千問オフィス×ディンタン：業務効率がアップする5つの連携テクニック

あなたのDingTalkをもっと便利に

QwenWork 利用ガイド

通義千問オフィスがリリースされて以来、DingTalkに全面的に連携されています。グループ要約、ドキュメント・スプレッドシート、スケジュールやタスク管理、メッセージ・メールなど基本機能に加え、「AI音声記録」「承認」「勤怠管理」「DingPan（ファイル共有）」など25以上の業務モジュールと深く連携しています。個々のモジュールは地味に見えても、組み合わせることで作業効率が大きく向上します。

今回は頻繁に使われる5つの高頻度コンビネーションテクニックを厳選し、それぞれにそのまま使えるプロンプトを添えました。クライアントとの打ち合わせから承認処理まで、あらゆる仕事を楽にこなすお手伝いをします。

01 打ち合わせ前ブリーフィング

資料収集を代行してもらいましょう

AI音声記録 × メール × グループ × DingPan

毎回の会議やクライアントとの面談前に、最も慌ただしいのが準備時間です。「過去の記録を探す」「メールを検索」「前回の会議議事録を確認」……忙しく動いても、肝心の情報を漏らしていないか不安になりますよね。こういった作業はすべて通義千問オフィスに任せられます。AI音声記録の文字起こし、メールのやり取り、グループ内の関係者に関する情報、DingPanのファイルまで読み取れるため、手動での一括収集が不要になります。

プロンプト・そのままコピー可能

来週火曜日にXX社のクライアントを訪問します。以下の3点をもとに会前ブリーフィングを作成してください：① 前回の打ち合わせにおけるAI音声記録の要約；② 過去1か月間の相手先とのメールのやり取り；③ プロジェクトグループ内でそのクライアントに関連するドキュメントやリンク。ブリーフィングは以下の4段階で構成してください：前回の話し合い内容、未解決の課題、相手からの要望、関連ファイル一覧。最後にDingTalkドキュメントとして作成し、私に送ってください。

報告書作成前、プロジェクト立ち上げ時、振り返りの場など、資料や情報を収集する必要がある場面であれば、このプロンプトは繰り返し利用できます。

セキュリティのヒント：通義千問オフィスは個人の権限範囲を厳密に遵守しており、あなたが参加しているグループ、アクセス可能なDingPanのファイル、およびAI音声記録の内容のみを検索します。

02 グループ内ノウハウ整理

チャット履歴をデータベース化

グループ × DingPan × ナレッジベース

何年も活動してきたプロジェクトグループでは、数百ものファイルが共有されていますが、実際に必要な資料を探そうとすると、まるで大海から針を探すようなものです。通義千問オフィスを使えば、散在するファイルを出典付きのインデックスとして整理でき、チャット履歴を再利用可能な資産へと変えることができます。

プロンプト・そのままコピー可能

XXグループで今月共有されたファイルとリンクを、資料インデックスとして整理してください。各項目には誰がいつ投稿したか、および内容を一言で説明する文を記載してください。投稿日時の新しい順に並べ替え、ドキュメント、スプレッドシート、外部リンクの3カテゴリに分類してください。作成後は「ナレッジベース - XXプロジェクト」配下にアーカイブしてください。アーカイブ前に、一度私に確認用に送付してください。

上級編：通義千問オフィスに定期タスクを設定し、毎月1日に前月の内容を自動で整理・更新させましょう。グループ内の蓄積された歴史的データが、一目で把握できるようになります。

チャット履歴は時間によって埋もれてはいけません。通義千問オフィスを使えば、それらを「生き続けさせる」ことができるのです。

03 週報・日報の自動化

表をダッシュボードに変換し、自動でグループに送信

AIスプレッドシート × QW Pages × グループロボット

複数チームにまたがる進捗管理で最も面倒なのは、表の更新ではなく、煩雑な報告作業です。「スクリーンショットを撮る」「キャプションをつける」「それをグループに送信する」——毎日繰り返されるこの作業、もう手動で行う必要はありません！ 通義千問オフィスなら、一連の流れをワンクリックで実行できます。

1 AIスプレッドシートを読み込む

2 ウェブダッシュボードを生成する

3 QW Pagesでオンラインページを公開する

4 ロボットがリンクをグループに送信する

一見複雑に見えるこの連携ですが、実際の設定はたった4ステップです。

ステップ1：表を唯一のデータソースとして整理する

ウェブダッシュボードの見た目は、AIスプレッドシートの内容で決まります。10分ほどかけて、項目名を整理しましょう：「タスク名」「担当者」「ステータス（未着手／進行中／完了／ブロック中）」「期限」「備考」。ダッシュボードの各ブロックは、表の列に対応するため、無理にすべての情報を詰め込む必要はありません。

ステップ2：通義千問オフィスにAIスプレッドシートを読ませる

指示は2段階に分けます。まず読み取った内容を報告させ、正しく認識されていることを確認してから、ダッシュボード作成に移ります。

第一段階の指示・そのままコピー可能

DingTalkのAIスプレッドシート「XXプロジェクト進捗表」を読み込み、以下の情報を教えてください：どの列が存在するか、全行数、各ステータスごとの件数。ダッシュボード作成はせず、まずは報告のみ行ってください。

報告を受けたら、列名、行数、ステータスの分布の3点を確認してください。

第二段階の指示・そのままコピー可能

先ほど読み込んだデータに基づき、HTML形式のオンラインダッシュボードを作成してください。構成は「全体の進捗状況」「本日の更新内容」「ブロック中のタスク」の3ブロックとし、スマートフォンでも見やすいようにしてください。まずはプレビューを表示してください。

プレビュー時には各項目を一つずつ確認し、「完了」の件数に注目してください。さらに画面幅をスマホサイズに縮小して、レイアウト崩れがないかもチェックしましょう。問題なければ公開を行います。

公開指示・そのままコピー可能

QW Pagesを使って、このダッシュボードをオンラインページとして公開してください。

ステップ3：ロボットがリンクをグループに送信

この作業は2パターンあります。まず、グループ内にロボットがいるかどうかで判断します。

ケース1：グループにすでにロボットがいる場合

ロボット送信指示・そのままコピー可能

XXプロジェクトグループ内のロボットを使って、先ほど公開したオンラインページのリンクをグループに送信し、100字以内の本日のサマリーを添えてください。

ケース2：グループにロボットがいない場合、通義千問オフィスに作成を依頼

通義千問オフィスに対して直接、「DingTalkにロボットを作成してください。名前はXXとし、XXプロジェクトグループに追加してください」と伝えればOKです。

ステップ4：定期タスクを設定し、毎日自動実行

上記の3ステップをまとめて定期タスクとして登録します。定期タスクは独立して動作するため、前後の文脈が見えない状態です。そのため、指示の中ではテーブル名、グループ名、ダッシュボード構造、連携フローをすべて明示的に再定義する必要があります。

定期タスクの指示・そのままコピー可能

DingTalkのAIスプレッドシート「XXプロジェクト進捗表」を読み込み、以下の構成で日報ダッシュボードを更新し、送信してください：「全体の進捗状況」「本日の更新内容」「ブロック中のタスク」の3ブロック、スマホ対応。QW Pagesでオンラインページとして公開し、以前公開したダッシュボードを上書き更新してください。新規ページの作成や、グループへの新たなリンク送信はしないでください。その後、XXプロジェクトグループのロボットが「本日サマリー（100字以内）＋ダッシュボードリンク」のメッセージを送信します。もし表の読み取りやグループ送信に失敗した場合は、失敗理由を報告してください。エラーがあっても黙ってスキップしないでください。

設定が完了すれば、グループには毎日ロボットのメッセージとリンクが届きます。リンクをクリックすると、自動更新されるHTML形式のダッシュボードが表示され、進捗状況やインタラクションが確認でき、モバイル端末にも最適化されています。なお、元のAIスプレッドシートは一切変更されません。

04 勤怠の精算

月末に代わりに帳簿を整理

勤怠管理 × 承認

通義千問オフィスは文章作成や集計だけでなく、DingTalkのOAシステムとも連携可能で、勤怠詳細、休暇残日数、残業手当のルールなどを調べたり、承認申請のドラフトを作成することもできます。「データが見える」だけではなく、「実際にDingTalkと連携できる」ことが、一般的な生成AIとは異なる点です。

プロンプト・そのままコピー可能

今月今日までの私のDingTalk勤怠状況を調査してください。内容は以下の通り：通常出勤日数、遅刻・早退・打刻忘れの記録、有給・外出・出張・残業の記録、現在のシフトおよび所属する勤怠グループ、残っている年次有給休暇または他の確認可能な休暇残日数、私が関係する打刻補正・残業申請のルール。まず勤怠の概要を出力し、その後日付別に異常記録をリストアップし、どの異常について打刻補正・有給・外出・残業の申請が必要かを明記してください。調査と分析のみを行い、申請の自動提出はしないでください。

今後、このような機械的な精算作業は、すべて通義千問オフィスに任せられるようになります。

05 一括承認

まず要約を確認してから処理

承認

多くの人にとって、承認作業は「時間が空いたらまとめて済ませる雑務」です。しかし、1件1件「正確に」「安心して」処理するのは難しいものです。

通義千問オフィスを使えば、自分が承認待ちになっている申請を抽出し、任意の基準で集計・並び替えが可能です。バラバラのタスクが、明確なデータとして可視化されます。

プロンプト・そのままコピー可能

私の承認待ち申請をすべて抽出し、金額の高い順に並べ替えてください。1万円を超える申請は別途リストアップし、赤色で強調表示してください。各申請の表示項目は「申請者」「理由」「金額」「提出日時」の4つに限定し、フォーマット的な項目は削除してください。同種の小額購入申請は1行にまとめ、合計件数を表示してください。

数十件の申請が1枚のプレビュー表にまとまり、金額の大きいものから順に表示されることで、どの申請に重点的に注目すべきかが一目瞭然になります。

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最後にまとめ

通義千問オフィスの真の価値は、単なる生成能力にあるのではなく、DingTalkと連携し、あなたのグループチャット、ドキュメント、承認、スケジュールを理解できる点にあります。これら散在する情報を体系的に統合し、自動でタスクを実行できるのです。かつてはDingTalk上で手動でひとつひとつ操作していた作業も、すべて通義千問オフィスに任せることが可能になりました。

通義千問オフィスをもっと賢く使うための実用的なコラム。誰もがAgentの達人になれます。

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