5 bí quyết chuyển đổi số DingTalk từ con số 0 đến thành công của doanh nghiệp Hồng Kông

Chuyển đổi số nghe thì cao xa, nhưng thực ra giống như việc từ dùng bàn tính chuyển sang dùng máy tính – ban đầu thấy phiền phức, khi quen rồi mới phát hiện: trời ơi, trước đây mình sống thế nào vậy? Đặc biệt ở Hồng Kông, nơi nhịp độ nhanh hơn cả tia chớp, một công ty nếu vẫn còn truyền file bằng Excel và ra lệnh qua nhóm WhatsApp, thì chẳng khác nào đi xe đạp tham gia giải đua F1, dù có cố gắng đến đâu cũng khó lòng vượt mặt người khác.

Vì vậy, đừng biến "chuyển đổi" thành khẩu hiệu suông, mà hãy chia nhỏ thành từng bước thực hiện cụ thể. Bước thứ nhất, đừng vội mua hệ thống, hãy liệt kê ra "ba điều đau đớn nhất" trong công ty bạn: là họp không bao giờ xong? Hay quy trình phê duyệt dài hơn cả sông Trường Giang? Bước thứ hai, chọn một bộ phận trọng điểm để thí điểm, ví dụ để bộ hành chính dùng biểu mẫu kỹ thuật số thay cho ký giấy. Bước thứ ba, thiết lập cơ chế phản hồi, để nhân viên vừa dùng vừa góp ý, tránh để hệ thống trở thành "mìn số". Bước thứ tư, không được chậm trễ việc tích hợp dữ liệu, cần tập trung quản lý các thông tin đang rải rác khắp các phòng ban. Cuối cùng, liên tục tối ưu hóa – chuyển đổi số không phải là nâng cấp một lần là xong, mà giống như chơi game, phải liên tục vượt ải, nâng cấp trang bị.

Còn về tổng hợp các phương pháp? Thay vì sao chép mô hình doanh nghiệp lớn, chi bằng học theo triết lý "đi từng bước nhỏ, tiến nhanh" mà DingTalk (Đinh Đinh) đề xướng. Trước tiên triển khai chức năng khả thi tối thiểu, kiểm chứng nhanh, sau đó mở rộng dần. Hãy nhớ rằng, chuyển đổi không nhằm đạt đến sự hoàn hảo, mà là để "nhanh hơn một chút so với ngày hôm qua".

Nói đến chuyển đổi số, chỉ có quyết tâm thôi là chưa đủ, mà cần có vũ khí tiện tay – lúc này, DingTalk tựa như thanh倚天 kiếm trong tay cao thủ võ lâm, vừa xuất hiện đã khiến cả trường im lặng. Đừng nghĩ nó chỉ là cái "App để chấm công", như vậy là bạn đánh giá thấp nó rồi! Từ nhắn tin tức thì, họp trực tuyến, chia sẻ tài liệu đám mây, đến chấm công thông minh, tự động hóa quy trình phê duyệt, thậm chí đặt suất ăn tại căng-tin, DingTalk gần như là "quản gia toàn năng" cho doanh nghiệp.

Bạn có thể hỏi: "Nhiều chức năng vậy, nên bắt đầu từ đâu?" Đừng lo, điểm mạnh của DingTalk nằm ở thiết kế dạng mô-đun – bạn có thể lắp ráp từng mảnh như chơi Lego. Nhân viên mới vào? Dùng chức năng "Nhân sự thông minh" để tự động tạo hồ sơ; hợp tác liên phòng ban? Tạo nhóm, kèm theo "bảng theo dõi dự án", tiến độ rõ ràng ngay lập tức; sếp muốn nắm tình hình tổng thể? "Bảng điều khiển dữ liệu" sẽ hiển thị ngay các chỉ số then chốt, không còn phải chạy khắp các phòng ban để đòi báo cáo nữa.

Thú vị hơn nữa, DingTalk hỗ trợ tùy chỉnh cao độ, các hệ thống ERP hoặc phần mềm kế toán phổ biến tại doanh nghiệp Hồng Kông gần như đều có thể kết nối liền mạch. Nói DingTalk là công cụ thì không bằng nói nó là "nhà điều hành chuyển đổi số" của bạn, âm thầm giúp bạn sắp xếp các quy trình lộn xộn thành những con đường cao tốc gọn gàng.

Bước thứ nhất: Lập kế hoạch chuyển đổi số

Ối dào, đừng vừa nghe "chuyển đổi số" đã mắt tròn mắt dẹt, tưởng phải lập tức hóa thân thành gã khổng lồ công nghệ! Thực ra, giống như nấu một món bò húc khô, lửa, bước tiến và nguyên liệu đều không thể thiếu. Bước đầu tiên của chúng ta là viết ra "công thức nấu ăn" riêng cho công ty bạn – chính là kế hoạch chuyển đổi số.

Đừng vội mở DingTalk, tạo nhóm, kéo người, gửi thông báo – đó gọi là "xông bừa", chứ không phải chuyển đổi. Cách làm đúng là trước tiên hãy thực hiện một "khám sức khỏe công ty": phòng ban nào còn đang dùng bút giấy để ghi chép? Quản lý nào mỗi ngày tốn ba tiếng để trả lời email? Cuộc họp nào đáng lẽ năm phút là xong nhưng lại kéo dài hai tiếng? Những điểm này chính là nỗi đau, cũng là cơ hội đột phá của bạn.

Sau đó, đặt mục tiêu cụ thể hơn, ví dụ như "giảm 70% thời gian xử lý quy trình phê duyệt trong ba tháng" hay "hoàn thành chấm công online cho toàn bộ nhân viên trong sáu tuần". Lịch trình phải rõ ràng như thanh tiến độ xem phim, trách nhiệm cũng phải phân định rõ ràng – ai là quản lý dự án? Ai phụ trách hỗ trợ kỹ thuật? Ai sẽ là "huấn luyện viên nội bộ" của DingTalk?

Cuối cùng, nhớ đặt các chỉ số KPI, như "chỉ số nâng cao hiệu quả họp" hay "tỷ lệ sử dụng chia sẻ tài liệu", để biết bạn thực sự đang chuyển đổi hay chỉ đơn giản là đổi công cụ rồi tiếp tục tăng ca. Thà tấn công chính xác còn hơn bắn đại, hãy biến DingTalk thành vũ khí chiến lược, chứ không phải một ứng dụng khác bị bỏ quên trên điện thoại.

Bước thứ hai: Đào tạo nhân viên, nâng cao kỹ năng

Bước thứ hai: Đào tạo nhân viên, nâng cao kỹ năng

Kế hoạch có viết đẹp đến đâu mà không ai dùng thì cũng vô ích! Đừng tưởng phát một tài khoản DingTalk cho nhân viên là họ tự nhiên thành siêu nhân kỹ thuật số. Thực tế là, có người còn không phân biệt được "trò chuyện nhóm" với "Ding một cái", có người lại coi chức năng chấm công như trò check-in hàng ngày để nhận quà may mắn... Vì vậy, thay vì để họ tự mò mẫm đến phát điên, chi bằng chủ động tổ chức một khóa "đào tạo kỹ thuật số" đầy nhiệt huyết và thú vị!

Bạn có thể thiết kế loạt khóa học dễ tiếp cận, từ "năm tuyệt chiêu thần thánh của DingTalk" đến "làm sao tìm tài liệu sếp gửi hôm qua trong một nốt nhạc", nội dung gần gũi thì nhân viên mới không buồn ngủ. Kết hợp diễn tập thực tế, ví dụ giả lập một dự án hợp tác liên phòng ban, để mọi người học qua chơi, ngộ ra từ sai lầm. Tuyệt hơn nữa là mời các "cao thủ làng chuyển đổi số" đến chia sẻ kinh nghiệm doanh nghiệp thật đã dùng DingTalk để lật ngược tình thế – nghe xong đảm bảo có người sáng mắt lên, chỉ muốn lao về sửa quy trình ngay.

Đừng quên thiết lập chế độ chứng nhận "DingTalk Tiểu Chuyên Gia", ai qua bài kiểm tra thì tặng huy chương ảo, thậm chí thêm phần thưởng nho nhỏ – vì ai chẳng thích vừa đi làm vừa lên cấp như chơi game?

Bước thứ ba: Triển khai và tối ưu hóa – cuối cùng đã đến khoảnh khắc "hành động chứ không chỉ nói suông"! Nhân viên đã được đào tạo xong, đầy tự tin, giờ là lúc đưa DingTalk từ "biết dùng" sang giai đoạn "dùng giỏi". Đừng tưởng cài một App là xong chuyển đổi số, đó mới chỉ là "cắm điện khởi động" mà thôi. Điều quan trọng thực sự là: dùng sao cho khéo, sửa sao cho nhanh, tối ưu sao cho chuẩn.

Gợi ý áp dụng chiến lược "đi từng bước nhỏ, tiến nhanh", thử nghiệm trước ở một phòng ban hoặc một dây chuyền nghiệp vụ, ví dụ như báo cáo thanh toán hành chính hoặc phối hợp dự án. Dùng quy trình phê duyệt của DingTalk thay cho bản giấy, dùng robot nhóm tự động nhắc việc cần làm, để mọi người "vừa làm vừa học" trong môi trường rủi ro thấp. Trong quá trình này chắc chắn sẽ có người phàn nàn "nút ẩn sâu quá" hay "thông báo nhiều như bị tấn công bom", nhưng đây không phải là thất bại, mà là phản hồi vàng! Càng nhiều vấn đề, càng chứng tỏ bạn đang tiến gần đến giải pháp tốt nhất.

Hãy lập một "đội thám tử số" – thực chất là vài đồng nghiệp nhiệt tình và rành hệ thống, thường xuyên thu thập điểm đau, cứ hai tuần tổ chức một buổi "họp than vãn và cải tiến", kịp thời điều chỉnh cấu hình chức năng. Đồng thời, theo dõi sát các chỉ số then chốt: thời gian xử lý quy trình có giảm không? Số lần trao đổi giữa các phòng ban có giảm không? Tần suất đăng nhập của nhân viên có tăng không? Đây mới chính là "chỉ số mỡ cơ thể" của chuyển đổi, không thể chỉ nhìn vẻ bề ngoài hào nhoáng.

Lưu ý cuối cùng: tối ưu hóa không phải là "dọn dẹp lớn" một lần là xong, mà là "tập thể dục" liên tục. DingTalk cập nhật nhanh, các chức năng mới liên tục ra mắt như món tráng miệng theo mùa, công ty bạn cũng cần hình thành thói quen "thử nghiệm + cải tiến liên tục", mới có thể từ "làng新手" (làng người mới) dần dần đánh quái, lên cấp đến tận "bảng xếp hạng anh hùng"!

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!