Bí mật các công cụ tăng hiệu suất làm việc: Bí quyết giúp bạn đạt được nhiều hơn với ít nỗ lực hơn

Công cụ quản lý nhiệm vụ: Trello và Asana

• Công cụ quản lý nhiệm vụ: Trello và Asana

Đừng dán đầy bàn làm việc bằng những mảnh giấy ghi chú, cứ như thể bạn đang tham gia triển lãm nghệ thuật "tranh tường văn phòng" nữa! Đã đến lúc mời hai nữ hoàng trong giới quản lý nhiệm vụ – Trello và Asana – vào cuộc, biến danh sách việc cần làm lộn xộn của bạn thành một trung tâm chỉ huy hiệu quả. Trello giống như một trò chơi bảng biểu dễ thương, chỉ cần kéo thả thẻ là bạn đã phân công xong nhiệm vụ, phù hợp với những người tư duy trực quan, đặc biệt khi dự án đơn giản và đội ngũ nhỏ – đúng là cứu tinh hiệu suất cho phong cách nhẹ nhàng, trong sáng. Trong khi đó, Asana lại giống một chỉ huy quân đội nghiêm khắc, hỗ trợ dòng thời gian, nhiệm vụ phụ thuộc lẫn nhau và theo dõi tiến độ. Giao những dự án phức tạp cho Asana, bạn sẽ không còn phải chứng kiến bi kịch "tôi tưởng anh đã làm rồi" xảy ra lần nữa. Ưu điểm của Trello là dễ dùng, giao diện trực quan; nhược điểm là chức năng nâng cao có hạn. Asana thì mạnh mẽ về chức năng, nhưng người mới dễ bị lạc trong các menu, cứ như đang mò mẫm trong mê cung hiệu suất. Mẹo nhỏ đây: hãy tận dụng tính năng "nhãn" và "Power-Ups" trên Trello để tích hợp Slack hoặc Google Drive; với Asana, đừng quên thiết lập "mốc thời gian" và "nhiệm vụ lặp lại", để cuộc họp định kỳ hàng tuần tự động hiện lên nhắc bạn – đừng quên chuẩn bị bài thuyết trình nữa! Hai công cụ này, một như bộ xếp hình Lego, một như bản vẽ kỹ thuật chi tiết. Chọn đúng công cụ, quản lý dự án sẽ không còn là một bộ phim thảm họa.

Chuyên gia quản lý thời gian: Todoist và RescueTime

Bạn nghĩ mình là người quản lý thời gian giỏi? Đừng vội, hãy kiểm tra xem hôm qua có những "kẻ trộm thời gian" nào đã đánh cắp của bạn ba tiếng đồng hồ không!

Đừng lấy cớ "tôi quá bận" nữa, vấn đề thực sự là – bạn thậm chí không biết thời gian đã trôi đi đâu. Lúc này, RescueTime sẽ giống như một cai ngục kỹ thuật số không chớp mắt, âm thầm ghi lại từng phút hành động của bạn, từ lướt Facebook đến kiểm tra email, không hoạt động nào thoát khỏi "tầm ngắm" của nó. Nó tự động phân loại các hoạt động và tạo báo cáo chi tiết, giúp bạn giật mình nhận ra: "Ồ, hóa ra mỗi ngày tôi dành tới hai tiếng để nghiên cứu thời trang mèo trên Instagram".

Nhưng chỉ biết mình lãng phí thời gian thôi chưa đủ, bạn cần một công cụ giúp phân bổ lại thời gian. Đây chính là lúc Todoist xuất hiện – nó không chỉ đơn thuần là danh sách việc cần làm, mà là ổ cứng ngoại vi cho bộ não của bạn. Bạn có thể dùng dự án, nhãn, mức độ ưu tiên và thời hạn để sắp xếp những nhiệm vụ lộn xộn trở nên ngăn nắp. Tuyệt hơn nữa, nó có thể kết hợp cùng RescueTime: RescueTime cho bạn biết "bạn đã làm gì", còn Todoist sẽ nói cho bạn biết "bạn nên làm gì".

Hãy hình dung, buổi sáng khi mở máy tính, Todoist tự động đẩy những nhiệm vụ trọng tâm trong ngày, còn RescueTime nhắc nhở: "Này, hôm qua bạn đã dành 97 phút cho email, hôm nay hãy đặt mục tiêu 60 phút nhé." Cảm giác kết hợp hoàn hảo này giống như bạn có một quản gia kiêm huấn luyện viên vừa nghiêm khắc vừa chu đáo, buộc bạn phải trở thành siêu nhân hiệu suất – và quan trọng là, bạn sẽ bị "ép" mà vẫn cười tươi.

Công cụ cộng tác và giao tiếp: Slack và Microsoft Teams

Nếu bạn cảm thấy mỗi ngày mình đều đang bơi trong "địa ngục tin nhắn nhóm", thì đã đến lúc sử dụng những công cụ cộng tác thực sự rồi! Slack và Microsoft Teams giống như "bộ áo giáp Người Sắt" trong thế giới giao tiếp nhóm – khi khoác lên, giao tiếp sẽ không còn rời rạc, mà trở nên chính xác, tức thì và có tổ chức. Sức hút của Slack nằm ở "văn hóa kênh" – bạn có thể tạo kênh riêng cho từng dự án, từng bộ phận, thậm chí cả cho máy pha cà phê văn phòng. Giờ thì bạn không còn phải vật lộn với hàng trăm tin nhắn chưa đọc để tìm xem "sếp vừa nói gì" nữa. Kết hợp với Workflow Builder, việc nhắc nhở tự động và phân công nhiệm vụ diễn ra liền mạch, ngay cả người lười cũng có thể chủ động. Chưa kể, nó tích hợp mượt mà với Todoist, Google Drive và nhiều công cụ khác, giúp hệ sinh thái hiệu suất của bạn liên kết hoàn hảo. Trong khi đó, Microsoft Teams là lựa chọn hàng đầu cho những người theo chủ nghĩa "ổn định", đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp đã đầu tư sâu vào hệ sinh thái Office 365. Hội họp, tài liệu, trò chuyện – cả ba đều trong một nơi. Bạn có thể cộng tác trực tiếp trên Word ngay trong cuộc họp, đúng là khung cảnh trong mơ của quản lý dự án. Tính năng kiểm soát quyền truy cập của Teams cũng chi tiết hơn, giúp bạn yên tâm về bảo mật thông tin nhạy cảm. Muốn nâng cao hiệu suất? Hãy thử thiết lập thông báo trên Slack ở chế độ "chỉ nhắc đến tên", hoặc bật "bảng điều khiển tiến độ dự án" tích hợp Planner trên Teams. Đừng để giao tiếp kìm hãm tiến độ – hãy để những công cụ này trở thành bộ tăng tốc cho đội nhóm của bạn!

Chia sẻ và đồng bộ tài liệu: Google Drive và Dropbox

Bạn vừa hoàn tất chi tiết dự án với nhóm trên Slack, bước tiếp theo có phải là gửi đống tài liệu chi chít kia đi không? Đừng vội đính kèm ồ ạt, hãy cùng nói về hai ông lớn trong thế giới đám mây – Google Drive và Dropbox – mới thực sự là những MVP trong chia sẻ và đồng bộ tài liệu! Google Drive mạnh không chỉ nhờ 15GB miễn phí, mà còn vì khả năng tích hợp liền mạch với Gmail và Google Docs. Bạn có thể chỉnh sửa tài liệu trực tiếp trên Drive, đồng thời cộng tác nhiều người, ai thay đổi dòng nào sẽ hiện rõ ràng, không còn cảnh nhận được file tên kỳ dị như "Bản này mới nhất_v8_final_reallyfinal" nữa. Trong khi đó, Dropbox nổi tiếng với khả năng đồng bộ ổn định, đặc biệt là trải nghiệm mượt mà giữa các thiết bị, cứ như thể tài liệu biết dịch chuyển tức thời. Tính năng "yêu cầu tài liệu" của Dropbox cực kỳ tiện lợi – khi cần nhận dữ liệu từ đồng nghiệp, bạn chỉ cần gửi một liên kết, không cần phải gửi email thúc giục nữa. Về giá cả, gói cá nhân Google One có giá trị tốt, trong khi Dropbox cung cấp quản lý quyền chi tiết hơn cho người dùng doanh nghiệp. Mẹo nhỏ: hãy tận dụng chức năng "phím tắt" để tập hợp các thư mục thường dùng vào một thư mục dự án, tránh sao chép qua chép lại. Ngoài ra, nhớ dọn dẹp định kỳ danh sách "mục đã chia sẻ", nếu không một ngày nào đó bạn sẽ phát hiện mình vẫn đang chia sẻ file "tập tin thử nghiệm – đừng mở" từ ba năm trước.

Công cụ tự động hóa: Zapier và IFTTT

Khi bạn đã sắp xếp tài liệu gọn gàng như tủ quần áo của nhân vật chính trong phim truyền hình, bước tiếp theo là gì? Tất nhiên là để những tài liệu đó "tự động" rồi! Lúc này, Zapier và IFTTT giống như hai chú tinh linh cơ khí dưới bàn làm việc bạn, âm thầm giúp bạn hoàn thành những công việc lặp lại mà bạn "lười biếng không muốn làm".

Hãy hình dung: mỗi khi bạn nhận được một email được gắn nhãn "quan trọng", hệ thống tự động tạo lời nhắc trên Google Calendar, đồng thời lưu tập tin đính kèm vào thư mục chỉ định trên Dropbox – đây không phải là phép màu, mà là thao tác hàng ngày của Zapier. Zapier hỗ trợ hơn 5.000 ứng dụng, từ Slack đến Trello, từ Gmail đến Notion, chỉ cần thiết lập một lần "Zap" (quy trình tự động), nó sẽ làm việc 24/7 mà không cần uống cà phê hay kêu mệt.

Trong khi đó, IFTTT (If This Then That – Nếu điều này xảy ra thì làm điều kia) giống như những khối lego trong thế giới tự động hóa, phù hợp hơn với những tác vụ nhẹ. Ví dụ: dự báo thời tiết báo ngày mai mưa? IFTTT tự động nhắn tin nhắc bạn mang ô; bạn đăng ảnh mới lên Instagram? Ảnh sẽ tự động đồng bộ lên blog cá nhân.

Cách thiết lập cực kỳ đơn giản: chọn điều kiện kích hoạt (This), rồi chọn hành động thực hiện (That), nhấn "kích hoạt" là xong! Từ giờ, hãy để máy móc làm những việc của máy móc, còn bạn – cứ yên tâm làm chuyên gia hiệu suất thôi!

DomTech là nhà cung cấp dịch vụ chính thức của DingTalk tại Hồng Kông. Chúng tôi chuyên cung cấp các dịch vụ DingTalk cho đông đảo khách hàng. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các ứng dụng trên nền tảng DingTalk, vui lòng liên hệ trực tiếp với nhân viên hỗ trợ trực tuyến của chúng tôi, hoặc gọi điện theo số (852)4443-3144 hoặc gửi email đến This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. Với đội ngũ phát triển và vận hành chuyên nghiệp, cùng kinh nghiệm phong phú trong dịch vụ thị trường, chúng tôi cam kết mang đến cho bạn các giải pháp và dịch vụ DingTalk chuyên nghiệp!