เครื่องมือลับสู่การทำงานทางไกลและการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลในฮ่องกง: กระบวนการอนุมัติของ DingTalk

กระบวนการอนุมัติของ DingTalk คืออะไร

ยังคงกรอกแบบฟอร์มกระดาษและวิ่งไปตามแผนกเพื่อขอประทับตราอยู่หรือเปล่า? หัวหน้าถามคุณในห้องพักน้ำว่า "ใบสมัครนั่นอยู่ที่ไหน?" ได้เวลาตื่นแล้ว ในปี 2024 นี้ ได้เวลาให้กระบวนการอนุมัติของ DingTalk มาช่วยชีวิตคุณที่กำลังจะจมอยู่ใต้กองเอกสารแล้ว! นี่ไม่ใช่แค่แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ธรรมดา แต่เป็น "วิธีการอนุมัติอัจฉริยะ" ที่สามารถเดินไปเอง ประทับตราเอง และยังเตือนหัวหน้าให้อนุมัติโดยอัตโนมัติ อีกด้วย ไม่ว่าจะเป็นการลา การเบิกค่าใช้จ่าย หรือการสั่งซื้อ เพียงแค่แตะไม่กี่ครั้งบนมือถือหรือคอมพิวเตอร์ ขั้นตอนจะถูกส่งต่อไปยังผู้ที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ คุณจะไม่ต้องกังวลอีกต่อไปว่าผู้บริหารจะหายไปตอนไปต่างประเทศ หรือเอกสารจะติดค้างอยู่กับใคร

คุณสามารถปรับแต่งเส้นทางการอนุมัติตามความต้องการของบริษัท เช่น หากการเบิกค่าใช้จ่ายเกิน 5,000 ดอลลาร์ สистемจะเพิ่มขั้นตอนการอนุมัติจากผู้จัดการฝ่ายการเงินโดยอัตโนมัติ หรือเมื่อมีการขออนุมัติออกนอกสถานที่ ระบบจะแจ้งไปยังแผนกธุรการเพื่อจัดรถให้ทันที ที่เจ๋งกว่านั้นคือ ระบบยังสามารถเชื่อมต่อกับปฏิทิน การลงเวลาทำงาน หรือแม้แต่ระบบธนาคารได้ ทำให้เป็นไปตามแนวคิด "เอกสารเดียว จบครบวงจร" เมื่ออนุมัติเสร็จสิ้น เอกสารจะถูกจัดเก็บโดยอัตโนมัติ ต้องการค้นหารายการเก่า? แค่เสิร์ชไม่กี่วินาที ก็สามารถหาใบสั่งซื้อของขวัญวันไหว้พระจันทร์เมื่อสามปีก่อนได้แล้ว

ที่สำคัญที่สุด ทุกการดำเนินการสามารถทำได้ผ่านแอป DingTalk คุณสามารถอนุมัติเอกสารได้แม้จะนอนอยู่บนโซฟา การทำงานอัตโนมัติแทนการวิ่งตามทวงด้วยตนเอง ทำให้อัตราความผิดพลาดลดลงอย่างมาก และประสิทธิภาพพุ่งสูงขึ้น — นี่ไม่ใช่แค่เทคโนโลยี แต่เป็น "การโจมตีแบบลดมิติ" สำหรับสำนักงาน

สถานการณ์การทำงานทางไกลในฮ่องกง

1. ใครว่าคนฮ่องกงต้อง "ไปบริษัทถึงจะทำงานได้"? พอเกิดการระบาด ทุกคนถึงได้รู้ว่า แท้จริงแล้ว คุณสามารถอนุมัติเอกสาร ประชุม หรือแม้แต่ส่งรายงานที่หัวหน้าเรียก "ต้องการเดี๋ยวนี้" ได้ ขณะที่คุณนั่งอยู่ที่บ้าน สวมรองเท้าแตะ จิบชาไข่มุกอยู่ การทำงานทางไกลจึงเปลี่ยนจาก "ทางเลือกชั่วคราว" มาเป็นรูปแบบปกติ แต่ปัญหาก็ตามมาทันที — เอกสารกระจายไปทั่ว กระบวนการอนุมัติช้า หัวหน้าหายไปหนึ่งชั่วโมงก็ยังไม่ได้เซ็นเอกสารสักฉบับ… นี่คือ "โศกนาฏกรรมสำนักงาน" ในยุคดิจิทัล
2. ที่แย่กว่านั้น บางบริษัทยังใช้ WhatsApp ส่งแบบฟอร์มขออนุมัติ ทำให้เจ้าหน้าที่ธุรการต้องคอยตามคน ค้นหาประวัติ และตรวจสอบเวอร์ชันเอกสาร จนแทบจะหมดแรง ทั้งพนักงานบ่นกันทั่วไป บอกว่า "ทำงานที่บ้าน" กลายเป็น "ทำงานล่วงเวลาที่บ้าน" ขณะที่องค์กรก็เริ่มกังวลเรื่องประสิทธิภาพที่ลดลงและการควบคุมที่หลวม สถานการณ์อึดอัดเช่นนี้ สะท้อนให้เห็นช่องว่างระหว่างกระบวนการทำงานแบบดั้งเดิมกับรูปแบบการทำงานสมัยใหม่
3. แต่โชคดีที่กระบวนการอนุมัติของ DingTalk เหมือน "หน่วยรบพิเศษดิจิทัล" ที่โผล่เข้ามาแก้ปัญหาในสงครามครั้งนี้ ไม่ว่าคุณจะอยู่ในสำนักงานที่คอสมอเวน หรืออยู่ที่บ้านในถุ่นเหมิ่น แค่เริ่มกระบวนการอนุมัติ ระบบจะติดตาม เตือน และจัดเก็บเอกสารโดยอัตโนมัติ คุณจะไม่ต้องพึ่งความสัมพันธ์ส่วนตัวเพื่อเร่งให้เซ็นอีกต่อไป ที่สำคัญกว่านั้น ประวัติทั้งหมดมองเห็นได้ชัดเจน หัวหน้าไม่ต้องกลัวว่าจะลืมอนุมัติ พนักงานไม่ต้องรับผิดแทน และผู้บริหารสามารถวิเคราะห์จุดติดขัดของกระบวนการได้ทันที — นี่คือการ "ทำงานทางไกล แต่ไม่ห่างกัน" และ "ดิจิทัลคือจุดหมายปลายทาง"

ความสำคัญของการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัล

ยังมีใครใช้ปากกาและกระดาษเขียนใบลาอยู่อีกไหม? อย่าบอกนะว่าเครื่องพิมพ์ของบริษัทคุณ "หยุดงานอีกแล้ว"! การเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลไม่ใช่สิทธิพิเศษของบริษัทเทคโนโลยีเท่านั้น แต่เป็น "ประกันชีวิต" ของทุกองค์กร ในฮ่องกง เมืองที่มีจังหวะชีวิตเร็วกว่ารถไฟความเร็วสูง การยึดติดกับกระบวนการทำงานเก่าๆ ก็เหมือนกับใส่สูทไปวิ่งมาราธอน — ทำให้คุณเหนื่อยเปล่า และยังตามคนอื่นไม่ทันอีกด้วย การเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลไม่ใช่แค่การสแกนเอกสารแล้วอัปโหลด แต่คือการตั้งคำถามใหม่ว่า "ทำไมเราต้องรอให้หัวหน้าเซ็นชื่อในห้องพักน้ำก่อนจะซื้อดินสอ一支ได้?"

การเปลี่ยนแปลงที่แท้จริง คือการทำให้กระบวนการสามารถเดินไปเองได้ ลองจินตนาการ: พนักงานส่งคำขอ ระบบส่งต่อไปยังหัวหน้าที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ เมื่ออนุมัติแล้ว ระบบจะเชื่อมโยงกับแผนกการเงินและบุคคลโดยอัตโนมัติ ไม่ต้องถามอีกเลยว่า "คุณเห็นอีเมลของฉันหรือยัง?" นี่คือข้อได้เปรียบในการแข่งขัน — ในขณะที่คนอื่นยังวิ่งตามหาลายเซ็น คุณก็ส่งของออกไปแล้ว ต้นทุนล่ะ? ลดการใช้กระดาษ เวลา และข้อผิดพลาด แม้แต่คาร์บอนฟุตพรินท์ของสำนักงานก็ยังลดลงอย่างเห็นได้ชัด

แล้วประสบการณ์ของล่ะ? เมื่อกระบวนการภายในเร็วขึ้น การตอบสนองต่อลูกค้าก็เร็วขึ้นตามไปด้วย ลูกค้าต้องการใบเสนอราคา ไม่ต้องรอสามวันอีกต่อไป เพราะกระบวนการอนุมัติของคุณผ่านฉลุยใน DingTalk แล้ว ปัจจัยสำคัญคือ ความโปร่งใส การทำงานอัตโนมัติ และการติดตามได้ กระบวนการอนุมัติของ DingTalk ไม่ใช่แค่เครื่องมือ แต่เป็น "จุดเริ่มต้น" ของการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัล — เปลี่ยนโลกของเอกสารที่ยุ่งเหยิง ให้กลายเป็นเส้นทางดิจิทัลที่ชัดเจน ทำให้องค์กรพัฒนาจาก "แค่ทำงานได้" ไปสู่ "ทำงานได้เร็ว"

วิธีใช้กระบวนการอนุมัติของ DingTalk เพื่อขับเคลื่อนการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัล

ใครบอกว่ากระบวนการอนุมัติต้องยืดยาวเหมือนพระสวดมนต์? ในดินแดนธุรกิจที่มีจังหวะชีวิตเร็วอย่างฮ่องกง กระบวนการอนุมัติของ DingTalk กำลังปลุกปฏิวัติ "อย่างเงียบๆ" อย่าปล่อยให้เอกสารกระดาษลอยอยู่ในกล่องจดหมาย หรือให้หัวหน้า "อ่านแล้วไม่ตอบ" จนทำให้ทั้งแผนกติดขัด ผ่าน DingTalk องค์กรสามารถสร้างแม่แบบการอนุมัติอัจฉริยะ ได้เอง ไม่ว่าจะเป็นการลา การเบิก หรือการสั่งซื้อ ทุกอย่างสามารถเริ่มต้นด้วยคลิกเดียว ส่งต่อโดยอัตโนมัติ และติดตามสถานะได้ทันที ที่ยอดเยี่ยมกว่านั้น สถานะการอนุมัติจะมองเห็นได้เหมือนการติดตามคำสั่งซื้ออาหาร ใครเป็นคนติดขัด ใครล่าช้า มองเห็นได้ชัดเจน แม้แต่หัวหน้าก็ไม่สามารถแกล้งไม่รู้ได้อีกต่อไป

การเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลไม่ใช่แค่ซื้อซอฟต์แวร์มาใช้แล้วจบ แต่ต้องผสานระบบนิเวศ เข้าด้วยกัน DingTalk สามารถเชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์บัญชี ระบบ HR หรือแม้แต่แพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างไร้รอยต่อ ทำให้ข้อมูลไหลเวียนได้อัตโนมัติ ไม่ต้อง "ย้ายอิฐข้ามระบบ" อีกต่อไป ในเวลาเดียวกัน องค์กรอย่าลืมจัด "คลาสเล็กๆ ของ DingTalk" ให้พนักงาน — ไม่ใช่การอบรมแบบเคร่งเครียด แต่ใช้วิธีการแบบเกมเพื่อสอนวิธีการขออนุมัติการเดินทางในสามวินาที บริษัทโลจิสติกส์แห่งหนึ่งในฮ่องกง หลังจากนำ DingTalk มาใช้ ระยะเวลาการอนุมัติลดลงจากเฉลี่ย 3 วัน เหลือเพียง 4 ชั่วโมง พนักงานพูดกันเล่นๆ ว่า "ตอนนี้การขอลาพักกลางวันยังเร็วกว่าการสั่งอาหารอีก!"

การเปลี่ยนแปลงที่แท้จริง คือการทำให้เทคโนโลยีเชื่อฟังมนุษย์ ไม่ใช่ให้มนุษย์วิ่งตามกระบวนการ

แนวโน้มในอนาคต: ทิศทางการพัฒนาของกระบวนการอนุมัติของ DingTalk

กระบวนการอนุมัติของ DingTalk ในอนาคต จะเหมือนกับหนังไซไฟที่หลุดออกมาจากละครซีรีส์ไต้หวัน — ไม่ใช่แค่ตรวจสอบใบลา แต่อาจช่วยคาดการณ์ได้ว่าเดือนหน้าใครจะลาออก หรือใครกำลังทำงานแบบผ่านๆ ไป เมื่อเทคโนโลยี AI และข้อมูลขนาดใหญ่พัฒนาขึ้น ระบบอนุมัติของ DingTalk กำลังค่อยๆ พัฒนาตนเองให้กลายเป็น "ผู้ช่วยธุรการที่สามารถคิดได้"

ลองจินตนาการว่า เมื่อคุณส่งคำขอเดินทาง ระบบไม่เพียงเปรียบเทียบงบประมาณ แต่ยังแนะนำโรงแรมที่ถูกที่สุดและสะดวกสบายที่สุดตามเส้นทางของคุณ แถมยังเตือนอีกว่า "หัวหน้าเพิ่งไปพักที่โรงแรมนี้เมื่อสัปดาห์ก่อน คุณแน่ใจหรือว่าจะพักที่เดียวกัน? จะดูบังเอิญเกินไปไหม?"

ที่เจ๋งกว่านั้น กระบวนการอนุมัติในอนาคตจะมีฟังก์ชัน "การอนุมัติเชิงคาดการณ์" พนักงานยังไม่ได้ขอลา แต่ระบบกลับพิจารณาจากความคืบหน้าของโครงการและการจัดสรรกำลังคน แล้วเสนอแนะว่า "คุณหลี่ คุณทำงานล่วงเวลาติดต่อกันสามสัปดาห์แล้ว ระบบจะจัดให้คุณหยุดสามวันตามสิทธิ์วันลาพักร้อนโดยอัตโนมัติ หยุดพัก ห้ามปฏิเสธ!" นี่ไม่ใช่ความอบอุ่น แต่คือ "ความโหดเหี้ยมที่อบอุ่นจากเทคโนโลยี"

สำหรับองค์กร หมายถึงความยืดหยุ่นและการปรับตัวที่สูงขึ้น เพียงตลาดเปลี่ยน ตรรกะการอนุมัติก็สามารถปรับเปลี่ยนได้ทันที ไม่ต้องจัดประชุมสิบครั้งเพื่อเปลี่ยนกระบวนการทำงาน ส่วนพนักงาน? สุดท้ายก็ไม่ต้องกราบขอให้หัวหน้าเซ็นอีกต่อไป แต่ให้ระบบช่วย "ขี้เกียจอย่างมีเหตุผล"

จะเรียกสิ่งนี้ว่าการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลหรือ "การอัปเกรดเพื่อความเป็นมนุษย์" ก็ได้ — ใช้เทคโนโลยี ดึงคนออกจากนรกของงานเอกสาร

DomTech เป็นผู้ให้บริการอย่างเป็นทางการของ DingTalk ในฮ่องกง ให้บริการโซลูชัน DingTalk แก่ลูกค้าทั่วไป หากคุณต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้งานแพลตฟอร์ม DingTalk สามารถติดต่อฝ่ายบริการลูกค้าออนไลน์ของเราได้โดยตรง หรือโทรติดต่อเราที่ (852)4443-3144 หรือส่งอีเมลมาที่ This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. เรามีทีมพัฒนาและดูแลระบบคุณภาพ มีประสบการณ์ด้านบริการตลาดที่หลากหลาย และสามารถให้บริการและโซลูชัน DingTalk ที่มืออาชีพแก่คุณได้!