الدمج التلقائي لمشاريع DingTalk: محرك لفعالية الأعمال

مبدأ الأتمتة ليس غريبًا علينا، فمنذ أن دخلت الأتمتة عالم المنازل الذكية، وصولًا إلى السيارات ذاتية القيادة، ثم خطوط الإنتاج الصناعية، ظل هدف الأتمتة كما هو دون تغيير، ألا وهو جعل العمليات المعقدة أكثر بساطة وكفاءة. على سبيل المثال، نجحت تسلا في تبسيط مراحل التصنيع المعقدة من خلال خطوط إنتاج آلية ما ساعد في رفع كفاءة الإنتاج بشكل كبير. وفي قطاع الرعاية الصحية، تساعد أنظمة الأتمتة الأطباء على الإفلات من الأعمال الروتينية المُرهقة، وإيلاء أكبر قدر من الاهتمام التشخيص والعلاج بدقة أعلى. ولعل هذه الأمثلة دليل قاطع على أن الأتمتة لا تزيد الكفاءة فحسب، بل تكفل أيضًا توزيعاً أكثر منطقية للموارد، وتتيح لنا التركيز على "الأمور الأكثر أهمية."

وفي سياق إدارة المشارع داخل الشركات، تُعتبر الأتمتة أيضًا وسيلة فاضلة لرفع الإنتاجية. أمام المنافسة التجارية الحادة المتزايدة، فإن قدرة الشركات على الإدارة الفعّالة عادةً ما تحسم قدرتها على التفوق على المنافسين. فكأنها سيارة سباق عالية الأداء، لن تتمكن من قيادة السباق إلا إذا كان محركها работает بدقة. هكذا تحتاج الشركات أيضًا إلى أدوات فعّالة ت赋能 عمليات الإدارة.

لذا، أطلق موقع دينغ تALK للمشاريع (Teambition) أدوات أتمتة مخصصة لتحسين سير العمل الإداري، وباستخدام هذه الأدوات الخاصة بالأتمتة، تستطيع الفرق تسريع وتيرة سير المشاريع، وتوكيل العمليات الروتينية اليومية إلى النظام الآلي، مما يتيح للموظّفين تركيز اهتمامهم في الأعمال الأكثر استراتيجية وخلقًا، وبالتالي زيادة كفاءة الشركة بشكل عام.

مبدأ الأتمتة ليس غريبًا علينا، فمنذ أن دخلت الأتمتة عالم المنازل الذكية، وصولًا إلى السيارات ذاتية القيادة، ثم خطوط الإنتاج الصناعية، ظل هدف الأتمتة كما هو دون تغيير، ألا وهو جعل العمليات المعقدة أكثر بساطة وكفاءة. على سبيل المثال، نجحت تسلا في تبسيط مراحل التصنيع المعقدة من خلال خطوط إنتاج آلية ما ساعد في رفع كفاءة الإنتاج بشكل كبير. وفي قطاع الرعاية الصحية، تساعد أنظمة الأتمتة الأطباء على الإفلات من الأعمال الروتينية المُرهقة، وإيلاء أكبر قدر من الاهتمام التشخيص والعلاج بدقة أعلى. ولعل هذه الأمثلة دليل قاطع على أن الأتمتة لا تزيد الكفاءة فحسب، بل تكفل أيضًا توزيعاً أكثر منطقية للموارد، وتتيح لنا التركيز على "الأمور الأكثر أهمية."

✦ ما المشكلات التي يمكن للأتمتة حلّها؟

هل تواجه في عملك اليومي إجراء العديد من المهام الصغيرة والمتكررة؟ هذه التفاصيل التي تبدو تافهة قد تستهلك جهدًا ووقتًا كبيرًا من العمل الجماعي. فماذا سيكون الوضع لو يمكن نظامًا آليًا التعامل تلقائيًا مع هذه المهام اليومية المملة والضرورية؟

الأتمتة هي تلك المفتاح الذي يفتح لنا أبواب الإنتاجية الفائقة.

✦ كيفية استخدام ميزة الأتمتة

تتكوّن كل قاعدة أتمتة من جزأين: شرط التفعيل وعملا الأتمتة. وقد صمّم موقع دينغ تALK للمشاريع (Teambition) واجهة سهلة ومرئية تساعد المستخدم على تجهيز قواعد الأتمتة بسهولة. ولن تحتاج إلى مهارات برمجية، إذ يمكن للمدراء والمختصين في العمل تكوين العمليات الآلية مرنة بحسب السيناريوهات المختلفة المطلوبة.

شرط التفعيل

شرط التفعيل يشبه هنا ضغط مفتاح المصباح الكهربائي. فعندما يحدث أمر معين (أي عند تفعيل القاعدة)، يبدأ النظام عمله تلقائيًا. ومن أبرز عمليات التفعيل المتداولة: تغيّر حالة المهمة، انتهاء وقت التسليم المحدد، أو تغيير درجة الأولوية. بالإضافة إلى هذا، يستطيع المستخدم إعداد شروط تشغيل دقيقة إضافية، مثل: تعيين مهمة لعضو معين، أو إضافة علامة تصنيف محددة، أو رفع مستندات مرفقة، وعندها تنطلق القاعدة تلقائيًا.

عمل الأتمتة

بمجرّد تحقّق شرط التفعيل، يصبح النظام كمساعد ذكي فعّال، يقوم بالإنجاز التلقائي وفق الشروط المبرمجة. وتتضمن العمليات الشائعة: تغيير حالة المهمة (مثلاً من "قيد الإنجاز" إلى "تمّ الإكمال")، أو تحديث تواريخ التسليم، أو إعادة تعيين المسؤولين، أو التذكير عبر إس @ في محادثة جماعية في دينغ تALK، أو ربط مهام معاودة.

تتميّز قواعد الأتمتة بالمميزات التالية:

● الوقت الفعلي: كنظام إنذار سريع الاستجابة، تُفعّل القواعد بمجرد تفعيلها، حيث تتحق استجابة النظام خلال ثوانٍ معدودة.

● الكفاءة: تحرير الفرق من العمليات اليدوية الشاقة، والتركيز على المشاريع الإبداعية.

● منع الأخطاء: تقليل أقصى قدر ممكن من الأخطاء، وضمان استمرار المهام بسلاسة.

✦ تطوّر قدرة الأتمتة المستمرة

يواصل موقع دينغ تALK للمشاريع (Teambition) التزامه بتطوير قدراته في مجال الأتمتة وتوفيره لأنسبّ أدوات التشغيل الأحدث والأفضل للأعمال. مؤخرًا، تلقّت ميزة الأتمتة لدينا نقلة نوعية، دعّمت بموجبه إمكانية تكوين شروط تفعيل أوسع، كما زادت اختيارات عمليات الأتمتة لتتمكن الفرق من إنشاء قواعد خاصة بهم بسهولة ودقة.

إعدادات القواعد أكثر مرونة

يمكن تعيين فروع متعددة من الشروط والفعاليات في قاعدة واحدة، مما يساعد في تقليل عدد القواعد المطلوبة، ويوفّر عمليات إدارة أكثر سهولة.

الأتمتة عبر المهام والمشاريع

الدعم الكامل لأتمتة المهام الفرعية والمهام الأم والمهمات ذات العلاقة، ومتابعة الأربطة الداخلية للمشاريع من خلال العمليات التلقائية.

الرصد المُعَيِّن لأداء الأتمتة

إضافة ميزة السجلات التنفيذية الجديدة تساعد الفرق في مراجعة تفصيلية لكيفية استخدام قواعد الأتمتة.

مزيد من سيناريوهات التفعيل

التطوير ليشمل مزيد من التغييرات في البيانات المهمة التي تحفّز عملية الأتمتة، وجعل هذه القدرة أكثر غنىً ومرونة.

الخصائص المفتوحة في الأتمتة

التكامل السلس مع منتجات التعاون في دينغ تALK، وتوصيل محادثات دينغ تALK ومراجعة OA والمستندات وبقية التطبيقات لتبادل البيانات والتكامل في العمليات، وربط كامل عمليات المشاريع وسير الأعمال.

✦ كيف يستخدم مستخدمو دينغ تALK للمشاريع (Teambition) الأتمتة؟

لنقل على سبيل المثال أن هناك طلبًا كاملاً من لحظة طرح المشكلة - مرورًا بتحليلها وتخطيط الحلول - ثم التطوير - الاختبار - الإطلاق، نقدّم عبر هذه القصة توضيحًا مبسطًا لكيفية مساعدة دينغ تALK للمشاريع (Teambition) للفرق على التعاون بنجاح وكفاءة عالية.

1. طرح المشكلة

إسناد آلي للمسؤول يضمن سرعة التواصل: بمجرّد إنشاء المشكلة، يستخدم النظام التصنيف الذي ينتمي إليه العمل لتعيين المسؤول المناسب ونقل المهمة تلقائيًا مما يوفّر عملية تدخل الإنسان.

تعيين آلي لجدول الزمني لضمان الاستجابة على الفور: يقوم النظام بإعداد موعد البدء والانتهاء تلقائيًا وفق القواعد المُعدَّة مسبقًا، ليمنع أي مشكلات قد تظهر بسبب سوء إدارة الوقت.

2. التقييم والتحليل وتصميم الحلول

تحديث آلي للمعالُمات لضمان تزامن المعلومات ومنع التغييرات اليدوية: تلقائيًا، تتحديث المعلومات المرتبطة بالطلب فور أي تغيير فيها، مما يضمن حصول الفريق على معلومات متسقة.

إكمال تلقائي لمهام التقييم ومواكبة التقدُّم: بعد تقديم التصميم، يقوم النظام بدفع المهام المرتبطة تلقائيًا، مما يكفل التواصل الفوري مع أصحاب العلاقة ويوقف التأخير. مثالًا: بعد استلام الملفات المصممة، يُكمل النظام مشروع التصميم تلقائيًا ويُخطِّر الجهات المعنية.

تُقفل التعديلات بعد الموافقة لمنع أي تغييرات: بعد المراجعة والنهاية، يقوم النظام آليًا بقفل المستندات لتجنب إدخال أي تعديلات، وتقليل المخاطر المحتملة الناتجة من التغييرات. على سبيل المثال، بعد رفع التسليمات وإقرارها، يتم تلقائيًا إقفال الحقول الخاصة بالملف ومنع أي عملية تحرير جديدة.

3. التطوير والاختبار

التحويل الآلي للمهام يضمن سير العمليات بسلاسة: تنتقل المهام من مرحلة إلى أخرى تلقائيًا إلى المسؤول المناسب، مما يضمن انتقال العمل بسلاسة.

التناغم التلقائي بين المهام المترابطة لتجنب أي تأثير على جدول السير: في حال إكمال مهام سبقتها، يقوم النظام تلقائيًا بتحفيز المهام التي بعدها وإسنادها للمسؤولين المناسبين، مما يضمن مراعاة الارتباطات بين المهام.

التنبيه التلقائي عند التأخير لضمان الرد السريع للمشاكل: بمجرّد انتهاء الموعد المحدد للمهمة، يقوم النظام آليًا بتذكير المسؤول عن المهمة، مما يكفل الإنجاز الفوري، ويوقف أي تأخير.

التكامل مع الأنظمة الخارجية لتحديث حالة المهام تلقائيًا: عند إرسال الكود، أو طلب الدمج، أو تحديث الفرع، يُغيّر النظام تلقائيًا حالة المهمة التطويرية، مما يضمن التكامل بين الأنظمة المختلفة.

4. الإطلاق

التذكير التلقائي بالإطلاق وتحضير الجاهزية: قبل بدء الإطلاق، يذكّر النظام تلقائيًا الأعضاء المعنيين لضمان استعداد كل من يحتاجهم العملية للمواعيد المطلوبة.

المتابعة الآلية لإجراءات الإطلاق لضمان جودة التسليم: حتى تستقرّ المهمة في حالة "مُعدة للإطلاق"، يجب الانتهاء من جميع المهام الفرعية الخاصة بها، مما يكفل إتمام كل عمليات الفحص وفق المطلوب.

✦ ختام

تُعدّ الأتمتة تغييرًا جذريًا في طريقة تعاملنا مع الأعمال، وهي تعيد رسم حدود التعاون الجماعي. إنها ليست أداة فحسب، ولكنها تجسيدٌ عميقٌ للسعي البشري وراء الكفاءة والإبداع. وكما قال الاقتصادي آدم سميث في كتابه "ثروة الأمم": "تنبع زيادة الإنتاجية من التخصص في الأدوار"، بينما الأتمتة هنا تمثّل امتدادًا مُحسَّنًا لذلك التخصص، فهي لا تقلّل من العمل الروتيني فحسب، بل تطلق طاقات الوقت والجهد لتقودها إلى مشاريع ذات قيمة إبداعية أعلى.

في موقع دينغ تALK للمشاريع (Teambition)، نؤمن أن وراء كل قاعدة أتمتة نجحًا، يُبنى عليها مستقبل عمل أكثَر فعالية وانسجامًا. لا تُعدّ الأتمتة إنجازًا تقنيًا فحسب، بل فلسفة جديدة في العمل: استخدام قوة الأنظمة لتحويل كل مجهود إلى قيمة قصوى. الأتمتة ليست لاستبدال الإنسان، بل لتفعيل طاقاته، وتمنحه قدرة البقاء على قمة الكفاءة في استكشاف إمكانيات أكبر.

في المستقبل، سيطّور موقع دينغ تALK للمشاريع تكامُلاً أعمق بين الأتمتة والذكاء الاصطناعي، وسينطلق من خلال معالجة اللغات الطبيعية لإنشاء قواعد آليّة بسرعة، وسيمنح فرق العمل دافعًا ذكيًا وعمليًا جديدًا. ونحن حاليًا في طور تطوير هذه الميزة الجديدة بحماس، فتابعونا حتى اللقاء!