Hướng dẫn đăng ký và sử dụng DingTalk cho doanh nghiệp Hồng Kông

Bạn nghĩ DingTalk chỉ là một công cụ trò chuyện? Ha, bạn đánh giá thấp nó rồi đấy! “Quản gia văn phòng kỹ thuật số” này chính là bí kíp mà các doanh nghiệp Hồng Kông âm thầm dùng để nâng cao hiệu suất. Đừng để hộp thư đầy ắp email, lịch họp rối như mớ bòng bong hay các phiên bản tài liệu nhiều đến mức có thể viết thành bộ tiểu thuyết nữa — chỉ cần DingTalk ra tay, mọi hỗn loạn đều trở thành trò cười.

Điều tuyệt vời nhất ở đây là khả năng "nối liền" mọi quy trình làm việc với nhau. Chat tức thì? Tất nhiên có, lại còn hỗ trợ theo dõi trạng thái đã đọc/chưa đọc, chẳng cần phải hỏi đi hỏi lại "Bạn nhận được tin nhắn của tôi chưa?"; chia sẻ tài liệu càng đỉnh hơn, lưu trữ đám mây kèm quản lý quyền truy cập, báo cáo của bộ phận tài chính sẽ không bị thực tập sinh mới vào vô tình xóa, bảng lương của sếp cũng an toàn như để trong két sắt.

Chức năng quản lý lịch đúng là cứu tinh, chỉ cần một cú nhấp để gửi lời mời họp, sự kiện sẽ tự động đồng bộ vào lịch cá nhân của mọi người, từ nay kẻ đi trễ chỉ còn có thể đổ lỗi "điện thoại hư", nhưng DingTalk sẽ lặng lẽ ghi nhận ai là người luôn vào cuộc họp đúng giây phút cuối cùng. Ngoài ra còn có chức năng điểm danh thông minh, quy trình phê duyệt tự động hóa, thậm chí cả hội nghị video tích hợp sẵn, giống như mang cả văn phòng vào trong chiếc điện thoại di động vậy.

Quan trọng nhất, DingTalk hỗ trợ giao diện tiếng Trung phồn thể và thiết lập địa phương hóa, hoàn toàn phù hợp với thói quen sử dụng của doanh nghiệp Hồng Kông. Dù bạn là chuyên gia tài chính ở Trung Hoàn hay chủ cửa hàng nhỏ tại Thâm Thủy Bộ, đều có thể dễ dàng làm quen ngay lập tức, nâng cao hiệu suất mà chẳng cần chờ đợi.

Đã sẵn sàng bước vào thế giới doanh nghiệp của DingTalk chưa? Đừng lo, quá trình đăng ký còn nhanh hơn cả lúc bạn xếp hàng mua trà sữa kiểu Hồng Kông! Trước tiên, mở cửa hàng ứng dụng trên điện thoại, tìm kiếm từ khóa “DingTalk” và tải về ứng dụng chính thức — nhớ chọn biểu tượng “DingTalk” cười tươi nhé, đừng nhầm với mấy ứng dụng giả mạo giao đồ ăn!

Sau khi cài đặt xong, mở ứng dụng sẽ thấy trang đăng nhập/đăng ký. Chọn mục “Đăng ký tài khoản doanh nghiệp”, hệ thống sẽ hướng dẫn bạn điền thông tin cơ bản của công ty, bao gồm tên công ty, ngành nghề và quy mô. Gợi ý nhỏ: nên dùng cả tên tiếng Trung lẫn tiếng Anh để thuận tiện cho giao tiếp sau này, tránh gặp tình huống lúng túng. Tiếp theo là bước quan trọng — xác minh danh tính doanh nghiệp. Với công ty Hồng Kông, bạn có thể tải lên bản scan Giấy phép Đăng ký Kinh doanh (BR), hệ thống thường xét duyệt trong vòng 15 phút, nhanh hơn cả thời gian bạn gọi xong món bò xào khô!

Sau khi được duyệt, bạn chính thức trở thành quản trị viên doanh nghiệp! Lúc này, bạn có thể thiết lập tên miền chính (ví dụ yourcompany.dingtalk.com), hãy chọn tên ngắn gọn, dễ nhớ, đừng đặt kiểu dài như mật khẩu kiểu “abc123xyz_company_hk_finally”. Cuối cùng, liên kết số điện thoại và hộp thư email của quản trị viên để tăng bảo mật kép, tránh trường hợp bị đồng nghiệp vô tình đuổi khỏi nhóm rồi khóc trời kêu đất.

Sau khi hoàn tất đăng ký, đừng vội rời đi, chương tiếp theo chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách xây dựng “khung xương” cho doanh nghiệp — cấu trúc tổ chức, để mỗi nhân viên đều có vị trí rõ ràng, không còn cảnh chạy lung tung như nhân viên nhà hàng trà nữa.

Xong phần đăng ký, bước tiếp theo là “xây khung xương” cho công ty! Nghe thì có vẻ nghiêm túc, nhưng thực ra giống như chơi Lego — từng mảnh một, gắn các phòng ban và nhân viên lại với nhau, cuối cùng tạo nên đội quân doanh nghiệp mơ ước của bạn.

Vào phần nền quản trị DingTalk, chọn mục “Danh bạ” để bắt đầu vẽ bản đồ công ty. Bạn có thể tạo các phòng ban theo thực tế, ví dụ như “Phòng Marketing”, “Phòng Tài chính”, hoặc thậm chí là “Nhóm Ý tưởng phát sinh ở khu vực nước uống” (chuyện đùa thôi… nhưng bạn hoàn toàn có thể đặt tên sáng tạo một chút!). Mỗi phòng ban có thể chia nhỏ thành các đơn vị cấp dưới, tầng tầng lớp lớp, ngăn nắp rõ ràng.

Tiếp theo là thêm nhân viên — đừng dùng Excel gửi qua gửi lại nữa! Bạn có thể nhập thủ công, nhập hàng loạt hoặc gửi đường link mời để đồng nghiệp tự đăng ký. Tuyệt hơn nữa, bạn có thể phân quyền và thiết lập vai trò cho từng nhân viên, ví dụ trưởng phòng hành chính có quyền duyệt nghỉ phép, trong khi nhân viên bình thường chỉ có thể gửi yêu cầu. Như vậy, ai được làm gì, ai cần xem cái gì đều rõ ràng rành mạch, không ai có thể vô tình xâm nhập vào “nhóm họp bí mật của sếp”.

Hãy nhớ cập nhật định kỳ cấu trúc này, vì nhân sự luôn có biến động, đâu thể để nhân viên đã nghỉ việc vẫn nằm im trong “nhóm cấp cao” để ăn dưa bở mãi được? Sau khi thiết lập xong, sơ đồ tổ chức của cả đội sẽ rõ ràng như ban ngày, tạo nền tảng vững chắc cho giao tiếp hiệu quả sắp tới!

Giao tiếp hiệu quả: Tận dụng DingTalk để nâng cao hợp tác nhóm

Sau khi hoàn tất cấu trúc tổ chức, giờ là lúc để cả đội “hoạt động”! Trong môi trường kinh doanh nhịp độ nhanh của Hồng Kông, chờ phản hồi email chẳng khác nào xem đoạn phim tua chậm. Lúc này, tính năng nhắn tin tức thì của DingTalk chính là trợ thủ siêu hạng — hỗ trợ văn bản, giọng nói, thậm chí trạng thái đã đọc/chưa đọc hiện rõ, bạn chẳng cần đoán xem đồng nghiệp có nhìn thấy ý tưởng bạn gửi lúc ba giờ sáng hay không.

Tổ chức họp cũng không còn là cực hình. Nhờ hội nghị video DingTalk, dù đồng nghiệp đang ở văn phòng Vượng Giác hay làm việc tại nhà ở đảo xa, đều có thể tham gia chỉ trong một giây. Hỗ trợ chia sẻ màn hình, ghi hình lưu trữ, ngay cả cô chú lớn tuổi cũng dễ dàng sử dụng. Tuyệt hơn nữa, sau cuộc họp, hệ thống tự động tạo danh sách việc cần làm và gửi trực tiếp cho các thành viên liên quan, tránh cảnh sau họp rơi vào khoảnh khắc im lặng khó xử “Ai là người phải làm việc này?”.

Hợp tác trên tài liệu còn thần kỳ hơn. Đưa hợp đồng vào Ding Pan (ổ đĩa Ding), nhiều người cùng chỉnh sửa đồng thời, mọi phiên bản cũ đều được lưu lại, không còn sợ ai đó ghi đè lên file “Bản cuối – thật sự – final_v3_really”. Kết hợp với chức năng quản lý nhiệm vụ, phân công công việc, đặt hạn chót, theo dõi tiến độ — tất cả trong tầm kiểm soát, sếp chẳng cần phải trở thành cỗ máy nhắc việc bằng thịt xương nữa.

Tóm lại, từ trò chuyện đến nộp báo cáo, DingTalk biến giao tiếp từ đường ống thoát nước tắc nghẽn thành chuyến tàu cao tốc — nhanh, chuẩn, gọn gàng, không vướng víu.

"Ting! Bạn có một thông báo mới" — câu này nghe có quen tai không, giống hệt những lần bạn bị DingTalk “quan tâm” mỗi ngày? Nhưng bạn có biết, việc tận dụng tốt chức năng nhắc nhở không chỉ giúp tránh trễ họp, mà còn là nghệ thuật kiểm soát nhịp độ công việc! Bạn có thể thiết lập nhắc nhở theo cấp bậc cho dự án: ví dụ trước 3 ngày, 1 ngày và 2 giờ trước hạn chót, hệ thống sẽ tự động thông báo cho người phụ trách, giống như đặt nhiều báo thức chồng lên nhau, đảm bảo không ai giả vờ bận rộn mà “mất sóng”.

Những người dùng trình cao còn biết cách tận dụng bảng điều khiển phân tích dữ liệu. Đừng đánh giá hiệu suất đội ngũ bằng cảm tính nữa! Vào phần quản trị, bạn có thể theo dõi thời gian trực tuyến của nhân viên, tốc độ xử lý phê duyệt, thậm chí mức độ hoạt động của các nhóm. Phát hiện ra một phòng ban nào đó cứ mỗi chiều thứ Tư lại đồng loạt “biến mất”? Có lẽ đã đến lúc xem lại lịch họp có quá dày đặc hay không. Dữ liệu không nói dối, nhưng sẽ giúp bạn phơi bày sự thật.

Mẹo hay nhất chính là tích hợp ứng dụng bên thứ ba. DingTalk hỗ trợ kết nối với Google Workspace, Trello, thậm chí cả phần mềm kế toán Xero phổ biến tại Hồng Kông. Hãy tưởng tượng: sau khi bộ phận tài chính gửi yêu cầu thanh toán, quy trình phê duyệt tự động khởi chạy, khi được duyệt sẽ đồng bộ thẳng vào hệ thống kế toán — toàn bộ quy trình không giấy tờ, đến mức máy photocopy cũng xúc động muốn nghỉ hưu. Chính những quy trình tự động hóa như vậy mới là “văn phòng thông minh” thực thụ.

Vì vậy, thay vì mỗi ngày bị DingTalk rượt đuổi, hãy học cách điều khiển nó — dù sao thì, bạn là sếp, chứ không phải “người bị nhắc!”