Rekod perbualan DingTalk berubah menjadi dokumen ERP: Pengurusan mudah, kecekapan berganda

Adakah anda pernah mengalami situasi di mana bunyi "Ding Dong" berterusan tanpa henti dalam kumpulan DingTalk, rakan-rakan sekerja sibuk berkongsi maklumat pesanan, stok dan tarikh penghantaran? Akhirnya? Ada yang kelam-kabut mencari semula catatan perbualan, ada yang mengesahkan maklumat berulang kali, dan akhirnya masih tersilap model. Jangan risau, ini bukan masalah anda — ini adalah isu zaman. Ia akan selesai apabila anda menemui momen ketika DingTalk dan ERP bekerjasama.

Bayangkan: Li Xiao dari pasukan jualan menaip dalam kumpulan, “Pelanggan A mahu 300 unit warna biru, hantar sebelum Rabu minggu depan.” Belum sempat dia habis taip, sistem secara automatik mengesan kata kunci seperti “Pelanggan A”, “300 unit”, “warna biru”, “Rabu minggu depan”, lalu terus menjana pesanan jualan dan memasukkannya ke dalam sistem ERP untuk disemak. Betul, begitu ajaib — perbualan kini bukan sekadar borak kosong, tetapi menjadi “arus arahan digital”.

Rahsia di sebalik ini bukan sihir, tetapi gabungan analisis semantik pintar dan enjin peraturan praset yang beroperasi secara senyap. Anda boleh menetapkan kumpulan mana, kata kunci apa yang akan mencetuskan penjanaan dokumen, malah menentukan templat format. Contohnya, mesej bermula dengan “Pembelian” akan ditukar secara automatik kepada permohonan pembelian, atau mesej bertanda “Pesanan Kecemasan” diberi keutamaan. Sistem ini mengekstrak data berstruktur daripada perbualan harian, seolah-olah mesin belajar “memahami bahasa manusia”, dan turut membuat nota sendiri.

Lebih hebat lagi, dokumen yang dihasilkan boleh memberi notifikasi balik ke kumpulan: “Pesanan jualan #SO20240514 telah dicipta, sila sahkan.” Semua ahli nampak, tanggungjawab jelas. Komunikasi dan pelaksanaan bersambung lancar, tiada lagi soalan seperti “Tadi tu kira serius ke tidak?”

Pernahkah anda terpaksa menyalin isi perbualan dari kumpulan DingTalk ke sistem ERP secara manual? Sekarang tak perlu lagi! DingTalk ibarat setiausaha yang boleh membaca fikiran — ia mendengar perbualan anda dan secara automatik menjana dokumen ERP yang standard. Ini bukan sihir, tetapi proses teknikal tiga langkah yang bijak: ekstraksi data, penukaran format, dan pengisian automatik.

Pertama, sistem melakukan pemindaian seperti detektif pada catatan perbualan untuk mengenal pasti maklumat penting — contohnya “beli 500 skru”, atau “hantar barang untuk Pelanggan A ke gudang Taipei”. Dengan pemprosesan bahasa semula jadi (NLP), ia dapat bezakan antara perbualan biasa dan arahan rasmi. Kemudian, teks yang tidak teratur ini diterjemahkan kepada data berstruktur yang difahami oleh ERP, seperti menterjemahkan dialek Taiwan ke Bahasa Inggeris supaya sistem cepat faham.

Langkah terakhir paling menarik: data dimasukkan secara automatik ke ruangan dokumen yang betul, menjana dokumen pembelian, penghantaran atau permohonan bayaran — termasuk jabatan, tarikh dan jumlah wang dengan tepat. Sebagai contoh, jika pasukan jualan menulis dalam kumpulan, “Sahkan pesanan, hantar 200 unit mesin kepada Pelanggan B,” sistem terus cipta pesanan jualan dan hantar untuk kelulusan pengurus.

Fungsi ini bukan sahaja menjimatkan masa daripada menaip berulang kali, tetapi juga mengurangkan ralat manusia. Dari perbincangan lisan terus ke pelaksanaan sistem — aliran kerja lancar, efisiensi pun berganda!

Ingin ubah perbualan kepada dokumen automatik tapi risau konfigurasinya rumit? Jangan bimbang, fungsi DingTalk ini seperti “Iron Man dalam dunia penyelesaian mudah”. Cuma pakai “baju perang” (tetapan keizinan) dan tekan butang yang betul (konfigurasi aliran kerja), maka aliran kerja pintar pun aktif!

Pertama, anda perlu menjadi pentadbir syarikat atau memiliki “keizinan tahap tinggi” ke sistem ERP. Kalau tidak, sistem akan tolak permintaan anda seperti mekanisme pertahanan aktif. Masuk ke panel pentadbir DingTalk, pilih “Integrasi Aplikasi” → “Penyambung ERP”, kemudian pautkan akaun ERP anda — jangan terlepas langkah pengesahan, kalau tidak macam guna kunci palsu untuk buka peti besi, takkan berjaya.

Seterusnya, dayakan “Mod Pengambilan Dokumen” dalam kumpulan perbualan. Anda boleh tentukan kata kunci tertentu sebagai pencetus, seperti “pembelian”, “penuntutan”, “penghantaran”. Apabila rakan sekerja menaip, “Tolong tempah 300 cawan kopi,” sistem akan bertindak seperti anjing pengesan yang mencium bau, menandakannya dan paparkan tetingkap pengisian dokumen pintar.

Ingatkan pasukan untuk menggunakan ayat piawai. Elakkan arahan kabur seperti “Benda tu tiga je,” kerana sistem mungkin mentafsir “tiga” sebagai “tiga ekor kucing”. Akhir sekali, selalu semak log penyegerakan untuk pastikan tiada data tersekat — walaupun AI paling pintar pun tak terlepas daripada masalah kesesakan rangkaian.

Setelah siap konfigurasi, duduk santai dan biarkan catatan perbualan berubah menjadi dokumen rasmi secara automatik. Peningkatan efisiensi bukan sekadar slogan — ini realiti hidup di mana anda boleh pulang awal tanpa perlu minum secawan kopi tambahan.

“Ding! Satu mesej perbualan terus jadi dokumen pembelian?” Kedengaran seperti sihir, tetapi di sebuah kilang elektronik sederhana di Hangzhou, ini sudah jadi perkara biasa. Puan Li, pemilik syarikat, dulu setiap hari terpaksa kejar pasukan jualan untuk menyemak rekod dan memasukkan data ERP secara manual. Selepas mengaktifkan fungsi penjanaan dokumen daripada catatan perbualan DingTalk, cukup dengan satu ayat dalam kumpulan seperti “Pelanggan A pesan 500 unit bekalan kuasa,” sistem terus ekstrak maklumat dan hasilkan pesanan jualan. Malah pasukan kewangan terkejut: “Ini lebih pantas daripada saya bancuh kopi!”

Kes lain datang daripada jenama teh tarik berantai “Cha Yan Guan Se” di Chengdu. Pengurus cawangan dulu perlu rekod stok melalui panggilan suara, kemudian kakitangan admin transkrip secara manual. Kini cukup berkata, “Teh merah tinggal 3 kotak, perlu isi cepat!”, AI terus tukar ke teks dan aktifkan permohonan pembelian. Pasukan gudang terus menerima notifikasi dalam ERP. Dalam tempoh tiga bulan, kecekapan pengisian stok meningkat 60%. Lebih mengejutkan — pekerja cawangan akhirnya tak kena marah kerana salah eja lagi.

Kes-kes ini memberitahu kita: daripada memaksa pekerja menyesuaikan diri dengan sistem, lebih baik biarkan sistem faham bahasa manusia. Apabila komunikasi menjadi aliran kerja, kesalahan berkurang, ketawa bertambah, dan rambut bos… eh, sekurang-kurangnya mood dia lebih baik.

Lihat Ke Depan: Potensi dan Cabaran

Anda sangka catatan perbualan hanya berguna untuk mengingat siapa janji belanja semalam? Di dunia DingTalk, satu ayat seperti “Boss, bahan A dah sampai” boleh terus berubah menjadi dokumen penerimaan dalam sistem ERP — sungguh ajaib! Tapi sihir ini belum tamat. Di masa depan, AI mungkin boleh kenal pasti nada percakapan, sehingga arahan kabur seperti “Rasanya boleh hantar dah ni?” pun boleh ditukar kepada dokumen penghantaran rasmi — tinggal nak cop elektronik je.

• Analisis semantik pintar akan lebih tepat, kurangkan kejadian “ayat bergurau disangka arahan kerja”
• Kemampuan integrasi silang platform akan ditingkatkan, supaya DingTalk bukan sahaja bersambung dengan ERP sendiri, tetapi juga boleh digunakan dengan pelbagai sistem lama
• Bahkan mungkin akan ada teknologi blockchain untuk pastikan setiap dokumen daripada perbualan tidak boleh diubah suai

Tapi impian itu indah, realiti kadang-kadang terlalu besar. Bagaimana dengan keselamatan data? Jika ada orang hantar maklumat sensitif dalam kumpulan dan sistem ambil secara automatik, bukankah bencana? Penyelesaiannya mudah: tetapkan aras keizinan dan penapis kata sensitif, seperti pasang “pintu pintar” di bilik perbualan. Lagi satu, pekerja lama tak tahu guna? Cuba adakan “latihan permainan kecil DingTalk” — bagi kupon kopi sebagai ganjaran jawapan betul, pasti lebih berkesan daripada mesyuarat yang buat semua orang mengantuk!