DingTalk OA giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ Hồng Kông tiết kiệm 40% chi phí hành chính, quy trình phê duyệt rút gọn còn dưới 48 giờ

Tại sao doanh nghiệp vừa và nhỏ Hồng Kông bị mắc kẹt giữa WhatsApp và máy in

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Hồng Kông đang đối mặt với tình trạng tắc nghẽn trong phối hợp, nguyên nhân chủ yếu là do giao tiếp rời rạc, phê duyệt bằng giấy tờ và khó khăn trong phối hợp liên phòng ban. Theo báo cáo năm 2024 của Cục Nâng cao Năng suất Hồng Kông, trung bình hơn 30% thời gian làm việc bị tiêu tốn cho các quy trình hành chính kém hiệu quả – điều này có nghĩa rằng: mỗi ngày trì hoãn trong phê duyệt nội bộ đồng nghĩa với tăng áp lực dòng tiền và lãng phí nhân lực.

• Giao tiếp tức thì + email + in ấn để ký duyệt song song: dẫn đến đứt gãy thông tin và hỗn loạn phiên bản, làm việc từ xa thường xuyên bỏ lỡ chỉ thị hoặc thực hiện công việc trùng lặp, ảnh hưởng trực tiếp đến độ chính xác trong cung cấp dịch vụ.
• Quy trình hoàn báo tài chính trung bình cần hơn 5 ngày (một trường hợp chuỗi bán lẻ cho thấy dài nhất lên tới 9 ngày): do phải truyền phát chứng từ vật lý, nhiều cấp ký tay và theo dõi thủ công, gây chậm trễ trong luân chuyển vốn.
• Dự án liên phòng ban thiếu công cụ quản lý hình ảnh hóa: trách nhiệm mơ hồ dẫn đến giao hàng trễ, đặc biệt rủi ro cao hơn trong ra mắt sản phẩm mới hoặc triển khai sự kiện.

Lấy một công ty thương mại 30 người làm ví dụ, mỗi tháng dành hơn 400 giờ cho việc gửi nhận và xác nhận tài liệu, tương đương mất đi năng suất của một nhân viên toàn thời gian. Điều này có nghĩa rằng: quy mô đội ngũ hiện tại không thể đáp ứng khối lượng đơn hàng lớn hơn, sự tăng trưởng bị kẹt lại bởi quy trình. Phân tích ngành Q3 của McKinsey chỉ ra rằng tắc nghẽn quy trình là nguyên nhân hàng đầu khiến chuyển đổi số thất bại ở DNVVN (chiếm 68% trường hợp).

Khi 72% doanh nghiệp đã áp dụng mô hình làm việc kết hợp (theo khảo sát HKTDC 2023), các điểm giao tiếp phân tán càng làm gia tăng khoảng cách thông tin. Không có nền tảng phối hợp thống nhất, doanh nghiệp khó xây dựng được mô hình vận hành hiệu quả có thể nhân rộng – chi phí quản lý tăng phi tuyến khi mở rộng, thay vì tận hưởng lợi thế kinh tế nhờ quy mô.

DingTalk OA biến cuộc trò chuyện thành nhiệm vụ, quy trình phê duyệt tự động chạy

DingTalk OA là nền tảng phối hợp tích hợp, kết hợp giao tiếp tức thì, chấm công thông minh, biểu mẫu điện tử và luồng phê duyệt tự động (công cụ tự động hóa quy trình). Giá trị cốt lõi nằm ở việc tích hợp "giao tiếp" và "quy trình" vào cùng một hệ thống, trung bình tiết kiệm 40% thời gian xử lý hành chính, giúp quyết định chuyển từ kiểu "đợi người theo dõi" sang "hệ thống thúc đẩy".

• Bàn làm việc tích hợp trong tin nhắn (Công cụ Chat-to-Task): tin nhắn có thể trực tiếp chuyển thành nhiệm vụ cần thực hiện. Điều này có nghĩa rằng chỉ cần một câu "vui lòng báo giá" từ quản lý trong nhóm chat, danh sách theo dõi sẽ tự động được tạo, tránh việc phải chuyển đổi ứng dụng (như WhatsApp → Email → Excel), giảm nguy cơ bỏ sót nhiệm vụ tới 70%.
• Chấm công thông minh (Geo-Fencing + Nhận diện khuôn mặt): hỗ trợ thiết lập ngày lễ công cộng Hồng Kông và quy tắc chấm công đa địa điểm, đồng bộ tự động vào hệ thống lương (ví dụ MoneyForward HRMS). Điều đó có nghĩa rằng nhân sự không cần kiểm tra thủ công bảng chấm công, tỷ lệ sai sót gần như bằng 0, việc kiểm toán tuân thủ cũng dễ dàng hơn.
• Biểu mẫu điện tử và luồng phê duyệt (Trình xây dựng luồng không cần mã lệnh - No-Code Workflow Builder): sau khi nhân viên điền đơn xin mua sắm, hệ thống sẽ tự động chuyển đến quản lý phù hợp tùy theo số tiền, đồng thời kích hoạt kiểm tra ngân sách tài chính. Điều này đảm bảo các khoản chi rủi ro cao không bị bỏ qua khâu kiểm tra, mọi thao tác đều lưu vết, đáp ứng yêu cầu truy xuất kiểm toán của HKICPA.

Ví dụ, một đơn xin mua sắm trị giá 15.000 đô la Hồng Kông trước đây cần 7–10 ngày để truyền phát bản cứng; nay thông qua DingTalk OA, toàn bộ quy trình được rút ngắn còn dưới 48 giờ (theo nghiên cứu điển hình của Hội Công nghệ Thông tin Hồng Kông năm 2024). Đối với bạn, điều này có nghĩa rằng vòng đời dòng tiền được rút ngắn 3,2 ngày, mức độ hài lòng của nhà cung cấp tăng lên, đồng thời giảm rủi ro về tuân thủ.

Quan trọng hơn, kiến trúc API của DingTalk OA (Open Connector Framework) có thể kết nối liền mạch với các hệ thống phổ biến tại địa phương như BusyAccounting hay Zoho One, thực hiện đồng bộ dữ liệu tự động. Chi phí nhân lực cho việc nhập dữ liệu lặp lại do đó giảm 60% (Báo cáo số hóa SMB khu vực châu Á - Thái Bình Dương của IDC, 2024), phá vỡ thật sự các "hòn đảo thông tin".

Số liệu nói lên sự thật: triển khai DingTalk OA thực sự tiết kiệm bao nhiêu tiền

Sau khi triển khai DingTalk OA, doanh nghiệp trung bình tiết kiệm 27% thời gian làm việc hành chính (Bạch thư Chuyển đổi Số Doanh nghiệp Vừa và Nhỏ 2024 của Tập đoàn Alibaba), đây không chỉ là con số nâng cao hiệu suất, mà còn là lượng lớn nguồn lực nhân sự được giải phóng hàng năm để tập trung vào các hoạt động mang giá trị cao hơn. Với một doanh nghiệp 50 người, điều này tương đương thêm 1.200 giờ năng suất, khoảng 600.000 đô la Hồng Kông tiềm năng nhân sự được tái phân bổ, trực tiếp chuyển hóa thành lợi thế cạnh tranh trong phát triển khách hàng hoặc nâng cấp dịch vụ.

• Mô-đun ký duyệt điện tử (giảm 90% thời gian xử lý bản cứng): số hóa các quy trình như hoàn báo, nghỉ phép, mua sắm, đạt được mục tiêu "văn phòng không giấy". Điều này có nghĩa rằng tài liệu không còn bị thất lạc, độ trễ trong truyền phát liên phòng ban về bằng 0, quản lý có thể phê duyệt mọi lúc, nhân viên theo dõi tức thì, nâng cao sự hài lòng của nhân viên và tính minh bạch trong quy trình.
• Chức năng bảng nhiệm vụ (rút ngắn 35% chu kỳ giao dự án): nhờ quản lý hình ảnh hóa quy trình, các thành viên trong nhóm nắm rõ tiến độ và phân công trách nhiệm. Điều này đặc biệt phù hợp với quản lý đội ngũ từ xa, giảm sai lệch giao tiếp và lao động trùng lặp, đảm bảo các mốc quan trọng không bị trễ.
• Công cụ luồng công việc tự động (tích hợp email, lịch và hệ thống bên ngoài): đơn hàng tự động đồng bộ vào hệ thống kế toán, tiết kiệm ít nhất 3 giờ/tuần cho công việc lặp lại. Điều này có nghĩa rằng nhân viên tài chính có thể tập trung vào phân tích thay vì nhập liệu, rủi ro sai sót giảm 85%, dữ liệu vận hành trở nên kịp thời và đáng tin cậy hơn.

Các mô-đun này phối hợp với nhau không chỉ đơn thuần là thay thế công cụ, mà là nâng cấp mô hình vận hành – công việc văn thư trước đây cần 3 người xử lý, nay chỉ cần 1 người cũng có thể hoàn thành hiệu quả. Bạn tiết kiệm không chỉ thời gian, mà còn cả những chi phí ngầm do chậm trễ ra quyết định và các hòn đảo thông tin gây ra.

Khi các đối thủ vẫn đang tính toán chi phí thuê phần mềm hàng tháng, các doanh nghiệp tiên phong đã dùng DingTalk OA để đạt được cứ mỗi 1 đô la chi cho công nghệ, sinh ra 4,3 đô la lợi nhuận vận hành (dựa trên mô hình ROI trung bình gia quyền trong Bạch thư). Bước tiếp theo then chốt là bạn có thể chuyển tư duy từ "chi phí triển khai" sang chiến lược "tái đầu tư nhân lực", tạo nền tảng bền vững cho mở rộng trong chuyển đổi số hay không.

Chia ba bước: DNVVN triển khai an toàn DingTalk OA không dẫm phải sai lầm

Chìa khóa để DNVVN triển khai thành công DingTalk OA nằm ở việc song song thực hiện "triển khai từng giai đoạn + thích nghi của nhân viên". Việc triển khai toàn diện một lần thường gây phản kháng, ngược lại làm chậm quá trình chuyển đổi số. Bằng cách triển khai theo từng giai đoạn, doanh nghiệp trung bình có thể giảm 40% chi phí đào tạo và tăng 65% tốc độ đạt mục tiêu sử dụng (Báo cáo Khả năng Thích nghi Số hóa SME châu Á - Thái Bình Dương 2024), giúp ROI bắt đầu hiện hữu trong vòng 90 ngày.

• Giai đoạn một: Thử nghiệm tại một bộ phận – chọn một đơn vị có quy trình rõ ràng như hành chính hoặc nhân sự (ví dụ Phòng Nhân sự), dùng DingTalk OA xây dựng các biểu mẫu chuẩn như nghỉ phép, làm thêm giờ, đăng ký báo cáo. Các mô-đun này (như luồng phê duyệt thông minh) có thể tự động gửi thông báo và lưu trữ, giảm 80% công việc giấy tờ. Điều này có nghĩa rằng: rủi ro kiểm soát được, hiệu quả nhìn thấy rõ, là điểm khởi đầu then chốt để thuyết phục lãnh đạo tiếp tục đầu tư.
• Giai đoạn hai: Chuẩn hóa quy trình cốt lõi – nhân rộng kinh nghiệm thử nghiệm sang các quy trình liên phòng ban như mua sắm, hoàn báo chi phí. Ví dụ ngành bán lẻ có thể thiết kế "biểu mẫu đề nghị vật tư cửa hàng", tích hợp xác nhận vị trí và hệ thống tồn kho (API DingTalk OA hỗ trợ kết nối đa hệ thống). Điều này có nghĩa rằng: quy trình thống nhất = giảm hao tổn giao tiếp, trưởng cửa hàng không còn phải theo dõi năm bảng Excel khác nhau.
• Giai đoạn ba: Triển khai toàn diện và theo dõi KPI – kích hoạt bảng điều khiển dữ liệu (Data Dashboard) của DingTalk để giám sát số lượng biểu mẫu gửi, thời gian phê duyệt và tần suất đăng nhập. Đặt mục tiêu ngắn hạn là tỷ lệ sử dụng của các phòng ban >75%. Điều này có nghĩa rằng: kết quả cải cách có thể đo lường, tránh lãng phí kiểu "có hệ thống nhưng không ai dùng".

Một cạm bẫy phổ biến là ép buộc tất cả nhân viên chuyển đổi cùng lúc, dẫn đến việc họ quay lại dùng WhatsApp hoặc email. Giải pháp là thiết lập "đại sứ nội bộ DingTalk" (Internal Champion), do nhân sự nòng cốt từ bộ phận thử nghiệm đảm nhiệm, cung cấp hỗ trợ tức thì và hướng dẫn theo ngữ cảnh. Mức độ chấp nhận của nhân viên do đó tăng 50% (tham khảo nghiên cứu điển hình Tập đoàn Bán lẻ Hồng Kông, 2023), đặc biệt hiệu quả trong ngành dịch vụ có nhân viên tuyến đầu thường xuyên thay đổi.

Bạn có thể thắc mắc: "DingTalk OA có phù hợp với ngành dịch vụ không?" – Câu trả lời là có. Các chức năng như điền biểu mẫu ngoại tuyến, nhập giọng nói, quét mã chấm công rất phù hợp với nhân viên cửa hàng bận rộn cần nhanh chóng nộp dữ liệu. Xu hướng phối hợp tương lai sẽ ngày càng phụ thuộc vào luồng dữ liệu tức thì, việc triển khai từng bước hôm nay chính là nền tảng cho khả năng linh hoạt chiến lược ngày mai.

Tương lai đã đến: DingTalk OA không chỉ là công cụ mà còn là động cơ cạnh tranh

DingTalk OA đã vượt qua vai trò công cụ phối hợp truyền thống, chuyển hóa thành trung tâm dữ liệu và động cơ ra quyết định thông minh cho doanh nghiệp. Nó tích hợp giao tiếp, quy trình, tài liệu và khả năng AI, giúp doanh nghiệp nắm bắt nhịp đập vận hành tức thì và thúc đẩy ra quyết định dựa trên dữ liệu. Điều này có nghĩa rằng bạn không chỉ nâng cao hiệu suất, mà còn xây dựng được năng lực cạnh tranh số bền vững, trung bình giảm 25% chi phí phối hợp quản lý (Báo cáo Chuyển đổi Số SMB châu Á - Thái Bình Dương 2024 của IDC).

• Ghi chú cuộc họp chuyển từ giọng nói sang văn bản: tự động tạo bản tóm tắt có thể tìm kiếm, tiết kiệm 70% thời gian xử lý văn bản cuộc họp, giúp quản lý tập trung vào hành động thay vì ghi chép.
• Gợi ý sắp xếp lịch thông minh: dựa trên lịch cá nhân và hành vi lịch sử để đề xuất thời gian họp tối ưu, nâng cao 30% tốc độ phản hồi phối hợp liên phòng ban, giảm tình trạng "bạn bận tôi bận ai cũng không họp được".
• Cảnh báo sớm quy trình bất thường: ví dụ như hoàn báo bị trễ hay nút thắt phê duyệt, kích hoạt cơ chế can thiệp sớm, giảm 15% tổn thất do đình trệ quy trình, giúp nhà quản lý chủ động can thiệp thay vì khắc phục hậu quả.

Các chức năng AI này được hỗ trợ bởi Alibaba Cloud, cung cấp mô hình huấn luyện và suy luận AI ổn định, độ trễ thấp, đảm bảo bạn tận hưởng lợi ích công nghệ tiên tiến trong khuôn khổ tuân thủ tại địa phương. Quan trọng hơn, quy trình không giấy không chỉ giảm chi phí in ấn và lưu trữ, mà còn trực tiếp củng cố hình ảnh ESG của bạn – theo khảo sát Hiệp hội Tài chính Xanh Hồng Kông 2024, 68% khách hàng có xu hướng hợp tác với các DNVVN có hành động giảm carbon rõ ràng.

Khi DingTalk tích hợp với PayMe for Business, thực hiện đồng bộ trạng thái thanh toán từ phiếu yêu cầu thanh toán, bạn sẽ tạo ra vòng khép kín vận hành số từ đầu đến cuối. Các DNVVN chưa triển khai cơ bản về phối hợp số sẽ đối mặt với tỷ lệ流失 nhân tài tiềm năng ít nhất 30% và trải nghiệm phản hồi khách hàng tụt hậu rõ rệt.

Giờ đây lựa chọn không còn là "có nên đầu tư vào phối hợp số hay không", mà là "đẩy mạnh thay đổi ở mức độ chiến lược nào". Hãy đánh giá ngay các điểm nghẽn trong quy trình cốt lõi của bạn, khởi động kế hoạch thử nghiệm DingTalk OA, biến từng đồng đầu tư công nghệ thành năng lượng thực tế giải phóng nhân lực, tăng tốc ra quyết định và tăng trưởng bền vững.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!