบ DingTalk โดยอัตโนมัติ
• มีตัวเลือกการตั้งค่า เหตุการณ์ซ้ำ หลายรูปแบบ เช่น รายวัน รายสัปดาห์ รายเดือน หรือกำหนดรอบเอง เหมาะสำหรับการนัดประชุมประจำหรือการวางแผนงานอนุมัติ
• กำหนดการสามารถเชื่อมโยงโดยตรงกับ ห้องแชทกลุ่ม สมาชิกสามารถคลิกเพื่อดูเอกสารการประชุม สถานะการเช็คอิน และรายการสิ่งที่ต้องทำ ลดช่องว่างในการสื่อสาร

จากรายงาน "ความร่วมมือในองค์กรของ DingTalk" ที่ Alibaba Group ปล่อยออกมาในปี 2024 บริษัทที่ใช้ฟังก์ชันการจัดการกำหนดการ มี อัตราการเริ่มประชุมตรงเวลาเพิ่มขึ้น 47% และ 83% ของบริษัทที่สำรวจระบุว่า ความขัดแย้งในการวางแผนข้ามแผนกลดลงอย่างชัดเจน ผลลัพธ์นี้เกิดจากการที่ระบบตรวจจับช่วงเวลาว่างของผู้เข้าร่วมโดยอัตโนมัติ และแนะนำเวลาประชุมที่เหมาะสมที่สุด

เมื่อเทียบกับเครื่องมือปฏิทินแบบดั้งเดิม ความแตกต่างสำคัญของ DingTalk คือการผสานรวม โครงสร้างองค์กรและสิทธิ์ เข้ากับ กระบวนการอนุมัติ เช่น การเปลี่ยนแปลงกำหนดการของผู้บริหารระดับสูงสามารถกระตุ้นการแจ้งเตือนอัตโนมัติให้ลูกทีมปรับแผนงาน หรือบางกำหนดการอาจต้องได้รับการตรวจสอบจากเลขานุการก่อนจึงจะเผยแพร่ได้ การออกแบบที่เชื่อมโยงลึกกับกระบวนการ OA นี้ ทำให้การจัดการเวลาไม่ใช่เพียงพฤติกรรมส่วนบุคคลอีกต่อไป แต่กลายเป็นตัวควบคุมจังหวะการทำงานร่วมกันของทีมแบบไดนามิก

ขั้นตอนต่อไปของการมอบหมายงานและการติดตามความคืบหน้า ถูกสร้างขึ้นบนพื้นฐานของกำหนดการที่แม่นยำ — เมื่อทุกจุดสามารถคาดการณ์ได้ ประสิทธิภาพในการดำเนินการจึงสามารถจัดการได้อย่างแท้จริง

การมอบหมายงานและการติดตามความคืบหน้าอย่างมีประสิทธิภาพทำได้อย่างไร

“การมอบหมายงาน” คือการใช้โมดูล “สิ่งที่ต้องทำ” หรือ “โครงการ” ใน DingTalk เพื่อกำหนดงานอย่างชัดเจนให้กับสมาชิก พร้อมตั้งเวลาสิ้นสุดและความรับผิดชอบ เพื่อให้มองเห็นความคืบหน้าและติดตามอัตโนมัติ กลไกนี้แทนที่การมอบหมายงานแบบปากเปล่าหรือข้อความกระจัดกระจาย ลดความเสี่ยงของการลืมงานอย่างมาก จึงเป็นหัวใจสำคัญของการทำงานร่วมกันเป็นทีม

• แปลงข้อความแชทหรือเหตุการณ์ในกำหนดการเป็นงานได้ด้วยคลิกเดียว ไม่ต้องพิมพ์ซ้ำ รักษาบริบทให้ครบถ้วน
• ระบุ ผู้รับผิดชอบ และผู้ร่วมงาน ระบบจะซิงค์งานไปยังรายการสิ่งที่ต้องทำของทุกฝ่ายโดยอัตโนมัติ ชัดเจนในหน้าที่
• ตั้ง ลำดับความสำคัญ (สูง/กลาง/ต่ำ) และ เวลาสิ้นสุด อย่างแม่นยำ เพื่อกระตุ้นการแจ้งเตือนนับถอยหลังและการแจ้งเตือนแบบพุช
• อัปโหลด ไฟล์แนบ และแบ่งย่อยเป็นงานย่อย ช่วยให้บริหารโครงการซับซ้อนได้ตามขั้นตอน

จากข้อมูลการทดสอบภายใน การเปิดใช้การแจ้งเตือนงานทำให้ อัตราการส่งงานล่าช้าลดลง 63% แสดงให้เห็นว่ากลไกการตอบสนองทันทีช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานอย่างชัดเจน โดยเฉพาะในการทำงานร่วมกันข้ามแผนก การแสดงความคืบหน้าอย่างโปร่งใสนี้ช่วยลดต้นทุนการสื่อสารซ้ำซาก

DingTalk มีฟังก์ชัน AI ที่เรียกว่า “ข้อเสนอแนะการมอบหมายอัจฉริยะ” ซึ่งใช้ข้อมูลภาระงานในอดีต ป้ายกำกับความสามารถ และผลงานที่ผ่านมาของสมาชิก เพื่อแนะนำผู้ที่เหมาะสมที่สุดโดยอัตโนมัติ เมื่อเทียบกับการมอบหมายด้วยตนเอง คำแนะนำของ AI เหมาะกับงานที่ทำเป็นประจำและมีมาตรฐานสูง (เช่น การส่งรายงาน การติดต่อลูกค้า) ส่วนงานสร้างสรรค์หรือเรื่องละเอียดอ่อน ยังแนะนำให้หัวหน้าเป็นผู้มอบหมายเองเพื่อให้มั่นใจในความเหมาะสม

บทต่อไปจะสำรวจว่าระบบ OA ของ DingTalk ผสานรวมกำหนดการและงานอย่างไร เพื่อให้เกิดการซิงค์สองทางและการวางแผนอัตโนมัติ ลดความขัดแย้งด้านเวลาและการจัดสรรทรัพยากรที่ผิดพลาด

DingTalk OA ผสานรวมกำหนดการและงานอย่างไร

กลไกการรวมระบบของ DingTalk OA คือการสร้างความสัมพันธ์อัตโนมัติสองทางระหว่างกำหนดการและงาน เพื่อให้เกิดวงจรการทำงานที่สมบูรณ์ เมื่อมีการสร้างกำหนดการประชุมที่มีรายการปฏิบัติงาน ระบบสามารถใช้ API เชื่อมต่อเพื่อสร้างการ์ดงานที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ และมอบหมายให้สมาชิกที่กำหนด เพื่อให้สิ่งที่รับปากไว้กลายเป็นหน่วยงานที่ติดตามได้ทันที

• เหตุการณ์ในกำหนดการกระตุ้นการสร้างงาน โดยเรียกใช้ DingTalk Open API ตามกฎเริ่มต้น เพื่อซิงค์ข้อมูลผู้เข้าร่วม เวลาสิ้นสุด และเนื้อหาไปยังโมดูล “สิ่งที่ต้องทำ”
• กลไกนี้ทำลายจุดหยุดชะงักของการถอดข้อมูลด้วยมือ ทำให้การร่วมมือข้ามแผนก เช่น การวางแผนแคมเปญการตลาด สามารถแยกย่อยจากกำหนดการไปเป็นงานย่อย เช่น การออกแบบ งานเขียน หรือการวางโฆษณา
• ตัวอย่างเช่น เมื่อแผนกการตลาดเริ่มกำหนดการ “การปรับโฉมแบรนด์ Q2” ระบบจะสร้างงาน “อนุมัติภาพลักษณ์หลัก” ให้ทีมออกแบบ โดยอัตโนมัติ ทีมงานเขียนจะได้รับงาน “ปรับปรุง Slogan” และทั้งหมดจะถูกลิงก์เข้ากับแดชบอร์ดโครงการเดียวกัน

จากผลการวิเคราะห์การประเมินของ TechNode ปี 2024 ที่ศึกษาบริษัท 12 แห่งที่ใช้ DingTalk การผสานรวมนี้ช่วยให้ความเร็วในการเริ่มต้นโครงการจากขั้นวางแผนไปสู่การดำเนินการเฉลี่ยเร็วขึ้น 2.1 วัน โดยเฉพาะในสถานการณ์ที่ต้องการความสอดคล้องของหลายทีม ประโยชน์นี้ชัดเจนที่สุด เพราะลดช่องว่างการสื่อสารและการทำงานซ้ำ ทำให้การตัดสินใจสามารถนำไปปฏิบัติได้ทันที

วงจรปิดอัตโนมัตินี้สานต่อตรรกะ “การติดตามงาน” ที่กล่าวไว้ในบทก่อนหน้า และยังเป็นฐานข้อมูลเชิงประจักษ์สำหรับบทต่อไปที่จะสำรวจว่าองค์กรประเภทใดเหมาะกับการนำฟังก์ชัน OA แบบนี้มาใช้มากที่สุด — โดยเฉพาะองค์กรดิจิทัลที่มีความหนาแน่นของโครงการสูงและต้องทำงานร่วมกันบ่อย จะสามารถปลดปล่อยศักยภาพการอัตโนมัติของกระบวนการทำงานได้ดีที่สุด

องค์กรประเภทใดเหมาะกับการใช้ฟังก์ชัน OA เหล่านี้มากที่สุด

องค์กรขนาดกลางถึงใหญ่ และทีมที่ทำงานทางไกลเหมาะกับการใช้ฟังก์ชันการจัดการกำหนดการและการมอบหมายงานใน DingTalk มากที่สุด องค์กรเหล่านี้มีโครงสร้างซับซ้อน จังหวะการทำงานรวดเร็ว และต้องการระบบ OA ที่มีความอัตโนมัติสูงและสามารถติดตามได้ เพื่อรองรับการทำงานข้ามภูมิภาค ทำให้การติดตามงานและการรวมกระบวนการทำงานเป็นไปอย่างไร้รอยต่อ

• อุตสาหกรรมการผลิตที่มีสาขาหลายแห่ง: โรงงานและสำนักงานใหญ่ที่ตั้งอยู่คนละเมืองสามารถซิงค์ตารางการผลิตและงานบำรุงรักษาผ่าน DingTalk เพื่อให้ทุกจุดในห่วงโซ่อุปทานสอดคล้องกันแบบเรียลไทม์
• ทีมพัฒนา IT แบบกระจาย: เมื่อวิศวกรอยู่คนละพื้นที่ การใช้กระดานงานและติดตาม Milestone ช่วยให้ติดตามความคืบหน้า Sprint ได้อย่างแม่นยำ ลดช่องว่างการสื่อสาร
• สถาบันการศึกษาและฝึกอบรม: การจัดตารางเรียน การสลับครูสอน และการส่งงานนักเรียน สามารถแจ้งเตือนอัตโนมัติ ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานร่วมกันระหว่างฝ่ายบริหารและฝ่ายการเรียนการสอน
• แบรนด์รีเทลใหม่ที่ขยายตัวเร็ว: การเปิดสาขาและการจัดโปรโมชั่นต้องการความร่วมมือข้ามแผนก การมอบหมายงานและการดูไทม์ไลน์ใน DingTalk ช่วยให้การดำเนินงานไม่ขาดตอน

จากงานวิจัยดิจิทัลทรานส์ฟอร์เมชันในเอเชียแปซิฟิกปี 2023 โดย IDC องค์กรที่ติดตั้งเครื่องมือ OA แบบ DingTalk มีอัตราการเติบโตของผลิตภาพแรงงานต่อปีสูงถึง 18.7% สูงกว่าองค์กรที่ไม่ได้ใช้ซึ่งอยู่ที่ 6.2% ช่องว่างนี้เกิดจากระบบที่โปร่งใสและอัตโนมัติ ซึ่งลดการสื่อสารซ้ำและการรอคอย

ในอุตสาหกรรมการเงินที่มีข้อกำหนดด้านความปลอดภัยสูง ฟังก์ชันบันทึกการตรวจสอบ (audit trail) และ log การใช้งานของ DingTalk มีความสำคัญอย่างยิ่ง ทุกการแก้ไขงานและการเปลี่ยนแปลงกำหนดการมีการบันทึกอย่างสมบูรณ์ ตรงตามข้อกำหนดของคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ และ ISO 27001 ด้านการกำกับข้อมูลและการควบคุมภายใน ช่วยเสริมขีดความสามารถในการจัดการความเสี่ยง

ตั้งแต่การผลิตไปจนถึงการเงิน ความต้องการด้านความแม่นยำในการทำงานร่วมกันของแต่ละอุตสาหกรรมแนวตั้งเพิ่มสูงขึ้นเรื่อย ๆ บทต่อไปจะกล่าวถึงปัญหาการใช้งานทั่วไปและเทคนิคการปรับปรุงประสิทธิภาพ เพื่อปลดปล่อยศักยภาพของระบบให้มากยิ่งขึ้น

ปัญหาทั่วไปและเทคนิคการปรับปรุงประสิทธิภาพ

หัวใจของ “ปัญหาทั่วไปและเทคนิคการปรับปรุงประสิทธิภาพ” คือการแก้ไขจุดปวด เช่น การมอบหมายงานซ้ำ การไม่แจ้งเตือนเมื่อมีความขัดแย้งในกำหนดการ หรือการแจ้งเตือนบนมือถือล่าช้า พร้อมทั้งเพิ่มความเสถียรและประสิทธิภาพการทำงานร่วมกันของระบบ OA DingTalk ผ่านการตั้งค่าอย่างเป็นระบบ

เพื่อลดความเสี่ยงของการจัดตารางซ้อนกันในงานจัดการกำหนดการ ควรเปิดใช้ฟังก์ชัน “การตรวจจับความขัดแย้งอัจฉริยะ” ที่มีในตัว DingTalk กลไกนี้สแกนสถานะว่าง-ยุ่งของสมาชิกโดยอัตโนมัติ และแจ้งเตือนทันทีเมื่อมีการทับซ้อนของเวลาขณะเพิ่มประชุมหรืองานใหม่ เหมาะอย่างยิ่งกับการทำงานร่วมกันข้ามเขตเวลา ช่วยลดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ได้อย่างมาก

เพื่อหลีกเลี่ยงการรบกวนนอกเวลาทำงาน สามารถตั้งค่า “ช่วงเวลาเงียบ” เพื่อหยุดการแจ้งเตือนได้ โดยกำหนดช่วงเวลาที่ไม่ต้องการรบกวนตามจังหวะการทำงานจริงขององค์กร (เช่น 22.00 น. ถึง 08.00 น.) ช่วยรักษาสมาธิของพนักงานและความสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงาน

• ใช้ป้ายกำกับจัดหมวดหมู่ (เช่น #เร่งด่วน #ข้ามแผนก) เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการกรอง
• ลบงานที่เสร็จสมบูรณ์เป็นประจำเพื่อรักษาประสิทธิภาพของระบบ
• ผูกกับอีเมลองค์กรเพื่อให้อัปเดตสองทาง

ระบบป้ายกำกับเมื่อรวมกับแถบค้นหา ช่วยกรองงานสำคัญได้อย่างรวดเร็ว ส่วนการจัดเก็บหรือลบโครงการเก่าเป็นประจำ ช่วยลดภาระข้อมูล การทดสอบจริงพบว่าการ ทำความสะอาดงาน ทุกเดือนช่วยเพิ่มความเร็วในการตอบสนองของอินเทอร์เฟซประมาณ 40% นอกจากนี้ การซิงค์กำหนดการ DingTalk กับ อีเมลองค์กร (เช่น อีเมล Aliyun หรือ Microsoft 365) รองรับการอัปเดตสองทาง รับประกันความสอดคล้องข้ามแพลตฟอร์ม

จากเอกสารขาวด้านเทคนิคของ DingTalk การตั้งค่าบริการแจ้งเตือนอย่างถูกต้องและเปิดใช้การเชื่อมต่อ HTTPS แบบยาว สามารถทำให้อัตราการส่งข้อความถึงปลายทางคงที่ที่ 99.2% ขึ้นไป ข้อมูลนี้มาจากผลการทดสอบภายใต้แรงกดดันในไตรมาส 2 ปี 2024 ครอบคลุมสถานการณ์ผู้ใช้ระดับล้านคนพร้อมกัน แสดงให้เห็นว่าสถาปัตยกรรมที่มีความพร้อมใช้งานสูงได้ถูกใช้งานจริงแล้ว

ในอนาคต การผสานรวมผู้ช่วยจัดกำหนดการด้วย AI กับเครื่องมือกระบวนการอัตโนมัติ อาจนำไปสู่ “ข้อเสนอแนะกำหนดการตามบริบท” ที่ลดการแทรกแซงของมนุษย์ และผลักดันการติดตามที่ไร้รอยต่อไปสู่การร่วมมือแบบรุก

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!