Bahasa Indonesia
English 
اللغة العربية 
日本語 
Bahasa Melayu 
ภาษาไทย 
Tiếng Việt 
简体中文 Berapa banyak kontrak kecil dan besar yang harus diproses sebuah perusahaan setiap tahunnya? Jawaban dari grup hotel besar rangkaian internasional Yalike Shuke adalah – hampir sepuluh ribu dokumen. Dengan metode pemrosesan konvensional di masa lalu, berapa banyak proses yang akan dihasilkan untuk persetujuan dan cap kontrak ini? – Lebih dari dua puluh ribu proses. Kontrak tradisional membutkan waktu tujuh hari untuk proses dari awal pengajuan hingga penyelesaian arsip tanda tangan, saat ini hanya membutuhkan waktu satu hari. Bagaimana mereka bisa mencapai hal ini? Mari kita lihat kode efisiensi Yalike Shuke. Grup Teknologi Digital Yalike berada di peringkat ke-39 global untuk skala usaha perusahaan hotel, dan ke-14 di Tiongkok. Merek hotel ternama mereka "Yaster Hotel" berada di peringkat ke-6 dalam kategori hotel menengah Tiongkok. Memiliki empat merek besar: Yaster Hotel, Yasfei Hotel, Yaster Internasional Hotel, Yameitu Hotel. Saat ini, jumlah hotel dengan merek yang sudah beroperasi atau sedang dalam pembangunan telah melebihi seribu, tersebar di lebih dari 200 kota di seluruh dunia, jumlah karyawan telah mencapai lebih dari 13.000 orang, serta lebih dari 25 juta anggota global. Persetujuan kontrak melalui sistem berbeda dan memakan banyak proses membuat bisnis "menunggu seumur hidup" dan pimpinan perusahaan disibukkan dengan persetujuan.
Fang Tang adalah Kepala Teknologi Grup Teknologi Digital Yalike, dia dan timnya bertanggung jawab dalam pengelolaan dan pemeliharaan platform kantor digital internal Yalike Shuke, serta promosi aplikasi teknologi dan alat baru terkait.
Pada tahun 2019, seluruh karyawan Yalike Shuke mulai menggunakan DingTalk, sejak saat itu tim Fang Tang secara bertahap menemukan bahwa komunikasi serta kolaborasi internal semakin lancar, namun pada tingkat operasi bisnis masih terdapat situasi di mana banyak platform berjalan secara bersamaan, membatasi peningkatan efisiensi lebih lanjut. Khususnya dalam manajemen kontrak, terdapat masalah-masalah kritis seperti persetujuan berulang dan kesulitan pencarian arsip pasca-pelaksanaan yang memerlukan penyelesaian segera.
Sebagai grup hotel besar berskala nasional, Yalike Shuke memproses hampir sepuluh ribu kontrak setiap tahunnya. Kontrak-kontrak ini meliputi waralaba, renovasi, berbagai pembelian, hingga jenis administrasi personel. Mulai dari pengajuan kontrak hingga cap dan pengarsipan, harus menjalani tiga proses: persetujuan kontrak, perizinan penempelan cap, dan arsip. Melibatkan banyak node persetujuan.
Contohnya saja proses pelaksanaan kontrak pembelian: Setelah proses persetujuan kontrak pada OA DingTalk selesai, kontrak tersebut tidak dapat langsung diberikan tanda tangan cap. Penyaji harus membuat permintaan proses baru pada sistem tanda tangan digital. Seluruh rangkaian proses kontrak ini membutuhkan rata-rata waktu tunggu tiga hingga empat hari, bahkan mungkin lebih dari tujuh hari.
"Beberapa kontrak bisnis bisa saja telah dikoreksi pimpinan perusahaan dalam satu platform, tetapi tetap memerlukan ulasan ulang di platform cap, sehingga memperbanyak pekerjaan dan terkadang menghambat kemajuan bisnis," kata Fang Tang.
Saat proses pengarsipan kontrak, lantaran sistem sebelumnya hanya bisa menggunakan subjek keseluruhan, departemen, waktu, dan bidang tetap lainnya untuk klasifikasi kontrak, sementara dalam bidang seperti penandatangan, nilai uang, waktu penanggalan, kategori file, dan proyek asal, informasi yang dibutuhkan tidak cukup, harapan manajemen untuk menganalisis kontrak guna memahami kondisi pengembangan bisnis grup, unit bisnis, dan kantor cabang pun gagal tercapai.
Berapa banyak kontrak besar dan kecil yang rata-rata diproses perusahaan setiap tahunnya? Jawaban dari Yalike Shuke sebagai perusahaan besar hotel berantai internasional adalah sekitar sepuluh ribu lembar.
Dengan metode pemrosesan sebelumnya, berapa proses yang muncul untuk meninjau dan mecabut kontrak ini? - Lebih dari dua puluh ribu proses.
Kontrak satu bisa memakan waktu tujuh hari sejak awal hingga pengarsipan setelah diberi cap, kini selesai hanya dalam satu hari. Bagaimana mereka melakukannya?
Ayo, mari kita lihat kode efisiensi Yalike Shuke.
Skala grup hotel Yalike Digital Technology menempati posisi ke-39 di dunia dalam grup hotel, posisi ke-14 dalam kelompok grup hotel Tiongkok, "Yaster Hotel" berada di posisi keenam di antara merek hotel menengah Tiongkok, memiliki empat merek utama: Yaster Hotel, Yasfei Hotel, Yaster Internasional Hotel, Yameitu Hotel. Saat ini, jaringan hotel milik perusahaan yang telah beroperasi maupun yang sedang dalam proses pembangunan telah mencapai lebih dari seribu hotel, mencakup lebih dari dua ratus kota penting, jumlah karyawan telah melebihi sepuluh ribu tiga ratus orang, anggota global mencapai dua puluh lima juta lebih.
Persetujuan Kontrak yang Melibatkan Sistem Berbeda dan Banyak Proses
Bisnis "menanti hingga rambut memutih" sementara pimpinan sibuk dengan persetujuan
Fang Tang adalah spesialis teknologi senior di grup hotel Yalike Digital Technology. Dia beserta timnya bertanggung jawab atas pengelolaan dan pemeliharaan platform kantor digital di dalam Yalike Shuke, serta promosi teknologi dan alat terbaru.
Sejak Yalike Shuke mulai menggunakan DingTalk di tahun 2019, tim Fang Tang mulai menyadari bahwa komunikasi dan kerja sama internal menjadi semakin lancar. Namun dalam hal operasi, banyak platform yang berjalan bersamaan mengurangi efisiensi. Terutama dalam pengelolaan kontrak, terjadi penundaan akibat proses persetujuan yang berulang dan kesulitan mencari arsip.
Sebagai perusahaan besar rantai hotel, Yalike Shuke rata-rata harus menangani hampir sepuluh ribu kontrak setiap tahun. Kontrak tersebut meliputi berbagai jenis, termasuk lisensi bisnis, renovasi, pembelian, SDM, dan sebagainya. Dari mulai mengajukan kontrak, memberi cap sampai diarsipkan, kontrak harus melalui tiga proses: meninjau kontrak, meninjau cap dan mengarsip, proses tersebut melibatkan banyak langkah persetujuan.
Sebagai contoh, ketika proses peninjauan kontrak OA DingTalk selesai, tidak bisa langsung menggunakan cap. Pemohon harus mengajukan proses lain di sistem tanda tangan elektronik. Seluruh proses kontrak membutuhkan waktu rata-rata 3-4 hari, terkadang lebih dari tujuh hari.
"Beberapa kontrak bisnis, pimpinan perusahaan mungkin selesai melakukan peninjauan di satu platform tapi tetap harus meninjau ulang di platform lain untuk cap. Hal ini menambah beban pekerjaan dan terkadang mengganggu perkembangan bisnis," kata Fang Tang.
Dalam fase pengarsipan kontrak, sistem sebelumnya hanya mampu mengelompokkan kontrak berdasarkan pihak lawan, departemen, dan waktu tetap, tetapi tidak mampu menjangkau data pihak penandatangan, nilai kontrak, tanggal, klasifikasi dokumen, dan proyek terkait. Harapan manajemen untuk mengelola informasi kontrak demi memahami kondisi bisnis grup, segmen bisnis, kantor cabang menjadi gagal.
Seragamkan Peninjauan dan Diselesaikan dalam Sehari
Tidak Perlu Persetujuan Berkali-kali antara Kontrak dan Cap
Dengan bantuan dari DingTalk dan mitranya e-Sign Baos, Grup Hotel Teknologi Digital YALIKE mengaktifkan fitur Smart Contracts (Kontrak Cerdas) DingTalk pada tahun 2024. Perusahaan berhasil menggabungkan lebih dari sepuluh jenis prosedur yang tersebar di sistem peninjauan kontrak/platform cap kontrak dalam rangkaian proses yang kini diseragamkan, sehingga mampu mengelola keseluruhan proses peninjauan hingga cap kontrak secara berkelanjutan dalam satu platform.
Karyawan cukup mengajukan proses peninjauan kontrak melalui aplikasi DingTalk, mengisikan informasi berbagai dimensi sesuai jenis kontrak, secara otomatis node persetujuan akan diteruskan secara sistematis. Setelah disetujui, langsung terhubung ke sistem tanda tangan elektronik guna menyelesaikan tanda tangan secara mandiri tanpa perlu mengajukan prosedur tambahan lagi dan menunggu persetujuan tanda tangan dari pimpinan. "Pimpinan pun tidak lagi selalu ditelepon untuk dimintai persetujuan tanda tangan setelah menyetujui kontrak."
"Kini, proses pencetakan cap kontrak yang sebelumnya memakan beberapa hari bisa dipercepat hingga dalam waktu sehari. Beban tugas persetujuan pimpinan perusahaan berkurang secara signifikan dan meningkatkan efisiensi tim terkait," tandas Fang Tang. Dengan sistem ini pula, Yalike Shuke bisa menghimpun seluruh proses pemeriksaan dan cap kontrak kantor pusat dan gerai di satu platform terpadu yang memudahkan manajemen dalam memantau informasi.
Mencari Riwayat Kontrak Tidak Lagi Sulit
Keputusan Operasional Bisa Berdasarkan Data
Dalam fase pengarsipan kontrak, sistem kontrak cerdas menyediakan lebih dari empat puluh bidang penyesuaian daftar yang berbeda, yang menjadi dasar pencarian kontrak maupun analisis detailnya. Kontrak lama pun berpotensi menjadi tambang emas data.
Dengan sistem ini, tim Yalike Shuke dapat berdasarkan informasi kontrak menghitung durasi kontrak, nilai total, proyek terkait, status penandatanganan, serta dimensi lain. Hasil ini memungkinkan analisis informasi kontrak secara akurat dan multidimensi, mempermudah manajemen memahami kondisi bisnis serta pengambilan keputusan cepat dan tepat sasaran agar nilai bisnis kontrak yang optimal bisa benar-benar diwujudkan.
Tentang Kontrak Cerdas DingTalk
Kontrak Cerdas DingTalk adalah platform pengelolaan bisnis dan keuangan yang merupakan hasil kerja sama antara DingTalk dan e-Sign Baos, dirancang khusus bagi usaha kecil dan menegah. Platform ini mencakup seluruh fase siklus hidup kontrak, yakni menulis (writing), meninjau (reviewing), menandatangani (signing), dan mengelola (managing). Fungsi utama meliputi pemenuhan syarat kontrak berbasis template, peninjauan dan perbandingan dokumen secara cerdas, tanda tangan dan cap elektronik, pengelolaan nomor kontrak secara kustom, pengelolaan arsip kontrak, aturan pengingat kontrak berakhir, pengelolaan mitra, serta analisa dan statistik kontrak.
Saat ini, banyak perusahaan ritel, hotel, konsumsi cepat, dan manufaktur besar ternama di seluruh Tiongkok memilih mengadopsi Kontrak Cerdas DingTalk untuk menciptakan peningkatan digitalisasi manajemen yang lebih jauh lagi.
DomTech (DomTech) adalah mitra resmi DingTalk di Hong Kong yang menyediakan layanan DingTalk untuk pelanggan secara langsung. Jika Anda ingin tahu lebih lanjut tentang aplikasi platform DingTalk, hubungi layanan pelanggan kami online, atau telepon kami di (852)4443-3144 atau email ke alamat