การเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลแบบไดรเวอร์ที่เจ้าของธุรกิจฮ่องกงใช้ ทำให้บริษัทดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพใน 3 นาที

ทำไมเจ้านายทั่วฮ่องกงถึงพร้อมใจกันใช้ DingTalk

การเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลของบริษัทในฮ่องกงที่พลิกผันมาใช้ DingTalk ไม่ใช่เรื่องบังเอิญ ก่อนหน้านี้ เมื่อพูดถึงการปรับตัวทางดิจิทัล ผู้ประกอบการขนาดกลางและขนาดย่อมมักหวาดกลัวแผนกไอที—ติดตั้งระบบต้องใช้สามเดือน งบประมาณไม่มีที่สิ้นสุด และพนักงานเรียนยังไงก็ไม่เข้าใจ แต่ DingTalk ต่างออกไป มันเกิดและเติบโตในภูมิภาคเอเชียภายใต้วัฒนธรรมจีน ทำให้อินเทอร์เฟซใช้งานง่ายจนแม้แต่ป้าร้านชาไข่มุกก็สั่งออร์เดอร์ได้โดยไม่ต้องกังวล ส่วน Slack ไม่รองรับพินหยินภาษาแคนโตไนส์ Teams มีโครงสร้างซับซ้อนจนเลขาฯ อยากลาออก แต่ DingTalk เปลี่ยนการสื่อสารในกลุ่มให้กลายเป็น “บทสนทนาที่มีหลักฐาน” ทุกครั้งที่พิมพ์ว่า “รับทราบ” หรือ “โอเค👌” จะถูกจัดเก็บอัตโนมัติ การอนุมัติต่างๆ มีประวัติตรวจสอบได้ หมดปัญหาต้องถามซ้ำว่า “ใครรับผิดชอบ?”

ในระดับลึกกว่านั้น การเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลของบริษัทในฮ่องกงด้วย DingTalk ไม่ได้แค่แก้ปัญหาการสื่อสารที่กระจัดกระจาย แต่ยังปฏิรูปโมเดลการทำงานข้ามพรมแดนอีกด้วย ลองนึกภาพ: คลังสินค้าเซินเจิ้นขาดสต๊อกกะทันหัน พนักงานฝ่ายขายในฮ่องกงจัดประชุมวิดีโอทันที ลูกค้าในอเมริกาก็เห็นตารางเวลาจัดส่งที่อัปเดตบนคลาวด์แบบเรียลไทม์ ทุกกระบวนการตัดสินใจถูกบันทึกไว้อัตโนมัติ ศูนย์ข้อมูลสามารถเลือกตั้งอยู่ที่สิงคโปร์หรือจีน เพื่อให้สอดคล้องกับข้อกำหนดด้านความเป็นส่วนตัวและกฎหมายท้องถิ่น ความยืดหยุ่นเช่นนี้เป็นสิ่งที่ซอฟต์แวร์ SaaS จากต่างประเทศเลียนแบบได้ยาก อีกทั้งยังรองรับภาษาจีนตัวย่อและตัวเต็มโดยไม่ต้องเสียเวลาเรียนรู้ และสลับภาษาได้อย่างลื่นไหล ทำให้คำแนะนำโดยละเอียด และ คู่มือการใช้งาน ไม่จำเป็นต้องเขียนยาวเหยียดก็ใช้งานได้จริง เจ้าของกิจการสามารถจัดการทุกอย่างด้วยตนเองได้เลย

ขั้นตอนแรก สร้างบัญชีองค์กรด้วยตัวเอง

ขั้นตอนแรกของการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลด้วย DingTalk สำหรับบริษัทในฮ่องกง ไม่จำเป็นต้องจ้างโปรแกรมเมอร์มาก็ทำได้ เพียงไปที่ dingtalk.com กด “ทดลองใช้ฟรี” ใส่ชื่อบริษัท เบอร์โทรศัพท์ และอีเมล ภายในหนึ่งนาทีก็เริ่มใช้งานได้ทันที ที่ใส่ใจมากคืออินเทอร์เฟซเริ่มต้นเป็นภาษาจีนตัวเต็ม และเปลี่ยนภาษาได้เร็วกว่าที่จะตะโกนว่า “หวานน้อย ใส่นม” เชิญชวนพนักงานเพียงคลิกเดียว อีเมลและ SMS ก็ถูกส่งพร้อมกัน ทำให้พนักงานใหม่ยังไม่ทันเข้าทำงาน ก็สามารถแชทในกลุ่มได้แล้ว แตกต่างจากระบบ OA แบบเดิมที่ต้องรอเปิดบัญชีก่อน

การตั้งค้าโครงสร้างแผนกควรชัดเจน มิฉะนั้นจะเกิดความวุ่นวายในขั้นตอนการอนุมัติในภายหลัง ต้องแบ่งสิทธิ์การเข้าถึงให้ละเอียด: ฝ่ายธุรการมองเห็นตารางงาน ฝ่ายการเงินเน้นเรื่องเบิกจ่าย ผู้บริหารมองภาพรวม เพื่อปกป้องความปลอดภัยของข้อมูล นอกจากนี้ การเชื่อมต่อกับ Google Workspace หรือ Outlook ก็แทบไม่มีปัญหา เพียงให้สิทธิ์ในการซิงค์ รายชื่อผู้ติดต่อก็อัปเดตอัตโนมัติ ปัญหาทั่วไป เช่น “ไม่ได้รับรหัสยืนยัน” มักเกิดจากการที่อีเมลตกไปอยู่ในโฟลเดอร์สแปม อีกปัญหาคือพิมพ์ชื่อบริษัทผิด พอลงทะเบียนแล้วจะแก้ไขต้องรอการตรวจสอบ ดังนั้นควรตรวจสอบให้แน่ใจก่อนกดส่ง เมื่อเสร็จสิ้นขั้นตอนนี้ เท่ากับวางรากฐานไว้แข็งแรง ขั้นตอนต่อไปก็สามารถสร้างเวิร์กโฟลว์เฉพาะขององค์กรได้

ขั้นตอนที่สอง ลาก-วาง สร้างเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ

ศักยภาพที่แท้จริงของการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลด้วย DingTalk สำหรับบริษัทในฮ่องกง คือการสร้างเวิร์กโฟลว์ซับซ้อนได้ด้วยการ “ลาก-วาง” แม้แต่คุณแม่บ้านก็ใช้ได้ ลองนึกภาพ: เมื่ออีเมลสอบถามจากลูกค้ามาถึง ระบบจะบันทึกข้อมูลลงในสมาร์ทฟอร์ม อัตโนมัติ สร้างใบสั่งซื้อ แจ้งเตือนงานให้ฝ่ายขาย และดำเนินการขออนุมัติตามลำดับให้เจ้านาย—ทั้งกระบวนการไม่ต้องใช้มือเขียนใดๆ และไม่ต้องเขียนโค้ดเลย ความอัตโนมัติแบบนี้ไม่ใช่แค่ประหยัดเวลา แต่เปลี่ยนจังหวะการทำงานขององค์กร

คู่มือการใช้งาน นั้นง่ายมาก: ใช้ “สมาร์ทฟอร์ม” เป็นศูนย์กลางข้อมูล เชื่อมกับ “กระบวนการอนุมัติ” เพื่อตัดสินใจ และส่ง “งานที่ต้องทำ” ไปยังผู้ปฏิบัติงาน เช่น การขอซื้อของพนักงาน กรอกแบบฟอร์ม ระบบส่งให้ฝ่ายการเงินและเจ้านายอนุมัติ เมื่ออนุมัติแล้ว สต๊อกจะอัปเดตทันที และฝ่ายบัญชีได้รับแจ้งเตือนเพื่อเตรียมจ่ายเงิน แทนที่จะรอสองวัน ตอนนี้เสร็จภายในครึ่งชั่วโมง เราเคยเห็นบริษัทการค้าใช้วิธีนี้ ทำให้กระบวนการตั้งแต่สอบถามราคาจนถึงจัดส่งสินค้าเป็นระบบอัตโนมัติ ประหยัดเวลาตามงาน 40 ชั่วโมงต่อเดือน ขั้นตอนนี้ยังเป็นพื้นฐานสำคัญสำหรับขั้นตอนที่สาม ปฏิวัติการประชุม—เมื่อข้อมูลทุกอย่างซิงค์แบบเรียลไทม์ การประชุมก็แท้จริงไม่จำเป็นต้องเดินทางไปเซินเจิ้นอีกต่อไป

ขั้นตอนที่สาม ประชุมข้ามฝั่งอ่าวอย่างราบรื่น

เมื่อการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลของบริษัทในฮ่องกงมาถึงขั้นตอนที่สาม การประชุมก็ถูกพลิกโฉม แต่เดิมการประชุมระหว่างฮ่องกงกับเซินเจิ้น ต้องไม่ก็เพื่อนร่วมงานจากเซินเจิ้นบินมาฮ่องกง หรือเราต้องข้ามแดน ใช้เวลาครึ่งวันไปกับการเดินทาง แต่เดี๋ยวนี้ เพียงเปิดการประชุมวิดีโอด้วย DingTalk ก็สามารถ “ประชุมข้ามฝั่งอ่าวอย่างราบรื่น” ได้ทันที แชร์หน้าจอ ใช้ไวท์บอร์ดบนคลาวด์เขียนวาดได้ แม้แต่ผู้สูงอายุก็ใช้ได้ แถมยังรองรับการแปลเสียงแบบเรียลไทม์ ทำให้การสื่อสารกับซัพพลายเออร์ในแผ่นดินใหญ่ไม่ต้องกังวลเรื่องพูดผิดพลาดอีกต่อไป

ที่เจ๋งกว่านั้นคือ ระบบบันทึกเสียงการประชุมแล้วแปลงเป็นข้อความอัตโนมัติ ไม่ต้องกลัวฟังตกประเด็นสำคัญ ค้นหาเนื้อหาหลังการประชุมได้เร็วกว่าพลิกสมุดจดยิ่งกว่า จบการประชุม ระบบสร้างรายการปฏิบัติงานอัตโนมัติ มอบหมายงานให้พนักงานที่เกี่ยวข้อง โดยไม่ต้องพึ่ง “สำนึกดี” ในการติดตามงาน อีกต่างหาก เมื่อเทียบกับอดีตที่ต้องนั่งประชุมทั้งบ่าย ออกมาตัดสินใจแล้วยังต้องส่งอีเมลยืนยันอีก ตอนนี้ความเร็วในการตัดสินใจเพิ่มขึ้นสองเท่า ประหยัดเวลาได้ถึง 80% ถือเป็นเคล็ดลับที่คุ้มค่าที่สุดใน คู่มือการใช้งาน เมื่อเชื่อมโยงกับเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติจากขั้นตอนที่สอง ข้อมูลการประชุมลูกค้าสามารถสร้างงานที่ต้องทำทันที และเข้าสู่กระบวนการสั่งซื้อโดยอัตโนมัติ

ขั้นตอนที่สี่ ยกระดับข้อมูลสู่ทรัพย์สินองค์กร

ขั้นตอนสุดท้ายของการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลของบริษัทในฮ่องกง คือการเปลี่ยนไฟล์ที่กระจัดกระจายให้กลายเป็นทรัพย์สินขององค์กร เจ้าของหลายคนคงเคยสงสัยว่าทำไมรายงานไตรมาส 3 ถึงช้า เพราะใบเสนอราคาของฝ่ายขายถูกเก็บไว้ใน MacBook เครื่องเก่าของอาเหมย สัญญากระจายอยู่ตามมือถือของแต่ละคน ระบบที่เรียกว่า “ระบบข้อมูลแบบเจ้าขุนมูลนาย” แบบนี้ทำให้ธุรกิจติดขัด จำเป็นต้องยกระดับเอกสารกระดาษและไฟล์ที่กระจัดกระจายให้กลายเป็นฐานความรู้ คลาวด์ไดรฟ์และฐานความรู้ของ DingTalk คือคลังข้อมูลดิจิทัลของคุณ จัดหมวดหมู่ไฟล์ตามแผนก โครงการ หรือลูกค้า พร้อมติดแท็กคำสำคัญ ค้นหาได้เร็วกว่าพนักงานร้านอาหารจดออร์เดอร์

แต่การเก็บข้อมูลต้องมีระเบียบ! แนะนำให้ตั้งสิทธิ์สามระดับ: สาธารณะ (เช่น ข้อมูลบริษัท), จำกัดเฉพาะแผนก (เช่น รายงานการเงิน), และความลับสุดยอด (เช่น แผนควบรวมกิจการ) เพื่อให้มั่นใจว่าเฉพาะผู้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถดู แก้ไข หรือดาวน์โหลดได้ ที่เจ๋งกว่านั้นคือ ข้อมูลจากการดำเนินงานประจำวัน—ตั้งแต่บันทึกการลงชื่อเข้าทำงาน ไปจนถึงความคืบหน้าโครงการ—สามารถเชื่อมต่อกับเครื่องมือ BI หรือใช้เครื่องมือวิเคราะห์ในตัวเพื่อสร้างรายงานแบบไดนามิก เจ้าของกิจการแค่ชงกาแฟตอนเช้า ก็เห็นแล้วว่าอัตราการติดตามลูกค้าสัปดาห์ที่ผ่านมาลดลง 15% จึงเรียกประชุมย่อยทันทีเพื่อแก้ปัญหา ความเร็วในการตัดสินใจเปลี่ยนจาก “เดี๋ยวค่อยว่ากันเดือนหน้า” เป็น “ทำตอนนี้เลย” ข้อมูลจึงไม่ใช่ภาระอีกต่อไป แต่กลายเป็นเครื่องยนต์ขับเคลื่อนการเติบโต

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!