เพิ่มประสิทธิภาพทีมงาน 40% : ดิงติงขจัดปัญหาการสื่อสารในองค์กรอย่างไร

เหตุใดการสื่อสารแบบดั้งเดิมถึงฉุดรั้งการเติบโตขององค์กร

คุณเคยสังเกตไหมว่า ทีมงานของคุณใช้เวลาเกือบสองชั่วโมงต่อวันไปกับการตามอีเมล การค้นหาข้อความในกลุ่ม และการยืนยันผู้รับผิดชอบงานแต่ละขั้นตอน ปัญหานี้ไม่ได้เกิดจากพนักงานขี้เกียจ แต่เป็นผลมาจากข้อบกพร่องเชิงโครงสร้างในการสื่อสาร เครื่องมือที่กระจายตัวทำให้ข้อมูลแตกเป็นเสี่ยงๆ ส่งผลให้การตัดสินใจล่าช้าและเกิดข้อผิดพลาดบ่อยครั้ง ตามรายงานจาก Microsoft ปี 2023 พนักงานด้านข้อมูลโดยเฉลี่ยเสียเวลาถึง 6 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ในการเรียงลำดับบริบทการสื่อสารใหม่ ซึ่งเท่ากับเสียเวลาทำงานเต็มวันไป 15 วันต่อปี

สำหรับผู้บริหาร ความยุ่งเหยิงนี้หมายถึงความเสี่ยงของโครงการที่ควบคุมไม่ได้ ส่วนพนักงานระดับปฏิบัติงาน ก็ต้องเผชิญกับโหมด "ดับไฟ" อย่างต่อเนื่อง เช่น บริษัทผู้จัดจำหน่ายสินค้าปลีกแห่งหนึ่งในฮ่องกง ที่สูญเสียเงินกว่า 120,000 ดอลลาร์ฮ่องกง จากการส่งสินค้าราคาแพงผิดขนาด เนื่องจากการยืนยันทางวาจาผ่าน WhatsApp ไม่ได้ถูกซิงค์กับระบบ จนกระทบต่อชื่อเสียงแบรนด์ แก่นแท้ของปัญหาเหล่านี้ คือการขาดแพลตฟอร์มรวมที่ผสานการสนทนา เอกสาร งาน และการอนุมัติเข้าไว้ด้วยกัน

เมื่อทุกการสื่อสารกลายเป็นเกาะโดดเดี่ยว พนักงานจำเป็นต้องสลับไปมาระหว่าง 5 ถึง 7 ระบบ ทำให้ภาระความจำเพิ่มขึ้นหลายเท่า และโอกาสในการผิดพลาดก็สูงตามไปด้วย การปฏิวัติประสิทธิภาพที่แท้จริง ไม่ได้อยู่ที่การพิมพ์เร็วขึ้น แต่อยู่ที่การลดต้นทุนในการค้นหาและการยืนยัน นี่คือเหตุผลหลักที่องค์กรสมัยใหม่จำเป็นต้องใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกันแบบครบวงจร

ทำไมดิงทัลค์ (DingTalk) จึงมากกว่าแค่แอปแชท

ดิงทัลค์ (DingTalk) รองรับด้วยเทคโนโลยีจาก Alibaba Cloud เป็นระบบที่ออกแบบมาเพื่อการบริหารองค์กร ไม่ใช่แค่โปรแกรมส่งข้อความทันที ความแตกต่างสำคัญอยู่ที่การขับเคลื่อนกระบวนการทำงานอัตโนมัติด้วยโครงสร้างองค์กร ที่ผสานการสื่อสาร การลงเวลาทำงาน การอนุมัติ เก็บไฟล์บนคลาวด์ และการพัฒนาโปรแกรมแบบ low-code เข้าไว้ด้วยกันอย่างไร้รอยต่อ

ตัวอย่างเช่น ฟีเจอร์ติดตามสถานะอ่านแล้ว/ยังไม่อ่าน ช่วยให้มั่นใจว่าคำสั่งถูกส่งถึง 100% ไม่มีการมองข้ามการแจ้งเตือนสำคัญ แปลว่าผู้จัดการไม่ต้องถามซ้ำว่า “เห็นข้อความยัง” อีกต่อไป ประหยัดเวลาติดตามผลเฉลี่ยเดือนละ 3.2 ชั่วโมง อีกกรณีคือ การลงเวลาทำงานด้วยพื้นที่จำกัดทางภูมิศาสตร์ (Geo-fencing โดยใช้ตำแหน่ง GPS) ที่กำหนดให้พนักงานภาคสนามสามารถลงเวลาได้เฉพาะในพื้นที่ที่กำหนด ป้องกันการรายงานชั่วโมงงานเท็จ และเพิ่มการควบคุมหน้างาน

สำหรับฝ่ายทรัพยากรบุคคล กระบวนการเข้า-ออกงานแบบดิจิทัล หมายถึงเอกสารและขั้นตอนการอนุมัติจะถูกลำดับอัตโนมัติ ลดความเสี่ยงจากความผิดพลาดของมนุษย์ และตัดระยะเวลาดำเนินการลงได้ถึง 50% สำหรับผู้บริหาร งานและการแจ้งเตือนที่ตรวจสอบย้อนกลับได้ หมายถึงคำสั่งลงไปถึงมือ และการดำเนินงานสามารถมองเห็นได้ ทำให้การบริหารโปร่งใสอย่างแท้จริง ตามรายงานเอเชียแปซิฟิกปี 2024 องค์กรที่ใช้ดิงทัลค์ มีอัตราผ่านการตรวจสอบความสอดคล้องของกระบวนการเพิ่มขึ้น 37% และประหยัดเวลา 18 ชั่วโมงต่อเดือนจากการติดตามงานด้านธุรการ

ปัจจุบันดิงทัลค์ครองส่วนแบ่งตลาดองค์กรในจีนกว่า 65% และขยายตัวต่อเนื่องไปยังเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ ความสำเร็จของมันไม่ได้อยู่ที่จำนวนฟีเจอร์ แต่อยู่ที่การฝังตรรกะการบริหารไว้ในกระแสการทำงานประจำวัน ทำให้ระบบทำงานอัตโนมัติ แทนที่จะพึ่งการควบคุมด้วยคน

การตั้งค่าบัญชีและการจัดตั้งทีมอย่างรวดเร็ว

ก้าวแรกของการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลขององค์กรมักกำหนดต้นทุนการบริหารและศักยภาพการขยายตัวในอีกสามปีข้างหน้า หลายทีมมักมองข้ามการออกแบบโครงสร้างองค์กรในช่วงเริ่มต้น ส่งผลให้ภายในครึ่งปีต้องมายุ่งกับการจัดระบบใหม่ โดยเสียเวลาเปล่าไปเฉลี่ย17 วันทำงาน (จากรายงานประสิทธิภาพการทำงานระยะไกลเอเชียแปซิฟิก 2024) คุณค่าของดิงทัลค์ คือ “ตั้งค่าให้ถูกต้องตั้งแต่ครั้งแรก แล้วปล่อยให้ระบบทำงานอัตโนมัติในระยะยาว”

หลังจากลงทะเบียนบัญชีองค์กรแล้ว อัปโหลดรายชื่อจาก Excel หรือสร้าง QR Code เพื่อจัดตั้งทีมงาน 100 คน ภายใน 10 นาที — เมื่อเทียบกับระบบ IT แบบดั้งเดิมที่ใช้เวลาเฉลี่ย 3 วันในการเปิดใช้งาน ความคล่องตัวทางธุรกิจเพิ่มขึ้นอย่างมาก นี่ไม่ใช่แค่ความเร็วที่ต่างกัน แต่คือข้อได้เปรียบในการแข่งขัน: ในขณะที่คู่แข่งยังคงส่งอีเมลเชิญ ทีมของคุณก็เริ่มทำงานร่วมกันได้แล้ว

การจัดโครงสร้างแผนกและกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงพร้อมกัน (เช่น ผู้จัดการสามารถดูรายงานรายวันของลูกทีม หรือผู้จัดการโครงการเข้าถึงเฉพาะเอกสารที่เกี่ยวข้อง) หมายความว่า การไหลของข้อมูลแม่นยำและควบคุมได้ ป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลและลดต้นทุนการตรวจสอบในอนาคต การเปิดใช้การยืนยันตัวตนด้วยชื่อจริง + การยืนยันสองขั้นตอน (2FA) ไม่ใช่แค่แนวป้องกันด้านความปลอดภัย แต่ยังเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับองค์กร บริษัทอีคอมเมิร์ซข้ามชาติแห่งหนึ่งในฮ่องกง พบว่าหลังนำระบบมาใช้ ไม่มีเหตุการณ์รั่วไหลของข้อมูลภายในอีกเลย และใช้เวลาน้อยลง 60% ในการเตรียมตัวสอบทาน

การตั้งค่าพื้นฐานเหล่านี้อาจดูเล็กน้อย แต่คือรากฐานของกระบวนการทำงานอัตโนมัติ — เมื่อโครงสร้างองค์กรชัดเจน และสิทธิ์การเข้าถึงชัดเจน งานต่างๆ เช่น การซิงค์ตารางนัดหมาย การมอบหมายงาน และการส่งอนุมัติตามลำดับ จะสามารถเชื่อมโยงกันได้อย่างไร้รอยต่อ ปลดล็อกศักยภาพเพิ่มประสิทธิภาพได้จริงถึง 40%

เพิ่มพลังการปฏิบัติงานด้วยการซิงค์งานและนัดหมาย

งานที่สั่งด้วยวาจามีอัตราการลืมสูงถึง 47% (จากข้อมูลการศึกษา) แต่เมื่อคุณใช้ฟีเจอร์รายการสิ่งที่ต้องทำ + การซิงค์นัดหมาย ของดิงทัลค์ อัตราการสำเร็จงานจะเพิ่มขึ้น 35% — นี่ไม่ใช่แค่การปรับปรุงเครื่องมือ แต่คือการนิยามความขยันขันแข็งใหม่

เพียง 3 ขั้นตอน: กดค้างข้อความในกลุ่ม → “แปลงเป็นงานที่ต้องทำ” → มอบหมายผู้รับผิดชอบ + ตั้งวันครบกำหนดและรอบการซ้ำ ระบบจะซิงค์อัตโนมัติไปยังปฏิทินของทั้งสองฝ่าย กลไกนี้หมายความว่า งานไม่ขึ้นอยู่กับความจำหรือการเตือนด้วยตนเองอีกต่อไป สถาบันการศึกษาแห่งหนึ่งจึงประหยัดเวลาในการประสานงานได้กว่า 100 ชั่วโมงต่อปี และสามารถโฟกัสกับงานสอนได้อย่างเต็มที่

ที่สำคัญกว่านั้นคือ เอนจินการเตือนอัตโนมัติ จะส่งการแจ้งเตือนก่อนถึงกำหนด และสร้างรายงานความคืบหน้าในรูปแบบภาพ ผู้จัดการไม่จำเป็นต้องไล่ถามทีมว่า “ทำถึงไหนแล้ว” — ระบบแสดงจุดติดขัดให้เห็นอย่างชัดเจน ศูนย์กวดวิชาเครือข่ายแห่งหนึ่งหลังนำระบบมาใช้ ความสม่ำเสมอในการอัปเดตหลักสูตรเพิ่มขึ้น 60% และข้อผิดพลาดในการทำงานร่วมกันระหว่างสาขาแทบจะหายไป

กระบวนการนี้ทำให้ประสิทธิภาพของแต่ละบุคคล “มองเห็นได้ ติดตามได้ และบรรลุผลได้” วางรากฐานสำหรับการบริหารโดยอาศัยข้อมูลในขั้นต่อไป

รายงานข้อมูลปลดล็อกศักยภาพการบริหาร

เมื่อประสิทธิภาพทีมหยุดนิ่ง ปัญหาที่แท้จริงมักซ่อนอยู่ใน “หลุมดำของกระบวนการที่มองไม่เห็น” กว่า 60% ของผู้จัดการระดับกลางยอมรับว่าการประเมินผลงานอิงจากสัญชาตญาณมากกว่าข้อมูล (รายงานเอเชียแปซิฟิก 2024) ส่งผลให้ KPI ไม่ยุติธรรม และขัดขวางการพัฒนาบุคลากร โมดูลวิเคราะห์แผงควบคุม (Workbench Analytics) ของดิงทัลค์ คือกุญแจสำคัญในการทำลายวงจรนี้

ผู้บริหารสามารถติดตามกิจกรรมของสมาชิก แนวโน้มการเสร็จงาน และระยะเวลาการอนุมัติได้แบบเรียลไทม์ เช่น ธุรกิจค้าปลีกแห่งหนึ่งพบว่าการขอเบิกเงินใช้เวลารอเฉลี่ย 5 วัน แต่เมื่อวิเคราะห์จากแผนภูมิ พบว่าปัญหาเกิดจากแบบฟอร์มที่มีช่องกรอกมากเกินไป และไม่มีการตรวจสอบอัตโนมัติ หลังปรับปรุงแบบฟอร์ม ระยะเวลาลดลงเหลือ 1.8 วัน และความพึงพอใจของพนักงานเพิ่มขึ้น 37%

ข้อมูลไม่ใช่แค่เส้นกราฟบนแดชบอร์ด แต่คือเข็มทิศในการบริหารบุคลากร: พนักงานที่ส่งงานบ่อยแต่เสร็จงานน้อย อาจต้องการการสนับสนุน ไม่ใช่การลงโทษ; ผู้จัดการที่ขั้นตอนการอนุมัติค้างบ่อย ควรอยู่ในรายชื่ออบรมการมอบอำนาจ แนะนำให้จัดประชุม “ทบทวนข้อมูล” ทุกเดือน เพื่อแปลงข้อมูลจากระบบให้กลายเป็นแผนปฏิบัติจริง

• ติดตามจุดร้อนของการทำงานร่วมกันข้ามแผนก เพื่อระบุภาระแฝง
• เปรียบเทียบผลงานรายบุคคลกับเป้าหมายทีม เพื่อเพิ่มความโปร่งใสให้ KPI
• คาดการณ์จุดตันของแรงงาน วางแผนปรับการจัดสรรล่วงหน้า

การปฏิวัติประสิทธิภาพที่แท้จริง เริ่มต้นเมื่อเปลี่ยน ‘ความรู้สึก’ ให้กลายเป็น ‘หลักฐาน’ เมื่อคุณเริ่มพูดคุยด้วยข้อมูล การเติบโตของทีมจะไม่ใช่การเดาอีกต่อไป แต่เป็นวงจรการปรับปรุงที่พิสูจน์ได้อย่างต่อเนื่อง

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!