ดิงติ้ง OA ปฏิวัติวงการค้าปลีกฮ่องกง พนักงานประหยัดเวลาได้วันละ 47 นาที ประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น 68%

คุณสมบัติหลักของ DingTalk สำหรับระบบ OA ในอุตสาหกรรมค้าปลีกคืออะไร

DingTalk Retail OA Solution Hong Kong เป็นแพลตฟอร์มการทำงานดิจิทัลอเนกประสงค์ที่ออกแบบมาเฉพาะสำหรับสถานการณ์ทางธุรกิจค้าปลีก โดยรวมการสื่อสาร การทำงานร่วมกัน และการจัดการกระบวนการทำงานไว้ในสภาพแวดล้อมที่เน้นการใช้งานผ่านสมาร์ทโฟนเป็นหลัก เพื่อให้สามารถตัดสินใจได้ทันทีและประสานงานระหว่างสาขาต่างๆ ได้อย่างราบรื่น เมื่อเทียบกับระบบ ERP แบบดั้งเดิม ความแตกต่างที่สำคัญที่สุดคือการใช้สถาปัตยกรรมแบบ low-code และขับเคลื่อนผ่านแอปพลิเคชันมือถือ ซึ่งช่วยลดภาระด้าน IT อย่างมากและเพิ่มความยืดหยุ่นในการนำไปใช้งาน

• การจัดตารางกะอัจฉริยะ: สร้างคำแนะนำการจัดสรรกำลังคนโดยอิงจากข้อมูลคาดการณ์ยอดขายและจำนวนผู้เข้าร้าน โดยรายงาน Whitepaper on Enterprise Application of DingTalk ปี 2024 ระบุว่า ฟังก์ชันนี้มีอัตราการใช้งานในธุรกิจค้าปลีกฮ่องกงสูงถึง 68%
• แจ้งเตือนสต็อกทันที: เมื่อสต็อกสินค้าในร้านต่ำกว่าระดับความปลอดภัย ระบบจะส่งการแจ้งเตือนไปยังบัญชี DingTalk ของผู้จัดการโดยอัตโนมัติ ซึ่งมีอัตราการใช้งานครอบคลุมถึง 73%
• การอนุมัติผ่านมือถือ: รองรับกระบวนการต่างๆ เช่น การขอซื้อ การขอทำงานล่วงเวลา หรือการสลับกะ โดยไม่ต้องใช้กระดาษ ทำให้ระยะเวลาการอนุมัติโดยเฉลี่ยลดลง 52%
• แดชบอร์ดติดตามงาน: บริหารจัดการโครงการข้ามแผนก เช่น การตกแต่งโปรโมชัน หรือการซ่อมบำรุงอุปกรณ์ ได้อย่าง直观
• แม่แบบตรวจสอบหลายสาขา: สร้างขั้นตอนการตรวจสอบงานมาตรฐาน (SOP) ได้อย่างรวดเร็วผ่านการปรับแต่งฟอร์ม

เหตุผลสำคัญที่ฟังก์ชันเหล่านี้สามารถนำไปใช้ได้อย่างรวดเร็ว คือการออกแบบแบบโมดูลาร์และการเปิด API ของ DingTalk ที่สามารถเชื่อมต่อกับระบบ POS และแพลตฟอร์มการชำระเงินอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างไร้รอยต่อ โดยไม่จำเป็นต้องใช้เวลานานหลายเดือนเหมือนระบบ ERP แบบดั้งเดิม โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเผชิญกับลักษณะเฉพาะของธุรกิจค้าปลีกในฮ่องกงที่มีอัตราการหมุนเวียนแรงงานสูงและจังหวะการจัดโปรโมชันเปลี่ยนแปลงบ่อย ตัวแก้ไขกระบวนการทำงานแบบลาก-วางทำให้ผู้จัดการร้านสามารถปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงาน OA ได้ด้วยตนเอง ส่งผลให้ความโปร่งใสของข้อมูลเพิ่มขึ้น และเร่งความเร็วในการตอบสนองการดำเนินงานโดยตรง

แรงจูงใจหลักของธุรกิจฮ่องกงในการนำ DingTalk มาใช้

DingTalk Retail OA Solution Hong Kong ได้รับความนิยมอย่างรวดเร็ว เนื่องจากสามารถแก้ไขปัญหาเดิมที่เกิดจากการขาดการสื่อสารและการล่าช้าของข้อมูล ตามรายงานปี 2023 จาก Hong Kong Productivity Council 78% ของธุรกิจค้าปลีกที่เข้าร่วมสำรวจระบุว่า ประสิทธิภาพการสื่อสารระหว่างสาขาเพิ่มขึ้นอย่างชัดเจนหลังจากนำ DingTalk มาใช้ โดย 65% ของผู้ตอบแบบสอบถามให้เครดิตกับกลไกการส่งข้อความทันทีและการแจ้งเตือนงาน

ภายหลังการระบาดของโรคโควิด-19 รูปแบบการทำงานผสม (hybrid work) ยิ่งทำให้ข้อจำกัดของการสื่อสารผ่านอีเมลหรือเอกสารกระดาษเดิมชัดเจนยิ่งขึ้น ผลการทดสอบจริงแสดงให้เห็นว่า การใช้อีเมลจัดการการอนุมัติการเติมสต็อกใช้เวลาเฉลี่ย 4.2 ชั่วโมง ขณะที่การใช้ฟอร์มฝังในกลุ่ม DingTalk พร้อมแท็กผู้จัดการ จะใช้เวลาตอบสนองเฉลี่ยเพียง 28 นาที เท่านั้น ความแตกต่างนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งในช่วงสิ้นไตรมาสหรือสถานการณ์ขาดสต็อกกะทันหัน ซึ่งส่งผลโดยตรงต่อประสบการณ์ของลูกค้าและการแปลงยอดขาย

ฟังก์ชัน "อ่านแล้ว/ยังไม่ได้อ่าน" การแจ้งเตือนฉุกเฉินที่ปรากฏเป็นหน้าต่างบังคับ และการซิงค์ข้อมูลข้ามอุปกรณ์ ทำให้มั่นใจได้ว่าคำสั่งสำคัญ เช่น การปรับราคา หรือการเปลี่ยนแปลงโปรโมชัน จะถูกส่งถึงพนักงานทุกคนทันที ตัวอย่างเช่น แบรนด์เสื้อผ้าเครือข่ายรายหนึ่ง หลังจากนำ DingTalk มาใช้ ระยะเวลาในการสื่อสารนโยบายจากสำนักงานใหญ่ลดลงจากค่าเฉลี่ย 3 วัน เหลือเพียง ภายใน 6 ชั่วโมง ช่วยเสริมความยืดหยุ่นในการดำเนินงานอย่างมาก

การเชื่อมต่อกับระบบ POS เพื่อให้เกิดการทำงานอัตโนมัติ

DingTalk Retail OA Solution Hong Kong สามารถเชื่อมต่อกับระบบ POS หลักๆ เช่น Shopline, Lightspeed ผ่าน API เพื่อกระตุ้นกระบวนการทำงาน OA อัตโนมัติ ทำให้การดำเนินงานค้าปลีกสามารถร่วมมือกันแบบเรียลไทม์ และตัดสินใจโดยอิงจากข้อมูล การผสานระบบเช่นนี้ช่วยขจัดข้อผิดพลาดจากการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง และทำให้การขาย การจัดการสต็อก และการควบคุมดูแลหลังบ้านกลายเป็นวงจรปิด ซึ่งถือเป็นศูนย์กลางสำคัญของการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัล

ตัวอย่างเช่น แบรนด์ b+ab ในเครือ I.T Group หลังจากเชื่อมต่อ DingTalk กับระบบ POS อย่าง Shopline แล้ว ระบบจะตรวจพบเมื่อยอดขายรายสัปดาห์ของร้านใดร้านหนึ่งถึงเกณฑ์ 85% แล้วจะส่ง การแจ้งเตือนเติมสต็อกอัตโนมัติ ไปยังกลุ่ม DingTalk ของผู้จัดการภูมิภาค พร้อมสร้างใบขอซื้อโดยอัตโนมัติ ตามข้อมูลสรุปจากรายงานการดำเนินงานภายในปี 2024 กระบวนการนี้ทำให้เวลาตอบสนองในการเติมสต็อกลดลงเหลือภายใน 4 ชั่วโมง เพิ่มประสิทธิภาพมากกว่า 60% เมื่อเทียบกับค่าเฉลี่ยเดิมที่ 1.5 วัน

การจัดการการคืนสินค้ายังเชื่อมโยงกันได้อย่างราบรื่น: ทุกครั้งที่มีการคืนสินค้าผ่านระบบ POS ข้อมูลจะถูกซิงค์ไปยังลำดับการอนุมัติใน DingTalk ผ่าน Webhook ทันที พร้อมเริ่มกระบวนการตรวจสอบสามขั้นตอน (ผู้จัดการร้าน → ผู้จัดการภูมิภาค → การเงิน) กลไกนี้ได้รับการทดลองใช้ที่เคาน์เตอร์ Fred Perry ในฮ่องกงช่วงปลายปี 2023 สามารถลดอัตราการคืนสินค้าที่ผิดปกติได้ถึง 27% และยังเสริมความสามารถในการติดตามความถูกต้องตามกฎหมาย

• รายการองค์ประกอบทางเทคนิค:
  • API RESTful และการรับรองสิทธิ์ OAuth 2.0 (ดึงข้อมูลจากฝั่ง POS)
  • ตัวเชื่อมต่อเฉพาะของ DingTalk หรือ Webhook ในตัวเพื่อรับเหตุการณ์
  • ทางเลือกแทน Zapier: ใช้ DingGongFang + แพลตฟอร์ม low-code YiDa สำหรับการจัดเรียงกระบวนการทำงานแบบเห็นภาพ

ทุกคืนเวลา 02.00 น. รายงานสรุปการปิดยอดของแต่ละร้านบนระบบ Lightspeed จะถูกส่งผ่านการเข้ารหัส แล้วสคริปต์อัตโนมัติจะจัดเรียงข้อมูลให้กลายเป็น สรุปในรูปแบบแผนภูมิ และส่งไปยังกลุ่ม DingTalk ของผู้ดูแลสำนักงานใหญ่ วิธีนี้แทนที่การรวบรวมข้อมูลด้วยตนเองแบบดั้งเดิม ทำให้ผู้บริหารระดับสูงสามารถรับรู้ KPI ของวันก่อนหน้าได้ก่อนการประชุมเช้า

ผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน

DingTalk Retail OA Solution Hong Kong มีผลกระทบเชิงลึกต่อการทำงานประจำวันของพนักงานระดับปฏิบัติการ ตามข้อมูลการทดสอบภายใน ระบบนี้ช่วยให้พนักงานค้าปลีกประหยัดเวลาบริหารจัดการเอกสารประมาณ 47 นาทีต่อวัน ส่วนใหญ่มาจากกระบวนการดิจิทัลและการสื่อสารแบบทันที โดยเฉพาะในงานที่ทำบ่อย เช่น การจัดตารางกะ การติดตามงาน และการอบรม ซึ่งลดภาระงานเอกสารซ้ำซากอย่างชัดเจน

• ลดการกรอกเอกสารกระดาษ: ฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์แทนที่รายงานรายวันแบบเขียนมือ ทำให้อัตราความผิดพลาดลดลงกว่า 60% และข้อมูลซิงค์ไปยังระบบหลังบ้านภายในไม่กี่วินาที
• ลดระยะเวลาการอนุมัติการลา: เวลาดำเนินการเฉลี่ยลดจาก 1.8 วัน เหลือเพียง 4.2 ชั่วโมง เร่งการตอบสนองด้านการจัดสรรแรงงาน
• รับการแจ้งเตือนการเปลี่ยนกะกะทันหันทันที: ผสานการแจ้งเตือนผ่านแอปและการประกาศทั่วไปจากผู้จัดการร้าน ทำให้แน่ใจว่าพนักงานที่ออฟไลน์ก็ได้รับข้อมูลทันที
• การลงทะเบียนอบรมแบบอิเล็กทรอนิกส์: เมื่อพนักงานใหม่ผ่านการอบรมในตำแหน่งงาน ระบบจะบันทึกข้อมูลโดยอัตโนมัติ ทำให้ประสิทธิภาพการติดตามความถูกต้องตามข้อกำหนดเพิ่มขึ้น 75%
• รายงานการเสร็จสิ้นงานแบบเรียลไทม์: งานต่างๆ เช่น การจัดเรียงสินค้าหรือการตรวจสอบความสะอาด สามารถอัปโหลดรูปภาพและยืนยันได้ทันที ลดต้นทุนการตรวจสอบจากผู้ควบคุม

จากผลสำรวจผู้ใช้งานในอุตสาหกรรมค้าปลีกข้ามภูมิภาคที่เผยแพร่โดย DingTalk ในปี 2024 พนักงานค้าปลีกในฮ่องกงให้คะแนน NPS (Net Promoter Score) แก่ DingTalk ที่ระดับ +68 เมื่อเทียบกับ WeCom ที่ได้เพียง +52 สะท้อนว่าการออกแบบอินเทอร์เฟซของ DingTalk สอดคล้องกับความต้องการการใช้งานอย่างเป็นธรรมชาติของพนักงานภาคสนามมากกว่า โดยเฉพาะในด้านการสลับภาษาและการนำทางฟังก์ชันอย่างรวดเร็ว

แนวโน้มและความท้าทายในอนาคต

DingTalk Retail OA Solution Hong Kong มีแนวโน้มการเติบโตที่สดใส คาดว่าภายในปี 2026 ธุรกิจค้าปลีกขนาดกลางในฮ่องกงมากกว่า 60% จะใช้ DingTalk หรือแพลตฟอร์ม OA อัจฉริยะที่คล้ายคลึงกัน ตามรายงาน SaaS Application ไตรมาสที่ 2 ปี 2024 จาก IDC Asia Pacific อัตราการเติบโตเฉลี่ยต่อปีของตลาดเครื่องมือการทำงานร่วมกันในองค์กรอยู่ที่ 18.7% โดยอัตราการนำระบบไปใช้ในธุรกิจค้าปลีกเติบโตเร็วกว่าค่าเฉลี่ยโดยรวม

แนวโน้มสำคัญแรกคือ AI Assistant สร้างรายงานรายวันอัตโนมัติ โมเดล Tongyi Qianwen ที่ฝังอยู่ใน DingTalk สามารถวิเคราะห์ข้อมูลยอดขาย จำนวนผู้เข้าร้าน และสต็อกสินค้าได้ทันที และส่งสรุปไปยังแดชบอร์ดของผู้จัดการภูมิภาคก่อน 09.00 น. ทุกวัน ช่วยลดงานเอกสารซ้ำซากได้มากกว่า 70%

ประการที่สอง คือการ เชื่อมต่อกับระบบชำระเงินอิเล็กทรอนิกส์เช่น AlipayHK เพื่อให้การปรับยอดทางการเงินเป็นอัตโนมัติ ข้อมูลธุรกรรมจะเชื่อมต่อกับโมดูลการเงินของ DingTalk ผ่าน API และเปรียบเทียบข้อมูลกับระบบ POS และการเข้าบัญชีธนาคารทุกวัน หากมีรายการผิดปกติ ระบบจะทำเครื่องหมายและแจ้งผู้จัดการฝ่ายบัญชีทันที ทำให้ระยะเวลาปิดงวดเดือนลดลงจาก 5 วัน เหลือเพียง 1.5 วัน

ความก้าวหน้าข้อที่สามคือ LBS Check-in ผสานกับการยืนยันตารางกะ พนักงานร้านต้องทำการสแกนใบหน้าเพื่อลงชื่อเข้าทำงานภายในขอบเขตภูมิศาสตร์ที่กำหนด ระบบจะเปรียบเทียบกับตารางกะที่ตั้งไว้ล่วงหน้าโดยอัตโนมัติ หากสายหรือมีการสลับกะ ระบบจะแจ้งเตือนทันที และผู้บริหารสามารถติดตามอัตราการมาทำงานทั่วฮ่องกงผ่านแดชบอร์ด

อย่างไรก็ตาม ยังคงมีความท้าทายสามประการ:

• ข้อมูลท้องถิ่นต้องเป็นไปตาม PDPO Ordinance ข้อมูลลูกค้าและบันทึกพฤติกรรมพนักงานต้องแยกเก็บและกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงอย่างชัดเจน
• พนักงานอายุเกิน 55 ปี คิดเป็นเกือบหนึ่งในสามของแรงงานในธุรกิจค้าปลีก การเรียนรู้การใช้งานอินเทอร์เฟซต้องอาศัยการอบรมภาคปฏิบัติควบคู่ไปด้วย
• บางแบรนด์ใช้ทั้ง Shopify Backend และ WeChat OA พร้อมกัน ทำให้เกิด ข้อมูลกระจัดกระจายในหลายแพลตฟอร์ม จึงจำเป็นต้องมีการผสานระบบยืนยันตัวตนแบบรวมศูนย์ (SSO)

ในอนาคต หาก DingTalk สามารถขยายความร่วมมือกับระบบนิเวศการเงินและโลจิสติกส์ท้องถิ่น เช่น เชื่อมต่อระบบติดตามการจัดส่งของ FedEx HK หรือ HSBC Business e-Banking ได้ ระบบจะก้าวข้ามบทบาทจาก “เครื่องมือสำนักงาน” ไปสู่ “ศูนย์กลางการดำเนินงานค้าปลีก” และอาจกลายเป็นต้นแบบมาตรฐานของธุรกิจค้าปลีกอัจฉริยะในเขต Greater Bay Area ได้

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!