Panduan Lengkap Tetapan Aliran Semakan OA DingTalk: Peningkatan Kecemerlangan untuk Syarikat di Hong Kong

Adakah anda masih menggunakan borang kertas sehingga pejabat menjadi seperti permainan mencari harta karun? "Boss, di mana borang yang satu itu?" "Bahagian HR kata awak belum tandatangan!" — inilah mimpi ngeri harian pekerja Hong Kong. Lebih teruk lagi, apabila seseorang bekerja dari rumah, proses kelulusan tiba-tiba menjadi seperti "penerbangan hilang". Aliran kerja kelulusan OA DingTalk bukan sekadar menukar kertas kepada bentuk digital, tetapi menjadikan operasi syarikat berjalan tepat dan cekap seperti MTR. Menurut *Electronic Transactions Ordinance*, tandatangan elektronik adalah sah secara undang-undang, ditambah dengan mekanisme perlindungan data yang diterima oleh *Personal Data (Privacy) Ordinance*, keselamatan dan pematuhan dapat dicapai serentak.

Bandingkan dengan sistem ERP tradisional yang kosnya boleh mencecah jutaan dolar dan mengambil masa enam bulan untuk dilaksanakan, DingTalk boleh digunakan dalam beberapa hari sahaja, dengan kos yang sangat berpatutan. Menyokong pertukaran bebas antara Cina Tradisional dan Bahasa Inggeris, format masa secara automatik menggunakan sistem 24 jam, membuatkan penyemakan borang oleh akauntan lebih selesa. Lebih hebat lagi, ia boleh disepadukan tanpa masalah dengan pembayaran bank tempatan dan penggunaan Octopus untuk penuntutan, memastikan aliran kewangan tidak tersekat. DingTalk bukan sekadar sistem OA, ia adalah penambah baik efisiensi untuk syarikat Hong Kong!

Log masuk ke papan pemuka pengurusan DingTalk ibarat membuka "kotak ajaib" untuk meningkatkan produktiviti organisasi—tetapi jangan terus klik merata-rata, jika tidak, anda mungkin secara tidak sengaja menetapkan bos sebagai bawahan sendiri! Pastikan anda menggunakan akaun pentadbir syarikat, kemudian pergi ke "Workbench" → "Approvals" → "Create New Approval". Laluan ini lebih lurus daripada Laluan Timur MTR. Jangan malas ketika menamakan proses; contohnya, "Permohonan Cuti Pejabat Hong Kong" jauh lebih profesional daripada "Saya nak bercuti". Apabila menetapkan skop penggunaan, pilih sama ada seluruh syarikat atau bahagian tertentu sahaja, supaya kakitangan pembersih tidak menerima permohonan kelulusan pembelian pelayan bernilai HK$50,000.

Selepas memilih jenis borang, tiba bahagian penting: rekabentuk medan! Nyatakan medan wajib dengan jelas, pastikan pemilih tarikh diset dalam format 24 jam (jika tidak, "7 petang" akan bertukar menjadi "7 pagi", mesyuarat pun jadi senaman pagi). Tambah muat naik lampiran supaya pekerja boleh melampirkan surat doktor, serta sertakan "jadual butiran perbelanjaan" untuk keperluan penuntutan. Jangan lupa dayakan fungsi "Carbon Copy (CC)" kepada HR untuk arkib dan "Inform" kepada pasukan kewangan supaya mereka boleh bersedia. Akhir sekali, pastikan tetapan bahasa diset sebagai Cina Tradisional, supaya semua orang termasuk makcik cleaner boleh faham, tanpa perlu bertanya lagi, "Butang ni macam mana nak tekan?"

"Cabang bersyarat" bukan kelas matematik, tapi alat bantu kelulusan anda! Masih pening kepala kerana permohonan penuntutan HK$5,001 perlu kelulusan CFO tetapi HK$4,999 tidak? DingTalk membolehkan anda tetapkan "Jumlah > 5000 → secara automatik dihantar kepada CFO", sehingga kakak akauntan pun tersenyum dan berkata, "Akhirnya tak perlu risau salah kira!" Permohonan cuti lebih daripada 3 hari? Sistem secara automatik akan libatkan HR untuk pengesahan dua peringkat. Walaupun pengurus sibuk, tiada kelulusan akan terlepas. Pemerintahan manusia bertukar kepada pemerintahan sistem—pematuhan sempurna tanpa celah.

Lebih menakjubkan lagi ialah "lulus senyap"—pengurus langsung membaca tetapi tidak bertindak balas? Tetapkan tempoh 24 jam, selepas itu permohonan secara automatik diluluskan, tiada lagi panggilan mendesak "Dah sign belum?"; atau pilih "tolak secara automatik selepas tamat masa" sebagai langkah keselamatan untuk mengelakkan kecuaian pada pembelian penting. Pengurus bahagian bertukar kerja atau bercuti panjang? Gunakan "penetapan pelulus dinamik", sistem akan secara automatik mencocokkan pengurus semasa berdasarkan jabatan pemohon. Sama ada pekerja baru atau lama, tiada lagi kesilapan pemilihan orang, aliran kerja sentiasa berjalan lancar.

Tetapan-tetapan ini mungkin kelihatan remeh, tetapi inilah kunci untuk mempercepatkan syarikat Hong Kong: mengurangkan 80% campur tangan manual, purata masa kelulusan dipendekkan kepada 1.2 hari, kawalan dalaman juga lebih kukuh. Seterusnya, kami akan tunjukkan bagaimana menyambungkan sistem perbankan dan perakaunan untuk membina sepenuhnya persekitaran pejabat tanpa kertas dan cekap.

Adakah anda masih mengambil tangkapan skrin resit melalui telefon dan menghantarnya melalui e-mel kepada akauntan? Tahniah, anda telah berjaya menyertai "maraton dokumen gaya Hong Kong"! Namun hakikatnya, OA DingTalk sudah lama menjadi pusat digital untuk syarikat Hong Kong—bukan sahaja untuk kelulusan, tetapi juga menghubungkan seluruh ekosistem perniagaan tempatan. Bayangkan: apabila permohonan pembayaran diluluskan, sistem secara automatik memanggil HSBC Business Internet Banking melalui API terbuka, status transaksi dikemas kini secara langsung dalam rekod kelulusan—boss tidak perlu lagi bertanya, "Duit dah bayar ke belum?", sistem tahu lebih awal daripada anda.

Lebih hebat lagi, salinan imbasan invois yang telah diluluskan boleh diselaraskan secara automatik ke folder tertentu dalam Google Drive atau OneDrive, akauntan pun tidak perlu buka tetingkap lain untuk membuat catatan. Malah, ia boleh disepadukan tanpa hambatan dengan Xero atau QuickBooks Online, data dimuat masuk dengan satu klik, tiada lagi drama "menyelamatkan akaun" di hujung bulan. Dan jika semua dokumen memerlukan tandatangan? Jangan risau! DingTalk menyokong tandatangan elektronik PDF yang mematuhi Seksyen 17 *Electronic Transactions Ordinance* Hong Kong, sah dari segi undang-undang, mahkamah pun mengenal pastinya.

Bukan sekadar kelulusan—ini adalah sistem saraf korporat pintar yang sedang aktif.

"Boss, borang tu tengah tunggu awak sign—" Adakah ayat ini membuatkan anda terus ingin berpindah kerja ke Shenzhen? Jangan tergesa-gesa, masalahnya mungkin bukan kerana pekerja malas, tetapi aliran kelulusan DingTalk anda telah terkena "ranjau biasa di Hong Kong"! Yang paling kerap ialah pelulus tidak mendapat notifikasi, sering terlepas mesej, menyebabkan proses tersekat seperti kemalangan lalu lintas. Atau logik borang bercanggah sendiri—memohon cuti separuh hari tetapi perlu isikan rekod cuti sakit setahun penuh—membuatkan pekerja keliru dan terpaksa batalkan serta isi semula. Ada juga syarikat yang abaikan mekanisme ejen cuti, apabila pengurus bercuti seminggu, semua permohonan penuntutan dalam syarikat tergendala, pasukan kewangan hampir gila.

Nak elak kekacauan? Kami berikan anda "Senarai Semakan Kesihatan Aliran Kelulusan": Selalu semak sama ada purata masa pemprosesan meningkat mendadak, adakah kadar penolakan tinggi, atau peringkat mana yang kerap tersekat. Cadangan: adakan "Kelas Mini DingTalk" selama 15 minit setiap suku tahun, ajarkan semua orang guna fungsi "Permohonan Saya" untuk menjejaki status, tetapkan pintasan desktop untuk akses pantas ke sistem, malah guna input suara seperti "Saya nak ambil cuti tahunan dua hari", borang terus diisi dalam saat tanpa susah payah. Peringatan paling penting: Sebarang perubahan prosedur mesti diuji dahulu dalam persekitaran ujian. JANGAN sekali-kali naik taraf secara mengejut sebelum penutupan bulanan, jika tidak, rakan sekerja akauntan mungkin datang kejar anda dengan abakus di tangan.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!