กระบวนการอนุมัติอัตโนมัติด้วย DingTalk ช่วยให้ธุรกิจฮ่องกงลดเวลาดำเนินการได้ 72% และคาดการณ์กระแสเงินสดได้แม่นยำถึง 91%

ขั้นตอน 5 ข้อในการสร้างกระบวนการอนุมัติค่าใช้จ่ายอัตโนมัติ

ธุรกิจในฮ่องกงใช้ DingTalk เพื่อสร้างกระบวนการทำงานการอนุมัติค่าใช้จ่ายแบบอัตโนมัติบนแพลตฟอร์ม DingTalk เพื่อให้การบริหารการเงินมีประสิทธิภาพสูงขึ้น ก่อนอื่นให้ออกแบบฟอร์มมาตรฐานในฟีเจอร์ "การกรอกข้อมูลอัจฉริยะ" โดยรวมช่องที่จำเป็น เช่น จำนวนเงิน วันที่ อัปโหลดใบเสร็จ และคำอธิบายวัตถุประสงค์ เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลครบถ้วน จากนั้นตั้งกฎตามเงื่อนไข เช่น กรณีที่จำนวนเงินไม่เกิน 500 ดอลลาร์ฮ่องกง ให้หัวหน้าอนุมัติ หากเกินกว่านี้ระบบจะส่งต่อโดยอัตโนมัติไปยังผู้จัดการแผนกและฝ่ายการเงินเพื่ออนุมัติร่วมกัน ต่อมาใช้ฟีเจอร์ซิงค์โครงสร้างองค์กรเพื่อกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงอย่างแม่นยำ ป้องกันการดำเนินการเกินอำนาจ นอกจากนี้ ระบบยังมีกลไกแจ้งเตือนแบบเรียลไทม์ ส่งคำขออนุมัติไปยังศูนย์ข้อความและแอปพลิเคชันมือถือของผู้เกี่ยวข้อง ทำให้เวลาตอบสนองเฉลี่ยลดลงจาก 3 วันเหลือเพียงภายใน 4 ชั่วโมง สุดท้าย เมื่ออนุมัติเสร็จสิ้น ข้อมูลสามารถซิงค์ทันทีไปยัง QuickBooks หรือระบบ ERP ในประเทศ หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดจากการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง และบรรลุการจัดการแบบวงจรปิดตั้งแต่ต้นจนจบ ตัวอย่างเช่น เบี้ยเลี้ยงเดินทาง เมื่อส่งคำขอแล้ว ระบบจะระบุแผนกและความระดับของจำนวนเงินโดยอัตโนมัติ และดำเนินการตรวจสอบแบบขนาน โดยไม่ต้องส่งต่อด้วยมือ ตามผลสำรวจการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลของ SMEs ในฮ่องกงปี 2024 กระบวนการดังกล่าวช่วยประหยัดเวลาดำเนินการได้เฉลี่ย 72% เมื่อเทียบกับวิธีกระดาษ โดยบางองค์กรมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นถึง 85% และยังสร้างฐานข้อมูลคุณภาพสูงสำหรับการวิเคราะห์ทางการเงินในอนาคต

การเพิ่มประสิทธิภาพการบริหารการเงินด้วยระบบอัตโนมัติ

การเพิ่มประสิทธิภาพด้านการบริหารการเงิน มาจากรูปแบบการอนุมัติที่มีโครงสร้างและสามารถติดตามได้ DingTalk ใช้ความสามารถด้านเวิร์กโฟลว์แบบ low-code และการรู้จำฟอร์มด้วย AI เพื่อช่วยให้ธุรกิจสามารถทำให้กระบวนการขอใช้จ่าย การตรวจสอบใบเสร็จ และการอนุมัติจากหัวหน้าเป็นอัตโนมัติทั้งหมด ตามผลสำรวจการประยุกต์ใช้เทคโนโลยีการเงินในพื้นที่ปี 2023 หลังการนำระบบมาใช้ ธุรกิจประสบผลดีในเชิงปริมาณ 4 ด้าน ได้แก่ ระยะเวลาการอนุมัติสั้นลง 5.8 วัน ปลดปล่อยเวลาทำงานของเจ้าหน้าที่การเงินได้ 120 ชั่วโมงต่อเดือน ลดอัตราข้อผิดพลาดในการเบิกคืนเงิน 76% และลดเหตุการณ์เสี่ยงด้านการปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ประจำปี 14 ครั้ง สำนักงานบัญชี Hongda ลดเวลาการอนุมัติจาก 7.2 วัน เหลือ 1.4 วัน และเพิ่มความแม่นยำในการคาดการณ์กระแสเงินสดเป็น 91% ขณะที่ Shingchen Logistics ลดต้นทุนแรงงานในการจัดการใบเบิกคืนรายเดือนมากกว่า 800 ฉบับ จาก 40% เหลือเพียง 12% และศูนย์การศึกษา Chuangke ลดข้อพิพาทด้านการปฏิบัติตามกฎหมายจากปีละ 9 ครั้ง เหลือ 1 ครั้ง ระบบจะรวบรวมค่าใช้จ่ายที่กระจายอยู่เข้าสู่แดชบอร์ดกลางแบบเรียลไทม์ วิเคราะห์รูปแบบย้อนหลังเพื่อพยากรณ์ความต้องการเงินทุน และตรวจจับพฤติกรรมผิดปกติ (เช่น ใบเสร็จเกินวงเงินหรือซ้ำซ้อน) เพื่อแจ้งเตือนทันที ทุกกิจกรรมมีการบันทึกเวลาและเส้นทางสิทธิ์การใช้งาน ซึ่งสอดคล้องกับข้อกำหนดมาตรา 380 แห่งพระราชบัญญัติบริษัท ว่าด้วยการเก็บรักษาเอกสาร ทำให้แผนกการเงินเปลี่ยนบทบาทจากผู้บันทึกข้อมูลเชิงรับ เป็นผู้ควบคุมเชิงรุก

การผสานรวมเชิงลึกกับซอฟต์แวร์การเงินหลัก

สถาปัตยกรรม API แบบเปิดของ DingTalk ทำให้แพลตฟอร์มนี้กลายเป็นสะพานเชื่อมสำคัญระหว่างกระบวนการทำงานการอนุมัติค่าใช้จ่ายอัตโนมัติบน DingTalk กับระบบบัญชี โดยการเชื่อมต่อกับแพลตฟอร์มอย่าง QuickBooks, Xero และ SAP Business One ช่วยทำลายกำแพงข้อมูล และแปลงผลการอนุมัติเป็นใบรับรองบัญชีโดยอัตโนมัติ ข้อมูลที่ซิงค์หลักรวม 3 ประเภท ได้แก่ หนึ่ง บันทึกการอนุมัติที่มีประวัติการตรวจสอบหลายชั้น ซึ่งสามารถสร้างสมมุติฐานบัญชีอัตโนมัติได้ สอง ภาพใบเสร็จและข้อมูลที่จัดโครงสร้างแล้วจากเทคโนโลยี OCR ซึ่งส่งตรงไปยัง Xero เพื่อจับคู่บิล สาม ข้อมูลศูนย์ต้นทุนที่จัดกลุ่มตามแผนก สาขา หรือรหัสโครงการ เพื่อเสริมการควบคุมงบประมาณ ตัวอย่างเช่น แบรนด์ค้าปลีกชื่อดังรายหนึ่ง แต่เดิมมีค่าใช้จ่ายรายวันจากสาขามากกว่า 1,200 รายการ ต้องใช้เจ้าหน้าที่การเงิน 3 คนคอยป้อนข้อมูล ปัจจุบันหัวหน้าสาขาสามารถส่งคำขอผ่านแอปพร้อมแนบรูปใบเสร็จ ระบบจะจัดหมวดหมู่ให้ตรงกับหมวดบัญชีโดยอัตโนมัติ และส่งต่อไปยัง QuickBooks Online เพื่อสร้างบิลรอชำระ ระยะเวลาการอนุมัติและการลงบัญชีลดลงจาก 48 ชั่วโมง เหลือไม่ถึง 15 นาที และมีความแม่นยำถึง 99.2% วงจรปิดนี้ไม่เพียงเร่งกระบวนการทำงานเท่านั้น แต่ยังสร้างเส้นทางการตรวจสอบที่เชื่อถือได้สำหรับการยื่นภาษี — ทุก deductible expense มีโซ่การอนุมัติและเอกสารต้นฉบับแนบมาครบ สนับสนุนข้อกำหนดของ IRD ด้าน "ความแท้จริง" และ "สาระทางธุรกิจ"

หลักประกัน 5 ประการเพื่อความสอดคล้องตามกฎหมายภาษีฮ่องกง

การมั่นใจว่าการบริหารการเงิน สอดคล้องตามกฎหมายคือพื้นฐานสำคัญของการนำระบบอัตโนมัติมาใช้ ตามบทที่ 14 ของกฎหมายภาษีฉบับแก้ไขปี 2024 บันทึกบัญชีอิเล็กทรอนิกส์ต้องมีความสมบูรณ์ อ่านได้ และมีกลไกป้องกันการปลอมแปลง DingTalk ออกแบบ 5 ประการเพื่อตอบโจทย์ข้อกำหนดของกรมสรรพากรฮ่องกง (IRD): หนึ่ง รองรับการอัปโหลดใบเสร็จและใบแจ้งหนี้ในรูปแบบเก็บถาวร เช่น PDF/A และ XML พร้อมแนบเวลาบันทึก เพื่อให้สอดคล้องกับมาตรฐานการอ่านระยะยาว สอง บันทึกทุกการส่ง แก้ไข และอนุมัติไว้ในระบบบันทึกแบบบล็อกเชน ทุกการเปลี่ยนแปลงจะทิ้งร่องรอยที่ไม่สามารถแก้ไขได้ สาม มีลำดับการอนุมัติหลายชั้น (พนักงาน → หัวหน้า → การเงิน → นักบัญชี) ร่วมกับการควบคุมสิทธิ์ตามบทบาท (RBAC) เพื่อป้องกันความขัดแย้งทางผลประโยชน์ สี่ ระบบผ่านการรับรอง ISO/IEC 27001 และรองรับการจัดเก็บข้อมูลในประเทศ ปกป้องข้อมูลอ่อนไหว เช่น เงินเดือนพนักงานและหมายเลขบัญชีธนาคาร ให้สอดคล้องกับพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล ห้า สามารถส่งออกรายการ "ชุดข้อมูลการอนุมัติค่าใช้จ่ายเพื่อความสอดคล้อง" พร้อมลายเซ็นดิจิทัลได้ด้วยคลิกเดียว ซึ่งรวมเอกสารต้นฉบับ สายการอนุมัติ และการจัดหมวดหมู่บัญชี เพื่อให้นักตรวจสอบสามารถตรวจสอบได้ทันที เมื่อผสานรวมกับ Xero หรือ BusyWorks ผ่าน API องค์ประกอบเหล่านี้จะซิงค์อัตโนมัติเข้าสู่สมุดบัญชีใหญ่ ลดความผิดพลาดจากมนุษย์อย่างมาก และวางรากฐานการปฏิบัติตามกฎเกณฑ์แบบอัตโนมัติ

ตัวชี้วัด 6 ประการสำหรับ SMEs ในการประเมินการนำระบบมาใช้

SMEs ในฮ่องกงควรนำกระบวนการทำงานการอนุมัติค่าใช้จ่ายอัตโนมัติบน DingTalk มาใช้หรือไม่? ควรประเมินจากปัญหาจริงและกลยุทธ์การเติบโต ก่อนอื่น ดูว่าจำนวนใบเบิกคืนต่อเดือนเกิน 50 ใบหรือไม่ หากการดำเนินการด้วยมือทำให้อัตราข้อผิดพลาดเพิ่มขึ้น การทำให้อัตโนมัติก็จะช่วยลดภาระได้อย่างชัดเจน ประการที่สอง ธุรกิจที่ต้องทำงานร่วมกันระหว่างแผนกบ่อยๆ (เช่น การเบิกคืนร่วมกันระหว่างการตลาดและฝ่ายขาย) จะได้ประโยชน์จากฟีเจอร์การสื่อสารแบบเรียลไทม์และการเชื่อมโยงกระบวนการทำงานของ DingTalk ประการที่สาม หากกระบวนการปัจจุบันใช้เวลานานเกิน 3 วัน ผลสำรวจแสดงว่าเกือบ 40% ของการขอจะต้องตามผลเพิ่มเติมอีกครั้ง กลไกเตือนอัตโนมัติจะช่วยปรับปรุงได้อย่างมีประสิทธิภาพ ประการที่สี่ แม้ทรัพยากร IT จะจำกัด DingTalk มีเทมเพลตแบบไม่ต้องเขียนโค้ด ทีมขนาดไม่ถึง 10 คนสามารถใช้งานกระบวนการพื้นฐานได้โดยไม่ต้องมีวิศวกร ประการที่ห้า หากผู้บริหารระดับสูงสนับสนุนการตัดสินใจด้วยข้อมูล รายงานการวิเคราะห์ค่าใช้จ่ายจากระบบจะช่วยให้เข้าใจแนวโน้มต้นทุนของแต่ละแผนก ประการที่หก ธุรกิจที่วางแผนขยายตัวในอีก 3 ปีข้างหน้าควรเตรียมโครงสร้างที่สามารถขยายได้ล่วงหน้า เพื่อหลีกเลี่ยงการย้ายระบบซ้ำสอง สำหรับทีมไม่ถึง 10 คน แนะนำให้ "เริ่มเบาๆ": ทดลองใช้ฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์และอนุมัติออนไลน์ภายใน 6 สัปดาห์ ส่วนองค์กรขนาด 100 คนขึ้นไปควรใช้แนวทาง "นำเข้าทีละโมดูล" โดยเน้นค่าใช้จ่ายในการเดินทางและค่าใช้จ่ายทั่วไปในไตรมาสแรก และผสานรวมกับ ERP พร้อมการสื่อสารการเปลี่ยนแปลงในไตรมาสถัดไป เมื่อมีการเปิดตัว AI Audit Assistant ในปี 2024 คาดว่าภายในปี 2026 กว่า 60% ของ SMEs ในฮ่องกงจะใช้ระบบอนุมัติอัจฉริยะ ผู้ที่เริ่มต้นก่อนจะมีข้อได้เปรียบชัดเจนด้านความเร็วในการตอบสนองด้านการเงินและความยืดหยุ่นในการปฏิบัติตามกฎหมาย

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!