Làm việc bùng nổ cùng DingTalk: Khiến hiệu suất bay cao

Bạn nghĩ DingTalk chỉ là một "hệ thống giám sát để chấm công"? Ha, vậy thì bạn sai lầm rồi, giống như bật mic im lặng trong cuộc họp rồi quên nói chuyện vậy! DingTalk thực chất là một ninja văn phòng ẩn chứa siêu năng lực, đặc biệt là chế độ "chur bạo làm việc" – nghe thì có vẻ như đang rao hàng ở chợ đêm, nhưng thực tế lại chính là vũ khí bí mật giúp hiệu suất tăng vọt lên tận ngoài không gian.

"Chur bạo" là gì? Đơn giản là coi từng việc cần làm như những con quái nhỏ, rồi nhanh chóng tiêu diệt từng con một. Tính năng quản lý nhiệm vụ của DingTalk cho phép bạn chia nhỏ công việc thành các nhiệm vụ mini, kết hợp với đếm ngược, tích vào ô khi hoàn thành và tự động đồng bộ vào lịch, cứ như thể có một trợ lý nhỏ không lương nhưng cực kỳ chăm chỉ luôn thúc giục phía sau lưng: "Sếp ơi, cái này chưa làm xong nè~".

Điều còn đỉnh hơn nữa là bạn có thể nhét toàn bộ tài liệu, tin nhắn trò chuyện, kết quả biểu quyết vào cùng một trang nhiệm vụ, chẳng còn phải điên cuồng chuyển đổi giữa năm cái tab như đang chơi phiên bản văn phòng của trò roulette Nga. Khi hoàn thành, chỉ cần một cú nhấn để lưu trữ, cảm giác thành tựu dâng trào, sướng hơn cả ăn hết một tô mì thịt kho.

Mẹo nhỏ đây: hãy đặt ra các "nhiệm vụ nhỏ" và dùng chức năng báo cáo tiến độ bằng giọng nói, đồng đội nhìn vào sẽ biết ngay bạn không hề đang lười biếng, mà là đang "chur bạo" với tốc độ cao. Ngay lập tức, đánh giá hiệu suất của bạn sẽ thăng cấp từ "làm việc kiểu tuỳ duyên" thành "bộ tăng tốc nhân tạo GPT".

"Ting tong—", lại một tin nhắn hiện lên, tim bạn như bỏ nhịp. Không phải vì yêu đương, mà vì những tin nhắn trong nhóm ào đến như sóng thần, chẳng thể nào đọc hết nổi! Đừng lo, đây không phải phim thảm hoạ, mà là đời thường nơi công sở ngày nay. Nhưng nhờ tính năng nhắn tin tức thì và trò chuyện nhóm của DingTalk, chúng ta có thể biến "cơn bão tin nhắn" này thành "cuộn gió hiệu suất"! Mấu chốt nằm ở việc giao tiếp thông minh, chứ không phải cố gắng liên tục gửi tin.

Trước tiên, hãy tận dụng nhắc nhở tuỳ chỉnh. Việc quan trọng? Thiết lập @tất cả thành viên kèm nhắc nhở đếm ngược, đồng nghiệp hay trì hoãn sẽ không thể trốn thoát. Muốn nhẹ nhàng hơn? Dùng chức năng "nhắc tôi sau", như một trợ lý thân thiện, đúng giờ kéo bạn trở lại quỹ đạo. Tiếp theo, đừng coi thường biểu tượng cảm xúc và hình dán — một dòng chữ "cố lên" có thể bị bỏ qua, nhưng một hình dán chú gấu trúc vẫy tay cổ vũ lại khiến bầu không khí sống động ngay lập tức, tăng độ gắn kết đội nhóm lên rõ rệt!

Nhưng cẩn thận! Hình dán dù tốt, nếu lạm dụng sẽ thành "ô nhiễm thị giác". Gợi ý là nên thiết lập "khung giờ yên tĩnh" hoặc dùng chức năng "không làm phiền", để bộ não có khoảng nghỉ ngơi. Ngoài ra, hãy tận dụng tìm kiếm theo từ khoá và "lưu tin nhắn", để gạn lọc thông tin quan trọng khỏi biển tin nhắn, tránh phải hỏi đi hỏi lại. Giao tiếp không phải là cuộc đua ai gõ nhanh hơn, mà là ai gõ chính xác hơn. Dùng đúng phương pháp, DingTalk không chỉ là công cụ trò chuyện, mà còn là bộ tăng tốc hiệu suất cho cả đội.

"Nhiệm vụ như quả bom, không tháo là nổ" — đây không phải lời thoại phim kinh dị, mà là hiện thực hàng ngày của nhiều đội nhóm. Nhưng kể từ khi các công cụ cộng tác của DingTalk ra đời, những quả bom đã biến thành pháo hoa, lại còn nổ đúng giờ! Phân công nhiệm vụ không còn là trò "ai rảnh thì làm" kiểu rút thăm may rủi, mà là chuyển phát chính xác như bưu kiện, kèm theo nhắc nhở xác nhận và hệ thống đánh giá năm sao.

Nhờ chức năng quản lý dự án của DingTalk, bạn có thể chia nhỏ một dự án cấp độ "địa ngục" khổng lồ thành những nhiệm vụ con nhỏ tới mức không thể nhỏ hơn nữa, rồi phân công cho đúng "siêu anh hùng" phụ trách. Designer lo phần hình ảnh, kỹ sư xử lý kỹ thuật, PM thì như một chỉ huy kiểm soát tiến độ. Thú vị hơn nữa, mỗi nhiệm vụ đều có thể đặt thời hạn, mức ưu tiên, thậm chí đính kèm tài liệu hay tin nhắn trò chuyện làm tham khảo, giúp người mới接手 cũng không cảm thấy như đang giải câu đố.

Tính năng cộng tác trên văn bản thật sự đỉnh cao — nhiều người cùng chỉnh sửa một báo cáo, cứ như cả nhóm đang viết ghi chú trên cùng một bảng trắng, nhưng lại không hề xung đột. Ai sửa dòng nào, lịch sử thay đổi hiển thị rõ ràng, không còn cảnh nhận được file tên kiểu "Bản báo cáo cuối cùng_Thật sự là cuối cùng_v3_sửa lần này chắc chắn.doc" khiến người ta muốn sụp đổ.

Một đội ngũ thương mại điện tử từng dùng tổ hợp này để rút ngắn thời gian chuẩn bị khuyến mãi từ hai tuần xuống còn năm ngày, khiến sếp phải thốt lên: "Các cậu có phải bí mật cài phần mềm hack không?" Câu trả lời là: Không có hack, chỉ có DingTalk.

Phân tích dữ liệu và hỗ trợ ra quyết định

Khi hợp tác nhóm trôi chảy như ly cà phê thơm ngon, tiếp theo nên làm gì? Tất nhiên là dùng dữ liệu để "tính sổ" rồi! Đừng lo, "tính sổ" ở đây không phải để truy tìm ai lười biếng, mà là dùng chức năng phân tích dữ liệu của DingTalk biến đống con số tưởng chừng nhàm chán thành "thần dược" hỗ trợ ra quyết định.

Chức năng tạo báo cáo của DingTalk简直是 cứu tinh cho quản lý — tiến độ dự án, tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ, điểm danh nhân viên, chỉ cần một cú nhấn là có ngay biểu đồ, chính xác hơn cả thầy bói. Còn đỉnh hơn nữa, nó có thể tự động theo dõi các chỉ số hiệu suất, giúp bạn一眼 nhận ra ai là "anh hùng thật sự", ai đang "cố gắng giả tạo". Một công ty thương mại điện tử từng dùng chức năng này phát hiện buổi họp chiều thứ Tư hiệu quả thấp nhất, sau đó chuyển sang thông báo bằng video, tiết kiệm được thời gian đủ để bán thêm 500 đơn hàng!

Còn có điều mạnh hơn nữa: bảng điều khiển dữ liệu có thể hiển thị KPI phòng ban theo thời gian thực, sếp vừa uống trà vừa nắm bắt toàn cục. Từng có đội nhóm phân tích dữ liệu làm thêm giờ, phát hiện một mô-đun duyệt xét lặp đi lặp lại quá nhiều, tối ưu quy trình xong thì hiệu suất làm việc lập tức "cất cánh". Đây không phải ma thuật, mà là sức mạnh của dữ liệu!

Vì vậy, thay vì dựa vào cảm tính hay suy đoán, hãy để dữ liệu của DingTalk giúp bạn "bộc lộ" sự thật — bởi lẽ, những người anh hùng thực sự, vốn chẳng bao giờ dựa vào vận may, mà luôn dựa vào dữ liệu hỗ trợ và quyết định chính xác.

Ở chương trước, chúng ta đã nói về cách phân tích dữ liệu giúp các sếp "tính toán chính xác từng khoản", nhưng đừng quên rằng, dù báo cáo có tuyệt đến đâu cũng phải dựa trên tiền đề "dữ liệu không bị rò rỉ". Nếu không, báo cáo KPI bạn vất vả làm suốt bao lâu, có thể giây tiếp theo đã xuất hiện trên bàn ăn sáng của đối thủ cạnh tranh — ăn kèm quẩy nóng.

DingTalk không phải loại "lữ khách lang thang trên đám mây" dễ dàng vứt bỏ dữ liệu bừa bãi. Nó sử dụng mã hoá đầu cuối (end-to-end) đạt chuẩn quân sự, nghĩa là ngay cả bản thân DingTalk cũng không thể xem nội dung tin nhắn của bạn, trừ khi bạn là người gửi hoặc người nhận. Điều này giống như bạn bỏ thư tình vào két sắt, chìa khoá chỉ có bạn và người kia giữ, ngay cả nhân viên giao hàng cũng không thể lén xem.

Thêm vào đó là kiểm soát truy cập đa lớp, ví dụ như đăng nhập bằng vân tay, mã xác thực động, liên kết thiết bị — ai muốn lén đăng nhập tài khoản bạn? Cửa cũng không có! DingTalk còn cho phép thiết lập chế độ "tự huỷ sau khi đọc" đối với tài liệu nhạy cảm, xem xong là biến mất, không để lại dấu vết, y hệt phim điệp viên.

Tất nhiên, phòng thủ dù mạnh đến đâu cũng sợ gặp "đồng đội gà mờ". Gợi ý là bạn nên định kỳ thay đổi mật khẩu, không tùy tiện bấm vào các đường link lạ, và bật cảnh báo đăng nhập từ địa điểm bất thường. Dù pháo đài kiên cố đến mấy, cũng đừng tự mình treo chìa khoá cổng thành lên mạng bán nhé!