Tại sao nên chọn DingTalk làm công cụ chấm công

Vẫn đang dùng cách ghi tên thủ công hay máy quẹt thẻ để nhân viên cửa hàng liên kết điểm danh? Ông chủ ơi, bạn không phải muốn xây dựng một đội ngũ hiệu quả và vui vẻ sao? Đừng để phương pháp chấm công lạc hậu kéo chân bạn xuống! Đã đến lúc mời vị "quản lý kỹ thuật số" của chúng ta – DingTalk ra trận rồi!

DingTalk không chỉ là công cụ trò chuyện, mà thực chất là "con dao Thụy Sĩ" trong giới quản lý doanh nghiệp. Một ứng dụng nhỏ giải quyết mọi việc: định vị, xếp ca, xin nghỉ, phê duyệt, thông báo – tất cả đều được xử lý gọn gàng. Tin nhắn đã đọc hay chưa đọc đều hiển thị rõ ràng, bạn sẽ chẳng còn phải chạy theo hỏi từng nhân viên “bạn có thấy thông báo không?”. Tuyệt hơn nữa, kiến trúc đám mây của nó cực kỳ ổn định, dù bạn có tới 50 chi nhánh cùng chấm công một lúc, máy chủ cũng không sập đến mức phải đi chùa cầu may.

Với các chuỗi cửa hàng, điểm đau nhất chính là “địa điểm phân tán, khó quản lý thống nhất”. DingTalk tích hợp sẵn chức năng chấm công định vị GPS, không sợ nhân viên lười biếng nhờ người thay chấm công; hỗ trợ thiết lập nhiều địa điểm, nhiều ca làm việc khác nhau, trụ sở chính có thể theo dõi tình hình đi làm của từng cửa hàng tức thì. Hơn nữa, giao diện đơn giản trực quan, ngay cả nhân viên lớn tuổi cũng có thể sử dụng thành thạo trong ba giây, chi phí đào tạo thấp đến mức gần như không đáng kể.

Thậm chí còn ấn tượng hơn, hệ thống tự động tạo báo cáo chấm công, cuối tháng kế toán không còn phải vừa khóc vừa tính giờ làm việc. Một công cụ thông minh và năng lực như vậy, nếu không chọn nó, chẳng lẽ lại đi yêu đương với cái máy chấm công chỉ biết bấm giờ sao?



Các bước cơ bản để thiết lập chấm công trên DingTalk

Các bước thiết lập chấm công DingTalk thực ra còn đơn giản hơn nấu mì gói, chỉ cần bạn làm theo từng bước, đảm bảo sẽ không bị “kẹt màn hình”! Trước tiên, mở ứng dụng DingTalk, vào mục "Bảng công việc", chọn "Chấm công", hệ thống sẽ tự động dẫn bạn vào "Trang quản trị". Đừng lo lắng, đây không phải nhiệm vụ hacker gì cả, việc đầu tiên cần làm là thiết lập cấu trúc tổ chức của bạn. Bạn có thể xếp như lắp ghép lego: coi trụ sở là nền tảng, từng tầng từng tầng xếp lên các chi nhánh, sau đó “cắm” nhân viên vào đúng vị trí tương ứng. Nhớ rằng, mỗi nhân viên đều phải liên kết số điện thoại, nếu không họ có thể trở thành “linh hồn” — đi làm nhưng không chấm công!

Tiếp theo là phần quan trọng – thiết lập quy tắc chấm công. Chọn mục "Nhóm chấm công" để thêm quy tắc mới, bạn có thể thiết kế thời gian chấm công riêng biệt cho từng cửa hàng hoặc ca làm việc. Ví dụ: ca sáng từ 9h đến 18h, ca chiều từ 14h đến 23h, thậm chí cả ca đêm dành cho “chim cú” (đùa thôi). Đừng quên bật chức năng "chấm công Wi-Fi" hoặc "định vị GPS", tránh tình trạng ai đó nằm ở nhà vẫn chấm công và nói mình “đang tại vị trí làm việc”. Hệ thống còn hỗ trợ chức năng "nhập lịch làm việc theo ca", biểu đồ luân phiên của hàng loạt nhân viên có thể tải lên chỉ với một cú nhấn, giúp bạn tránh khỏi cảnh thức khuya nhập liệu bằng tay.

Cuối cùng, hãy kiểm tra thử! Mời đồng nghiệp mô phỏng thao tác chấm công, xem thông báo có hiện ra suôn sẻ không. Thành công rồi chứ? Chúc mừng bạn, bạn đã chính thức lên cấp từ “nạn nhân chấm công” thành “chuyên gia quản lý kỹ thuật số”!



Cách thiết lập quy tắc chấm công hiệu quả

“Sếp ơi, em trễ ba phút vì排隊 người đông quá!” Những lý do kiểu này diễn ra mỗi ngày tại các cửa hàng chuỗi, nhưng với DingTalk, chúng ta không chỉ chấm công chính xác, mà còn có thể thiết kế những quy tắc chấm công vừa linh hoạt vừa hiệu quả. Đừng nghĩ chấm công chỉ đơn giản là dán bốn chữ “đúng giờ đi làm, đúng giờ tan ca” lên tường, nghệ thuật thực sự nằm ở chỗ “linh hoạt trong kỷ luật”.

Phù hợp với đặc điểm nhiều ca làm việc và nhiều địa điểm của chuỗi cửa hàng, DingTalk hỗ trợ lịch trình luân chuyển tự động, ca sáng, ca chiều, ca đêm đều có thể phân bổ chỉ với một thao tác, nhân viên chỉ cần dùng điện thoại là xem được lịch làm việc của mình, không còn cảnh phải hỏi đi hỏi lại trong nhóm chat “ngày mai tôi ca mấy giờ?”. Tuyệt hơn nữa, bạn có thể thiết lập khoảng thời gian chấm công linh hoạt, ví dụ cho phép chấm công trong vòng 15 phút trước giờ mở cửa đều tính là đúng giờ, vừa quan tâm đến biến động di chuyển, vừa tránh trường hợp nhân viên trượt ngã vì tranh giành chấm công đúng giây đầu tiên (có thật sự xảy ra đấy!)

Làm thêm giờ? Tất nhiên phải xin phép! Thông qua quy trình phê duyệt làm thêm giờ trên DingTalk, nhân viên gửi đơn trước, quản lý chỉ cần chạm nhẹ trên điện thoại là duyệt, hệ thống tự động ghi nhận thời gian làm việc, cuối tháng đối chiếu không còn giống phá án nữa. Một chuỗi đồ uống nổi tiếng thậm chí còn áp dụng chế độ khen thưởng “Vua đúng giờ”, mỗi tháng ai đi làm đầy đủ sẽ được tham gia rút thăm trúng quà tặng độc quyền, biến việc đúng giờ thành trải nghiệm đầy tự hào.

Chấm công không phải là giám sát, mà là cây cầu nối giữa niềm tin và hiệu suất – dùng đúng quy tắc, ngay cả việc chấm công cũng có thể rất thú vị.



Tận dụng DingTalk để nâng cao trải nghiệm chấm công

“Tinh tinh!” – Tiếng đó không phải là giao hàng đến, mà là ông chủ đang nhắc bạn chấm công trên DingTalk! Đừng nghĩ chấm công chỉ là hành động cơ khí “bíp” một cái. Với chức năng nhắc nhở tự động của DingTalk, ngay cả Tiểu Vương – người thích ngủ nướng nhất – cũng có thể chấm công đúng giờ. Sau khi thiết lập giờ làm việc, hệ thống sẽ như một quản gia tận tâm, nhắc nhở nhẹ nhàng trước 15 phút: “Bạn ơi, sắp trễ làm rồi đó~”. Từ nay không còn lo nhân viên quên chấm công, quản lý cũng không còn đau đầu đối chiếu sổ sách.

Thậm chí còn tuyệt hơn, chức năng phân tích dữ liệu của DingTalk có thể biến những bản ghi chép chấm công khô khan thành biểu đồ trực quan. Ai là người đi làm đầy đủ nhất? Ngày nào có nhiều người trễ nhất? Chi nhánh nào có tỷ lệ đi làm cuối tuần thấp nhất? Tất cả chỉ cần liếc mắt là rõ. Quản lý không cần phải ngồi thống kê bằng Excel nữa, chỉ vài cú nhấp chuột là đã tạo xong báo cáo chấm công, trước khi phát lương cuối tháng, bạn sẽ chuyển từ “chế độ địa ngục” sang “chế độ buông xuôi” một cách dễ dàng.

Một chuỗi đồ uống nổi tiếng sau khi áp dụng, tỷ lệ đi trễ giảm 40%, nhân viên còn đùa: “Giờ chấm công như chơi game, thi xem ai đi làm đầy đủ liên tục để nhận huy chương!”. Biết tận dụng nhắc nhở, phân tích và báo cáo, chấm công sẽ không còn là áp lực, mà là một cuộc thi vui vẻ, nhẹ nhàng cho cả đội nhóm.



Các vấn đề thường gặp và giải pháp

“Tinh tinh! Bạn có một thông báo bất thường về chấm công” – Câu này nghe có vẻ như cơn ác mộng khiến bạn tỉnh giấc giữa đêm không? Đừng lo, dùng DingTalk chấm công cũng giống như nuôi một con thú cưng điện tử, đôi khi nó cũng giận dỗi, nhưng chỉ cần bạn hiểu nó, hai bên sẽ sống hòa thuận.

Vấn đề thường gặp thứ nhất: tín hiệu yếu, chấm công luôn thất bại. Nhân viên đứng trước cửa tiệm như đang diễn “Vô Gian Đạo”: “Tôi đã vào trong rồi, sao vẫn hiển thị là ở ngoài khu vực?”. Giải pháp rất đơn giản – thiết lập chấm công Wi-Fi nhiều khu vực hoặc dùng thiết bị phát Bluetooth (beacon), giúp hệ thống “nhìn” rõ hơn. Ngoài ra, nhớ nhắc mọi người chấm công sớm 5 phút, đừng đợi đến giây cuối cùng mới lao ra cửa nhảy ballet.

Vấn đề thứ hai: nhân viên mới không biết thao tác, kết quả cả nhóm đi trễ. Lúc này, video hướng dẫn + trưởng cửa hàng kèm cặp một-một sẽ phát huy tác dụng. Thậm chí có thể tổ chức cuộc thi “Siêu sao chấm công”, người thắng được thưởng một ly trà sữa trân châu, chắc chắn sẽ tăng ngay ý thức học tập.

Vẫn có nhân viên phàn nàn “cảm giác bị giám sát”? Đừng vội, chìa khóa là giao tiếp minh bạch. Hãy nói rõ với họ rằng dữ liệu chỉ dùng để tối ưu hóa lịch làm việc, chứ không phải để bắt lỗi ai ăn vụng bánh ngọt. Dù sao thì, mục tiêu của chúng ta là hiệu quả, chứ không phải bộ phim gián điệp.

Cuối cùng, định kỳ kiểm tra cập nhật hệ thống, tránh tình trạng chậm đồng bộ do phiên bản cũ. Vấn đề kỹ thuật không đáng sợ, điều đáng sợ là bỏ qua vấn đề. Xem những “sự cố nhỏ” này như những tràng cười để cải thiện, hệ thống chấm công của bạn mới thực sự sống động.



We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service, or reach us by phone at (852)4443-3144 or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!