Bùng nổ DingTalk: Trải nghiệm làm việc mới

Bạn đã từng thử giữa buổi họp, sếp đột nhiên hỏi: "Báo cáo kia ở đâu?" rồi cả văn phòng lập tức rơi vào cảnh hỗn loạn "người tìm tài liệu, tài liệu tìm người" chưa? Đừng lo, DingTalk đã sớm không chịu nổi tình trạng làm việc hỗn độn kiểu này, trực tiếp hóa thân thành vị cứu tinh nơi công sở, biến hỗn loạn thành trật tự, giúp bạn mỉm cười bình thản ngay cả trước thời điểm deadline đang cháy đến屁股.

Trong thế giới của DingTalk, tài liệu không bị nhét sâu trong ổ cứng của đồng nghiệp nào đó chờ mốc meo, mà ngoan ngoãn nằm trong thư mục đám mây, ai có quyền hạn thì người đó truy cập được, chẳng còn phải chạy theo hỏi "cậu sửa xong chưa?", "phiên bản của tôi mới là mới nhất!". Kinh khủng hơn nữa, tính năng chỉnh sửa cộng tác nhiều người cho phép các bạn cùng sửa một tài liệu như đang chơi game, mọi thay đổi đều rõ ràng minh bạch, kẻ gánh trách nhiệm oan từ nay tuyệt tích giang hồ.

Còn về họp hành? Trước kia là ba bước "chờ người đủ, tìm chỗ, quên nội dung", giờ chỉ cần một cú click trên DingTalk, cuộc họp video lập tức bắt đầu, lịch tự động đồng bộ, còn có thể ghi hình lưu trữ để đồng nghiệp vắng mặt không phải giả vờ hiểu. Tuyệt chiêu nhất là chức năng "DING một cái", tin nhắn quan trọng sẽ bật lên buộc phải xem, dù đối phương đang mải xem video ngắn cũng bị dọa đến rơi điện thoại — thần hiệu suất nhìn còn gật đầu tán thưởng.

Vì vậy, thà để bản thân chìm trong hỗn loạn "chur爆", chi bằng để DingTalk giúp bạn biến công việc thành màn pháo hoa rực rỡ và ngăn nắp.

"Ting! Bạn có tin nhắn mới" — câu nói này tại văn phòng hiện đại giờ đã khiến người ta căng thẳng hơn cả chuông báo thức. Nhưng đừng sợ, chỉ cần nắm vững bí kíp giao tiếp trên DingTalk, bạn không chỉ sống sót qua biển thông báo, mà còn nhẹ nhàng lướt ra một hành lang hiệu quả.

Trước hết, nhóm chat không phải lập bừa, mà là vũ khí chiến lược. Đừng nhét cả công ty vào một nhóm tên "Thông báo quan trọng", vì đó rõ ràng là cỗ máy sản xuất ồn ào. Cách khôn ngoan là chia nhóm theo dự án, bộ phận hoặc nhiệm vụ tạm thời, ví dụ như "Chiến dịch Marketing Q3", "Sân khấu hỗn chiến Bộ phận Thiết kế" hay "Đội thoát hiểm tiệc cuối năm". Như vậy, ai cần xem thông tin gì sẽ rõ như ban ngày, chẳng còn phải mò trong 500 tin nhắn "đã nhận" để tìm chỉ thị thật sự của sếp.

Thứ hai, hãy tận dụng chức năng nhắc nhở, để DingTalk trở thành "lương tâm số" của bạn. Dù là lời nhắc nhẹ nhàng 15 phút trước cuộc họp hay cảnh báo đếm ngược đến hạn nộp báo cáo tuần, chỉ cần thiết lập nhắc tự động, giống như có ai đó nhẹ nhàng thúc lưng bạn, tránh trở thành nhân vật huyền thoại trong đội "lại quên nộp báo cáo".

Cuối cùng, đừng xem nhẹ sức mạnh của biểu tượng cảm xúc! Một chữ "OK" lạnh tanh có thể bị hiểu là thiếu kiên nhẫn, nhưng thêm một biểu tượng nháy mắt 😏 hay chú chó gật đầu 🐶, bầu không khí lập tức dịu lại. Sử dụng biểu cảm vừa phải không phải là thiếu chuyên nghiệp, mà là để giao tiếp từ xa ấm áp hơn — dù sao thì, ai mà không muốn nhận được sticker "ôm thật chặt cố lên" từ đồng nghiệp khi đang tăng ca chứ?

Ở chương trước, chúng ta đã nói về việc dùng biểu tượng cảm xúc để chiến đấu, nhờ hệ thống nhắc nhở mà giữ mạng, nâng cao hiệu suất giao tiếp lên mức tối đa. Nhưng chỉ giỏi ăn nói thôi thì chưa đủ, nếu tài liệu lộn xộn như bãi chiến trường, thì tin nhắn nhanh đến đâu cũng không cứu nổi một dự án sụp đổ. Chương này sẽ khám phá cách biến DingTalk thành "Iron Man" của thế giới văn thư, một cú click cứu nguy cho thảm họa desktop của bạn.

Đừng còn gửi qua gửi lại file đến phiên bản thứ 18 mà vẫn không phân biệt nổi ai là ai! Trên DingTalk, chỉ cần mở mục "Tài liệu", tạo mới hoặc tải lên file, hỗ trợ đầy đủ các định dạng Word, Excel, PowerPoint, và còn điên rồ hơn — chỉnh sửa đồng thời nhiều người! Bạn sửa tiêu đề, tôi thêm dữ liệu, anh ấy tha hồ ghi chú, tất cả cùng nhảy múa trên cùng một tài liệu, như một mối tình đẹp, nhưng hiệu quả hơn nhiều. Lịch sử phiên bản được lưu tự động, ai chỉnh dòng nào, thời gian chính xác đến từng giây, các cuộc tranh cãi đổ lỗi từ nay chấm dứt vĩnh viễn.

Chia sẻ tài liệu thì cực kỳ chính xác: có thể thiết lập "chỉ đọc", "có thể chỉnh sửa", thậm chí "chỉ xem một lần", đảm bảo tài liệu mật đến đúng người đúng việc, đến mức sếp cũng phải tấm tắc khen ý thức an toàn của bạn. Trong khi đó, Ding Pan (Ổ đĩa Ding) thực sự là kho báu trên đám mây, thư mục công ty được phân cấp rõ ràng, tìm kiếm tài liệu theo dự án chỉ mất vài giây, đồng bộ trên điện thoại, laptop, máy tính bảng, ngay cả khi nằm nhà nghỉ ngơi cũng có thể lấy ra hợp đồng tuần trước quên lưu.

Cộng tác không còn卡 ở "chờ người kia gửi lại", mà là "cùng hoàn thành". Chương tiếp theo, chúng ta sẽ bước vào phòng họp, xem cách dùng DingTalk triệu tập đồng đội, sắp xếp lịch họp, theo dõi nhiệm vụ, biến bảng lịch trình hỗn loạn thành con đường cao tốc dẫn thẳng đến kết quả.

Họp hành như chơi game? Theo dõi nhiệm vụ còn nghiện hơn xem phim? Đừng nghi ngờ, đây không phải giấc mơ! Trong thế giới DingTalk, quản lý họp và nhiệm vụ đã vứt bỏ mác "quê mùa", tiến hóa thành một điệu nhảy tập thể nhịp nhàng, có tổ chức. Vừa rồi chúng ta đã sắp xếp tài liệu gọn gàng, bây giờ là lúc để những tài liệu này tỏa sáng trên bàn họp!

Sắp xếp cuộc họp không còn phải dùng chiêu "Tôi đã nói là 3h chiều mai rồi nhé!", "Ai thấy tin nhắn nhóm không?" — vòng luẩn quẩn vô tận. Chỉ cần mở Lịch DingTalk, nhấn vài cái là xong thời gian, địa điểm, người tham gia, hệ thống tự động gửi lời mời và nhắc nhở mọi người check-in, người đến muộn sẽ bị nhắc nhở một cách nhẹ nhàng (nhưng dai dẳng) cho tới khi họ ngoan ngoãn bấm "Tôi muốn tham gia".

Còn điên rồ hơn nữa, khi cuộc họp bắt đầu, màn hình video lập tức hiện ra, chia sẻ màn hình giúp bài thuyết trình "bay" lên không trung, thậm chí những câu nói suông của sếp cũng được ghi hình lưu chứng cứ (cười). Sau họp, biên bản được tạo ngay lập tức, kết hợp với bảng nhiệm vụ, biến những lời hứa miệng thành danh sách việc cần làm — ai phụ trách phần nào, khi nào phải nộp, gấp hay không, chỉ cần kéo thả là xong. Bảng nhiệm vụ không chỉ để theo dõi tiến độ, mà còn là chiến thuật tâm lý: nhìn nhiệm vụ của đồng nghiệp lần lượt chuyển sang màu xanh có dấu tích, mình sao có thể chậm chân?

Đây không còn là công cụ, mà là cuộc cách mạng cyberpunk về hiệu suất.

Sau khi họp xong, phân công nhiệm vụ xong, có cảm giác không khí đội nhóm nghiêm túc như buổi họp báo không? Đừng vội, đây chính là lúc DingTalk "chur爆 công việc" phát huy tác dụng! Ai nói văn phòng không thể thành công viên giải trí? Chỉ cần tận dụng tốt các tính năng vui nhộn của DingTalk, đảm bảo đồng nghiệp sẽ biến từ "người máy điểm danh" thành "chiến binh đoàn kết" ngay lập tức.

Mini game tuy nhỏ bé nhưng lại là thần dược tỉnh táo buổi chiều. Dùng giờ nghỉ trưa chơi một ván game tích hợp sẵn trong DingTalk, thi xem ai nhanh tay, phản xạ tốt, người thua phải mời trà sữa trân châu — lập tức phá vỡ rào cản giữa các bộ phận, ngay cả designer im lặng nhất cũng bắt đầu hét to "chơi thêm một ván nữa!". Nhắc sinh nhật còn là chiêu tấn công cảm xúc, hệ thống tự động gửi tin chúc mừng, kèm theo hàng loạt biểu tượng cảm xúc ném vào người được chúc, khiến ai cũng cảm thấy "Tôi không phải đang tổ chức sinh nhật ở công ty, mà là ở nhà".

Ấn tượng hơn nữa là chức năng sự kiện đội nhóm, dù là cuộc thi kiến thức online, bữa tiệc "ảo" giữa mùa dịch, hay thách đấu KPI giữa các phòng ban, đều có thể khởi xướng chỉ bằng một cú nhấn, toàn bộ thành viên hưởng ứng. Có người còn dùng nó tổ chức cuộc thi "Vua câu chuyện rảnh rỗi hài hước nhất", cười đến mức nhóm DingTalk gần như sập vì quá tải. Những thao tác tưởng như "không chuyên nghiệp" này thực chất đang âm thầm biến "tôi" thành "chúng ta". Hiệu suất làm việc không giảm, mà sự ăn ý đội nhóm lại lên đỉnh —这才是真正的 "hiệu quả lại vui vẻ".