Hướng dẫn toàn diện cho người mới dùng phiên bản web DingTalk: Tăng hiệu suất làm việc cho người lao động Hồng Kông chỉ trong một phút

Trong một văn phòng chia sẻ bên bờ cảng Victoria, nhân viên văn phòng A Minh vừa nhấp ngụm trà sữa đá đặc trưng, vừa mở laptop đăng nhập phiên bản web của DingTalk – không cần cài đặt, không chờ tải xuống, thậm chí không cần cắm USB, chỉ ba giây để đăng nhập, năm giây để họp. Đây không phải phim viễn tưởng, mà là cuộc cách mạng thường ngày đang diễn ra tại nơi làm việc Hồng Kông. Những tòa nhà chọc trời, nhịp sống nhanh như gió, nhóm chat WhatsApp tràn ngập tin nhắn đến mức giống như tranh giành lì xì ngày Tết, hộp thư đầy ắp email bị coi là rác, còn DingTalk bản web giống như đồng đội thần thánh luôn đúng giờ, trí nhớ siêu phàm và tự động ghi lại biên bản cuộc họp.

Họp xuyên múi giờ giờ đây không còn là cơn ác mộng. Đồng nghiệp ở Luân Đôn gửi tài liệu lúc 3 giờ sáng? Không vấn đề gì, dữ liệu đồng bộ tức thì trên đám mây, lịch sử chỉnh sửa rõ ràng từng chi tiết, không còn cảnh phải truyền đi 10 phiên bản tên file kiểu "final_final_v3_reallyfinal.docx". Lịch làm việc tự động đồng bộ, nhắc bạn 30 phút nữa sẽ họp video với đội ngũ Thâm Quyến, đồng thời tự động dán liên kết họp vào lịch trình – chu đáo hơn cả mẹ bạn. Tuyệt hơn nữa, khi chuyển từ máy tính sang điện thoại, mọi cuộc trò chuyện, tài liệu, danh sách việc cần làm đều được tiếp nối liền mạch: trước khi quẹt thẻ vào ga xe điện ngầm bạn vẫn đang xử lý công việc, sau khi ra khỏi ga, tiến độ vẫn tiếp tục trôi chảy, hiệu suất lập tức đạt tối đa.

Với những người làm nghề tự do hay dân dùng không gian chung, tính năng "không cần tải về" thực sự là ân huệ từ trời rơi xuống. Mượn tạm máy tính, đăng nhập qua trình duyệt, hoàn tất mọi thứ, rời đi với một cú nhấp chuột đăng xuất – gọn gàng, sạch sẽ, không để lại dấu vết, như một ninja kỹ thuật số.

Vẫn còn loay hoay vì trễ họp, mất tài liệu, tin nhắn bị chìm nghỉm giữa biển thông báo? Đừng lo, chỉ trong vòng một phút, bạn có thể biến mình thành ninja văn phòng từ kẻ mới biết đến DingTalk! Trước tiên, mở trình duyệt và truy cập ngay trang chủ DingTalk, nhấn nhanh vào mục "Đăng nhập bản web" – không cần tải, không chiếm dung lượng, chưa cần đến USB đã bắt đầu rồi, nhanh hơn cả lúc gọi món ở quán trà sữa góc phố.

Tiếp theo, lấy điện thoại mở app DingTalk và quét mã QR để xác thực. Đây không phải thiết kế cho đỡ tốn công, mà là lớp bảo mật xác minh hai bước an toàn hơn cả ổ khóa chống trộm ở khu chợ đêm Vượng Giác. Sau khi quét xong, bạn sẽ vào trang cá nhân, lúc này nhất định phải vào mục "Cài đặt" để tắt các thông báo không cần thiết, nếu không mỗi lần sếp gửi một biểu tượng cảm xúc, điện thoại bạn sẽ kêu "ting" cả ngày, hiệu suất làm việc tụt thẳng về zero.

Nếu gặp khó khăn khi tham gia tổ chức công ty do không tìm thấy mã tổ chức, đừng vội đập chuột. Hãy kiểm tra xem có vô tình sao chép khoảng trắng hay không, hoặc nhờ đồng nghiệp hành chính gửi lại liên kết mời. Đồng thời, hãy tích hợp Google Calendar hoặc Outlook, giúp cuộc họp tự động đồng bộ, tránh bỏ sót – kể cả nhóm chat của các bà mẹ trên PTT cũng tham gia đúng giờ. Cuối cùng, nhất định phải tích chọn ô “Giữ trạng thái đăng nhập”, nếu không ngày mai bạn lại phải làm lại từ đầu, ly trà sữa đặc biệt ấy chắc chắn đã nguội lạnh trước khi bạn kịp quét xong mã!

Bài trước đã hướng dẫn bạn cách đăng nhập DingTalk bản web chỉ trong thời gian uống một ly trà sữa đặc biệt, lần này sẽ bật mí năm tính năng thần thánh mà ngay cả dân chuyên nghiệp cũng chưa chắc biết. Nếu dùng tốt, hiệu suất thực sự có thể "ting" một cái bay lên tận trời!

Mẹo thứ nhất: Chuyển tự động nội dung thành nhiệm vụ – đang nói chuyện với đồng nghiệp về dự án, bỗng nhớ ra cần sửa slide PowerPoint? Không cần mở thêm cửa sổ, chỉ cần gõ "/todo nộp bản thuyết trình thứ Sáu" là hệ thống tự động tạo thành nhiệm vụ, kèm đếm ngược thời hạn, kể cả người hay quên cũng nhớ phải hoàn thành trước giờ tan ca.

Mẹo thứ hai: Phát hiện xung đột thời gian họp thông minh – muốn hẹn Maggie, Ah Ben và bộ phận tài chính họp chung? DingTalk tự động quét lịch của mọi người, dùng đường đỏ đánh dấu các khung giờ trùng lặp, đồng thời đề xuất thời điểm họp phù hợp nhất, tránh tình trạng "ba phút nữa tôi họp…" thực chất là "ba phút nữa tôi bắt đầu họp!".

Mẹo thứ ba: Lưu bản chụp (snapshot) phiên bản tài liệu cộng tác – khách hàng nói "đây là bản cuối cùng rồi!" nhưng hôm sau lại đòi trở về nội dung cũ? Không cần lo, chỉ cần mở lịch sử tài liệu, bạn có thể phục hồi phiên bản hôm qua chỉ trong một giây, thậm chí còn có thể ghi chú "bản này mới thật sự là final_V3_really".

Mẹo thứ tư: Tùy chỉnh lệnh tắt – gõ "/report" là mẫu báo cáo tuần cá nhân hiện ra ngay lập tức, các mục KPI và kế hoạch tuần tới đã được thiết lập sẵn, chế độ dành cho người lười được nâng cấp tối đa, ngay cả việc điền dữ liệu cũng trở nên đầy cảm hứng.

Mẹo thứ năm: Đồng bộ hóa bảng tạm xuyên thiết bị – bạn đọc được một đoạn nháp email hoàn hảo trên điện thoại, sao chép nó, xuống lầu uống cà phê, mở máy tính và dán vào – toàn bộ quá trình không cần truyền tay, không gián đoạn tư duy.

Vẫn còn cầm điện thoại gọi xong, chạy sang máy tính sửa tài liệu, rồi lao đến máy in đóng dấu? Tỉnh lại đi, tinh thần nhân viên Hồng Kông! DingTalk bản web không đơn thuần là công cụ trò chuyện, mà là "bản sao kỹ thuật số" của bạn – chỉ cần biết dùng chuột, bạn có thể khiến nó tự động xử lý quy trình, theo dõi tiến độ, thậm chí đặt cơm trưa hộ bạn (ừ thì phần này vẫn đang phát triển). Chìa khóa nằm ở: tùy chỉnh luồng làm việc. Đừng sợ, không cần viết code, ngay cả chị phụ trách văn phòng không rành Excel cũng có thể làm được.

Hãy hình dung bạn là một nhân viên kinh doanh, ngay khi khách hàng ký hợp đồng, hệ thống lập tức "Ding" một tiếng thông báo quản lý duyệt, đồng thời tự động kích hoạt quy trình xuất hóa đơn tài chính, kho chuẩn bị hàng, cập nhật trạng thái CRM – toàn bộ không cần gửi file thủ công, không cần bàn giao miệng, không còn cảnh "Này tôi gửi email rồi sao bạn chưa nhận được?". Làm thế nào? Dùng nền tảng low-code "DingTalk搭", kéo thả vài mô-đun, thiết lập điều kiện "nếu hợp đồng được tải lên → khởi động phê duyệt → thành công → đồng bộ lên bảng điều khiển dữ liệu", xong trong ba phút, đến cả đồng nghiệp IT cũng chẳng buồn can thiệp (đây là lời khen).

Nhân viên hành chính có thể thiết lập "đơn xin nghỉ phép được duyệt → tự động trừ phép + thông báo bộ phận + cập nhật lịch trực"; quản lý dự án có thể tích hợp sơ đồ Gantt với tiến độ công việc, mỗi sáng 8 giờ tự động sinh thông báo "vấn đề tắc nghẽn hôm nay". Điều quan trọng là: giảm thao tác thủ công = giảm sai sót + thêm nửa tiếng nghỉ trưa. Bạn không phải đang lười biếng, mà đang tối ưu hóa phân bổ nguồn lực con người, sếp nhìn vào cũng muốn tăng lương.

Tránh những bẫy phổ biến để DingTalk thực sự trở thành trợ thủ hiệu suất của bạn

Tại sao càng dùng DingTalk bản web lại càng mệt? Không ít nhân viên Hồng Kông ban đầu hào hứng tham gia mọi nhóm chat, kết quả bị "ting" tới mức tim đập thình thịch, điện thoại như biến thành xưởng sản xuất chuông báo. Vấn đề không phải do bạn không siêng năng, mà là bạn đã dính bẫy "bom tấn thông báo"! Hãy thử thiết lập "thời gian im lặng", tự động tắt các thông báo không quan trọng từ 7 giờ tối đến 9 giờ sáng hôm sau, ngay cả khi sếp "Ding" bạn cũng có thể xem sau – thiết lập nhân văn mới là cốt lõi của hiệu suất cao.

Bên cạnh đó, cấp quyền bừa bãi đồng nghĩa với việc dán bí mật công ty lên bảng thông báo phòng trà nước! Đặc biệt với tài liệu tài chính và nhân sự, hãy nhớ dùng nhãn "thông báo phân cấp" để phân biệt các mức "chỉ xem", "có thể chỉnh sửa" và "chỉ quản trị viên mới thấy", tránh trường hợp thực tập sinh vô tình xóa bảng ngân sách cả năm. Và đừng濫 dụng chức năng "Ding một cái", một ngày "Ding" người khác mười lần, sớm muộn cũng bị đá ra khỏi nhóm! Chỉ dùng "Ding" trong trường hợp khẩn cấp, việc thường cứ nhắn tin bình thường.

Cuối cùng, xin nhắc nhở: DingTalk xuất xứ từ Trung Quốc đại lục, văn hóa chấm công nghiêm ngặt như quân đội, nhưng Hồng Kông đề cao sự linh hoạt. Nếu công ty bạn không yêu cầu điểm danh hàng ngày, hãy thẳng tay tắt module chấm công, tập trung vào các chức năng phân công nhiệm vụ và cộng tác tài liệu. Thường xuyên dọn dẹp các nhóm chat không còn hoạt động, mỗi quý thực hiện một lần "dọn dẹp kỹ thuật số", giữ lại những quy trình thực sự hữu ích. Hãy nhớ: "Công cụ là người hầu, không phải ông chủ – bạn mới là người điều khiển DingTalk, chứ không phải bị DingTalk ghim chặt!"

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!