Năm bí quyết giúp doanh nghiệp Hồng Kông lựa chọn DingTalk

Hiểu rõ các tính năng cốt lõi của DingTalk, giống như vừa mở một chiếc hộp công cụ vạn năng, chỉ điều khác là chiếc hộp này sẽ không làm bạn dẫm phải tua-vít và đau ngón chân. Trước hết, nhắn tin tức thì không đơn thuần chỉ là "gửi một tin nhắn" — bạn có thể trò chuyện theo nhóm, thiết lập chế độ không làm phiền, thậm chí dùng chức năng chuyển giọng nói thành văn bản để cứu giúp những tâm hồn bi kịch đang ngại phát âm thanh trong tàu điện ngầm. Kinh khủng hơn nữa, trạng thái đã đọc/chưa đọc được hiển thị rõ ràng, bạn sẽ không còn phải đoán: “Sếp liệu đã xem báo cáo của tôi chưa?”.

Chia sẻ tài liệu? DingTalk gần như đã sinh ra một đứa con từ sự kết hợp giữa ổ cứng đám mây và phòng chat. Tải lên một bản hợp đồng, các thành viên trong nhóm có thể trực tiếp ghi chú, bình luận, chỉnh sửa ngay trên tài liệu, mọi thay đổi được tự động lưu lại, cuộc chiến phiên bản từ đây trở thành truyền thuyết cổ xưa. Bạn còn nhớ những ngày tuyệt vọng vì phải truy tìm tên file “Bản cuối cùng_Thật sự cuối cùng_v3_sửa lần 3.doc” chứ? DingTalk bảo rằng: đó là tiểu thuyết bi kịch rồi.

Còn về sắp xếp họp hành, nó không chỉ giúp bạn đặt lịch, mà còn tự động đồng bộ vào lịch cá nhân, tạo đường dẫn họp, thậm chí nhắc nhở các công việc cần làm sau cuộc họp. Ví dụ, Tiểu Lý thuộc bộ phận marketing trước kia mất hai tiếng để điều phối cuộc họp liên phòng ban, giờ đây chỉ năm phút là xong, thời gian tiết kiệm đủ để anh ta lao đến phòng trà nước giành phần bánh bao ngàn lớp cuối cùng. Những chức năng này không hoạt động riêng lẻ, mà giống như một đội bóng đá ăn ý, chuyền bóng, sút gôn, ăn mừng liền mạch, giúp hiệu suất làm việc tăng vọt.

Khi nói đến lựa chọn phần mềm văn phòng, đâu phải chuyện chọn cơm trưa tùy tiện tích vào ô là xong! Các doanh nghiệp Hồng Kông muôn hình vạn dạng, từ những công ty thiết kế cao cấp ở Đồng La Hoàn đến các tập đoàn tài chính đa quốc gia ở Cửu Long Đường, nhu cầu mỗi nơi phức tạp chẳng kém gì cảnh đêm bên bờ biển Viễn Cảnh. Lúc này phải đặt câu hỏi nghiêm túc: DingTalk thực sự phù hợp với bạn không?

Các chủ doanh nghiệp nhỏ có lẽ sẽ lập tức phản ứng: “Tôi quan tâm nhất là ngân sách!” Đúng vậy, nhóm nhỏ coi trọng nguyên tắc “tiêu ít tiền, làm được nhiều việc”, phiên bản miễn phí của DingTalk cung cấp chức năng nhắn tin tức thì, hợp tác lịch trình và hội nghị video cơ bản, hoàn toàn đủ để nhóm năm người vận hành trơn tru. Nhưng đừng chỉ nhìn vào giá cả — nếu sau này bạn định mở rộng quy mô, hãy suy nghĩ xem các chức năng nâng cấp có theo kịp tốc độ phát triển của bạn hay không.

Còn đối với doanh nghiệp lớn, điều khiến các ông chủ trằn trọc suốt đêm không phải là tiết kiệm vài trăm đô la tiền phí hàng tháng, mà là “dữ liệu có bị rò rỉ không?”, “liệu nó có thể kết nối hòa thuận với hệ thống ERP mà chúng tôi dùng suốt mười năm qua không?”. Lúc này, khả năng tích hợp API, hỗ trợ đăng nhập đơn (SSO) và quản lý quyền truy cập tùy chỉnh của DingTalk không còn là điểm nhấn thêm thắt, mà là yếu tố sống còn.

Ngành bán lẻ cần sắp ca làm việc nhanh chóng và thông báo tức thì, tổ chức giáo dục quan tâm đến độ ổn định của lớp học trực tuyến, còn công ty xây dựng có thể cần theo dõi phiên bản tài liệu nhiều hơn. Đừng để công cụ dẫn dắt bạn — trước tiên hãy xác định rõ mình cần gì, rồi mới để DingTalk phục vụ bạn, chứ không phải ngược lại.

Khi nói đến công cụ giao tiếp doanh nghiệp, điều mọi người sợ nhất là gì? Không phải lo tin nhắn gửi quá nhanh, mà là dữ liệu bay quá xa! Khi các ông chủ Hồng Kông nhìn chằm chằm vào nút tròn màu xanh lá của DingTalk, trong đầu họ thực chất đang diễn ra một vở kịch lớn mang tên “Cuộc chiến bảo vệ dữ liệu”. Đừng lo, DingTalk không phải loại hoa bình chỉ dựa vào vẻ ngoài. Tường lửa bảo mật của nó kiên cố chẳng kém gì giá nhà ở đảo Hồng Kông.

Trước hết, DingTalk sử dụng công nghệ mã hóa đầu cuối (E2EE), giống như khoác lên từng tin nhắn một bộ áo giáp vô hình, dù bị chặn giữa đường, tin tặc cũng chỉ thấy những ký tự mã hóa lộn xộn. Cộng thêm quản lý quyền hạn động, quản trị viên có thể kiểm soát chính xác ai được xem tài liệu, ai chỉ được xem chứ không chỉnh sửa, ngay cả cô thư ký cũng không thể lén lút xem bản ghi cuộc họp của sếp.

Ấn tượng hơn nữa, DingTalk hỗ trợ triển khai riêng tư (private deployment), nghĩa là các tổ chức tài chính lớn có thể đặt máy chủ tại cơ sở của riêng họ, dữ liệu hoàn toàn không chảy ra ngoài. Từng có một công ty bảo hiểm địa phương đáp ứng yêu cầu tuân thủ bằng cách triển khai phiên bản riêng tư của DingTalk, kết quả không chỉ vượt qua kiểm tra của Cục Quản lý Tài chính, mà nhân viên còn cười nói: “Nhanh gấp ba lần hệ thống cũ chúng tôi từng dùng”.

Vì vậy, thay vì lo lắng về rò rỉ dữ liệu, hãy nghĩ xem: đối thủ của bạn có đang họp bằng WhatsApp không? Nếu vậy, bí mật của họ có lẽ đã được “đồng bộ đám mây” trong phòng trà nước rồi.

Chức năng tích hợp và tùy chỉnh, nghe có vẻ hơi giống “veston may đo cao cấp” trong giới công nghệ? Không phải chiếc áo nào cũng vừa vặn hoàn hảo với cơ thể bạn, nhưng DingTalk giống như một thợ may tay nghề cao, có thể tạo riêng cho doanh nghiệp bạn một hệ thống giao tiếp chuyên biệt. Khi doanh nghiệp Hồng Kông lựa chọn DingTalk, đừng bao giờ bỏ qua khả năng siêu mạnh này — nó không chỉ là công cụ trò chuyện, mà còn là “trung tâm kỹ thuật số” kết nối tất cả các ứng dụng trong công ty bạn.

Hãy tưởng tượng, kế toán dùng ERP, nhân sự chạy hệ thống HR, bộ phận kinh doanh theo dõi CRM, nhưng mọi người lại phải nhảy qua nhảy lại giữa năm nền tảng khác nhau. Chỉ cần DingTalk ra tay, lập tức “xiên nướng” luôn các hệ thống này, tin nhắn, phê duyệt, thông báo đều xử lý gọn trong một trang duy nhất. Táo bạo hơn, bạn có thể tự thiết lập luồng công việc, ví dụ như việc hoàn ứng không cần phải chạy theo sếp ký giấy tờ nữa, chỉ cần thiết lập định tuyến tự động trên DingTalk, chỉ khi số tiền vượt quá năm nghìn mới bật thông báo, tiết kiệm vô số cuộc đối thoại “đã đọc nhưng không hồi âm” ở địa ngục.

Thêm nữa, đừng nghĩ rằng chỉ doanh nghiệp lớn mới cần tùy chỉnh. Nhóm nhỏ cũng có thể dùng ứng dụng vi mô để tạo cơ chế chấm công riêng, hoặc biến buổi họp sáng hàng ngày thành biểu mẫu khảo sát tự động điền. Sự linh hoạt này biến DingTalk không chỉ là công cụ, mà còn là “người bạn thông minh” đồng hành cùng sự phát triển của doanh nghiệp bạn.

“Này, bộ phận IT à, tôi lại không biết dùng cái DingTalk này rồi!” — chắc hẳn nhiều công ty Hồng Kông thường xuyên nghe câu này. Nhưng thật ra, không cần lo, bởi vì DingTalk không chỉ có chức năng mạnh mẽ, mà còn cung cấp đầy đủ dịch vụ đào tạo và hỗ trợ trọn gói, giúp bạn từ “kẻ ngốc công nghệ” biến thành “chuyên gia số hóa”!

Ngay từ đầu, DingTalk đã thiết lập một nền tảng giảng dạy trực tuyến cực kỳ đầy đủ, từ các thao tác cơ bản như điểm danh, họp, đến thiết lập luồng phê duyệt phức tạp, tất cả đều có video phụ đề tiếng Quảng Đông và hướng dẫn tương tác. Nhân viên mới chỉ cần xem video là có thể tự học, không cần làm phiền đồng nghiệp IT phải dạy từng bước. Thậm chí còn có “trợ lý dịch vụ thông minh Tiểu Đinh” trực 24/7, bạn hỏi “làm sao chuyển quyền chủ trì cuộc họp?”, lập tức hiện ra sơ đồ minh họa từng bước, nhanh hơn cả pha một ly sữa trà.

Quan trọng hơn, DingTalk còn cung cấp buổi workshop đào tạo dành riêng cho doanh nghiệp, có thể tùy chỉnh nội dung theo nhu cầu công ty. Ví dụ như một công ty môi giới bất động sản ở Đồng La Hoàn, sau khi tham gia khóa đào tạo, nhóm sử dụng chức năng “đồng bộ việc cần làm + nhắc nhở tự động”, hiệu suất theo dõi khách hàng tăng 40%. Một công ty logistics khác còn nhờ đội hỗ trợ DingTalk thiết lập “robot báo lỗi sự cố”, đẩy thông tin sự cố ngay lập tức đến quản lý, rút ngắn một nửa thời gian phản hồi sửa chữa.

Vì vậy, dù công cụ có lợi hại đến đâu, cũng cần người hướng dẫn mới khai thác được hết tiềm năng. Dịch vụ hỗ trợ của DingTalk giống như “sư phụ kỹ thuật số” phía sau lưng bạn, âm thầm giúp bạn打通任督二脈, hiệu quả giao tiếp tự nhiên tăng vọt!