7日間が1日間に：大手ホテルチェーン雅麗數科の契約審査・署名・管理一体化実践

企業は年間でいくつの大小さまざまな契約を処理するでしょうか？大手チェーンホテルグループである雅里数科（アリスーテック）の答えは——ほぼ1万件です。従来の処理方法では、これらの契約の承認と捺印にはいくつのプロセスが発生していたでしょうか？——2万以上ものプロセスがありました。1つの契約が発起から捺印、アーカイブに至るまでに、従来のやり方で最大で7日かかっていたのが、今では1日でできるようになりました。一体どのようにしてこれを成し遂げたのでしょうか？雅里数科の効率化の秘訣を探ってみましょう。　雅里数字科技（アリーデジタルテクノロジー）グループは、世界のホテルグループ中第39位、中国国内では第14位の規模を誇ります。「雅斯特（アスター）ホテル」ブランドは中国中価格帯ホテルブランドTOP6に入っています。グループ傘下には「雅斯特ホテル」「雅斯菲尔（アスフィール）ホテル」「雅斯特国際ホテル」「雅美途（アーメイトゥ）ホテル」の4大ブランドがあります。現在、既にオープンまたは建設中のホテルは1,000軒以上に上り、200以上の主要都市に展開しており、従業員は13,000人以上、世界中の会員数は2,500万人以上です。　契約承認に横断的なシステム、複数プロセスの問題が存在し、業務担当者は「髪が白くなるほど待たされ」、幹部は「承認作業に追われる」といった問題が出ていました。方糖（ファン・タン）さんは雅里数字科技グループの技術主管を務め、同社のITシステム管理・保守、関連する新技術や新ツールの導入などを担当しています。　2019年に雅里数科グループ全体が「釘釘（DingTalk）」を使い始めると、方糖チームは内部のコミュニケーションと協働の効率がどんどん向上したことに気づきました。ただし業務操作の面では未だに複数のプラットフォームが並立しており、効率向上を妨げていました。特に契約管理においては、重複承認が必要なこと、後続のアーカイブ検索に課題が多いといった問題が解決待ちでした。　大規模チェーンホテルグループである雅里数科では、年間平均でほぼ1万件の契約を処理しています。この中にはフランチャイジー契約をはじめとして、改装、さまざまな購買契約や人事関連のものなど多岐に亘ります。契約の提出から捺印、アーカイブに至るまでには、契約審査、印鑑使用承認、アーカイブの3つの段階があり、複数の承認ノードが必要です。たとえば購買契約を例に挙げると、釘釘OAでの契約承認が完了した後にも、そのままでは印鑑を使用できず、申請者が別途「電子署名」システム上で別のプロセスを申請する必要がありました。全体の契約プロセスでは、平均的に3〜4日、場合によっては7日以上もの時間を要していたのです。「ある業務系の契約では、ある1つのプラットフォームで幹部が一旦承認しても、印鑑承認用のプラットフォームでもう1度承認が必要になるケースがあり、業務負荷が増加したほか、業務の進捗にも影響が出ることがありました」と方糖さん。　アーカイブ処理の面でも、もとのシステムでは相手企業、部署、日時等の固定されたフィールド情報のみで契約を整理していたため、サイン者、契約金額、関連プロジェクト、文書種別などの重要なディメンジョンが欠けており、経営層が契約の内容からグループ全体や部門、支社の業務運営状況を把握したいという目的が果たせていませんでした。

1社が年間通じて処理する大小さまざまな契約の件数はどの程度になるでしょうか？大手チェーンホテルグループである雅里数科の答えは——ほぼ1万件です。

かつてのプロセスでは、これらの契約の承認、捺印でいくつのプロセスが発生していたでしょうか？——20,000件以上です。

ひとつの契約を発起してから印鑑を押してアーカイブするまで、従来プロセスで最長7日間かかっていましたが、今ではたった1日で完了します。一体どうやったのでしょうか？

雅里数科の効率の秘訣を見てみましょう。

雅里数科（アリースーツェク）数字科技グループは、世界の主要ホテルグループ第39位、中国国内14位の座につけます。その「雅斯特（アスター）酒店」ブランドは、中国の中級ホテルブランド中第6の地位を占めています。同社が運営する4つのブランドとは、「雅斯特酒店」「雅斯菲尔酒店」「雅斯特國際酒店」「雅美途酒店」です。既に営業を開始したもしくは設立準備中の店舗は1000以上に達していて、中国国内の重点都市200以上に点在し、従業員数も13,000人以上、全世界での会員数も2500万人以上を記録しています。

契約の承認と署名システムの違い：

業務担当者は「髪が白くなるほど待つ」、幹部たちは「ただひたすら忙しく審査する」状態に

方糖さんは雅里デジタルテクノロジーグループの技術主管として、同社が内包するデジタルオフィスプラットフォームの管理運営や新技術・新ツールの導入に責任を持っています。

2019年以降、釘釘（DingTalk）全面導入に伴い、方糖さん率いるチームは職場での内部コミュニケーションや協働の効率が増し、順調に進んでいることを実感していました。しかしながら、業務作業の層では依然として複数のプラットフォームが並行する状況が続いており、これは生産性のさらなる向上を阻む要因となっていました。特に契約マネジメントにおいては、繰り返される承認、アーカイブ段階での資料引出困難など、多くの課題が解決を待っていました。

大規模チェーンホテルグループである雅里数科では、年間平均で9,000以上の契約を処理しています。契約の内容にはチェーンフランチャイジー契約、改装工事、様々な購買、人事等々さまざまが含まれます。契約書の提出から印鑑使用、アーカイブ処理に至るまでには、契約の審査プロセス、印鑑使用に際する承認、アーカイブの保管という3つのプロセスを経ることとなり、また複数の承認ポイントを踏まなければなりません。

調達契約の処理プロセスを一つ例に挙げてみれば、釘釘OAでの契約審査プロセスが終了したあとは、印鑑の押印を直接行えないため、申請者は電子契約システムで改めて契約提出とプロセスの開始を行う必要があります。契約1件あたりの処理に平均で3～4日を要し、最長では7日以上かかることさえありました。「いくつかの業務系契約では、社内幹部が1つのプラットフォームで一度承認を済ませても、印刷や印鑑使用を目的とした別のプラットフォームで再度承認することを求められ、作業が余分になりました。またそれはプロジェクトの流れに影響を与えることもありました」と方糖さんは語っています。

契約のアーカイブ保管段階においても、元のシステムでは取引先、部署、時期などの固定情報でしか契約を分類管理できていなかったため、署名者氏名、金額、日付、文書分類、所属プロジェクト等の項目が欠けており、経営層が契約データを使ってグループ、業務分野または法人単位での成長を見極めようとする願いを叶えることができませんでした。

承認と署名を統一して1日中に完了

もう「契約の承認をし終わると、次は印鑑を押す」の連続作業が不要に

釘釘（DingTalk）と提携パートナーである「e簽寶（イーチャンバオ）」の手により、雅里デジタルテクノロジーグループは2024年に釘釘スマート契約を導入。他の審査プラットフォーム上でバラバラだった十余種類の各種契約処理、印鑑使用に関わる一連のプロセスを統合することで、スマート契約管理をOA承認から印鑑使用、アーカイブ保存まで一括して行えるようになり、全体の効率化を実現しました。

今では社員が釘釘上で契約承認手順を入力する際、契約の種類に応じて各ディメンジョン情報を記入すればプロセスの自動進行が可能になり、承認が完了した時点で電子契約システムに自動転送され、自ら署名・捺印を行うだけで、もう一度別の手順を開始したり、リーダーに対して印鑑申請プロセスを待ち続ける必要はありません。「取締役も、契約の承認作業の後に印鑑処理の承認が必要で何度も催促されるといったことはなくなりました。」

「現在では、数日の処理時間を要していた印鑑押印プロセスも最短で1日以内まで短縮することができました。当社の幹部による承認作業も格段に軽減し、さらに業務担当者のパフォーマンスの向上にも寄与しています」と方糖さんは述べています。この新システムを活用するに伴って、雅里数科では本部と直営店におけるすべての契約審査処理と印鑑の使用管理を統一したプラットフォーム上で行えるようになったため、経営層が契約データを即時的に掌握するという目的を実現するに至りました。

契約書の検索・閲覧が困難ではなくなった

経営陣の意思決定にも「数値データ」の活用が

契約のアーカイブ段階では、40以上設定できるカスタマイズ可能なデータフィールドの導入により、契約書の検索・分析機能の精度が向上しました。これにより、過去の契約データが新たな「データ金鉱（ゴールドマイニング）」として利活用されるようになりました。

雅里数科の関係スタッフは今後、契約内容をもとに契約期間、契約総額、契約が所属するプロジェクト、署名状況といった様々なデータ項目を統計的に捉え、契約情報の詳細な集計と多角的な分析を行うことが可能になり、これにより経営層は正確な現状認識と迅速な意思決定ができるように支援され、契約データのビジネス価値が最大限に活用されるに至ったのです。

釘釘スマート契約について

釘釤スマート契約とは、釘釣（DingTalk）がe簽宝（イーチャンバオ）と共同で構築し、中小企業向けに開発した「契約ライフサイクル管理」のための一元的な業務・財務・法務運営プラットフォームです。「作成・審査・署名・管理」の契約ライフサイクル全般における以下のようなコア製品機能を備えています。「作成－契約テンプレートや条文の発行、審査－契約文章に関する承認の自動化、文書差異に関するスマート比較、署名－契約署名と電子印鑑捺印、管理－契約番号設定の自由化、契約台帳管理、満了リマインダーのカスタイマイズ、関係企業のマネジメント、契約データ分析」などです。

中国国内でも多くの有名小売、ホテル、消費財および製造会社がすでに釘釣スマート契約を導入済であり、自社の経営管理レベルをさらに向上させることでデジタルトランスフォーメーションを後押ししています。

ドムテック社（DomTech）は、釘釣（DingTalk）の香港地区における正式な指定サービスプロバイダーであり、多数のお客様に釘釣（DingTalk）システムのサービスを提供しています。もし釘釣プラットフォーム上のさらに多くのアプリケーション内容について知りたい、具体的な導入方法を知りたい方は、オンライン問い合わせを通じて私たちに直接ご連絡いただくか、電話(852)4443-3144 又はメールアドレスこのメールアドレスはスパムボットから保護されています。閲覧するにはJavaScriptを有効にする必要があります。でご連絡ください。当社には優れた開発・運用チームおよび豊富な市場サービス実績が備わっており、あなたの企業にプロフェッショナルな釘釣ソリューションとサービスを提供いたします。