التحول الرقمي باستخدام تطبيق DingTalk الذي يعتمده أصحاب الأعمال في هونغ كونغ، لإدارة الشركات بكفاءة عالية في ثلاث دقائق

لماذا قام جميع أرباب العمل في هونغ كونغ فجأة باستخدام دينغ تاك

إن انتشار التحوّل الرقمي لشركة دينغ تاك في هونغ كونغ ليس أمراً عرضياً. كان الحديث عن الرقمنة في الشركات الصغيرة والمتوسطة سابقاً يُرهب من قبل أقسام تكنولوجيا المعلومات — حيث يستغرق النشر ثلاثة أشهر، والميزانية لا سقف لها، والموظفون لا يستطيعون الفهم مهما حاولوا. لكن دينغ تاك مختلفة، فهي نشأت في آسيا وترعرعت في الثقافة الصينية، وواجهتها بديهية لدرجة أن حتى الخادمة في مقهى الشاي يمكنها استخدامها بسهولة. فسلك لا يفهم الإملاء الكانتوني، وTeams معقدة لدرجة أن موظفة الإدارة قد تفكر في الاستقالة، بينما حوّلت دينغ تاك التواصل الجماعي إلى "محادثة موثّقة": كل رسالة "استلمت"، "موافق👌" يتم أرشفتها تلقائياً، وتُحفظ عمليات الموافقة لتكون قابلة للتتبع، ولا حاجة بعد الآن لسؤال "من وافق؟"

على مستوى أعمق، فإن التحوّل الرقمي لشركة دينغ تاك في هونغ كونغ لا يحل فقط مشكلة تشتت الاتصالات، بل يعيد هيكلة نمط التشغيل العابر للحدود. تخيل مثلاً: نقص مفاجئ في المخزون في مستودع شنتشن، فيفتح موظف المبيعات في هونغ كونغ مباشرة اجتماعاً عبر الفيديو، ويتمكن العميل في الولايات المتحدة من رؤية جدول توقيت الشحنات المحدّث على السحابة مباشرة، وتُسجل جميع خطوات اتخاذ القرار تلقائياً. ويمكن اختيار خوادم البيانات إما في سنغافورة أو في الصين، مما يتوافق مع المتطلبات المحلية المتعلقة بالخصوصية والامتثال، وهذه المرونة شيء لا يمكن للبرمجيات الخدمية الأجنبية (SaaS) التنافس فيه. بالإضافة إلى ذلك، فإن دعم اللغة الصينية التقليدية دون أي منحنى تعليمي، مع تبديل سلس بين اللغات، يجعل التفاصيل خطوة بخطوة ودليل الأساليب الشامل قابلين للتنفيذ دون الحاجة إلى كتابة كتاب ضخم، بحيث يستطيع صاحب العمل تنفيذ العملية برمتها بيده.

الخطوة الأولى: إنشاء حساب المؤسسة بنفسك

الخطوة الأولى في التحوّل الرقمي لشركة دينغ تاك في هونغ كونغ لا تتطلب استدعاء متخصص تقنية معلومات. اذهب إلى dingtalk.com واضغط على "تجربة مجانية"، وأدخل اسم الشركة والهاتف والبريد الإلكتروني، وسيتم إنشاء الحساب خلال دقيقة واحدة. الأجمل هو أن الواجهة تكون بالصينية التقليدية بشكل تلقائي، وتغيير اللغة أسرع من قولك "بدون سكر، بالحليب". بمجرد الضغط على زر واحد، يتم إرسال الدعوات عبر البريد الإلكتروني والرسائل القصيرة، ويبدأ الزملاء الجدد بالدردشة داخل المجموعة قبل بدء العمل، مما يكسر تماماً الإجراءات الروتينية لأنظمة المكاتب التقليدية التي تتطلب انتظار تفعيل الحسابات.

يجب توضيح هيكل الأقسام، وإلا ستتحول عمليات الموافقة لاحقاً إلى فوضى. يجب تقسيم الصلاحيات بعناية: فمثلاً، يكون لدى الإدارة حق الوصول إلى الجداول الزمنية، بينما يركز قسم المالية على المطالبات، ويحصل المديرون على نظرة شاملة، مما يضمن سلامة البيانات. ومن الجدير بالذكر أن دمج Google Workspace أو Outlook يكون شبه خالٍ من التعقيد، حيث يتطلب فقط منح إذن للمزامنة، ويتم تحديث دفتر العناوين تلقائياً. أما المشكلة الشائعة مثل "عدم استلام رمز التحقق"، فغالباً ما يكون بسبب تصنيفه كبريد غير مرغوب فيه؛ أما الخطأ الآخر فهو كتابة اسم الشركة بشكل خاطئ، وبمجرد التسجيل لا يمكن التعديل إلا بعد اجتياز عملية مراجعة، لذلك يجب التفكير جيداً قبل التسجيل. بمجرد إكمال هذه الخطوة، تكون قد وضعت الأساس، ويمكنك الانتقال إلى بناء تدفق العمل الخاص بك.

الخطوة الثانية: بناء تدفقات العمل الآلية بالسحب والإفلات

تكمن القوة الحقيقية للتحول الرقمي لشركة دينغ تاك في هونغ كونغ في إمكانية إنشاء تدفقات عمل معقدة عبر طريقة "السحب والإفلات"، حتى الأمهات يمكنهن القيام بذلك. تخيل أن رسالة استفسار من عميل تصل عبر البريد الإلكتروني، فيقوم النظام تلقائياً بتسجيلها في جدول ذكي، وإنشاء طلب شراء، ثم إظهار مهمة معلقة للموظف المبيعات، وبعد ذلك يبدأ تلقائياً بعملية الموافقة لإدارة التوقيع — كل هذا بدون تدخل بشري، ولا حاجة لكتابة سطر واحد من التعليمات البرمجية. هذه الأتمتة لا توفّر الوقت فحسب، بل تغيّر إيقاع المؤسسة بأكملها.

في الواقع، دليل الأساليب الشامل بسيط جداً: استخدم "الجدول الذكي" كنواة للبيانات، وربطه بـ"إجراءات الموافقة" لاتخاذ القرارات، ثم توزيع "المهام المعلقة" على مستوى التنفيذ. مثلاً، عند تقديم طلب شراء، يقوم الموظف بتعبئة النموذج، فيمر تلقائياً على المصادقة من قسم المالية ثم من المدير، وبمجرد الموافقة يتم تحديث المخزون فوراً، ويُرسل إشعار تلقائي إلى المحاسب للتحضير للدفع. ما كان يستغرق يومين أصبح يُحل الآن في نصف ساعة. شهدنا شركات تجارية تعتمد هذه الطريقة فتمكّنت من أتمتة كامل العملية من الاستعلام إلى الشحن، وتوفير 40 ساعة شهرياً من الجهد البشري المخصّص للمتابعة. هذه الخطوة تعد أساساً لثورة الاجتماعات في الخطوة الثالثة — فحين تكون جميع البيانات متزامنة في الوقت الفعلي، يمكن فعلاً إجراء الاجتماعات دون الحاجة للسفر إلى شنتشن.

الخطوة الثالثة: ثورة الاجتماعات عبر الإنترنت

في المرحلة الثالثة من التحوّل الرقمي لشركة دينغ تاك في هونغ كونغ، حتى طريقة عقد الاجتماعات تتغير جذرياً. في الماضي، كانت الاجتماعات بين شنتشن وهونغ كونغ تتطلب إما أن يأتي الزملاء من شنتشن إلى هونغ كونغ، أو أن نعبر نحن الحدود، مما يستهلك نصف يوم في التنقل. أما الآن، يكفي فتح اجتماع عبر الفيديو في دينغ تاك، ويصبح بإمكان الجميع "الاجتماع عبر الشاشة". مشاركة الشاشة ولوحة العمل السحابية التي يمكن الكتابة والرسم عليها سهلة الاستخدام حتى بالنسبة لكبار السن، كما تدعم الترجمة الصوتية الفورية، فلا حاجة بعد الآن للقلق حول فقدان التفاصيل عند التواصل مع الموردين في البر الرئيسي.

والأكثر تطوراً هو تحويل تسجيلات الاجتماعات تلقائياً إلى نصوص مكتوبة، مما يمنع فقدان النقاط المهمة، ويسهّل البحث لاحقاً أكثر من قلب دفتر الملاحظات. وبعد انتهاء الاجتماع، يقوم النظام تلقائياً بإنشاء بنود المتابعة، ويُرسل المهام مباشرة للموظفين المعنيين، فلا تكون المتابعة معتمدة على "الضمير" بعد اليوم. بالمقارنة مع الماضي، حين كنا نمضي ظهيرة كاملة في غرفة الاجتماعات، ثم نضطر إلى تأكيد القرارات عبر البريد الإلكتروني، أصبحت سرعة اتخاذ القرار الآن أسرع بمرتين، وتوفير تكلفة الوقت يصل إلى 80%، وهي أفضل طريقة في دليل الأساليب الشامل. إن تدفقات العمل الآلية التي تم بناؤها في الخطوة الثانية يمكن الآن ربطها ببيانات الاجتماعات — فبعد انتهاء اجتماع مع عميل، يتم توليد مهمة متابعة تلقائياً، وتُدرج مباشرة ضمن عملية إنشاء الطلب.

الخطوة الرابعة: رفع البيانات لتصبح أصولاً معرفية

المرحلة الأخيرة من التحوّل الرقمي لشركة دينغ تاك في هونغ كونغ هي تحويل الملفات المبعثرة إلى أصول مؤسسية. كثيراً ما يسأل أصحاب الأعمال: "لماذا تأخر تقرير الربع الثالث؟" والسبب غالباً أن عروض الأسعار الخاصة بالمبيعات محفوظة على جهاز ماك قديم تملكه "ماي"، بينما العقود متناثرة على هواتف الأفراد. هذه "الإقطاعية المعلوماتية" تعيق العمل بشدة. لذلك يجب رفع المستندات الورقية والملفات المتناثرة إلى قاعدة معرفية رقمية. فمساحة التخزين السحابية في دينغ تاك + مكتبة المعرفة هي مستودعك الرقمي، حيث يمكنك رفع الملفات وتصنيفها حسب القسم أو المشروع أو العميل، مع إضافة علامات كلمات مفتاحية، بحيث تكون سرعة البحث أسرع من موظف مطعم الشاي في تدوين الطلبات.

لكن حتى مع التخزين، يجب الالتزام بالانضباط! نوصي بوضع ثلاث مستويات من الصلاحيات: عام (مثل نبذة عن الشركة)، محدد حسب القسم (مثل التقارير المالية)، وسري للغاية (مثل خطط الاندماج والاستحواذ)، لضمان وصول الموظفين المعتمدين فقط إلى القراءة أو التعديل أو التنزيل. والأكثر تطوراً هو إمكانية ربط بيانات العمليات اليومية — من سجلات الحضور إلى تقدم المشاريع — بأدوات تحليل الأعمال (BI) أو استخدام أدوات التحليل المدمجة لتوليد تقارير ديناميكية. فبينما يشرب صاحب العمل قهوته الصباحية، يكون قد رأى بالفعل انخفاض معدل متابعة العملاء الأسبوع الماضي بنسبة 15%، فيدعو فوراً إلى اجتماع سريع لسد الثغرة. وبهذا يصبح اتخاذ القرار من "نرى الأمر الشهر القادم" إلى "نفعلها الآن". لم تعد البيانات عبئاً، بل محركاً حقيقياً للنمو.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at عنوان البريد الإلكتروني هذا محمي من روبوتات السبام. يجب عليك تفعيل الجافاسكربت لرؤيته.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!