การเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลของบริษัทฮ่องกงด้วย DingTalk: ขั้นตอนและวิธีการอย่างละเอียด

รู้จักติงติง: เพื่อนคู่ใจในการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัล

พูดถึงการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัล อย่าคิดว่าแค่สแกนเอกสารกระดาษเป็นไฟล์ PDF ก็เรียกว่าอัปเกรดแล้ว! การเปลี่ยนแปลงที่แท้จริง คือการทำให้บริษัท "ฉลาดขึ้น" และ ติงติง (DingTalk) คืออาวุธลับที่จะช่วยให้บริษัทของคุณกลายจาก "แบบเดิมๆ" เป็น "แบรนด์ไฮเทคสุดเท่" มันไม่ใช่แค่เครื่องมือแชทธรรมดา แต่เป็นแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันระดับองค์กรที่ Alibaba Group สร้างขึ้นมาอย่างพิถีพิถัน เรียกได้ว่าเป็น "ทีมฮีโร่แห่งสำนักงาน" เลยก็ว่าได้

ลองนึกภาพดูว่า แต่ก่อนต้องรอคนครบถ้วนถึงจะประชุมได้ ตอนนี้เปิดติงติง แค่คลิกเดียวก็เริ่มประชุมผ่านวิดีโอได้ทันที แม้เพื่อนร่วมงานที่อยู่บ้านทำมาม่าอยู่ก็สามารถโผล่หน้ามาตรงเวลาได้ ส่วนการตามหาไฟล์ที่เคยเหมือนตามล่าขุมทรัพย์ ตอนนี้ทุกเอกสารแชร์ได้ในคลิกเดียว และตั้งสิทธิ์การเข้าถึงได้ หมดกังวลว่าป้าทำความสะอาดจะลบรายงานประจำปีของหัวหน้าโดยไม่ตั้งใจ ยังไม่หมดแค่นั้น ฟีเจอร์จัดการงานยังเจ๋งมาก — ใครต้องรับผิดชอบอะไร เมื่อไหร่ต้องเสร็จ ทุกอย่างชัดเจน ไม่ต้องวิ่งไล่ถามเพื่อนร่วมงานอีกต่อไปว่า “PPT นั่นเสร็จยัง?”

นอกจากนี้ ติงติงยังปลอดภัยระดับสูงจนวางใจได้ ข้อความถูกเข้ารหัสในการส่ง แน่นหนาขนาดกว่ากุญแจล็อกประตูบ้านคุณอีก ไม่ว่าจะทำงานร่วมกันระหว่างแผนก หรือทำงานจากที่บ้าน ก็ทำให้ทีมทำงานได้อย่างลื่นไหลราวกับชาไข่มุกสไตล์ฮ่องกงที่ไหลลงแก้วอย่างไร้รอยต่อ นี่ไม่ใช่แค่เครื่องมือ แต่คือเครื่องยนต์ขับเคลื่อนการเติบโตขององค์กร เป็นทางด่วนที่เตรียมพร้อมไว้สำหรับแผนใหญ่ของการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัล

ก่อนจะก้าวเข้าสู่โลกของติงติงอย่างจริงจัง อย่าเพิ่งรีบกด "สมัครสมาชิก" แล้วพุ่งตัวเข้าไป เพราะนั่นก็เหมือนกับใส่รองเท้าแตะไปวิ่งมาราธอน — ดูเหมือนสบาย แต่สุดท้ายต้องล้มกลางทางแน่นอน การเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลไม่ใช่การแสดงสดแบบพลิ้วไหว แต่เป็นละครเวทีที่ต้องวางแผนอย่างละเอียดยิบ ยิ่งเตรียมหลังฉากดีเท่าไหร่ บนเวทีก็ยิ่งไม่เกิดเหตุผิดพลาดซ้ำแล้วซ้ำเล่า

ประเมินโครงสร้างพื้นฐานไอทีที่มีอยู่ คือก้าวแรกและมักถูกละเลยที่สุด ซึ่งก็เหมือนการตรวจสุขภาพ ความเร็วเน็ตของคุณพอรองรับการประชุมวิดีโอพร้อมกันสิบคนไหม? โน้ตบุ๊กเก่าๆ จะสามารถรันแอปติงติงได้อย่างลื่นไหลหรือไม่? อย่าปล่อยให้เซิร์ฟเวอร์อายุสิบปีกลายเป็นเรื่องตลกของทั้งบริษัท

จัดทำแผนการเปลี่ยนผ่าน ก็เหมือนกับการวาดแผนที่ หากไม่มีแผนที่ ทีมสำรวจก็มักจะจบลงด้วยการ "หายสาบสูญ" คุณต้องกำหนดให้ชัดเจนว่า จะให้แผนกต่างๆ เริ่มใช้งานภายในสามเดือนไหม? จะทำให้สำนักงานไร้กระดาษภายในหกเดือนไหม? ทรัพยากร งบประมาณ และการสนับสนุนจากผู้บริหาร ทุกอย่างขาดไม่ได้

เมื่อ ฝึกอบรมพนักงาน อย่าคิดว่าแจกคู่มือการใช้งานไปก็จบ ปฏิกิริยาแรกของพนักงานหลายคนเมื่อเจอซอฟต์แวร์ใหม่คือ "ฉันไม่ใช่แผนกไอทีนะ!" ดังนั้นการอบรมควรสนุก มีสาระ และควรมีรางวัล เช่น ใครเรียนรู้ฟีเจอร์เช็คอินได้เร็วที่สุด จะได้กินชาไข่มุกฟรี!

อย่าลืม จัดตั้งทีมสนับสนุน ทีมนี้คือ "ทีมกู้ภัยติงติง" ของบริษัทคุณ คอยจัดการกับปัญหาเล็กๆ น้อยๆ เช่น "ทำไมฉันไม่ได้รับการแจ้งเตือน?" หรือ "ไฟล์ของฉันหายไปไหน?" ถ้ามีทีมนี้อยู่ การเปลี่ยนผ่านจะราบรื่นและเต็มไปด้วยรอยยิ้ม

เมื่อผ่านขั้นตอน "ยืดเส้นยืดสายดิจิทัล" ทั้งหมดแล้ว ตอนนี้ถึงเวลาเข้าสู่เวทีจริง ๆ แล้ว — พร้อมหรือยังที่จะให้ทั้งบริษัทขึ้นแสดงบนเวทีดิจิทัลของติงติง? อย่าเพิ่งรีบพิมพ์ในกลุ่มว่า "สวัสดีตอนเช้าครับ/ค่ะ" ขอให้ใจเย็นก่อน เราต้องวางรากฐานให้แข็งแรงก่อน มิฉะนั้นต่อไปข้อความจะลอยว่อนไปทั่ว แล้วคุณอาจหาไม่เจอว่าแผนกตัวเองอยู่ในกลุ่มไหน นั่นคงอึดอัดน่าดู

ขั้นแรก การสมัครบัญชี อย่าใช้อีเมล Hotmail เก่า ๆ ของหัวหน้ามาสมัครเฉย ๆ ควรใช้อีเมลทางการของบริษัทในการลงทะเบียนบัญชีผู้ดูแลหลัก เพื่อให้ดูเป็นมืออาชีพ ไม่ใช่กลุ่มชั่วคราว จากนั้นเริ่มเชิญสมาชิก — อย่าลืมเชิญทั้งพนักงานธุรการอย่างคุณหมี นักบัญชีอย่างคุณแคว้ง และดีไซน์เนอร์ David ผู้ไม่เคยเปิดข้อความ แล้วแบ่งสิทธิ์การใช้งานตามบทบาท ไม่งั้นเดี๋ยวจะไม่รู้ว่าใครมีสิทธิอนุมัติใบลา

ต่อมาคือไฮไลต์: การตั้งโครงสร้างองค์กร แม้ไม่ใช่เกมจำลองธุรกิจ แต่แนวคิดก็คล้ายกัน — จัดวางแผนกและตำแหน่งให้ชัดเจน เพื่อให้ระบบเข้าใจว่าใครอยู่ใต้บังคับบัญชาใคร ข้อความจึงส่งถึงคนถูกต้อง นอกจากนี้ ให้เปิดใช้งานการสื่อสารทันที แชร์ไฟล์ผ่านคลาวด์ดิสก์ และตั้งระบบจองห้องประชุม เพื่อให้การสื่อสารไม่ต้องพึ่งกระดาษโน้ตหรือวิ่งตามคนถึงมุมกาแฟ

เมื่อทำทุกอย่างเสร็จ สภาพแวดล้อมติงติงของคุณจะเหมือนสำนักงานใหม่ที่ตกแต่งเสร็จเรียบร้อย สะอาดตา ขาดแค่พนักงานเข้ามาทำงานเท่านั้น

ยินดีด้วย! คุณได้สร้างสภาพแวดล้อมการทำงานพื้นฐานบนติงติงสำเร็จแล้ว ต่อไปถึงเวลา "เปิดไม้เด็ด" แล้ว! อย่าให้ติงติงกลายเป็นแค่เครื่องมือเช็คอินหรือพูดคุย เพราะข้างในซ่อนจักรวาลแห่ง "ประสิทธิภาพ" รอให้คุณค้นพบ

เริ่มจากโครงการจัดการงาน — ฟีเจอร์ "ผู้ช่วยจัดการงาน" ในติงติงคือตัวปราบปรามอาการลีลานัก procrastinator โดยคุณสามารถแบ่งโปรเจกต์ออกเป็นงานย่อย ๆ มอบหมายให้เพื่อนร่วมงานแต่ละคน ตั้งกำหนดส่ง และติดตามความคืบหน้าแบบเรียลไทม์ ที่เจ๋งกว่านั้นคือ การพูดคุยและเอกสารทั้งหมดสามารถติดไว้ใต้งานนั้นได้เลย ไม่ต้องเลื่อนหาข้อมูลในกลุ่มสิบหน้าอีกต่อไป!

การทำงานอัจฉริยะก็เหมาะกับคนขี้เกียจ (ในทางที่ดี) อีกเช่นกัน เช่น การลงเวลาทำงานอัตโนมัติ การเช็คอินด้วยเสียง การกรอกฟอร์มอัจฉริยะ แม้แต่การเบิกค่าใช้จ่ายก็อัปโหลดใบเสร็จแล้วระบุจำนวนเงินได้ทันที ประหยัดเวลาไปดื่มชาไข่มุกไม่ดีกว่าเหรอ?

การวิเคราะห์ข้อมูลก็ไม่ใช่เรื่องเฉพาะแผนกไอทีอีกต่อไป ผ่านแดชบอร์ดของติงติง คุณสามารถดูระดับความกระตือรือร้นของทีม อัตราการดำเนินงานสำเร็จ หรือแม้แต่อัตราการติดตามลูกค้าจนปิดการขาย มอง一眼ก็รู้ทันทีว่าขั้นตอนไหนติดขัด

สุดท้าย อย่าลืมการเชื่อมต่อกับแอปภายนอก ไม่ว่าจะเป็น ERP, CRM หรือซอฟต์แวร์บัญชี ล้วนสามารถผสานเข้ากับติงติงได้ทั้งสิ้น เพื่อสร้าง "ศูนย์ควบคุมสำนักงานดิจิทัล" ที่เป็นของคุณเอง นี่ไม่ใช่แค่การอัปเกรด แต่คือการก้าวกระโดด!

เมื่อบริษัทของคุณใช้ติงติงจัดการโครงการ เช็คอินอัตโนมัติ วิเคราะห์ข้อมูล และผสานเครื่องมือภายนอกได้อย่างคล่องแคล่วแล้ว อย่าเพิ่งดีใจเกินไป — การเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลไม่ใช่การวิ่งสปรินต์ 100 เมตร แต่คือการวิ่งมาราธอน! ถึงแม้ตอนนี้คุณจะนำหน้า แต่ถ้าหยุดพักหายใจ วันหนึ่งก็ต้องโดนแซง

อยากคงความเป็นผู้นำไว้ ต้องทำการ "ตรวจสุขภาพ" เป็นประจำ ทุกไตรมาสหรือทุกครึ่งปี ควรประเมินการใช้งานติงติง ดูว่าฟีเจอร์ใดถูกละเลย กระบวนการใดติดขัด เหมือนหมอฉายรังสีเอ็กซ์เรย์เพื่อหาจุดอุดตันที่ซ่อนอยู่ บางทีทีมขายอาจไม่ได้ใช้รายการงาน หรือแผนกธุรการอาจถูกแจ้งเตือนจนหัวหมุน ถึงเวลาต้องปรับกลยุทธ์แล้ว อย่าให้เครื่องมือมาครอบงำคน แต่ให้คนเป็นผู้ควบคุมเครื่องมือ

ต่อมา การสร้างช่องทางรับฟังความคิดเห็นจากพนักงานสำคัญมาก ตั้ง "กล่องบ่นติงติง" ขึ้นมา 鼓励ให้พนักงานแสดงความคิดเห็น ทั้งข้อร้องเรียนและไอเดียสร้างสรรค์ เพราะคนที่ใช้งานจริงย่อมมีสิทธิ์พูดมากที่สุด ในขณะเดียวกัน การอบรมต้องดำเนินต่อไป เพราะฟีเจอร์ใหม่ๆ อัปเดตทุกเดือน วันนี้คุณอาจใช้แค่เช็คอิน แต่วันหน้าอาจใช้สรุปการประชุมด้วย AI ถ้าไม่เรียนรู้ ก็จะถอยหลัง

สุดท้าย สนับสนุนการประยุกต์ใช้ในรูปแบบใหม่ ๆ ลองใช้บอทในติงติงเตือนหัวหน้าให้ตอบอีเมล หรือสร้างคลังความรู้ภายในเพื่อให้พนักงานใหม่ปรับตัวได้ทันที แทนที่จะรอให้คนอื่นสอน การเป็น "ผู้เชี่ยวชาญติงติง" ด้วยตัวเองจะทำให้แรงผลักดันในการเปลี่ยนแปลงไม่หยุดยั้ง!

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!