تحويل سجلات دردشة DingTalk إلى أوامر ERP: إدارة سهلة وزيادة الكفاءة بشكل كبير

هل سبق لك أن واجهت في مجموعة دينغ توك أصوات "دينغ دونغ" المتتالية التي لا تنقطع، بينما ينشغل الزملاء في التبادل السريع للرسائل حول الطلبات والموجودات وأوقات الشحن؟ والنتيجة؟ يضطر البعض إلى البحث بسرعة في سجلات المحادثة، ويقوم آخرون بالتحقق من المعلومات بشكل متكرر، وفي النهاية يتم ارتكاب خطأ في رقم الطراز. لا تقلق، هذه ليست مشكلتك، بل هي مشكلة العصر — حتى تلتقي بلحظة تعاون دينغ توك مع نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP).

تخيل التالي: يقوم الموظف لي شياو بكتابة جملة واحدة في المجموعة: "العميل A يريد 300 قطعة من النوع الأزرق، مع شحنها قبل يوم الأربعاء القادم"، وفي لمح البصر، تقوم النظام باستخلاص الكلمات المفتاحية تلقائيًا مثل "العميل A"، و"300 قطعة"، و"النوع الأزرق"، و"الأربعاء القادم"، ثم يتم إنشاء طلب مبيعات فورًا وإرساله إلى نظام ERP للموافقة عليه. نعم، هذا ما يحدث بالفعل، لم تعد الدردشة مجرد حديث عابر، بل أصبحت "تيار الأوامر الرقمية".

وليس السحر وراء هذا الأمر، بل تقنية ذكية تعتمد على تحليل المعاني ومحرك القواعد المُعدّ مسبقًا يعملان بصمت في الخلفية. يمكنك تحديد المجموعات أو الكلمات المفتاحية التي تُفعّل إنشاء المستندات، وحتى تحديد قوالب التنسيق. على سبيل المثال، يمكن تحويل أي رسالة تبدأ بكلمة "شراء" تلقائيًا إلى طلب شراء، أو معالجة الرسائل الموسومة بـ"طلب عاجل" بأولوية أعلى. إن استخراج بيانات منظمة من حديث غير رسمي يشبه تمامًا تعليم الآلة "فهم كلام البشر"، مع القدرة على تسجيل الملاحظات أيضًا.

والأمر الأكثر إثارة هو أن هذه المستندات، بعد إنشائها، يمكنها إرسال إشعار عكسي إلى المجموعة: "تم إنشاء أمر المبيعات #SO20240514، يرجى التأكيد"، مما يجعل العملية مرئية للجميع وواضحة المسؤوليات. وهكذا، تصبح عملية التواصل والتنفيذ متصلة بسلاسة، ولا أحد يحتاج إلى السؤال: "هل ما قيل للتو ملزم أم لا؟"

هل سبق لك أن كنت تتحدث في مجموعة دينغ توك وتضطر إلى كتابة محتوى المحادثة يدويًا داخل نظام ERP؟ الآن لم يعد ذلك ضروريًا! أصبحت دينغ توك وكأنها سكرتير قادر على قراءة أفكارك، حيث تستمع إلى محادثاتكم وتحولها تلقائيًا إلى مستندات ERP قياسية. هذا ليس سحرًا، بل نتيجة ثلاث خطوات ذكية: استخراج البيانات، وتحويل التنسيق، والتعبئة التلقائية.

أولاً، يقوم النظام بمسح سجلات المحادثة كأنه محقق يبحث عن الأدلة، ويحدد المعلومات الأساسية — مثل "شراء 500 برغي"، أو "يرغب العميل A بشحن البضاعة إلى مستودع تايبيه". ومن خلال معالجة اللغة الطبيعية (NLP)، يستطيع التمييز بين الحديث العابر والأوامر الجادة. بعد ذلك، يتم تحويل هذه النصوص الفوضوية إلى بيانات منظمة يفهمها نظام ERP، تمامًا كما لو تم ترجمة لهجة محلية إلى اللغة الإنجليزية، بحيث يفهم النظام المطلوب فورًا.

أما الخطوة الأخيرة فهي الأروع: يتم تعبئة البيانات تلقائيًا في الحقول المناسبة، لإنشاء أوامر الشراء، أو أوامر الشحن، أو طلبات الدفع، مع دقة عالية في تحديد القسم والتاريخ والمبلغ. على سبيل المثال، عندما يقول موظف المبيعات في المجموعة: "تم تأكيد الطلب، شحن 200 جهاز للعميل B"، يقوم النظام فورًا بإنشاء طلب مبيعات وإرساله إلى المدير للموافقة عليه.

وهذا لا يوفر فقط الوقت الضائع في إعادة إدخال البيانات، بل يقلل أيضًا من الأخطاء البشرية. فالانتقال من الاتفاق الشفهي مباشرة إلى التنفيذ في النظام يعني ربط العمليات بسلاسة، وبالتالي تتضاعف الكفاءة!

هل ترغب في تحويل سجلات المحادثة تلقائيًا إلى مستندات، لكنك تخشى من تعقيد الإعداد؟ لا تقلق، فهذه الميزة في دينغ توك تشبه "آيرون مان في عالم الحزم الجاهزة"، فقط ارتِ البدلة الصحيحة (إعداد الصلاحيات) واضغط على الزر الصحيح (تهيئة سير العمل)، لتطلق تدفق عمل ذكي بنقرة واحدة!

أولًا، يجب أن تكون مشرفًا على الشركة أو تمتلك "صلاحيات متقدمة" في نظام ERP، وإلا سيقوم النظام برفض طلبك تلقائيًا كأن آلية دفاع قد انطلقت. ادخل إلى لوحة تحكم إدارة دينغ توك، واختر "دمج التطبيقات" → "موصل ERP"، ثم قم بربط حساب نظام ERP الخاص بك — ولا تتسرع في تخطي خطوة التحقق، وإلا سيكون الأمر كاستخدام مفتاح مزيف لفتح خزنة، مهما حاولت لن تنجح.

بعد ذلك، قم بتفعيل "وضع التقاط المستندات" داخل مجموعة المحادثة، ويمكنك تحديد الكلمات المفتاحية التي تُفعّل التحويل، مثل "شراء"، أو "سداد"، أو "شحن". فحين يقول أحد الزملاء في المجموعة: "من فضلكم اطلبوا 300 كوب مارك"، سيقوم النظام بمراقبتها ككلب صائد يشم الرائحة، ويعرض نافذة ذكية لتعبئة المستند تلقائيًا.

تذكر أن تنبه الفريق باستخدام عبارات قياسية، وتجنب استخدام تعليمات غامضة مثل "أحتاج ثلاثة من تلك الأشياء"، وإلا فقد يفسر النظام كلمة "ثلاثة" على أنها "ثلاثة قطط". وأخيرًا، قم بفحص سجلات المزامنة بانتظام للتأكد من عدم وجود أعطال، فحتى الذكاء الاصطناعي الذكي قد يتعثر عند ازدحام الشبكة.

وبعد إتمام الإعداد، كل ما عليك هو الانتظار بهدوء بينما تتحول تلقائيًا سجلات المحادثة إلى مستندات رسمية — مضاعفة الكفاءة ليست مجرد شعار، بل حقيقة تعيشها كل يوم، حيث يمكنك مغادرة العمل في الوقت المحدد دون الحاجة إلى فنجان قهوة إضافي في الصباح.

"دينغ! رسالة دردشة واحدة تتحول إلى أمر شراء؟" يبدو الأمر وكأنه سحر، لكن في مصنع إلكترونيات متوسط الحجم في هانغتشو، أصبح هذا جزءًا من اليوم العادي. كانت السيدة لي، مالكة المصنع، تقضي يوميًا في متابعة موظفي المبيعات وإدخال البيانات يدويًا إلى نظام ERP، ولكن منذ تفعيل ميزة تحويل سجلات المحادثة إلى مستندات في دينغ توك، أصبح كل شيء أسهل. بمجرد أن يكتب موظف المبيعات في المجموعة: "العميل A طلب 500 مصدر طاقة"، يقوم النظام تلقائيًا باستخلاص المعلومات وينشئ أمر بيع فورًا، حتى أن قسم المالية تعجب قائلاً: "هذا أسرع من تحضيري لفنجان قهوتي!"

وفي مثال آخر، لدى سلسلة المشروبات الشهيرة "تشا يان غوان سيه" في تشنغدو، كان مدير المتجر يرسل تقارير المخزون يوميًا بصوت، وكان يتوجب على موظف إداري إعادة كتابتها يدويًا. أما الآن، يكفي أن يقول: "تبقى 3 صناديق من الشاي الأحمر، نحتاج تعبئة عاجلة!"، فيقوم النظام تلقائيًا بتحويل الصوت إلى نص، ويُفعّل طلب شراء، ويُرسل تنبيهًا فوريًا إلى فريق المستودع. وبعد ثلاثة أشهر، ارتفعت كفاءة التعبئة بنسبة 60%، والأهم أنه — لم يعد موظفو المتاجر يخطئون في الكتابة ويتعرضون للتوبيخ من الإدارة.

تُظهر لنا هذه الأمثلة: بدل إجبار الموظفين على التكيف مع النظام، لماذا لا نجعل النظام يفهم لغة البشر؟ حين يصبح التواصل نفسه جزءًا من العملية، تقل الأخطاء وتكثر الضحكات، وشعر المدير... حسنًا، على الأقل تتحسن حالته النفسية.

التوقعات المستقبلية والتحديات

هل كنت تظن أن سجلات المحادثة تُستخدم فقط لتذكّر "من قال إنه سي Treat الغداء بالأمس"؟ في عالم دينغ توك، يمكن لجملة واحدة مثل "سيدي، وصل مادة A" أن تتحول فورًا إلى أمر إدخال في نظام ERP، كأنها سحر حقيقي! لكن العرض السحري لم ينتهِ بعد — في المستقبل، قد يصبح الذكاء الاصطناعي قادرًا على التعرف تلقائيًا على نبرة الصوت، بحيث يمكنه تحويل تعليمات غامضة مثل "يبدو أن بالإمكان شحن الطلب قريبًا؟" إلى أوامر شحن رسمية، فقط ينقصه وضع ختم إلكتروني! والأكثر إثارة، يمكن تحويل الرسائل الصوتية فورًا إلى نص واستخلاص البيانات الأساسية منها، بحيث إذا قال عامل المستودع وهو يأكل وجبته: "المستودع رقم 3 يوشك على الامتلاء"، فإن النظام سيُفعّل تلقائيًا إجراءات النقل.

• سيصبح التحليل الذكي للغة أكثر دقة، مما يقلل من إحراجات مثل "تفسير النكتة كمهمة رسمية"
• ستتحسن قدرات الدمج عبر المنصات، بحيث لا تقتصر دينغ توك على الربط مع أنظمة ERP الخاصة بها، بل تستطيع العمل مع مختلف الأنظمة القديمة
• وقد يتم دمج تقنية البلوك تشين لضمان عدم إمكانية التلاعب بأي مستند تم إنشاؤه من محادثة

لكن الحلم جميل، والواقع أحيانًا يكون ثقيلًا بعض الشيء. ماذا عن أمن البيانات؟ ماذا لو قام شخص بنشر معلومات حساسة في المجموعة وتم التقاطها تلقائيًا؟ سيكون ذلك كارثة! الحل بسيط: تعيين مستويات صلاحيات وتنشيط تصفية للكلمات الحساسة، كأنك تضع بوابة ذكية على غرفة الدردشة. أما بالنسبة للموظفين القدامى الذين لا يعرفون كيفية الاستخدام؟ فما رأيك بتدريب عبر "ألعاب صغيرة في دينغ توك"، حيث يحصل من يجيب بشكل صحيح على قسيمة قهوة؟ ستكون هذه الطريقة أكثر فعالية من جلسات الاجتماع المملة التي يغفو فيها الجميع!