Nền tảng hợp tác: Con dao hai lưỡi cho các doanh nghiệp vừa và lớn tại Hồng Kông

Nếu coi văn phòng hiện đại như một căn bếp, thì các nền tảng cộng tác chính là chiếc “dao quân đội Thụy Sĩ” vạn năng – cắt rau, mở hộp, gọt vỏ đều làm được hết, nhưng đôi khi cũng dễ tự đứt tay. Tại các doanh nghiệp vừa và lớn ở Hồng Kông, những công cụ này đã không còn là thứ “trang trí thêm cho đẹp”, mà đã trở thành nhu yếu phẩm để sinh tồn. Dù sao đi nữa, trong thời đại mà tin đồn ở phòng trà nước còn có thể được chuyển tiếp qua Teams, ai còn muốn mò mẫm giữa biển email?

Tuy nhiên, dù công cụ có thông minh đến đâu cũng không địch lại được nỗi “lo lắng công nghệ” của con người. Ông chủ tưởng rằng chỉ cần cài Slack là mọi người sẽ tự động làm việc hiệu quả, kết quả là bộ phận A thảo luận sôi nổi trên kênh, còn bộ phận B thậm chí chưa từng đăng nhập tài khoản. Chưa kể có người một ngày nhận hàng trăm thông báo, cuối cùng đành tắt sạch mọi nhắc nhở – giống như mua đồng hồ thông minh mà lại dùng như chiếc vòng đeo tay bình thường.

Hơn nữa, an toàn dữ liệu luôn là cơn ác mộng khiến bộ phận IT trăn trở suốt đêm. Khi tài liệu mật được chia sẻ cộng tác trên đám mây, chỉ cần một thao tác chia sẻ liên kết sai, đối thủ cạnh tranh có thể "miễn phí học hỏi" chiến lược năm của công ty bạn. Còn vấn đề tích hợp giữa các nền tảng khác nhau thì giống như bắt ba người nói tiếng Quảng Đông, tiếng Anh và tiếng Quan Thoại họp chung một cuộc – người hiểu thì gật đầu, người không hiểu thì chỉ biết mỉm cười giả vờ tham gia.

Vì vậy, nền tảng cộng tác không phải cây đũa thần, mà là điệu nhảy đôi cần sự phối hợp về văn hóa và đào tạo – nhảy đẹp thì đẹp mắt, nhảy dở thì dẫm chân nhau.

“Sếp ơi, em nhận được tin nhắn của sếp rồi, nhưng em đang ở nhóm khác.” Câu nói này cách đây mười năm tại văn phòng Hồng Kông có lẽ chỉ là trò đùa, nhưng giờ đây lại là chuyện thường ngày. Những nền tảng cộng tác như Slack, Microsoft Teams và Feishu (Flying Book) đã không còn là đặc quyền của các công ty công nghệ, ngay cả các hãng thương mại truyền thống hay công ty xây dựng cũng bắt đầu dùng các kênh để… cãi nhau – à không, là thảo luận tiến độ dự án.

Cải thiện hiệu quả giao tiếp gần như phép màu. Những nhiệm vụ trước kia phải họp ba lần mới rõ ràng, giờ đây chỉ cần một chuỗi tin nhắn tức thì kèm chia sẻ tài liệu đồng thời, nửa tiếng là xong. Ví dụ, một tập đoàn bán lẻ địa phương sau khi áp dụng Teams, quy trình ra mắt sản phẩm mới giữa các bộ phận đã rút ngắn từ 45 ngày xuống còn 28 ngày. Bộ phận marketing vui vẻ nói: “Cuối cùng cũng không phải chạy theo bộ phận mua hàng để ký giấy tờ nữa.”

Thú vị hơn, tri thức giờ đây không còn “bị khóa trong đầu nhân viên cũ”. Trước kia, khi một quản lý kỳ cựu nghỉ việc, doanh nghiệp như bị mất trí nhớ; giờ đây, mọi biên bản họp, logic ra quyết định và ghi chú khách hàng đều được lưu trữ trên kho tri thức đám mây, nhân viên mới vào làm chỉ ba ngày đã có thể trình bày rõ chiến lược khuyến mãi quý III năm ngoái. Một công ty kế toán thậm chí còn dùng nền tảng cộng tác tổ chức “sân chơi sáng tạo”, tư vấn thuế và nhân viên IT hợp tác xuyên lĩnh vực phát triển robot khai thuế tự động, khiến các cộng sự lâu năm phải kinh ngạc: “Chúng tôi đến đây để kiểm toán cơ mà? Sao giờ lại giống Silicon Valley vậy?”

Nền tảng cộng tác không chỉ là công cụ, nó âm thầm biến văn hóa doanh nghiệp từ “chờ chỉ thị” sang “tự chủ hành động”, đổi mới không còn là khẩu hiệu, mà là những ý tưởng liên tục xuất hiện trên các kênh mỗi ngày.

Khi nói đến nền tảng cộng tác, cảm giác như vừa tiêm một liều “thuốc kích thích kỹ thuật số” vào văn phòng, nhưng đừng quên rằng, mỗi khi công nghệ thi triển ma thuật, nó cũng lặng lẽ để lại vài lời nguyền. Các doanh nghiệp vừa và lớn ở Hồng Kông khi tận hưởng cảm giác giao tiếp tức thì, cộng tác liền mạch, cũng phải đối mặt với loạt “gánh nặng ngọt ngào” này.

An toàn dữ liệu chính là vai phản diện số một – càng nhiều nhóm tin nhắn, tài liệu mật càng có nguy cơ lan truyền như tin đồn. Tệ hơn nữa, có nhân viên thậm chí còn ngại bật xác thực hai lớp, chẳng khác nào gói gọn dữ liệu công ty tặng cho hacker. Bảo vệ riêng tư cũng không thể xem nhẹ, đặc biệt trong ngành tài chính và y tế, một đoạn hội thoại chia sẻ không đúng cách có thể khiến doanh nghiệp lập tức lên trang nhất tin tức.

Hỗ trợ kỹ thuật cũng là bài kiểm tra sức chịu đựng của bộ phận IT. Nền tảng cập nhật liên tục, tính năng chất đống ngày càng nhiều, kết quả là người dùng tập thể “đơ máy”, đường dây hỗ trợ khách hàng bị gọi bùng nổ. Đồng thời, đào tạo người dùng thường bị xem là món phụ tùy chọn, dẫn đến việc bảng biểu mà ông chủ dùng để ra quyết sách thực ra lại là “tác phẩm nghệ thuật” do một đồng nghiệp vô tình bấm nhầm tạo nên.

Muốn giải những bài toán này? Doanh nghiệp không thể chỉ mua công cụ, mà còn phải xây dựng “kỷ luật số”: ban hành quy định sử dụng rõ ràng, tổ chức diễn tập an ninh mạng định kỳ, cung cấp đào tạo theo tình huống, thậm chí thiết lập vị trí “quản gia nền tảng cộng tác” chuyên trách tối ưu quy trình. Dù sao đi nữa, thanh kiếm lợi hại đến đâu, nếu nằm trong tay người mới học việc, vẫn có thể tự làm bị thương mình trước tiên.

Khi nói về thành quả thực tế của nền tảng cộng tác, không ít doanh nghiệp vừa và lớn ở Hồng Kông đã âm thầm luyện thành一套 “võ công kỹ thuật số”. Lấy ví dụ một công ty xây dựng lâu đời tại địa phương, trước kia việc liên lạc giữa công trường và trụ sở chính phải dựa vào fax và WhatsApp, việc chậm tiến độ gần như là chuyện cơm bữa. Từ khi áp dụng Microsoft Teams và tích hợp hệ thống BIM (Mô hình Thông tin Xây dựng), cộng tác tức thì giữa các bộ phận đã trở thành chuyện thường ngày, thời gian hoàn thành dự án rút ngắn 23%, mức độ hài lòng của khách hàng tăng vọt 31%, ông chủ vui vẻ nói: “Cuối cùng cũng không cần phải chạy theo bản vẽ nữa.”

Một doanh nghiệp trung bình chuyên logistics xuyên biên giới còn tuyệt hơn: dùng Slack kết nối hệ thống ERP và quản lý khách hàng, thu gọn quy trình làm thủ tục hải quan từ hai ngày xuống còn dưới tám giờ. Họ thậm chí thiết lập “quản gia robot” tự động nhắc trạng thái vận chuyển, khiến số lượng khiếu nại của khách giảm một nửa. Đáng kinh ngạc nhất là một lần bão đến, toàn bộ nhân viên làm việc từ xa, nhưng hiệu suất xử lý đơn hàng lại cao hơn ngày thường 15%, đúng là “gió càng mạnh, tôi càng mạnh”.

Một công ty dịch vụ tài chính khác, nhờ Zoom và Asana xây dựng “nhóm tài chính ảo”, tốc độ phản hồi yêu cầu tư vấn của khách hàng rút ngắn từ 48 giờ xuống còn dưới 4 giờ, tỷ lệ gia hạn hợp đồng tăng 27%. Bí quyết của họ? Không phải mua công cụ đắt nhất, mà là “phá tường trước, dựng cầu sau” – phá bỏ cục bộ, để nền tảng cộng tác thực sự vận hành trôi chảy.

“Tương lai không phải nơi ta đến, mà là nơi ta tạo ra.” Câu nói này đặt lên sự phát triển của nền tảng cộng tác, y hệt như câu nói truyền cảm hứng buổi họp sáng của ông sếp. Nhưng đùa thôi, khi AI bắt đầu tự động sắp xếp lịch họp, học máy dự đoán điểm nghẽn dự án, thậm chí chatbot thay bạn trả lời yêu cầu “Gửi tôi thêm một bản báo cáo nữa” của cấp trên, thì các doanh nghiệp vừa và lớn ở Hồng Kông nếu vẫn chỉ xem công cụ cộng tác như “phiên bản online của WhatsApp”, e rằng ngay cả chị lao công ở phòng trà nước cũng phải cười bảo bạn lỗi thời.

Những công nghệ mới như văn phòng thực tế ảo, quản lý nhiệm vụ điều khiển bằng giọng nói, đang dần từ phòng thí nghiệm Silicon Valley bước vào phòng họp ở Hong Kong Island. Đồng thời, nhu cầu thị trường cũng chuyển từ “dùng được là được” sang “phải thông minh, trực quan và tích hợp nhanh”. Doanh nghiệp chọn công cụ không thể chỉ vì nghe đồng nghiệp nói “nghe nói Microsoft Teams dạo này miễn phí” mà quyết định, mà cần đánh giá khả năng mở rộng API, chính sách lưu trữ dữ liệu tại chỗ, và – điều thực tế nhất – liệu nó có thể sống hòa thuận với hệ thống cũ hay không, đừng để bộ phận IT phải thức trắng cứu lửa mỗi tối thứ Tư.

Đề xuất ư? Hãy tự hỏi rõ: Chúng ta muốn giải quyết “lỗ đen giao tiếp”, hay thực sự muốn trở thành tổ chức linh hoạt? Đừng tham lam tính năng, thấy ai dùng gì tốt là đổ xô áp dụng, kết quả là nhân viên phải mở tám cửa sổ mới làm xong một việc. Nên thử nghiệm từng bước nhỏ, đào tạo đầy đủ, để công cụ phục vụ con người, chứ không phải con người phải hầu hạ công cụ. Dù sao đi nữa, công nghệ có tiên tiến đến đâu, cũng không thể ấm áp bằng một câu nói chân thành: “Tôi đọc xong file của bạn rồi đó.”