ระบบอัตโนมัติสำหรับกระบวนการเบิกค่าใช้จ่าย: ความลับที่ทำให้ธุรกิจประหยัดได้ 460,000 หยวนต่อปี และเพิ่มประสิทธิภาพ 30%

เหตุใดการเบิกค่าใช้จ่ายแบบดั้งเดิมจึงกลายเป็นหลุมดำของการดำเนินธุรกิจ

คุณรู้หรือไม่ว่า ใบเบิกค่าใช้จ่ายในรูปแบบกระดาษแต่ละฉบับต้องใช้เวลาโดยเฉลี่ย 7 ถึง 14 วันในการดำเนินการ และมีอัตราความผิดพลาดสูงถึง 15% — สิ่งนี้ไม่ใช่เพียงภาระงานธุรการเท่านั้น แต่ยังเป็นปัญหาเชิงโครงสร้างที่กัดกร่อนกระแสเงินสดและความไว้วางใจของพนักงานอย่างตรงไปตรงมา ตามการศึกษาของ ACCA ปี 2023 ธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อมสูญเสียศักยภาพการดำเนินงานเทียบเท่ากับ 2.3 เดือนการทำงานต่อปีเนื่องจากความล่าช้าในการเบิกค่าใช้จ่าย เงินทุนถูกแช่แข็ง ความสัมพันธ์กับผู้จัดจำหน่ายตึงเครียด และแม้กระทั่งพลาดส่วนลดในการซื้อสินค้า

มีสามปัญหาหลักที่กำลังทำลายธุรกิจ: เอกสารสูญหาย ทำให้นักบัญชีต้องเสียเวลาโดยเฉลี่ย 9 ชั่วโมงต่อเดือนในการขอเอกสารใหม่; ข้อบกพร่องในการทำงานร่วมกันระหว่างแผนก ทำให้กระบวนการอนุมัติเกิดการติดขัดบ่อยครั้ง; และ การลงบัญชีด้วยตนเอง ทำให้ระยะเวลาปิดงวดบัญชีเพิ่มขึ้น 30% และเพิ่มความเสี่ยงด้านภาษี ปัญหาเหล่านี้ไม่สามารถแก้ไขได้ด้วยแรงงานมนุษย์เพียงอย่างเดียว แต่เป็นข้อบกพร่องในกระบวนการออกแบบโดยพื้นฐาน

เมื่อพนักงานขายต้องจ่ายเงินค่าเดินทางล่วงหน้าแล้วต้องรอสามสัปดาห์กว่าจะได้รับเงินคืน ความพึงพอใจของเขาจะลดลงอย่างแน่นอน หากผู้จัดจำหน่ายหยุดส่งสินค้าเนื่องจากได้รับชำระเงินล่าช้า สายการผลิตอาจเผชิญกับความเสี่ยงหยุดชะงัก ต้นทุนแฝงเหล่านี้จะสะท้อนออกมาในตัวเลขรอบการหมุนเวียนเงินทุนหมุนเวียนบนงบการเงิน ดังนั้น ระบบอัตโนมัติจึงไม่ใช่ทางเลือกในการปรับปรุงอีกต่อไป แต่เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการดำเนินธุรกิจอย่างคล่องตัว

กลไกเทคโนโลยี "ส่งเบิกหนึ่งคลิก" ของ DingTalk ทำงานอย่างไร

ระบบเบิกค่าใช้จ่ายหนึ่งคลิกของ DingTalk ไม่ใช่แค่ฟอร์มดิจิทัลเท่านั้น แต่เป็นระบบที่ผสมผสานการรู้จำ OCR ฟอร์มบนคลาวด์ และเครื่องยนต์เวิร์กโฟลว์เข้าด้วยกัน—ตั้งแต่ถ่ายภาพอัปโหลดใบเสร็จจนถึงขั้นตอนการทำบัญชี ทุกขั้นตอนดำเนินการได้โดยไม่ต้องมีการแทรกแซงของมนุษย์

เทคโนโลยีการดึงข้อมูลใบแจ้งหนี้อัจฉริยะ (OCR) สามารถระบุข้อมูลใบแจ้งหนี้ภาษาจีนและภาษาอังกฤษได้อย่างแม่นยำถึง 98% หมายความว่า คุณไม่จำเป็นต้องป้อนจำนวนเงิน วันที่ หรือรายละเอียดร้านค้าด้วยตนเองอีกต่อไป เพราะระบบได้ดำเนินการให้โดยอัตโนมัติ ลดข้อผิดพลาดจากการป้อนข้อมูลและการตรวจสอบซ้ำได้อย่างมาก

เครื่องยนต์เวิร์กโฟลว์ที่ใช้เมทริกซ์สิทธิ์การเข้าถึงตามบทบาท (RBAC) สามารถเริ่มต้นเส้นทางการอนุมัติโดยอัตโนมัติตามประเภทและจำนวนเงินของค่าใช้จ่าย รับประกันความสอดคล้องตามกฎระเบียบ ขณะเดียวกันก็ลดความจำเป็นในการแทรกแซงของผู้บริหาร เพราะทุกคำขอจะไหลผ่านตามกฎที่กำหนดไว้ล่วงหน้า

API เชื่อมต่อโดยตรงกับซอฟต์แวร์บัญชี เช่น QuickBooks, Xero หมายความว่าข้อมูลจะถูกซิงค์ไปยังสมุดรายวันทั่วไปทันทีที่ได้รับการอนุมัติ กำจัดเวลาที่สูญเปล่าจากการป้อนข้อมูลซ้ำในสองระบบ เพราะทีมการเงินไม่จำเป็นต้องนำเข้าข้อมูลอีกครั้ง บริษัทการค้าข้ามชาติแห่งหนึ่งหลังนำระบบไปใช้ สามารถลดเวลาการส่งใบเบิกจาก 45 นาทีเหลือเพียง 8 นาที และประหยัดเวลาได้มากกว่า 1,200 ชั่วโมงต่อปี—นี่คือการแสดงออกที่ชัดเจนถึงประสิทธิภาพที่ขับเคลื่อนด้วยเทคโนโลยี

ประเมินผลตอบแทนทางธุรกิจที่แท้จริงของระบบอัตโนมัติ

หลังจากนำระบบส่งใบเบิกหนึ่งคลิกของ DingTalk มาใช้ ธุรกิจโดยเฉลี่ยวัดได้ว่าลดเวลาการทำงานทางการเงินลง 30–40% วงจรการเบิกค่าใช้จ่ายลดจาก 7–10 วัน เหลือภายใน 3 วัน และอัตราความผิดพลาดลดลงต่ำกว่า 2% สำหรับบริษัทที่มีพนักงาน 200 คน สามารถประหยัดค่าใช้จ่ายด้านธุรการได้ประมาณ 460,000 ดอลลาร์ฮ่องกงต่อปี (คำนวณจากการประหยัดเวลา 3 ชั่วโมงต่อคนต่อเดือน) ที่สำคัญยิ่งกว่านั้นคือ การปลดปล่อยทรัพยากรบุคคลให้ไปมุ่งเน้นที่การวิเคราะห์ทางการเงินหรือการยกระดับการตรวจสอบภายใน ทำให้แปลง "ศูนย์ต้นทุน" เป็น "เครื่องยนต์เชิงกลยุทธ์" ได้จริง

รายงานของ IDC ปี 2024 ชี้ว่า ผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) ของระบบนี้จะปรากฏภายใน 14 เดือน คุณค่าของมันล้ำลึกกว่าการประหยัดเพียงผิวเผิน: ความโปร่งใสในเรื่องความสอดคล้องตามกฎระเบียบเพิ่มขึ้น ทำให้เวลาเตรียมการตรวจสอบลดลง 50% ความเสี่ยงการทุจริตลดลงเพราะทุกขั้นตอนมีการบันทึกประวัติ; ประสบการณ์ของพนักงานก็ดีขึ้น โดยคะแนน NPS (คะแนนแนะนำสุทธิ) เพิ่มขึ้นโดยเฉลี่ย 21 คะแนน แสดงให้เห็นว่าการเบิกค่าใช้จ่ายไม่ใช่ "สงครามการไล่ทวงหนี้" อีกต่อไป

หัวหน้าฝ่ายการเงินของบริษัทค้าปลีกข้ามชาติรายหนึ่งกล่าวอย่างตรงไปตรงมาว่า "แต่ก่อนปลายเดือนต้องระดมทีมบัญชีทั้งทีมมาลงบัญชี ตอนนี้ระบบรวบรวมใบเสร็จโดยอัตโนมัติ และตรวจสอบตามนโยบายให้ พวกเราสามารถมุ่งเน้นไปที่การคาดการณ์กระแสเงินสดและการปรับลดต้นทุน" นี่คือการเปลี่ยนแปลงเชิงลึกที่เกิดจากระบบอัตโนมัติ

หลักการ 3 ประการในการออกแบบกระบวนการทำงานอนุมัติที่มีประสิทธิภาพสูง

จุดเปลี่ยนที่แท้จริงอยู่ที่การนิยามกระบวนการเบิกค่าใช้จ่ายของ DingTalk ใหม่ ให้กลายเป็น "หอควบคุมการเงินอัจฉริยะ" ไม่ใช่แค่เครื่องมือส่งใบเบิกเท่านั้น หัวใจของกระบวนการทำงานอนุมัติที่มีประสิทธิภาพสูง อยู่บนหลักการออกแบบ 3 ประการ:

• กฎการกำหนดเส้นทางตามเงื่อนไข: ระบบจะส่งคำขอไปยังผู้บริหารที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติตามจำนวนเงินและประเภทค่าใช้จ่าย หมายความว่า คุณไม่จำเป็นต้องตัดสินเองว่าใครควรเป็นผู้เซ็นอนุมัติ เพราะกระบวนการถูกทำให้อัจฉริยะแล้ว ลดต้นทุนด้านการสื่อสาร
• แม่แบบมาตรฐาน: ตั้งค่าล่วงหน้าสำหรับประเภทต่างๆ เช่น "เดินทาง/อาหารและเครื่องดื่ม/การขนส่ง" ทำให้พนักงานใช้เวลากรอกข้อมูลลดลง 60% เพราะการเลือกจากรายการแทนการพิมพ์อิสระ
• การผูกงบประมาณแบบเรียลไทม์: เมื่อมีการส่งใบเบิก วงเงินของแผนกจะถูกหักทันที ผู้จัดการสามารถติดตามสถานะการใช้ทรัพยากรได้ทันที เพราะความเสี่ยงเรื่องการใช้เกินงบประมาณถูกป้องกันไว้ล่วงหน้า

จากผลสำรวจ SME ในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิกปี 2024 บริษัทที่ใช้กลไกนี้ พบว่าเหตุการณ์การใช้เกินงบประมาณลดลง 67% และระยะเวลาการอนุมัติลดลงเหลือเฉลี่ย 1.8 วัน นี่ไม่ใช่แค่ความเร็วเพิ่มขึ้น แต่คือการยกระดับการจัดการความเสี่ยง

ใช้ข้อมูลการเบิกค่าใช้จ่ายขับเคลื่อนการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ขององค์กร

เมื่อข้อมูลการเบิกค่าใช้จ่ายไม่ใช่เพียงการบันทึกย้อนหลังอีกต่อไป แต่กลายเป็นข้อมูลสนับสนุนการตัดสินใจในที่ประชุมผู้บริหาร องค์กรจึงเริ่มควบคุมต้นทุนได้อย่างแท้จริง ข้อมูลค่าใช้จ่ายที่เป็นโครงสร้างจาก DingTalk กำลังกลายเป็น "เครื่องยนต์คาดการณ์" ที่ขับเคลื่อนการปรับปรุงการดำเนินงาน

ตัวอย่างเช่น บริษัทข้ามชาติแห่งหนึ่งพบว่า ค่าใช้จ่ายด้านการเดินทางของแผนกการตลาดเพิ่มขึ้นต่อเนื่อง 18% เป็นเวลา 3 ไตรมาส ผลการวิเคราะห์เพิ่มเติมแสดงว่า 75% ของการเดินทางนี้อยู่ในพื้นที่ที่สามารถประชุมทางไกลได้อยู่แล้ว ผู้บริหารจึงปรับนโยบายการประชุมระยะไกลใหม่ ทำให้การเดินทางที่ไม่จำเป็นลดลง 32% ภายในหนึ่งปี และประหยัดได้มากกว่า 4,700,000 ดอลลาร์ฮ่องกง—นี่ไม่ใช่แค่การลดค่าใช้จ่าย แต่คือการปรับรูปแบบการทำงานด้วยข้อมูล

แบรนด์ค้าปลีกในฮ่องกงแห่งหนึ่ง ใช้บันทึกการเดินทางนอกสำนักงานร่วมกับข้อมูลตำแหน่งและเวลา เพื่อวางแผนเส้นทางการเยี่ยมชมสาขาใหม่ ผลคือระยะทางการเดินทางลดลง 19% ประหยัดเฉพาะค่าน้ำมันได้ปีละ 1,200,000 ดอลลาร์ฮ่องกง ปล่อยคาร์บอนลดลง 14% และผ่านการตรวจสอบ EHS ได้อย่างราบรื่น

ข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้เกิดขึ้นได้เพราะระบบอัตโนมัติสร้างสินทรัพย์ข้อมูลที่มีคุณภาพสูงและสามารถติดตามได้ ข้อมูลเหล่านี้ไม่ใช่แค่หลักฐานอีกต่อไป แต่กลายเป็นทรัพยากรเชิงกลยุทธ์ที่สนับสนุนรายงาน ESG และยืนยันประสิทธิผลของกลยุทธ์ การเบิกค่าใช้จ่าย จึงไม่ใช่จุดจบของฝ่ายการเงินอีกต่อไป แต่คือจุดเริ่มต้นของการดำเนินธุรกิจอย่างชาญฉลาด

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!