منصة التعاون: سيف ذو حدين للشركات المتوسطة والكبيرة في هونغ كونغ

إذا قارنا المكتب الحديث بمطبخ، فإن منصات التعاون هي تلك "سكين الجيش السويسري" متعددة الاستخدامات — تقطع الخضار، تفتح العلب، تقشر الفواكه بنصل واحد، لكن في بعض الأحيان قد تجرح أصابعك دون قصد. في الشركات المتوسطة والكبيرة في هونغ كونغ، أصبحت هذه الأدوات أكثر من مجرد ترف إضافي، بل ضرورة للبقاء. ففي عصر يُنقل فيه حتى أحاديث غرفة الشاي عبر Teams، من يريد أن يضيع وقته في البحث عن بريد إلكتروني بين آلاف الرسائل؟

ومع ذلك، مهما كانت الذكاء الاصطناعي للأداة، فإنه لا يستطيع التغلب على "قلق الإنسان من التكنولوجيا". يظن المديرون أن تثبيت Slack سيجعل الجميع يعمل بكفاءة تلقائياً، لكن الحقيقة أن القسم أ يجري مناقشات حيوية في قناة ما، بينما القسم ب لم يسجل الدخول إلى الحساب أساساً. ناهيك عن الموظفين الذين يتلقون مئات الإشعارات يومياً، فيقررون تعطيل جميع التنبيهات، كأنهم اشتروا ساعة ذكية ثم يستخدمونها كإسورة عادية.

علاوةً على ذلك، تظل أمنية البيانات الكابوس الذي يمنع أقسام تكنولوجيا المعلومات من النوم. عندما يتم مشاركة مستندات سرية عبر التعاون السحابي، فإن خطأ بسيطاً في إعداد رابط المشاركة قد يمنح المنافسين فرصة "لدراسة استراتيجية الشركة السنوية مجاناً". أما مشكلة التكامل بين المنصات المختلفة فهي كأن تجمع في اجتماع شخصاً يتحدث الكانتونية، وآخر يتحدث الإنجليزية، وثالثاً باللغة الماندارين — من يفهم يهز رأسه موافقاً، ومن لا يفهم يبتسم فقط وكأنه يشارك.

لذلك، منصات التعاون ليست عصا سحرية، بل "رقصة ثنائي" تحتاج إلى ثقافة داعمة وتدريب كافٍ — إن رقصتها جيداً تكون جميلة المنظر، وإن أخطأت الخطوة فقد ت踩 على قدم شريكك.

"سيدي الرئيس، استلمت رسالتك، لكني كنت في مجموعة دردشة أخرى." هذه الجملة كانت ستُعتبر نكتة قبل عشر سنوات في مكاتب هونغ كونغ، أما اليوم فهي طقس يومي. لم تعد منصات مثل Slack وMicrosoft Teams وFeishu حكراً على الشركات التقنية، بل بدأت شركات التجارة التقليدية وشركات البناء باستخدام القنوات لتنظيم نقاشاتها — آه، ليس للشجار، بل لمناقشة تقدم المشاريع.

تحسين كفاءة التواصل يشبه السحر. فمهمة كانت تتطلب ثلاث اجتماعات سابقاً لتوضيح تفاصيلها، يمكن اليوم إنجازها خلال نصف ساعة عبر سلسلة رسائل فورية وتحرير مشترك للملفات. على سبيل المثال، بعد تبني إحدى مجموعات البيع بالتجزئة المحلية لـTeams، انخفض الوقت اللازم لإطلاق منتج جديد من 45 يوماً إلى 28 يوماً، وقال أحد موظفي التسويق ضاحكاً: "أخيراً لم نعد مضطرين لملاحقة المشتريات للموافقة على الأوراق".

والأكثر إثارة هو أن المعرفة لم تعد "محجوزة في عقول الموظفين القدامى". ففي الماضي، كان رحيل مدير خبير يعني نسيان المؤسسة لجزء من ذاكرتها، أما الآن فالاجتماعات وسجّلات القرارات وملاحظات العملاء كلها محفوظة في مكتبة معرفية سحابية، بحيث يستطيع الموظف الجديد بعد ثلاثة أيام من بدء عمله أن يناقش استراتيجية الترويج لربع السنة الثالث قبل العام الماضي. بل إن إحدى شركات المحاسبة استخدمت منصة التعاون لإقامة "تحدي إبداعي"، حيث تعاون مستشارو الضرائب مع موظفي تكنولوجيا المعلومات لتطوير روبوت تلقائي لإعداد الإقرارات الضريبية، مما جعل الشريك الكبير يقول مذهولاً: "ألم نكن هنا للتدقيق؟ كيف أصبحنا كالشركات في وادي السيليكون؟"

منصات التعاون ليست مجرد أدوات، بل تغيّر ثقافة الشركات بهدوء من "الانتظار للحصول على التعليمات" إلى "التصرف والمبادرة"، فتصبح الابتكارات ليست مجرد شعارات، بل أفكاراً تظهر يومياً في قنوات الدردشة.

عند الحديث عن منصات التعاون، فهي تشبه حقنة "منشط رقمي" تم إدخالها إلى المكتب، ولكن لا تنسَ أنه كلما استخدمت التكنولوجيا السحر، فإنها تترك وراءها بعض اللعنات. فبينما تستمتع الشركات المتوسطة والكبيرة في هونغ كونغ بسرور التواصل الفوري والتعاون السلس، عليها أيضاً تحمل سلسلة من "الأعباء الحلوة".

تُعد أمنية البيانات العدو الأول — كلما زاد عدد مجموعات الرسائل، زاد احتمال تسرب المستندات السرية كما تنتشر الإشاعات. والأمر أسوأ عندما يتقاعس الموظفون عن تفعيل المصادقة الثنائية، وكأنهم يُهدون بيانات الشركة للقراصنة ملفوفة بأناقة. ولا يمكن تجاهل حماية الخصوصية، خاصة في القطاعات المالية والطبية، فمشاركة غير مقصودة لسجل محادثة قد تدفع الشركة إلى صدارة الأخبار بشكل غير مرغوب.

أما الدعم الفني فهو اختبار حقيقي لتحمل أقسام تكنولوجيا المعلومات. التحديثات المتكررة والإضافة المستمرة للميزات تؤدي إلى حالة من الشلل الجماعي لدى المستخدمين، وتتسبب في ازدحام خطوط خدمة العملاء. وفي الوقت نفسه، غالباً ما يُنظر إلى تدريب المستخدمين كشيء ثانوي، مما يؤدي إلى تقديم تقارير اتخاذ القرار للرئيس، وهي في الحقيقة "تحفة فنية" ناتجة عن نقرة خاطئة من أحد الزملاء.

كيف يمكن حل هذه المشكلات؟ يجب على الشركات ألا تشترى الأدوات فقط، بل أن تبني "انضباطاً رقمياً": وضع قواعد واضحة للاستخدام، وإجراء تدريبات منتظمة حول الأمن الرقمي، وتقديم تدريبات تطبيقية، بل وحتى تعيين "مدير منصة تعاون" متفرغ لتحسين العمليات. ففي النهاية، حتى أفضل السيوف قد تجرح من يحملها إذا كان مبتدئاً.

بالحديث عن النتائج العملية لمنصات التعاون، فإن العديد من الشركات المتوسطة والكبيرة في هونغ كونغ قد نجحت بالفعل في تطوير "فنون قتالية رقمية". خذ على سبيل المثال شركة بناء محلية ذات باع طويل، كانت تعتمد سابقاً على الفاكس وواتساب للتواصل بين موقع البناء والمقر الرئيسي، وكان تأخر المشاريع أمراً اعتيادياً. منذ تبنيها لـMicrosoft Teams ودمجه مع نظام BIM (نموذج معلومات البناء)، أصبح التعاون الفوري بين الأقسام أمراً يومياً، وانخفض وقت تسليم المشاريع بنسبة 23%، وقفز معدل رضا العملاء بنسبة 31%، وقال المدير ضاحكاً: "أخيراً لم نعد مضطرين لمطاردة المخططات".

أما شركة لوجستية متوسطة الحجم متخصصة في الشحن العابر للحدود، فقد فعلت المستحيل: ربطت Slack بنظام ERP ونظام إدارة العملاء، وقلصت عملية التخليص الجمركي من يومين إلى أقل من ثماني ساعات. بل وأطلقت "روبوت مدير" يُرسل تنبيهات تلقائية عن حالة الشحن، مما قلّص شكاوى العملاء إلى النصف. والأغرب حدث أثناء إعصار، حيث عمل الفريق عن بعد، وبلغت كفاءة معالجة الطلبات مستوى أعلى بنسبة 15% من الأيام العادية، كأنهم يقولون: "كلما اشتدّت الرياح، زادت قوتنا".

وهناك شركة خدمات مالية استخدمت Zoom وAsana لإنشاء "فريق مالي افتراضي"، مما قلّص وقت الرد على استفسارات العملاء من 48 ساعة إلى أقل من 4 ساعات، وارتفعت نسبة التجديد بنسبة 27%. سر نجاحهم؟ لم يكن استخدام الأدوات الأغلى، بل "هدم الجدران أولاً، ثم بناء الجسور" — كسر الحواجز بين الأقسام، والسماح لمنصة التعاون بالتدفق بحرية حقيقية.

"المستقبل ليس مكاناً سنذهب إليه، بل مكاناً سنصنعه." هذه الجملة تبدو كمقولة ملهمة يرددها المدير في اجتماع الصباح. لكن بعيداً عن الدعابة، حين يبدأ الذكاء الاصطناعي في جدولة الاجتماعات تلقائياً، ويتنبأ التعلم الآلي بمعضلات المشروع، وعندما يرد روبوت الدردشة على طلب المدير بـ"أعطني تقريراً آخر"، فإن الشركات المتوسطة والكبيرة في هونغ كونغ إن ظلت تعتبر أدوات التعاون مجرد "نسخة إلكترونية من WhatsApp"، فحتى عاملة المطبخ في المكتب قد تضحك على تأخرها.

إن تقنيات جديدة مثل المكاتب الافتراضية الواقعية والتحكم بالمهام عبر الأوامر الصوتية بدأت تنتقل بهدوء من مختبرات وادي السيليكون إلى غرف اجتماعات في شرق هونغ كونغ. وفي الوقت نفسه، تحولت متطلبات السوق من "القدرة على الاستخدام" إلى "الذكاء، البديهة، والسرعة في التكامل". لم يعد من المعقول اختيار الأدوات بناءً على تعليق زميل يقول: "سمعت أن Microsoft Teams مجاني حالياً"، بل يجب تقييم قابلية التوسع عبر واجهات برمجة التطبيقات (API)، وسياسات تخزين البيانات محلياً، والأهم من ذلك — هل يمكنها التعايش بسلام مع الأنظمة القديمة أم لا؟ لا تريد أن يضطر قسم تكنولوجيا المعلومات للعمل طوال ليلة الأربعاء كل أسبوع لإنقاذ النظام.

ما النصيحة؟ اسأل نفسك أولاً: هل نهدف إلى سد فجوة التواصل، أم إلى التحول إلى منظمة مرنة؟ لا تتعجل في تبني كل الميزات، ولا تُدخل الأدوات بفوضى ثم تجد الموظفين مجبرين على فتح ثمانية نوافذ لإنجاز مهمة واحدة. جرّب خطوات صغيرة، ونوّر التدريب، واجعل الأداة تخدم الإنسان، لا أن يُصبح الإنسان خادماً للأداة. ففي النهاية، مهما بلغت التكنولوجيا من تطور، لن تكون أبداً أ warmer من جملة صادقة مثل: "لقد انتهيت من قراءة وثيقتك". أليس كذلك؟