Làm thế nào để DingTalk nhắc nhân viên quên chấm công: Giúp bạn không còn bỏ lỡ thời điểm chấm công

"Ting! Bạn quên chấm công rồi phải không?" — Đây không phải là tiếng chuông cửa, mà là lời nhắc nhở dịu dàng nhưng cũng đầy tinh nghịch của DingTalk. Trên chiến trường văn phòng hiện đại, đi muộn, về sớm hay quên chấm công gần như là tội danh số một trong mắt HR. Nhưng đừng lo, DingTalk không chỉ đơn thuần là một công cụ chấm công lạnh lùng, mà giống như một trợ lý nhỏ thông minh và tinh tế, luôn kịp thời nhảy ra nhắc bạn: "Này, đừng giả vờ bận đến mức quên cả bản thân!"

Hệ thống nhắc nhở thông minh của DingTalk không đơn giản chỉ là một tiếng “ting” rồi xong việc. Nó có thể tự động kích hoạt cảnh báo khi nhân viên không chấm công đúng giờ, dựa theo khung giờ chấm công do doanh nghiệp thiết lập, hỗ trợ ba lớp cảnh báo liên tiếp gồm thông báo qua ứng dụng, tin nhắn SMS, thậm chí là cuộc gọi thoại (dĩ nhiên, quản trị viên có thể tự điều chỉnh mức độ “cảnh báo”). Tiểu Minh, người thường xuyên ngủ nướng buổi sáng, vẫn nghĩ mình đã đến công ty đúng giờ, nhưng chiếc điện thoại lại lặng lẽ nằm im trong túi – giờ đây, anh ấy không thể thoát khỏi cuộc gọi “quan tâm” từ DingTalk nữa.

Thậm chí còn ấn tượng hơn, DingTalk còn có khả năng phân tích các mẫu bất thường khi chấm công, tự động tạo danh sách nhắc nhở để ban quản lý dễ dàng nhận diện ai là “vua quên chấm công”. Thay vì truy cứu trách nhiệm sau sự việc, tại sao không ngăn ngừa ngay từ đầu? Giống như việc cấp cho mỗi nhân viên một quản gia kỹ thuật số biết nhắc nhở nhưng không bao giờ nổi giận. Tiếp theo, chúng ta sẽ khám phá bí quyết thiết lập phía sau vị quản gia này — làm thế nào để xây dựng hệ thống chấm công thông minh riêng cho bạn. Đã sẵn sàng ghi chú chưa?

Muốn nhân viên không còn chạy loạn như ruồi mất đầu khi chấm công? Hệ thống chấm công của DingTalk chính là trợ lý kỹ thuật số dành cho bạn! Trước tiên, mở nền tảng quản trị DingTalk, vào mục «Bảng điều khiển» → «Chấm công» → «Quy tắc chấm công», bạn đã có thể bắt đầu thiết kế bản đồ chấm công riêng. Bạn có thể thêm các quy tắc khác nhau tùy theo bộ phận hoặc ca làm việc, ví dụ như bộ phận hành chính làm việc từ 9h sáng đến 6h tối, bộ phận kinh doanh được linh hoạt giờ giấc, tất cả đều có thể tùy chỉnh.

Khi thiết lập địa điểm chấm công, bạn có thể chọn chấm công định vị, chấm công qua Wi-Fi, hoặc thậm chí dùng tín hiệu Bluetooth! Chấm công định vị phù hợp với nhân viên ngoại tuyến, bạn có thể thiết lập phạm vi chấm công từ 50 đến 300 mét, nếu ở quá xa thì không thể chấm công, từ đó loại bỏ tình trạng “chấm công ở ngay cổng nhà”. Chấm công qua Wi-Fi lại phù hợp với môi trường văn phòng, chỉ cần kết nối với bộ định tuyến công ty là tự động xác thực, đáng tin cậy hơn cả máy pha cà phê.

Sau đây là mẹo nhỏ: Bạn có thể thiết lập «chấm công tại nhiều địa điểm» để nhân viên được cử đi công tác có thể lựa chọn linh hoạt, hoặc bật chức năng «xác minh khuôn mặt» để ngăn chặn việc nhờ người khác chấm công hộ, khiến những tay chuyên trốn việc không còn chỗ ẩn náu. Đừng quên tích chọn «tự động thống kê đi muộn về sớm», hệ thống sẽ ngoan ngoãn giúp bạn tính toán dữ liệu, cuối tháng không còn phải thức khuya để cập nhật lại bảng biểu.

Sau khi thiết lập xong, nhân viên vừa mở ứng dụng sẽ thấy rõ trạng thái chấm công của mình, rõ ràng như hiển thị phần trăm pin điện thoại vậy, từ nay nói lời tạm biệt với câu hỏi lớn của nhân sinh: “Tôi vừa nãy đã chấm công chưa nhỉ?”

Giờ hãy cùng đến phần trọng tâm — làm thế nào để thiết lập nhắc nhở khi quên chấm công trên DingTalk. Đừng để nhân viên cứ lang bang như ruồi mất đầu, quên chấm công mà không hề hay biết! Mở nền tảng quản trị DingTalk, vào mô-đun «Chấm công», chọn «Quy tắc chấm công», tìm đến chức năng «Nhắc nhở quên chấm công» — đây chính là nơi cứu tinh của bạn xuất hiện.

Bạn có thể tự đặt thời gian nhắc nhở, ví dụ như sau giờ làm 15 phút thì hệ thống tự động kích hoạt, giúp nhân viên kịp bổ sung chấm công trước khi kết thúc buổi “lười biếng”. Tần suất nhắc nhở cũng có thể điều chỉnh linh hoạt: là một lời nhắc nhở nhẹ nhàng, hay là “cuộc tấn công yêu thương” cách nửa giờ một lần, tất cả do bạn quyết định. Hình thức nhắc nhở cũng rất đa dạng: thông báo trong ứng dụng, tin nhắn SMS, thậm chí là tin nhắn riêng từ robot DingTalk đều có thể kích hoạt, đảm bảo tin nhắn bám sát như hình với bóng, trốn cũng không thoát.

Sau đây là cách sử dụng nâng cao! Các bộ phận có nhịp độ làm việc khác nhau, hành chính làm việc từ 9h đến 17h, trong khi đội研发 (nghiên cứu phát triển) mới bắt đầu hăng say làm việc về đêm. Bạn có thể thiết lập quy tắc nhắc nhở theo nhóm bộ phận hoặc chức vụ, giúp các nhà thiết kế không bị gián đoạn lúc đang dâng trào cảm hứng, đồng thời vẫn đảm bảo cô lễ tân có thể tan ca đúng giờ. Kết hợp với các quy tắc chấm công định vị và Wi-Fi đã thiết lập trước đó, combo này khiến việc quên chấm công gần như trở thành truyền thuyết thời cổ đại!

"Ting! Bạn có một bản ghi quên chấm công cần xử lý!" Khi thông báo này hiện lên màn hình điện thoại nhân viên, đừng hoảng, cũng đừng lập tức than trời “lại phải viết giải trình rồi”. Nhắc nhở quên chấm công của DingTalk không chỉ là “báo động”, mà còn là “trợ thủ đắc lực” giúp khắc phục sự cố. Sau khi nhận được thông báo, nhân viên có thể ngay lập tức mở ứng dụng DingTalk, vào «Bảng điều khiển» → «Chấm công» → «Yêu cầu chấm công bổ sung», chọn thời gian thiếu chấm công tương ứng và điền lý do, một cú nhấn gửi — nhanh hơn cả đặt món ăn外卖 (mua mang về)!

Vai trò của người quản lý chính là trọng tài trong “cơn bão chấm công bổ sung” này. Chỉ cần mở trang duyệt xét duyệt, bạn sẽ thấy toàn bộ các yêu cầu chấm công bổ sung đang chờ xử lý. Hệ thống hỗ trợ duyệt nhanh, trả lại để bổ sung thông tin hoặc thêm bình luận, đồng thời có thể thiết lập quy tắc duyệt tự động (ví dụ như mỗi tháng chỉ được bổ sung tối đa hai lần), vừa nhân văn lại vừa giữ được kỷ luật. Thú vị hơn nữa, hệ thống sẽ tự động ghi lại mọi lần chấm công bổ sung, giúp dữ liệu chấm công minh bạch và truy vết dễ dàng.

Những tình huống phổ biến như “điện thoại hết pin thành gạch”, “Wi-Fi công ty đột ngột biến mất”, thực tế đều có thể phòng tránh. Khuyên nhân viên bật chức năng «chấm công siêu tốc», hoặc kết nối mạng ổn định trước. Nếu thực sự gặp sự cố bất ngờ, hãy khuyến khích họ “phát hiện là bổ sung ngay”, tránh để cuối tháng hàng loạt đơn xin chấm công bổ sung bay tới như tuyết rơi, khiến HR phải khóc thầm mà tăng ca duyệt đơn.

Bạn tưởng gửi một lời nhắc là xong việc? Đừng ngây thơ như vậy! Những cao thủ quản lý chấm công thực thụ早就 (sớm đã) coi DingTalk như một “quân sư dữ liệu” rồi. Việc kiểm tra định kỳ dữ liệu chấm công không phải hình thức, mà là đang “khai khoáng” — ai luôn về đúng giờ, ai tuần nào cũng đi muộn vào thứ Hai, những hành động nhỏ này đều đã bị DingTalk âm thầm ghi lại. Đừng đợi đến khi tinh thần nhân viên sa sút mới phát hiện vấn đề, phân tích xu hướng sớm mới có thể phòng ngừa rủi ro.

Ấn tượng hơn nữa, khi kết nối DingTalk với hệ thống HR,简直像 (giống như việc) lắp hệ thống lái tự động cho công tác quản lý. Dữ liệu nghỉ phép, làm thêm giờ, chấm công sẽ tự động đồng bộ vào tính lương, nhân viên HR không còn phải一边哭一边对账 (vừa khóc vừa đối chiếu). Hơn nữa, bạn có thể thiết lập để hệ thống tự động tạo báo cáo chấm công hàng tháng, sếp vừa uống cà phê buổi sáng, thuận tay là có thể xem tình hình xuất hiện của cả đội.

Đừng quên rằng, DingTalk còn có cả bộ công cụ hoàn chỉnh gồm việc cần làm, lịch trình, duyệt đơn. Liên kết bất thường chấm công với danh sách việc hằng ngày, giúp nhân viên vừa bổ sung chấm công vừa tự kiểm tra hiệu suất làm việc — một mũi tên trúng hai đích. Thậm chí có thể tổ chức “cuộc thi chuyên cần”, dùng bảng xếp hạng trong nhóm để khơi dậy tinh thần cạnh tranh — dù sao thì, ai chẳng muốn trở thành “vua chấm công” trong tháng?

Nói cho cùng, công nghệ không nhằm mục đích giám sát, mà là để con người sống thông minh hơn. Dùng đúng phương pháp, ngay cả việc đi muộn cũng có thể trở thành điểm khởi đầu cho sự tiến bộ của cả đội ngũ.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service, or reach us by phone at (852)4443-3144 or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!