Hướng dẫn toàn diện thiết lập quy trình phê duyệt OA trên DingTalk, doanh nghiệp Hồng Kông bùng nổ hiệu suất

Vẫn còn dùng giấy tờ ký duyệt, khiến văn phòng như trò chơi trốn tìm? “Sếp ơi, đơn của kế toán đâu rồi?” – “Bộ phận nhân sự nói anh chưa ký!”. Đây gần như là cơn ác mộng hàng ngày của dân văn phòng Hồng Kông. Tệ hơn nữa, chỉ cần có người làm việc tại nhà, quy trình phê duyệt lập tức biến thành “chuyến bay mất tích”. Quy trình phê duyệt OA trên DingTalk không chỉ đơn thuần là chuyển từ giấy sang điện tử, mà là giúp cả công ty vận hành trơn tru và đúng giờ như tàu điện MTR. Theo Điều lệ Giao dịch Điện tử, chữ ký điện tử hoàn toàn hợp pháp; kết hợp thêm cơ chế bảo vệ dữ liệu được công nhận theo Điều lệ Dữ liệu Cá nhân (Quyền riêng tư), vừa an toàn vừa tuân thủ pháp luật.

So với các hệ thống ERP truyền thống tốn hàng triệu đô la và phải chờ nửa năm mới triển khai xong, DingTalk chỉ mất vài ngày để đi vào hoạt động, chi phí lại rẻ đến mức khiến bạn bật cười. Hỗ trợ chuyển đổi linh hoạt giữa tiếng Trung phồn thể và tiếng Anh, định dạng thời gian tự động chuyển sang hệ 24 giờ, ngay cả kế toán khi xem bảng biểu cũng thấy dễ chịu. Ấn tượng hơn, hệ thống có thể tích hợp mượt mà với thanh toán ngân hàng địa phương và thanh toán Octopus, giúp quy trình tài chính không còn bị nghẽn tắc. DingTalk không chỉ là phần mềm OA, mà là "bộ tăng tốc hiệu suất" cho doanh nghiệp Hồng Kông!

Đăng nhập vào nền tảng quản trị DingTalk giống như mở ra một chiếc rương báu chứa đầy công cụ nâng cao hiệu suất doanh nghiệp – nhưng đừng vội nhấn lung tung, nếu không bạn có thể vô tình đặt sếp thành cấp dưới của mình! Trước tiên, hãy xác nhận bạn đang dùng tài khoản quản trị viên doanh nghiệp, sau đó vào mục «Bàn làm việc» → «Phê duyệt» → «Tạo phê duyệt mới». Con đường này rõ ràng hơn cả tuyến xe điện Đông Tế (East Rail Line) của MTR. Khi đặt tên quy trình, đừng lười biếng: ví dụ như «Yêu cầu nghỉ phép Văn phòng Hồng Kông» sẽ chuyên nghiệp hơn nhiều so với «Tôi muốn nghỉ phép». Khi thiết lập phạm vi áp dụng, bạn có thể chọn toàn công ty hoặc giới hạn ở bộ phận cụ thể, tránh để cô lao công nhận được đơn phê duyệt mua máy chủ trị giá 500.000 đô la Hồng Kông.

Sau khi chọn loại biểu mẫu, bước quan trọng tiếp theo là thiết kế trường dữ liệu! Các mục bắt buộc cần được đánh dấu rõ ràng, công cụ chọn ngày cần thiết lập theo hệ 24 giờ (nếu không, «7 giờ tối» sẽ thành «7 giờ sáng», biến cuộc họp thành buổi chạy bộ buổi sáng). Thêm chức năng tải lên tệp đính kèm để nhân viên có thể gửi giấy bác sĩ, đồng thời thêm một «bảng chi tiết chi phí» để đáp ứng nhu cầu hoàn trả. Đừng quên bật chức năng «gửi bản sao» cho HR lưu hồ sơ và «thông báo» cho bộ phận tài chính để họ chuẩn bị trước. Cuối cùng, nhất định phải kiểm tra thiết lập ngôn ngữ là tiếng Trung phồn thể, để bà giúp việc cũng có thể hiểu được, không còn phải hỏi lại «cái nút này bấm sao?»

“Phân nhánh điều kiện” không phải là bài học toán học, mà là trợ thủ đắc lực cho quy trình phê duyệt của bạn! Vẫn còn đau đầu vì lý do hoàn trả 5.001 đô la Hồng Kông thì phải qua giám đốc tài chính, nhưng 4.999 đô la thì không cần? DingTalk cho phép bạn thiết lập «Số tiền > 5.000 → tự động chuyển cho CFO», đến cả chị kế toán cũng cười nói: “Cuối cùng cũng không cần lo tính nhầm số nữa!”. Xin nghỉ phép quá 3 ngày? Hệ thống tự động đưa HR vào để kiểm soát kép, dù quản lý có bận đến đâu cũng không bỏ sót ký duyệt — biến cách quản lý dựa trên con người thành quản lý theo quy trình, đảm bảo tuân thủ tuyệt đối.

Còn ấn tượng hơn nữa là chức năng «duyệt im lặng» — cấp trên đã đọc nhưng không phản hồi? Chỉ cần thiết lập tự động duyệt sau 24 giờ nếu quá hạn, bạn sẽ không còn phải gọi điện dồn dập hỏi «Ký chưa vậy?». Hoặc bạn có thể chọn tùy chọn «từ chối khi quá hạn» để phòng ngừa rủi ro, tránh bỏ sót các đơn mua sắm quan trọng. Quản lý bộ phận nghỉ việc và bàn giao? Sử dụng chức năng «chỉ định người duyệt động», hệ thống sẽ tự động khớp với quản lý hiện tại theo bộ phận của người nộp đơn — dù là nhân viên mới hay cũ đều không chọn sai người, quy trình luôn được duy trì liên tục.

Những thiết lập tưởng chừng nhỏ nhặt này lại chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp Hồng Kông tăng tốc: giảm 80% can thiệp thủ công, thời gian phê duyệt trung bình rút ngắn xuống còn 1,2 ngày, kiểm soát nội bộ cũng chặt chẽ hơn hẳn. Bước tiếp theo, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tích hợp ngân hàng và hệ thống kế toán để thực sự xây dựng một môi trường làm việc không giấy tờ và hiệu quả cao.

Vẫn còn chụp màn hình hóa đơn bằng điện thoại rồi gửi email cho kế toán? Xin chúc mừng, bạn đã chính thức tham gia «cuộc đua marathon tài liệu kiểu Hồng Kông»! Nhưng thật ra, OA trên DingTalk đã trở thành trung tâm kỹ thuật số cho doanh nghiệp Hồng Kông — không chỉ dừng lại ở phê duyệt, mà còn kết nối xuyên suốt toàn bộ hệ sinh thái thương mại địa phương. Hãy hình dung: khi yêu cầu thanh toán được phê duyệt, hệ thống lập tức tự động gọi đến Ngân hàng thương mại HSBC thông qua API mở; trạng thái giao dịch được cập nhật ngay lập tức vào hồ sơ phê duyệt — sếp không cần phải hỏi lại «Tiền đã chuyển chưa?», hệ thống biết còn sớm hơn cả bạn.

Còn kinh khủng hơn nữa: bản quét hóa đơn sau khi được phê duyệt có thể tự động đồng bộ vào thư mục chỉ định trên Google Drive hoặc OneDrive, đến cả kế toán cũng ngại phải mở thêm cửa sổ nào khác. Thậm chí, nó có thể kết nối liền mạch với Xero hoặc QuickBooks Online, dữ liệu được nhập một cú nhấp chuột, cuối tháng không còn cảnh «chữa cháy trong kế toán». Và nếu tất cả tài liệu cần chữ ký? Đừng lo! DingTalk hỗ trợ chức năng đóng dấu điện tử PDF phù hợp Điều 17 của Điều lệ Giao dịch Điện tử Hồng Kông, hiệu lực pháp lý vững chắc như núi Thái Sơn, tòa án cũng công nhận.

Đây không còn là phê duyệt nữa, mà là hệ thần kinh thông minh của doanh nghiệp đã chính thức đi vào hoạt động.

“Sếp ơi, đơn xin đang chờ anh ký đó—” Câu nói này có khiến bạn phát cáu và muốn dọn đồ về Thâm Quyến ngay lập tức không? Đừng vội, vấn đề có thể không phải do nhân viên lười, mà là quy trình phê duyệt DingTalk của bạn đã dẫm phải «những quả mìn phổ biến ở Hồng Kông»! Đầu tiên phải kể đến người duyệt chưa bật thông báo, thường xuyên bỏ lỡ tin nhắn, khiến quy trình ùn tắc như kẹt xe nghiêm trọng. Hoặc logic biểu mẫu mâu thuẫn, ví dụ xin nghỉ nửa ngày lại bắt phải điền toàn bộ lịch sử nghỉ bệnh cả năm, khiến nhân viên hoang mang hủy đơn và điền lại. Cũng có công ty bỏ quên cơ chế ủy quyền trong kỳ nghỉ phép, quản lý đi du lịch một tuần, toàn bộ đơn hoàn trả trong công ty đình trệ, bộ phận tài chính nóng ruột đến mức nhảy dựng lên.

Muốn tránh hỗn loạn? Chúng tôi tặng bạn một bản «Kiểm tra sức khỏe quy trình phê duyệt»: định kỳ xem xét thời gian xử lý trung bình có tăng vọt không, tỷ lệ từ chối cao hay không, khâu nào thường xuyên bị nghẽn. Khuyên bạn nên tổ chức mỗi quý một buổi «Lớp học nhỏ DingTalk» kéo dài 15 phút, hướng dẫn mọi người dùng chức năng «Đơn của tôi» để theo dõi tiến độ, tạo lối tắt trên màn hình để truy cập nhanh vào hệ thống, thậm chí dùng nhập giọng nói «Tôi muốn xin nghỉ phép năm hai ngày», điền đơn trong nháy mắt mà không tốn sức. Lưu ý quan trọng nhất: mọi thay đổi quy trình đều phải thử nghiệm trước trong môi trường test, tuyệt đối không được cập nhật ồ ạt ngay trước kỳ quyết toán tháng, nếu không đồng nghiệp kế toán có thể cầm bàn tính đuổi chém bạn đấy.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!