كيفية تذكير الموظفين بنسيان تسجيل الحضور على دينغ توك: لتتجنب تفويت أوقات التسجيل

«دينغ دونغ! هل نسيت التسجيل؟» — هذه ليست جرس باب، بل هي تذكير لطيف ومرح من تطبيق دينغ تانغ. في ميدان المكاتب الحديثة، فإن التأخير أو المغادرة المبكرة أو نسيان التسجيل يُعدّ من الجرائم الكبرى في عيون إدارة الموارد البشرية. لكن لا داعي للقلق، فدينغ تانغ ليس مجرد أداة تسجيل حضور باردة، بل يشبه سكرتيرة ذكية وحنونة تنبهك فوراً حين تنسى التسجيل قائلة: «مهلاً، لا تتظاهر بالانشغال لدرجة أنك نسيت نفسك!»

إن نظام التذكير الذكي في دينغ تانغ لا يقتصر على صوت "دنغ" واحد ثم ينتهي الأمر. فهو قادر على تشغيل تنبيهات تلقائية عند عدم تسجيل الموظف في الوقت المحدد، وفقاً لأوقات الحضور التي تحددها المؤسسة، مع دعم الإشعارات عبر التطبيق والرسائل القصيرة وحتى المكالمات الصوتية (وبطبيعة الحال، يمكن للمديرين ضبط مستوى "القصف"). فعلى سبيل المثال، غالبًا ما يظن "آمين"، الذي يحب النوم الطويل صباحًا، أنه وصل إلى المكتب في الوقت المحدد، بينما هاتفه كان لا يزال في جيبه صامتًا — لكن الآن، لم يعد بإمكانه الهروب من "مكالمة الاهتمام" الخاصة بدِنغ تانغ.

والأكثر إثارةً هو أن دينغ تانغ قادر أيضًا على تحليل أنماط التسجيل غير النظامية وإنشاء قائمة تذكير تلقائيًا، مما يسمح للإدارة برؤية من هو "ملك النسيان المتكرر". بدلًا من انتقاد الموظفين لاحقًا، أصبح بالإمكان منع المشكلة قبل وقوعها. إنها كأنك وفرت لكل موظف مديرًا رقميًا لا يغضب أبدًا، بل يذكر فقط. وفيما يلي، سنكشف عن أسرار إعداد هذا المدير الذكي — كيف تبني نظام حضور ذكي خاص بك. هل أخذت دفترك استعدادًا للتدوين؟

هل تريد منع الموظفين من التسجيل العشوائي كالفراخ المقطوعة الرأس؟ إذًا نظام الحضور في دينغ تانغ هو مساعدك الرقمي! أولاً، افتح لوحة تحكم الإدارة في دينغ تانغ، واذهب إلى «مكتب العمل» → «الحضور» → «قواعد الحضور»، وهناك يمكنك بدء إنشاء خريطة التسجيل الخاصة بك. يمكنك إضافة قواعد مختلفة حسب الأقسام أو الفترات، مثل أن يكون دوام قسم الإدارة من التاسعة صباحًا حتى السادسة مساءً، بينما يتمتع قسم المبيعات بأوقات مرنة، وكل ذلك قابل للتخصيص.

عند إعداد مواقع التسجيل، يمكنك اختيار التسجيل عبر الموقع الجغرافي (GPS)، أو عبر شبكة واي-فاي، أو حتى باستخدام إشارات البلوتوث! فالتسجيل عبر الموقع مناسب للموظفين الخارجيين، حيث يمكنك تحديد نطاق بين 50 إلى 300 مترًا، فإذا كان الموظف بعيدًا أكثر من ذلك فلا يمكنه التسجيل، وبالتالي تمنع محاولة قول "سجلت وأنا عند باب المنزل". أما التسجيل عبر الواي-فاي فهو مناسب للبيئة المكتبية، حيث يتم ربطه بجهاز التوجيه الخاص بالمكتب، وبمجرد الاتصال بالشبكة يتم التحقق تلقائيًا، وهو أدق من ماكينة القهوة.

ها هنا حيلة صغيرة: يمكنك تعيين «تسجيل متعدد المواقع» لتمكين الموظفين المنتدبين من الاختيار بحرية، أو تفعيل «التحقق عبر الصورة» لمنع التسجيل بالنيابة، مما يجعل من المستحيل على المحترفين في التقاعس أن يختفوا. ولا تنسَ تفعيل خيار «إحصاء التأخير والمغادرة المبكرة تلقائيًا»، حيث يقوم النظام بحساب البيانات نيابة عنك، ولن تحتاج بعد الآن إلى السهر ليلاً لإدخال البيانات عند نهاية الشهر.

بعد انتهاء الإعداد، سيظهر لكل موظف بمجرد دخوله التطبيق حالته في التسجيل بشكل واضح تمامًا كالبطارية على الهاتف، وبالتالي يودع سؤال الحياة الكبير: «هل سجلت للتو أم لا؟».

الآن نصل إلى الجزء الأساسي — كيفية إعداد تذكيرات نسيان التسجيل في دينغ تانغ. لا تدع الموظفين يدورون كالفراخ المقطوعة الرأس، ويكتشفون لاحقًا أنهم نسوا التسجيل! افتح لوحة تحكم الإدارة في دينغ تانغ، وانتقل إلى وحدة «الحضور»، ثم اختر «قواعد الحضور» وابحث عن خاصية «تذكير نسيان التسجيل»، فهنا تظهر لك المنقذ.

يمكنك تحديد وقت التذكير حسب رغبتك، مثل تفعيل التذكير تلقائيًا بعد 15 دقيقة من انتهاء الدوام، لدفع الموظف إلى التعويض قبل أن ينهي جلسته في اللعب. كما يمكن تعديل تكرار التذكير بحرية: هل سيكون تذكيرًا لطيفًا واحدًا، أم سلسلة من «التذكيرات المحبة» كل نصف ساعة؟ القرار لك. كما أن طرق التذكير جادة جدًا: يمكن تفعيل التنبيهات داخل التطبيق، أو الرسائل النصية، أو حتى الرسائل الخاصة من روبوت دينغ تانغ، لضمان وصول الرسالة في كل مكان، بحيث لا يمكن الهروب منها.

وها هنا لعبة متقدمة! فبما أن إيقاعات العمل تختلف بين الأقسام، فقد يكون قسم الإدارة يعمل من التاسعة إلى الخامسة، بينما يكون فريق التطوير في أوج نشاطه ليلاً. يمكنك تعيين قواعد تذكير مختلفة حسب القسم أو الوظيفة، بحيث لا يُقطع تركيز المصمم أثناء لحظة إلهام، وفي الوقت نفسه يضمن موظف الاستقبال المغادرة في الوقت المحدد. وعند دمج ذلك مع قواعد التسجيل عبر الموقع أو الواي-فاي التي تم ضبطها سابقًا، فإن نسيان التسجيل سيصبح مجرد أسطورة من الأساطير القديمة!

«دينغ دونغ! لديك تسجيل ناقص بانتظار المعالجة!» عندما تظهر هذه الإشعار على هاتف الموظف، لا تذعر ولا تبدأ بالصراخ «آه، يجب أن أكتب تبريرًا مرة أخرى». إن تذكير نسيان التسجيل في دينغ تانغ ليس مجرد «جهاز إنذار»، بل هو أيضًا «مساعدك في التعويض». بمجرد استلام التذكير، يمكن للموظف فتح تطبيق دينغ تانغ والانتقال إلى «مكتب العمل» → «تسجيل الحضور» → «طلب تعويض تسجيل»، ثم اختيار الوقت الناقص وكتابة السبب، وتقديم الطلب بنقرة واحدة، أسهل من طلب وجبة خارجية!

أما دور المدير فهو أن يكون «الحكم» في هذه «عاصفة التعويض». فقط افتح صفحة الموافقة، وسترى جميع طلبات التعويض المعلقة. يمكنك الموافقة بسرعة، أو رفضها لاستكمال المعلومات، أو إضافة تعليق، كما يمكنك تعيين قواعد موافقة تلقائية (مثل السماح بتعويض مرتين شهريًا كحد أقصى)، مما يجمع بين الإنسانية والانضباط. والأفضل من ذلك، أن النظام يسجل كل عملية تعويض تلقائيًا، ما يجعل بيانات الحضور شفافة ويمكن تتبعها بسهولة.

من بين الحالات الشائعة: «نفاد بطارية الهاتف» أو «اختفاء شبكة الواي-فاي فجأة». في الواقع، يمكن الوقاية من معظم هذه الأمور. نوصي الموظفين بتفعيل خاصية «التسجيل الفوري» أو الاتصال بشبكة مستقرة مسبقًا. وإذا حدثت حالة طارئة فعلاً، فشجع الموظفين على «التعويض فور اكتشاف النسيان»، لتجنب تراكم عشرات الطلبات في آخر الشهر كأكوام الثلج، مما يجبر مسؤول الموارد البشرية على العمل الإضافي وهو يبكي.

هل تظن أن إرسال تذكير واحد كافٍ لحل المشكلة؟ لا تكن ساذجًا! فخبراء إدارة الحضور الحقيقيين قد حوّلوا دينغ تانغ إلى «جنرال البيانات». ففحص بيانات الحضور بانتظام ليس مجرد إجراء شكلي، بل هو عملية بحث عن الكنز — من هو الذي يغادر بالضبط عند انتهاء الدوام، ومن يتأخر دائمًا يوم الاثنين، كل هذه التفاصيل الصغيرة يسجلها دينغ تانغ بهدوء. فلا تنتظر حتى تنخفض معنويات الموظفين لكي تكتشف المشكلة، بل حلل الاتجاهات مبكرًا لتكون على استعداد قبل وقوع الأزمة.

والأكثر تطورًا، أنه عند ربط دينغ تانغ بنظام الموارد البشرية، فإن الأمر يشبه تزويد الإدارة بنظام قيادة ذاتية. فبيانات الإجازات، والإضافي، والتسجيل تُنقل تلقائيًا إلى حساب الرواتب، وبالتالي لن يضطر موظفو الموارد البشرية إلى البكاء أثناء المطابقة. كما يمكنك تعيين النظام لتوليد تقارير الحضور تلقائيًا شهريًا، ليتمكن المدير من رؤية حالة حضور الفريق ببساطة أثناء تناول فنجان القهوة الصباحي.

ولا تنسَ أن دينغ تانغ يحتوي أيضًا على مجموعة أدوات كاملة تشمل المهام، والجدول الزمني، وعمليات الموافقة. ربط تسجيلات الحضور غير النظامية بالمهام اليومية يشجع الموظف على تعويض التسجيل وفي الوقت نفسه مراجعة إنتاجيته، فتقتل عصفورين بحجر واحد. بل ويمكنك إطلاق «تحدي الحضور الكامل»، واستخدام الترتيب الجماعي لتحفيز روح المنافسة — ففي النهاية، من لا يريد أن يكون ملك التسجيل لهذا الشهر؟

في النهاية، التكنولوجيا ليست لمراقبة الناس، بل لجعل حياتهم أكثر ذكاءً. وباستخدام الطريقة الصحيحة، يمكن حتى للتأخير أن يصبح نقطة انطلاق نحو تحسين الفريق.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service, or reach us by phone at (852)4443-3144 or email at عنوان البريد الإلكتروني هذا محمي من روبوتات السبام. يجب عليك تفعيل الجافاسكربت لرؤيته.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!