Các thương hiệu chuỗi tạo ra nhân viên số nhờ hệ sinh thái DingTalk, giải quyết bài toán hợp tác tổ chức

Bài viết này phân tích cách các thương hiệu chuỗi tận dụng hệ sinh thái DingTalk và các Agent thông minh bên thứ ba để tạo ra "nhân viên số", giúp doanh nghiệp xóa bỏ các ốc đảo thông tin, tái định hình ranh giới hợp tác tổ chức, và thực sự trao quyền cho hoạt động kinh doanh tuyến đầu cùng sự tiến hóa của tổ chức bằng trí tuệ nhân tạo (AI).

Câu hỏi tổ chức phía sau sự mở rộng

Màu xanh huỳnh quang ở góc phố, kết hợp với chú vịt cao su vàng nhỏ phát ra tiếng kêu khi bóp – đó là ấn tượng thị giác mà thương hiệu trà uống kiểu mới LINLEE để lại trong lòng khách hàng.

Nhưng khi số lượng cửa hàng tăng vọt, vượt ngưỡng hai nghìn, sắc xanh rực rỡ ấy lại ẩn chứa những lo lắng tổ chức khó nói thành lời.

Đường đua trà uống mới đã trở nên khốc liệt tột cùng, nơi cạnh tranh chính là chuỗi cung ứng và hiệu quả vận hành. Khi số cửa hàng từ vài chục bùng nổ lên hơn hai nghìn, lực cản do phối hợp xuyên vùng miền cũng tăng theo cấp số nhân.

Vấn đề đau đầu nhất chính là vòng luẩn quẩn “con người đi tìm thông tin”.

Một tài liệu SOP (Quy trình thao tác chuẩn) cho sản phẩm mới, sau khi trải qua trụ sở chính, giám sát khu vực và trưởng cửa hàng tuyến đầu, thường sinh ra hơn chục phiên bản khác nhau. Mỗi ngày, quản lý khu vực dành ba giờ, phần lớn thời gian bị tiêu tốn vào việc tra cứu dữ liệu, đối chiếu phiên bản và làm rõ chi tiết thực thi.

Để phá vỡ các ốc đảo thông tin này, LINLEE đã đưa toàn bộ quy trình hợp tác hàng ngày lên nền tảng DingTalk.

Nhờ các chức năng cơ bản như tài liệu, tin nhắn tức thì, lịch và danh sách việc cần làm trên DingTalk, đội ngũ cuối cùng đã xây dựng được một trung tâm lưu chuyển thông tin trực tuyến. Tài liệu được quản lý tập trung với kiểm soát phiên bản; tin nhắn tức thì loại bỏ khoảng cách thời gian trong giao tiếp; lịch và danh sách việc cần làm đảm bảo hiệu quả tổ chức họp liên phòng ban và theo dõi nhiệm vụ.

Lực ma sát trong hợp tác giảm xuống, thông tin cuối cùng đã có thể lưu thông thuận lợi trong cùng một hệ thống.

Nhưng điều này mới chỉ giải quyết vấn đề “kết nối được”.

Khi giao tiếp và hợp tác không còn là điểm nghẽn, câu hỏi kinh doanh sâu xa hơn nổi lên: lượng lớn dữ liệu và quy trình tích tụ trong hệ thống phải làm thế nào để thực sự nuôi dưỡng ngược lại tuyến đầu?

Nói cách khác, cơ sở hạ tầng đã được xây dựng xong, làm sao để AI không còn chỉ là “công cụ nhỏ tăng hiệu suất cá nhân”, mà thật sự đâm rễ vào vùng nước sâu của hoạt động kinh doanh, biến thành năng lực tổ chức có thể nhân rộng?

Đây đã không còn đơn thuần là bài toán kỹ thuật, mà là một kỳ thi lớn về sự tiến hóa tổ chức.

Con đường sai lầm và bẫy hiệu suất con người khi triển khai AI

Sau khi hoàn thiện cơ sở hạ tầng, phản xạ tự nhiên của nhiều doanh nghiệp là: triển khai AI, tính hiệu suất lao động.

Chính LINLEE cũng từng dẫm phải cái bẫy “hiệu suất con người” tưởng chừng hợp lý này.

Tính toán ban đầu rất tinh gọn: đưa công cụ văn phòng AI vào thay thế lao động lặp lại, thời gian tiết kiệm được sẽ trực tiếp chuyển thành đầu ra. Nhưng thực tế nhanh chóng dội một gáo nước lạnh. Khi ban quản lý cố gắng suy ngược giá trị AI từ “tiết kiệm được bao nhiêu giờ công”, thì đội ngũ tuyến đầu lại tranh cãi gay gắt về phân bổ khen thưởng.

“Việc máy làm, tính thành tích cho ai?”

“Thời gian tiết kiệm được, là để tôi quản thêm cửa hàng hay để tôi được tan ca sớm?”

Một khi AI bị coi là “cái roi thúc đẩy năng suất”, mục tiêu kinh doanh lập tức lệch hướng. Việc triển khai công nghệ trở thành trò chơi zero-sum (tổng bằng không), hệ thống càng được áp dụng sâu, sự phản kháng từ tuyến đầu càng mạnh mẽ.

AI không dùng để “sa thải người”, mà dùng để “giải quyết vấn đề”.

Hiểu được điều này, LINLEE lập tức đạp mạnh phanh trong đánh giá hiệu suất con người, chuyển trọng tâm về các điểm đau thực tế của kinh doanh. Chìa khóa đột phá không nằm ở công cụ hoa mỹ, mà ở việc tái cấu trúc cơ chế tổ chức.

Họ đã xây dựng một cơ chế “cùng xây dựng kinh doanh”.

Bộ phận CNTT không còn đóng cửa tự thiết kế, các bộ phận kinh doanh trực tiếp tham gia biên chế, tham gia sâu vào việc định nghĩa các tình huống sử dụng AI. Nhóm tối ưu quy trình hóa thân thành “quản lý tăng trưởng AI”, thường xuyên đóng quân tại tuyến đầu để đồng hành.

Từ việc sắp xếp tiêu chuẩn kiểm tra cửa hàng đến trích xuất dữ liệu bất thường, chuyên gia kinh doanh và quản lý tăng trưởng AI liên tục trao đổi sôi nổi trong tài liệu và tin nhắn tức thì trên DingTalk, từng bước tháo gỡ kinh nghiệm mơ hồ thành các quy tắc rõ ràng.

Sự thay đổi cơ chế này, nói thẳng ra, chính là đang tổ chức một buổi đào tạo nhập môn đặc biệt cho “nhân viên số” sắp tới.

Khi tổ chức không còn dùng KPI lạnh lùng để ép buộc AI, mà chân thành đón nhận nó với mong muốn giải quyết vấn đề, sự hợp tác thực sự mới chính thức bắt đầu.

Khó khăn được quét sạch, chỗ ngồi cho “nhân viên mới” tiếp theo đã sẵn sàng.

Sự ra đời của nhân viên số “Vịt Vịt” – trợ lý giám sát

Chỗ ngồi đã sẵn, “nhân viên số” chính thức đầu tiên được đặt tên là “Vịt Vịt”.

Đối tượng phục vụ đầu tiên của nó là đầu mối quan trọng nhất của thương hiệu chuỗi – giám sát vận hành.

Trước đây, cuộc sống thường nhật của các giám sát mang một cảm giác chia cắt kỳ lạ. Họ đáng lẽ nên đến cửa hàng kiểm tra trưng bày, nâng cao dịch vụ, giám sát chất lượng, nhưng thực tế lại là: dành ba giờ kiểm tra cửa hàng, phần lớn thời gian tiêu tốn vào tìm kiếm dữ liệu, đối chiếu bảng biểu, tra cứu tồn kho.

Con người bị mắc kẹt trong các ốc đảo thông tin.

Thay vì chạy theo mốt tạo một công cụ hỏi đáp đơn giản, LINLEE dựa vào DingTalk Yida để xây dựng bảng điều khiển hoạt động kinh doanh, đồng thời sử dụng API mở để tích hợp Agent công việc thông minh bên thứ ba, giúp “Vịt Vịt” thực sự đảm nhận vai trò “nhân viên”.

“Vịt Vịt” không phải một đoạn mã thụ động chờ lệnh, mà là một cộng sự chủ động tham gia vào dòng công việc.

Sau khi được giám sát ủy quyền kết nối, “Vịt Vịt” thông qua robot DingTalk, gửi hàng ngày bản tóm tắt các chỉ số vận hành quan trọng vào danh sách tin nhắn DingTalk của họ. Khi giám sát khởi tạo phê duyệt, hệ thống tự động tạo ra các việc cần làm tiếp theo thông qua quy trình Yida đã được thiết lập trước.

Không cần nhảy qua lại giữa các hệ thống phức tạp, cũng không có giao diện rời rạc.

Các chức năng cơ bản như việc cần làm, phê duyệt, tin nhắn tức thì trên DingTalk trở thành “tay chân” của “Vịt Vịt”. Nó kết nối các điểm rời rạc, biến dữ liệu vốn phải nhờ con người vận chuyển thành dòng công việc lưu thông thuận lợi.

Từ “con người tìm thông tin” sang “AI kết nối dòng thông tin”, thay đổi không chỉ dừng ở hiệu quả.

Khi các giám sát ngẩng đầu khỏi việc sao chép bảng biểu lặp lại, họ cuối cùng có thời gian để ngắm nhìn màu sắc của một ly trà, lắng nghe lời phàn nàn hay lời khen ngợi từ khách hàng.

Sự ra đời của “Vịt Vịt” giúp các giám sát thực sự trở thành giám sát.

Hợp tác hệ sinh thái và xu hướng Agent hóa toàn bộ nhân sự

Thành công của “Vịt Vịt” trong đội ngũ giám sát giống như hòn đá ném xuống mặt hồ, gợn sóng lan rộng nhanh chóng.

Phản hồi rõ ràng nhất là tỷ lệ quản lý cửa hàng tăng vọt. Trước đây, quản mười cửa hàng đã ngập đầu ngập cổ, nay phạm vi quản lý cá nhân lặng lẽ được mở rộng. Các giám sát không còn là “anh chị bảng biểu” bị dữ liệu đuổi theo, mà thực sự quay lại hiện trường kinh doanh.

Sự thay đổi này nhanh chóng khiến các bộ phận khác ghen tị.

Bộ phận tài chính bắt đầu cân nhắc liệu có thể để nhân viên số tự động đối chiếu dòng tiền phức tạp của cửa hàng; nhóm thiết kế cũng tính toán cách để AI đảm nhận việc sắp xếp vật liệu nhàm chán. Trong chốc lát, các tuyến kinh doanh lần lượt đưa ra “yêu cầu tuyển dụng” riêng của mình.

Khi AI phát triển từ công cụ đơn lẻ thành cơ sở hạ tầng tổ chức, năng lực hỗ trợ của hệ sinh thái trở thành yếu tố then chốt quyết định thắng bại.

DingTalk, với tư cách là một nền tảng số mở, dung nạp được sự đa dạng này. Nhân viên kinh doanh tuyến đầu không còn phải chờ đợi lịch trình từ bộ phận CNTT, mà trực tiếp dựa vào hệ sinh thái DingTalk để kết nối với nhiều công cụ văn phòng AI và Agent công việc thông minh bên thứ ba.

Họ kết nối các khả năng phổ thông như tài liệu, lịch, tin nhắn tức thì với các công cụ AI bên ngoài, lắp ráp như ghép khối lego để tạo ra các thể thống minh cá nhân hóa phù hợp với từng tình huống cụ thể.

Không cần chuyển đổi giữa các hệ thống rườm rà, trải nghiệm liền mạch trên nhiều thiết bị cho phép mỗi người đều có thể trở thành “Agent Owner” (chủ sở hữu Agent) của vị trí mình.

Sự thay đổi sâu xa hơn xảy ra trong mô hình tư duy của tổ chức.

Trước đây, các cuộc họp quản lý luôn xoay quanh câu hỏi “mua công cụ gì mới”; giờ đây, chủ đề đã chuyển thành “nhiệm vụ nào có thể giao cho nhân viên số”.

Từ tìm kiếm công cụ, sang phân bổ lại công việc. Đây không chỉ là sự phổ cập công nghệ, mà còn là bước nhảy vọt trong tư duy tổ chức.

Tái định nghĩa vị trí và ranh giới tổ chức

Nhiều người lần đầu tiếp xúc với AI thường nghĩ rằng đó là chiếc liềm sa thải treo trên đầu.

Nhưng trong thực tiễn của LINLEE, AI chưa từng được dùng để đơn giản và thô bạo “xóa bỏ vị trí việc làm”. Điều nó thực sự làm là phân bổ lại nội dung công việc trong từng vị trí.

Khi các báo cáo kiểm tra cửa hàng phức tạp được xử lý nhanh chóng, khi các cảnh báo quan trọng được gửi đúng lúc vào danh sách tin nhắn tức thì và việc cần làm trên DingTalk, giám sát tuyến đầu từ “người vận chuyển dữ liệu” đã trở lại thành “bác sĩ chẩn đoán kinh doanh”.

Thời gian từng bị tiêu tốn vào việc tìm bảng biểu, đối chiếu dữ liệu được giải phóng, thay vào đó dùng để trao đổi sâu sắc hơn với các chủ cửa hàng nhượng quyền, tối ưu hóa vận hành cửa hàng.

AI không xóa bỏ vị trí việc làm, mà tách phần “việc nặng” máy móc ra khỏi vị trí đó.

Trong quá trình này, một vai trò hoàn toàn mới đã tự nhiên hình thành trong tổ chức – Agent Owner.

Họ không nhất thiết phải là cao thủ lập trình, nhưng chắc chắn là những người hiểu rõ nhất các điểm đau kinh doanh. Dựa vào các chức năng phổ thông như tài liệu, lịch trên DingTalk, kết hợp với các Agent công việc thông minh bên thứ ba, họ như những người ghép lego, tự thiết kế nhân viên số phù hợp với nhu cầu đội nhóm.

Rào cản kỹ thuật được san bằng, kinh nghiệm kinh doanh ngược lại trở thành bức tường vững chắc nhất.

Nhìn lại, thành quả lớn nhất của LINLEE trong hành trình khám phá này không phải một chỉ số hiệu quả khô khan nào, mà là sự lật đổ hoàn toàn trong nhận thức tổ chức.

AI không chỉ là bộ khuếch đại năng suất, mà còn là chất hiện ảnh cho năng lực tổ chức.

Nó soi rõ những phần dư thừa và điểm đứt gãy trong quy trình cũ, đồng thời hiện rõ ai trong đội ngũ có độ nhạy bén trong việc đón nhận thay đổi. Ranh giới giữa con người và máy móc không còn là trò chơi zero-sum “ai thay thế ai”, mà là quá trình tiến hóa cộng sinh “làm sao hợp tác tốt hơn”.

“Vịt Vịt” chỉ là nhân viên số đầu tiên điểm danh vào làm.

Khi ngày càng nhiều “Vịt Vịt” điểm danh đi làm, tương lai tổ chức sẽ trông như thế nào?

Có lẽ, đó sẽ là một sinh thể không có ranh giới cố định, luôn tự tổ chức lại bất cứ lúc nào. Và câu trả lời, nằm ngay trong từng khoảnh khắc con người và AI giơ tay chạm nhẹ như thể ăn ý.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!