คู่มือปฏิบัติการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลกับ DingTalk ความลับที่ทำให้ธุรกิจสตาร์ทอัพฮ่องกงเพิ่มประสิทธิภาพได้ถึง 37%

ดิงถงคืออะไรและบทบาทในบริษัทสตาร์ทอัพ

面对高流动、快节奏的香港创业环境，ดิงถง (DingTalk) ในฐานะแพลตฟอร์มความร่วมมืออัจฉริยะและการจัดการดิจิทัลภายใต้ Alibaba Cloud ได้ก้าวข้ามบทบาทของเครื่องมือสื่อสารแบบดั้งเดิมไปแล้ว โดยกลายเป็นหัวใจหลักที่ช่วยให้บริษัทเริ่มต้นสามารถดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ มันไม่เพียงรองรับการสื่อสารแบบเรียลไทม์เท่านั้น แต่ยังมาพร้อมฟังก์ชันการจัดการองค์กร อัตโนมัติกระบวนการ และการแสดงผลข้อมูลอย่างชัดเจน ซึ่งมอบโครงสร้างพื้นฐานดิจิทัลระดับองค์กรให้กับทีมสตาร์ทอัพที่มีทรัพยากรจำกัด

• การสื่อสารทันที：รองรับข้อความ เสียง การสนทนาแบบกลุ่ม และระบบแจ้งการอ่านแล้ว เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลจะถูกซิงค์กันอย่างสมบูรณ์ เหมาะอย่างยิ่งสำหรับทีมระยะไกลที่สมาชิกกระจายอยู่ระหว่างฮ่องกงกับเซินเจิ้นในการตัดสินใจอย่างรวดเร็ว
• การเช็คอินอัจฉริยะ：ใช้ตำแหน่ง GPS และ Wi-Fi ในการลงเวลาทำงานโดยอัตโนมัติ สร้างรายงานการเข้าทำงานโดยอัตโนมัติ แก้ปัญหาการบันทึกชั่วโมงการทำงานที่คลุมเครือของพนักงานข้ามพรมแดน พร้อมปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านกฎหมายแรงงานของฮ่องกง
• การอนุมัติเอกสารอิเล็กทรอนิกส์：กำหนดขั้นตอนการลา การเบิกเงิน เป็นต้น ได้เอง เพื่อลดการส่งเอกสารกระดาษ来回 ตามรายงานการเปลี่ยนผ่านดิจิทัล SME ประจำปี 2023 ของภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก วงจรการอนุมัติภายในสามารถลดลงได้มากกว่า 60%
• กระดานบริหารโครงการ：รวมรายการสิ่งที่ต้องทำและแผนภูมิแกนต์ไว้ด้วยกัน ทำให้ทีมพัฒนาผลิตภัณฑ์สามารถติดตามความคืบหน้าของเป้าหมายสำคัญได้แบบเรียลไทม์ เพิ่มความโปร่งใสในการทำงานร่วมกันข้ามแผนก
• การทำงานร่วมกันกับไฟล์บนคลาวด์：ผสานรวมกับที่เก็บข้อมูลของ Alibaba Cloud รองรับการแก้ไขหลายคนพร้อมกัน บันทึกเวอร์ชันโดยอัตโนมัติ ป้องกันการสูญหายของความรู้เนื่องจากไฟล์สูญหาย

ในสถานการณ์การใช้งานจริง สตาร์ทอัพอีคอมเมิร์ซข้ามพรมแดนในท้องถิ่น ใช้ดิงถงในการจัดการทีมฮ่องกงและทีมคลังสินค้าในเซินเจิ้นอย่างเป็นระบบ ผ่านรูปแบบ "กลุ่ม + การอนุมัติ + การเช็คอิน" เพื่อให้ทั้งสองฝ่ายทำงานร่วมกันได้อย่างไร้รอยต่อ ทีมเทคโนโลยีการเงินระยะไกล ใช้ตารางนัดหมายและการจัดการภารกิจแทนการประชุมติดตามผลแบบเดิม เพื่อลดต้นทุนการสื่อสาร ส่วน แพลตฟอร์มการศึกษาสตาร์ทอัพใหม่ ใช้กระดานโครงการติดตามความคืบหน้าของการเปิดตัวหลักสูตร เพื่อให้มั่นใจว่าเนื้อหา เทคโนโลยี และการตลาดจะก้าวหน้าไปพร้อมกัน กรณีเหล่านี้แสดงให้เห็นว่าดิงถงไม่ใช่แค่เครื่องมือสื่อสาร แต่ยังเป็นรากฐานดิจิทัลสำคัญในการสร้างกระบวนการทำงานมาตรฐาน

การตั้งค่าโครงสร้างพื้นฐานดิงถงสำหรับสตาร์ทอัพในฮ่องกง

การติดตั้งดิงถงสำหรับบริษัทสตาร์ทอัพในฮ่องกง งานแรกคือ การซิงค์โครงสร้างองค์กร นำโครงสร้างแผนก หน้าที่ความรับผิดชอบ และการควบคุมสิทธิ์ของบริษัทจริงมาแมปไว้บนแพลตฟอร์มอย่างแม่นยำ เพื่อวางรากฐานการกำกับดูแลดิจิทัล ขั้นตอนนี้มีผลโดยตรงต่อประสิทธิภาพการทำงานร่วมกันและความปลอดภัยของข้อมูลในขั้นต่อไป

1. ลงทะเบียนและยืนยันตัวตน：ใช้อีเมลโดเมนของบริษัทในการสมัครบัญชีองค์กรดิงถง และส่งใบรับรองการจดทะเบียนธุรกิจเพื่อยืนยันตัวตนอย่างเป็นทางการ เพื่อรับระดับความปลอดภัยระดับองค์กรและคำรับรองด้านชื่อเสียงของแบรนด์
2. นำเข้าข้อมูลพนักงาน：รองรับการอัปโหลดจำนวนมากผ่าน CSV หรือเชื่อมต่อ API กับระบบ HR เพื่อซิงค์ชื่อ ตำแหน่ง และแผนกที่สังกัด แนะนำให้เปิดใช้งานโหมด "รอการยืนยันการเข้าร่วม" เพื่อป้องกันการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต
3. ตั้งค่าบทบาทผู้ดูแลระบบ：แต่งตั้งผู้ดูแลระบบอย่างน้อยสองคนในบทบาท ผู้ดูแลระบบสูงสุด และแบ่งย่อยเป็น "ผู้ดูแลระบบแผนก" กับ "ผู้ดูแลระบบแอปพลิเคชัน" เพื่อแยกอำนาจหน้าที่และยึดหลักการสิทธิ์ต่ำสุด
4. เปิดใช้งานนโยบายความปลอดภัย：บังคับใช้การยืนยันตัวตนสองชั้น (2FA) การผูกกับอุปกรณ์เฉพาะ และจำกัดพื้นที่การเข้าสู่ระบบ เพื่อปฏิบัติตามข้อกำหนดของ พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPO) ของฮ่องกงในเรื่องการควบคุมการเข้าถึงข้อมูล

ตามแนวทางการใช้บริการคลาวด์ปี 2024 จากสำนักงานผู้เชี่ยวชาญด้านความเป็นส่วนตัวส่วนบุคคลแห่งฮ่องกง องค์กรต้องมั่นใจว่าตำแหน่งการจัดเก็บข้อมูลบนแพลตฟอร์มภายนอกมีความชัดเจนและตรวจสอบได้ แนะนำให้เปิดใช้งานตัวเลือก "การจัดเก็บข้อมูลในประเทศ" ของดิงถง และตั้งค่าระยะเวลาเก็บบันทึกการดำเนินงานไว้ไม่น้อยกว่า 180 วัน เพื่อตอบสนองความต้องการในการตรวจสอบตามกฎระเบียบ โครงสร้างที่มั่นคงนี้จะเชื่อมต่ออย่างไร้รอยต่อกับการติดตั้งอัตโนมัติกระบวนการในขั้นต่อไป

ใช้ดิงถงในการทำกระบวนการอนุมัติและอัตโนมัติโดยไม่ใช้กระดาษ

"การอัตโนมัติกระบวนการ" หมายถึง รูปแบบการทำงานที่ลดการส่งต่อโดยมนุษย์และการดำเนินการซ้ำ ๆ โดยใช้แม่แบบที่ตั้งไว้ล่วงหน้าและลำดับงานดิจิทัล สำหรับบริษัทสตาร์ทอัพในฮ่องกง ฟังก์ชันการอนุมัติอิเล็กทรอนิกส์ของดิงถงสามารถเปลี่ยนกระบวนการประจำวัน เช่น การลา การเบิกเงิน การขอซื้อ จากรูปแบบกระดาษมาเป็นการดำเนินการทันที ลดความล่าช้าในการสื่อสารและความเสี่ยงในการสูญหายของข้อมูลอย่างมาก เมื่อเทียบกับกระบวนการอนุมัติแบบดั้งเดิมที่ใช้เวลาเฉลี่ย 3 วัน การดำเนินการผ่านดิงถงสามารถลดเหลือ ภายใน 4 ชั่วโมง ตามรายงานการเปลี่ยนผ่านดิจิทัล SME ปี 2023 ของภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก ประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้นนี้ช่วยให้ความเร็วในการตัดสินใจด้านการดำเนินงานเร็วขึ้นถึง 47%

• การขอลา：ตั้งค่าเมนูแบบเลื่อนลงสำหรับ "ประเภทวันลา" (เช่น ลาพักร้อน ลาป่วย) กรอก "วันที่เริ่ม-สิ้นสุด" และ "ชื่อผู้แทน" เองได้ และระบบจะส่งแจ้งเตือนอัตโนมัติไปยังหัวหน้าสายงานและบัญชีฝ่ายบุคคล
• การเบิกค่าใช้จ่าย：หลังอัปโหลดภาพใบเสร็จ ระบบจะตรวจจับจำนวนเงินและกรอกลงใน "รายการเบิก" และ "ศูนย์ต้นทุน" จากนั้นเมื่อฝ่ายการเงินยืนยันแล้ว จะส่งต่อไปยังซอฟต์แวร์บัญชีโดยอัตโนมัติ
• การขอซื้อ：กำหนดฟิลด์เอง เช่น "ชื่อผู้จัดจำหน่าย" "รหัสงบประมาณ" "ระดับความเร่งด่วน" หากเกิน 5,000 ดอลลาร์ฮ่องกง ระบบจะเพิ่มขั้นตอนการตรวจสอบโดย CFO อัตโนมัติ

หัวใจสำคัญของการออกแบบขั้นสูงคือ ตรรกะเงื่อนไขสาขา และ ลำดับการอนุมัติหลายชั้น ตัวอย่างเช่น หากใบเบิกเกี่ยวข้องกับการชำระเงินข้ามพรมแดน สามารถตั้งค่าให้เปลี่ยนเส้นทางไปยังแผนกกำกับดูแล หรือเมื่อผู้จัดการโครงการส่งคำขอซื้อจำนวนมาก ระบบจะแทรกขั้นตอนการประเมินทางเทคนิคโดยอัตโนมัติ กฎเหล่านี้ไม่จำเป็นต้องเขียนโค้ด เพียงแค่ลากวางใน ตัวออกแบบกระบวนการอัจฉริยะ ของดิงถงก็สามารถทำได้ นอกจากนี้ ทุกกระบวนการรองรับการติดตามแบบเรียลไทม์ผ่านมือถือ ทำให้ทีมระยะไกลไม่ตกขบวน

ผสานรวมเครื่องมือภายนอกเพื่อยกระดับประสิทธิภาพการทำงานร่วมกัน

"การผสานรวมแอปพลิเคชันภายนอก" หมายถึง การเชื่อมต่อดิงถงเข้ากับระบบภายนอกเฉพาะทาง เช่น Google Workspace, Trello, Zapier, QuickBooks และ DocuSign อย่างไร้รอยต่อ เพื่อให้ทำงานผ่านแดชบอร์ดเดียว แก้ปัญหาเครื่องมือกระจัดกระจายที่พบบ่อยในบริษัทสตาร์ทอัพ หลังจากการทำให้กระบวนการอนุมัติไม่ใช้กระดาษแล้ว การเชื่อมโยงข้อมูลข้ามแพลตฟอร์มจะปลดปล่อยศักยภาพของระบบอัตโนมัติอย่างแท้จริง

• Google Workspace：ซิงค์ปฏิทิน อีเมล และไดรฟ์คลาวด์เข้ากับดิงถง การเชิญประชุมจะส่งแจ้งเตือนโดยอัตโนมัติ การแก้ไขไฟล์จะอัปเดตแบบเรียลไทม์ ลดช่องว่างในการสื่อสาร
• Trello：ฝังกระดานโครงการเข้ากับกลุ่มดิงถง การเปลี่ยนแปลงของภารกิจจะกระตุ้นการแจ้งเตือนในแชทโดยตรง ทำให้สมาชิกทีมติดตามความคืบหน้าได้พร้อมกัน
• Zapier：ใช้การเชื่อมต่ออัตโนมัติแบบไม่ต้องเขียนโค้ดเพื่อเชื่อมดิงถงกับแอปพลิเคชันกว่า 1,000 ตัว เช่น เมื่อมีการส่งแบบฟอร์มลูกค้ารายใหม่ ระบบจะสร้างบันทึกใน CRM โดยอัตโนมัติและแจ้งหัวหน้าฝ่ายขาย
• QuickBooks：เชื่อมโยงข้อมูลบัญชีกับกระบวนการอนุมัติในดิงถง หลังการอนุมัติใบเบิก ระบบจะสร้างรายการบัญชีโดยอัตโนมัติ ลดรอบระยะเวลาปิดงวดบัญชีรายเดือน
• DocuSign：ส่งคำขอลงนามสัญญาได้โดยตรงจากดิงถง เมื่อการลงนามเสร็จสิ้น PDF จะถูกจัดเก็บอัตโนมัติใน Alibaba Cloud หรือ Google Drive พร้อมการติดตามเพื่อความโปร่งใสตามกฎระเบียบ

วิธีติดตั้งมีสองเส้นทาง ส่วนใหญ่สามารถค้นหาชื่อใน ตลาดแอปพลิเคชันดิงถง แล้วคลิก "เพิ่ม" และทำตามคำแนะนำในการอนุญาตบัญชีได้เลย หากต้องการปรับแต่งขั้นสูง (เช่น ระบบที่พัฒนาภายใน) สามารถใช้ API เปิดของดิงถง ให้ทีมเทคนิคตั้งค่า Webhook และการยืนยันตัวตน OAuth 2.0 ได้ แนะนำให้ใช้โซลูชันจากตลาดแอปพลิเคชันก่อนในระยะเริ่มต้น เพื่อลดอุปสรรคด้านเทคนิค

ตัวชี้วัดสำคัญในการประเมินผลการเปลี่ยนผ่านดิจิทัล

ตัวชี้วัดผลการเปลี่ยนผ่านดิจิทัล (KPI) เป็นมาตรฐานเชิงปริมาณหลักในการวัดความสำเร็จของการใช้ดิงถง โดยเฉพาะสำหรับบริษัทสตาร์ทอัพในฮ่องกงที่มีทรัพยากรจำกัด จำเป็นต้องใช้ข้อมูลในการตัดสินใจ เมื่อผสานรวมเครื่องมือภายนอกเสร็จแล้ว องค์กรควรจัดตั้งกรอบการประเมินผลที่สามารถติดตามได้ทันที เพื่อหลีกเลี่ยงภาวะ "มีระบบแต่ไม่มีผลลัพธ์"

• อัตราการเข้าสู่ระบบของพนักงาน：สะท้อนระดับการใช้งานของแพลตฟอร์ม เป้าหมายควรมีบัญชีที่ใช้งานจริงมากกว่า 90% หากต่ำกว่า 70% แสดงว่าอาจมีอุปสรรคในการส่งเสริมหรือประสบการณ์การใช้งาน
• ระยะเวลาดำเนินการโดยเฉลี่ย：เปรียบเทียบเวลาดำเนินการโดยเฉลี่ยก่อนและหลังใช้ระบบอนุมัติอัตโนมัติของดิงถง เช่น การขอซื้อลดจาก 3 วันเหลือ 8 ชั่วโมง ประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นกว่า 60%
• ประสิทธิภาพการจัดตารางประชุม：นับอัตราส่วนการจัดประชุมผ่านปฏิทินดิงถงที่สามารถประสานเวลาโดยอัตโนมัติ แทนการแลกเปลี่ยนอีเมลแบบเดิม เป้าหมายคือประหยัดเวลาอย่างน้อย 15 ชั่วโมงต่อเดือน
• จำนวนการแชร์ไฟล์：ติดตามความถี่ของการทำงานร่วมกันกับไฟล์บนคลาวด์ หากเพิ่มขึ้น 200% ภายในสามเดือน แสดงว่ารูปแบบการทำงานร่วมกันของทีมกำลังก่อตัวขึ้น
• สัดส่วนการใช้งานแอปพลิเคชันมือถือ：หากการเข้าสู่ระบบผ่านมือถือเกิน 65% แสดงว่าวัฒนธรรมการทำงานระยะไกลและการทำงานแบบยืดหยุ่นได้ฝังรากลึกแล้ว

แนะนำให้ใช้ แดชบอร์ดวิเคราะห์ข้อมูลในตัว ของดิงถง เพื่อสร้างรายงานภาพแบบรายเดือน และเชื่อมต่อกับข้อมูลการดำเนินงานภายนอกผ่าน Google Data Studio ตามตัวอย่างของสตาร์ทอัพในท้องถิ่น การคำนวณเบื้องต้นพบว่า หลังจากใช้ดิงถงสามเดือน อีคอมเมิร์ซข้ามพรมแดนแห่งหนึ่งสามารถยกระดับประสิทธิภาพโดยรวมได้ 37% ด้วยการปรับปรุงกระบวนการผ่านตัวชี้วัดทั้งห้าข้อนี้ เพราะกระบวนการที่สั้นลงช่วยปลดปล่อยแรงงาน ประสิทธิภาพการประชุมที่สูงขึ้นเพิ่มเวลาในการจดจ่อ และการซิงค์ไฟล์แบบเรียลไทม์ลดต้นทุนจากความผิดพลาด ในอนาคตสามารถเชื่อมโยง KPI เข้ากับระบบ OKR เพื่อผลักดันการเปลี่ยนผ่านดิจิทัลจาก "ระดับเครื่องมือ" ไปสู่ "ระดับกลยุทธ์"

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!