Bagaimana pasukan Hong Kong menggunakan DingTalk untuk perkongsian fail

"Eh, dah terima dokumen tu belum?" Dialog macam ni hampir berlaku setiap hari di pejabat Hong Kong, terutama bila semua orang guna Google Drive, Dropbox atau lampiran e-mel yang dah penuh sampai meletup – memang jadi "krisis dokumen"! Tapi sejak pasukan di Hong Kong jumpa DingTalk, kekacauan ni terus bertukar jadi "teratur dan kemas"!

DingTalk bukan sahaja boleh digunakan untuk daftar masuk, adakan mesyuarat atau hantar mesej, fungsi perkongsian dokumennya pun layak digelar "wira super dalam dunia dokumen". Anda boleh muat naik fail terus ke dalam kumpulan atau perbualan individu, dan penerima tak perlu muat turun pun boleh terus prapapar PDF, Word, Excel mahupun PPT. Perubahan pada dokumen pun diselaraskan secara masa nyata, tak perlu lagi tanya "Siapa ada versi terkini?" – sistem akan tunjukkan siapa yang terakhir kali edit.

Yang lebih hebat, semua fail akan disimpan secara automatik ke dalam "DingPan", ibarat kabinet fail pusat awan bagi pasukan anda. Tak perlu risau telefon dibersihkan atau komputer rosak, dokumen tetap selamat dan stabil. Selain itu, ia menyokong tetapan keizinan – dokumen kewangan tak mahu bahagian pemasaran tengok? Setel dalam masa beberapa saat sahaja.

Operasinya pun senang gila: buka DingTalk → masuk perbualan → tekan butang "+" → pilih fail untuk dimuat naik, siap! Malah boleh seret dan lepas untuk muat naik, lebih laju daripada cakap "Saya hantar kat awak lah" tiga patah kata tu. Fasa seterusnya, mari kita sama-sama bina struktur folder dokumen yang kemas dan tersusun!

"Folder"? Dengar macam kotak alat sekolah rendah? Salah besar! Dalam dunia DingTalk, ia adalah hard disk luaran otak bijak pasukan anda! Menetapkan folder bukan sekadar klik dua kali dan siap. Bayangkan kalau bahagian pemasaran letak laporan tahunan dalam folder "Laci Barang-Barang", dan gambar banner dari pasukan reka bentuk terperosok dalam "Simpan Sementara", maka kemajuan projek anda mungkin lebih susah dikesan daripada isyarat kereta api MTR yang rosak.

Langkah pertama, buka "Cloud Drive" dalam DingTalk, klik "Buat Folder Baru" – jangan terus nama "Folder Baru 1", itu kesilapan romantik budak baru belajar. Pasukan pintar di Hong Kong akan namakan mengikut format "Bahagian_Tahun_Kod Projek", contohnya "Pemasaran_2024_Kempen Q3", terus nampak jelas, sampai kak canteen pun faham dalam sekelip mata.

Lebih hebat lagi, pengurusan hierarki! Anda boleh buat subfolder di bawah folder utama: "Bahan", "Draf Kelulusan", "Versi Akhir", elakkan tragedi "Final_Final_V3_Betul-Betul Akhir.pptx" berulang lagi. Ada pasukan malah guna emoji untuk tandakan tahap kecemasan📁🔥, praktikal dan menyembuhkan OCD sekaligus.

Jangan lupa tetapkan keizinan! Folder kewangan tentulah tak boleh dibuka oleh seluruh syarikat. DingTalk menyokong kawalan keizinan terperinci – siapa boleh lihat, siapa boleh edit, semua di hujung jari. Dengan cara ini, dokumen tak hanya kemas dan tersusun, tapi juga selamat macam peti besi.

Muat naik dan muat turun fail, kedengaran macam perkara remeh yang hanya perlu klik tetikus beberapa kali, tapi bagi pasukan Hong Kong, inilah garisan permulaan dalam pertandingan efisiensi! Memuat naik fail dalam DingTalk ibarat memasukkan dokumen ke dalam peti pos laju awan – cukup buka folder berkaitan, klik butang "Muat Naik", sama ada PDF, Word, Excel, PPT, MP4 atau JPG, semuanya diterima. Format yang disokong sampai fail video 4K rakaman kucing rumah pun boleh dimuat naik (walaupun tak digalakkan). Tapi jangan tamak, had saiz fail tunggal ialah 2GB; jika lebih besar, kena fikir untuk mampatkan atau pecahkan, kalau tidak sistem akan balas macam kakitangan mamak: "Tak boleh lah, besar sangat!"

Muat turun lagi mudah – buka fail, satu klik je simpan ke telefon atau komputer, boleh dibuka walaupun tiada sambungan internet. Tapi ingat baik-baik, tak semua orang patut bebas muat turun! Di sinilah fungsi pengurusan fail DingTalk berperanan – anda boleh tetapkan siapa boleh lihat, siapa boleh edit, siapa hanya boleh pandang saja. Fail sensitif dengan perlindungan keizinan ibarat dikunci elektronik, tak perlu risau rakan sebelah cuba ubah slide laporan kewangan anda.

Selain itu, setiap kali muat naik versi baru, DingTalk akan secara automatik membuat sandaran versi lama. Walaupun tersilap padam, boleh pulihkan fail lama lebih lancar daripada menonton drama bersiri. Selamat dan mudah – itulah operasi harian seorang pakar sebenar.

Sebelum ini kita dah bincang pasal muat naik dan muat turun, seolah-olah semua dah jadi "pakar DingPan", tapi jangan terlalu gembira – boleh angkut batu bata bukan bermakna boleh bina bangunan! Pakar sebenar ialah mereka yang tahu bagaimana membimbing pasukan bina gedung pencakar langit. Kali ini, mari kita dedahkan "kitab rahsia seni bela diri" tentang perkongsian dan kerjasama dokumen dalam DingTalk.

Pertama, nak ajak rakan sekerja masuk folder anda? Jangan guna WhatsApp hantar pautan dah! Dalam DingTalk, cukup buka folder, klik "Jemput Ahli", taip nama atau bahagian, satu saat je ahli dah masuk kumpulan – lebih pantas daripada order makanan dalam talian. Lebih hebat lagi, pengurusan keizinan – anda boleh tetapkan siapa "hanya baca", siapa "boleh edit", malah "hanya boleh muat turun", ibarat dokumen tu dipakaikan rompi kalis peluru, tak perlu risau ada yang silap padam atau ubah sesuka hati.

Tambahan pula, ada fungsi ajaib: jejak sejarah penyuntingan. Siapa curi-curi tukar bajet dalam proposal? DingTalk rekod segalanya, cukup klik, masa perubahan, kandungan dan perbandingan sebelum-selepas semua jelas, macam CCTV dalam dunia dokumen. Tak perlu lagi masa mesyuarat saling tuduh, "Bukan saya yang ubah!"

Akhir sekali, jangan lupa fungsi perbualan langsung DingTalk. Tinggalkan komen terus di bawah dokumen dan @rakan sekerja, mereka terus dapat notifikasi, boleh berbincang sambil baca dokumen – efisiensi tinggi sampai bos curiga korang ambil suntikan stimulan. Kerjasama bukan lagi acara berganti-ganti seperti larian berganti, tapi marathon di mana seluruh pasukan berlari serentak!

Perkongsian dokumen memang seronok, tapi jangan lupa – sekali data bocor, bos mungkin lebih cepat "tongkat" anda ke jabatan HR. Dalam persekitaran perniagaan Hong Kong yang pantas dan penuh rahsia, keselamatan dan privasi ibarat "topeng muka anti-virus" untuk survival pasukan. DingTalk faham betul perkara ini, bukan sahaja kunci dokumen anda macam peti besi, malah tambah tiga lapis kunci lagi.

Pertama, semua fail yang dimuat naik ke DingTalk dilindungi oleh enkripsi hujung ke hujung, walaupun peretas tangkap di tengah jalan, apa yang dia nampak cuma macam tulisan ilmu sihir. Lagi hebat, anda boleh aktifkan pengesahan dua faktor (2FA) untuk folder sensitif – setiap kali log masuk, tak cukup kata laluan, kena sahkan melalui telefon juga, kucing rumah pun tak boleh curi pandang pun tak guna.

Ada juga jurus akhir: tetapkan tempoh paparan dokumen dan keizinan larangan muat turun. Contohnya, laporan kewangan hanya boleh dibuka antara jam 2 hingga 4 petang hari Jumaat, lepas waktu tu automatik dikunci; atau biarkan rakan sekerja "nampak tapi tak boleh bawa pergi", elakkan kebocoran tidak sengaja. Fungsi-fungsi ini tersembunyi dalam bahagian "Pengurusan Keizinan", cadangan untuk pengurus sentiasa pantau secara berkala, macam cek tembok api setiap hari.

Akhir sekali, ingatan: jangan ingat dah pasang langkah keselamatan terus boleh tidur lena. Sentiasa kemas kini kata laluan, tutup akaun yang tak aktif, dan latih pasukan agar jangan klik pautan mencurigakan – itulah sebenarnya "tabiat digital yang baik". Ingat, sistem sekuat mana pun tetap tak tahan kalau ada yang tergelincir jari!

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service, or reach us by phone at (852)4443-3144 or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!