ถ่ายภาพและอัปโหลดด้วย DingTalk: ช่วยประหยัดเวลาให้กับองค์กรเดือนละ 136 ชั่วโมง ข้อผิดพลาดลดลงเกือบเป็นศูนย์

เหตุใดการเบิกค่าใช้จ่ายแบบดั้งเดิมถึงทำให้ประสิทธิภาพองค์กรลดลง

พนักงานแต่ละคนใช้เวลาเฉลี่ยปีละ 15 ชั่วโมงในการเบิกค่าใช้จ่าย — งานนี้ไม่ใช่งานบริหารทั่วไป แต่เป็นการสูญเสียผลิตภาพอย่างเงียบ ๆ โดย 67% ของเวลาดังกล่าวถูกใช้ไปกับการจัดเรียงใบเสร็จและการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง ซึ่งไม่เพียงแต่เปลืองแรงงาน แต่ยังก่อความเสี่ยงด้านความสอดคล้องตามกฎหมาย อ้างอิงจากรายงานของ Deloitte ปี 2024 ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมต่อการเบิกแบบแมนนวลหนึ่งครั้งอยู่ที่ 12 ดอลลาร์สหรัฐฯ สำหรับองค์กรขนาดพันคน หมายความว่าทุกปีต้องจ่ายเพิ่มเกินกว่า 360,000 ดอลลาร์ฮ่องกง

ที่ร้ายแรงกว่านั้นคือ การทำงานซ้ำ ๆ เหล่านี้ทำให้พนักงานหมดหวัง จนบางรายเลิกขอรับสวัสดิการที่ตนควรได้รับ อาการ "ความเมื่อยล้าจากการเบิก" นี้กำลังกัดกร่อนความเชื่อมั่นในระบบสวัสดิการ ปัญหาไม่ได้อยู่ที่พนักงาน แต่อยู่ที่การออกแบบกระบวนการทำงาน ที่มองคนเป็นเพียงเครื่องถ่ายโอนข้อมูล แทนที่จะเป็นผู้สร้างคุณค่า

การถ่ายภาพใบเสร็จหลายฉบับพร้อมกันในแบบฟอร์มการเบิกบน DingTalk หมายความว่าคุณไม่จำเป็นต้องถ่ายภาพซ้ำ ไม่ต้องอัปโหลดใหม่ หรือรอการอนุมัติ เพราะระบบสามารถประมวลผลใบเสร็จหลายฉบับในคราวเดียวและกรอกข้อมูลลงแบบฟอร์มโดยอัตโนมัติ ลดการแทรกแซงของมนุษย์และความล่าช้าได้อย่างมาก

DingTalk ทำให้การป้อนข้อมูลใบเสร็จจำนวนมากเป็นระบบอัตโนมัติได้อย่างไร

ในอดีต พนักงานต้องถ่ายและอัปโหลดใบเสร็จทีละฉบับ คุณภาพภาพที่ไม่คงที่มักก่อให้เกิดข้อผิดพลาดตามมา โดยเจ้าหน้าที่การเงินใช้เวลาระยะกลางเฉลี่ย 3.2 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ในการแก้ไข (รายงานออฟฟิศอัจฉริยะเอเชียแปซิฟิก ปี 2024) การถ่ายภาพใบเสร็จหลายฉบับพร้อมกันในแบบฟอร์มการเบิกบน DingTalk ใช้เทคโนโลยี API ถ่ายภาพต่อเนื่องจากมือถือ ร่วมกับการประมวลผล OCR หลายเฟรมบนเซิร์ฟเวอร์ เพื่อให้เกิดปรากฏการณ์ "ถ่ายต่อเนื่อง ก็ได้ข้อมูลโครงสร้าง"

โมเดลการระบุตำแหน่งใบเสร็จที่ขับเคลื่อนด้วย deep learning สามารถกำหนดพื้นที่ใบเสร็จได้อย่างแม่นยำ แม้ฉากหลังจะยุ่งเหยิงก็ตาม ขณะที่เครื่องมือรวมรูปแบบใบเสร็จจากผู้จำหน่ายต่างรายจะแปลงฟิลด์ข้อมูลจากใบเสร็จหลากหลายรูปแบบให้ตรงกับฟิลด์การเงินมาตรฐาน นอกจากนี้ยังมีระบบชดเชยการสั่นไหวและปรับแสงพื้นหลังในตัว เพื่อรับประกันคุณภาพภาพที่สม่ำเสมอแม้ถ่ายในสภาพแวดล้อมแสงน้อยหรือระหว่างเคลื่อนที่

ผลคือคำขอสนับสนุน IT ลดลงกว่า 60% พนักงานยอมรับเทคโนโลยีมากขึ้น และข้อมูลมีความสอดคล้องตั้งแต่ต้นทาง สร้างฐานข้อมูลที่น่าเชื่อถือสำหรับกระบวนการอนุมัติ — ทุกยอดเงิน อัตราภาษี และวันที่สามารถตรวจสอบย้อนกลับได้ ลดความเสี่ยงด้านความสอดคล้อง

เครื่องยนต์ OCR แยกแยะรูปแบบใบเสร็จจากภูมิภาคต่าง ๆ ได้อย่างไร

การดำเนินงานข้ามประเทศมักเผชิญปัญหาความไม่เป็นระเบียบของรูปแบบใบเสร็จ กลายเป็นคอขวดด้านความสอดคล้องของฝ่ายการเงิน การถ่ายภาพใบเสร็จหลายฉบับพร้อมกันในแบบฟอร์มการเบิกบน DingTalk มีเครื่องยนต์ OCR ที่ออกแบบเฉพาะภูมิภาค โดยพัฒนาโมเดลเฉพาะสำหรับใบเสร็จ VAT จากจีนแผ่นดินใหญ่ ฮ่องกง มาเก๊า และต่างประเทศ ซึ่งมีความแม่นยำสูงถึง 98.4% (รายงานการทดสอบ Alibaba Cloud ปี 2024) โดยไม่จำเป็นต้องบังคับให้ผู้จำหน่ายเปลี่ยนรูปแบบใบเสร็จ

ระบบใช้สถาปัตยกรรมสองชั้น "ประมวลผลขอบ + ตรวจสอบเชิงความหมายบนคลาวด์" คือมือถือจะปรับแนวภาพเอียงและดึงตัวอักษรออกมาตั้งแต่ต้น ส่วนคลาวด์จะเปรียบเทียบข้อมูลเชิงบริบท เช่น ตรวจสอบตรรกะหมายเลขใบเสร็จ ความสอดคล้องของอัตราภาษี และเลขทะเบียนการค้า แบรนด์ค้าปลีกระดับโลกแห่งหนึ่งนำระบบนี้ไปใช้ ทำให้เวลาการประมวลผลการเบิกรายเดือนลดจาก 67 ชั่วโมงเหลือต่ำกว่า 10 ชั่วโมง

• ไม่จำเป็นต้องกำหนดรูปแบบใบเสร็จให้เหมือนกันกับผู้จำหน่าย ระบบบัญชีอัตโนมัติก็ยังทำงานได้อย่างเสถียร
• ข้อกำหนดด้านความสอดคล้องท้องถิ่น (เช่น แบบฟอร์ม BIR ของฮ่องกง หรือใบเสร็จ VAT พิเศษของจีนแผ่นดินใหญ่) ระบบจะรู้จำและจัดเก็บอัตโนมัติ
• ทีมการเงินสามารถโฟกัสที่การตรวจสอบกรณีผิดปกติแทนการป้อนข้อมูลซ้ำ ๆ ทำให้ผลิตภาพแรงงานเพิ่มขึ้นกว่า 3 เท่า

ความก้าวหน้าที่แท้จริงคือ การบริหารการเงินระดับโลกสามารถควบคุมรวมศูนย์ได้ ในขณะที่ยังคงความยืดหยุ่นตามกฎเกณฑ์ท้องถิ่น ลดต้นทุนการดูแลระบบ IT และเพิ่มอำนาจการควบคุมกระแสเงินสดจากสำนักงานใหญ่

ประเมินผลตอบแทนจากการลงทุนทางการเงินจากการถ่ายภาพต่อเนื่อง

เมื่อข้อมูลใบเสร็จสามารถ "เข้าสู่" ระบบได้เองโดย主動 คุณประหยัดไม่ใช่แค่เวลา แต่คือทรัพยากรมนุษย์เชิงกลยุทธ์ ยกตัวอย่างองค์กร 200 คน ที่ต้องจัดการใบเสร็จ 1,200 ฉบับต่อเดือน กระบวนการทำงานแบบเดิมใช้เวลา 170 ชั่วโมง แต่หลังนำการถ่ายภาพใบเสร็จหลายฉบับพร้อมกันในแบบฟอร์มการเบิกบน DingTalk มาใช้ เวลาลดลงเหลือ 34 ชั่วโมงต่อเดือน ช่วยปลดล็อกเวลา 136 ชั่วโมงต่อเดือน หรือเทียบเท่ากับโบนัสผลิตภาพแรงงานปีละ 27,000 ดอลลาร์สหรัฐฯ

อัตราความถูกต้องของข้อมูลตั้งแต่แรกสูงถึง 98.7% (ห้องปฏิบัติการการเงินอัจฉริยะเอเชียแปซิฟิก ปี 2024) ทำให้จำนวนการส่งกลับและทบทวนใหม่ลดจากเดือนละ 3.2 ครั้งเกือบเป็นศูนย์ ประโยชน์ที่ไม่ใช่ด้านการเงินก็สำคัญไม่แพ้กัน: การตรวจสอบภายในเพื่อย้อนรอยค่าใช้จ่ายเดินทางย้อนหลัง 6 เดือน ลดเวลาจาก 3 วันเหลือเพียง 20 นาที เพิ่มความยืดหยุ่นด้านความสอดคล้องและความน่าเชื่อถือในการบริหารจัดการอย่างมาก

บทบาทของฝ่ายการเงินเปลี่ยนจาก "ผู้ป้อนข้อมูล" เป็น "ผู้จัดการข้อมูล" ทำให้สามารถมุ่งเน้นงานเชิงกลยุทธ์ เช่น การคาดการณ์กระแสเงินสดและการปรับปรุงต้นทุน ซึ่งช่วยยกระดับสถานะเชิงกลยุทธ์ของแผนกนี้อย่างแท้จริง

สามขั้นตอนการติดตั้งการถ่ายภาพต่อเนื่องในระบบเดิม

องค์กรสามารถดำเนินการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลด้วย การถ่ายภาพใบเสร็จหลายฉบับพร้อมกันในแบบฟอร์มการเบิกบน DingTalk ได้ภายใน 72 ชั่วโมง ความสำเร็จขึ้นอยู่กับกลยุทธ์ปฏิบัติจริง 3 ขั้นตอน:

1. เปิดใช้งานโมดูลและตั้งค่าสิทธิ์: เปิดใช้งานฟังก์ชัน "อัปโหลดใบเสร็จหลายฉบับ" ในหลังบ้านของ DingTalk และตั้งค่าสิทธิ์การอัปโหลดตามประเภท เช่น เดินทาง ธุรกิจ ตามหน้าที่ของแต่ละแผนก เพื่อป้องกันความเสี่ยงจากการเข้าถึงข้อมูลเกินสิทธิ์
2. ผูกบัญชีทางบัญชีและศูนย์ต้นทุน: เชื่อมโยงรายการเบิกกับบัญชีทางบัญชีอย่างแม่นยำ เช่น ค่าใช้จ่ายกิจกรรมของแผนกการตลาดจะถูกจัดหมวดหมู่อัตโนมัติเป็น "ค่าใช้จ่ายทางการตลาด - งานแสดงสินค้า" เพื่อให้มั่นใจว่ารายงานจะถูกต้องและทันที
3. ทดสอบในโหมดแซนด์บอกซ์และช่วงเปลี่ยนผ่าน: จัดการอบรมจำลองให้พนักงานได้ฝึกถ่ายภาพ รู้จำ และให้ข้อเสนอแนะ โดยในช่วงแรกควรมีการตรวจสอบโดยมนุษย์ร่วมด้วย โดยเฉพาะการยืนยันซ้ำสำหรับยอดเงินผิดปกติหรือใบเสร็จซ้ำ

อ้างอิงจากรายงานการเปลี่ยนผ่านสู่การเงินอัจฉริยะเอเชียแปซิฟิก ปี 2024 องค์กรที่ใช้ "รูปแบบความร่วมมือระหว่างมนุษย์กับเครื่องจักร" มีอัตราการยอมรับจากพนักงานเพิ่มขึ้น 52% และระยะเวลาการแก้ไขข้อผิดพลาดลดลง 68% ผู้ใช้ขั้นสูงยังสามารถใช้ API เปิดเพื่อซิงค์ข้อมูลไปยัง SAP หรือ Oracle NetSuite ได้ ทำให้เกิดระบบอัตโนมัติครบวงจร

นี่ไม่ใช่เพียงการปรับปรุงกระบวนการเบิก แต่เป็นก้าวแรกที่ปฏิบัติได้จริงสู่ระบบการเงินไร้กระดาษ ตอนนี้คือช่วงเวลาที่เหมาะสมที่สุดในการเริ่มต้นเปลี่ยนแปลง

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!