Automasi Pejabat DingTalk: Rahsia Kerja Lebih Mudah dan Kali Dua Kepantasan

Apa Itu Automasi Pejabat DingTalk

Adakah anda pernah masuk ke pejabat pada waktu pagi dan terus dihimpit oleh tumpukan kerja administratif yang berulang dan membosankan? Mengisi borang, meluluskan proses, menghantar dokumen... rasanya seperti bermain "Tetris pejabat", bongkah terus jatuh dan tak pernah habis! Jangan risau, inilah masa Automasi Pejabat DingTalk muncul — ia bukan sihir, tetapi hasilnya seolah-olah telah menggunakan "mantra hentikan masa". Secara ringkas, automasi pejabat DingTalk adalah membolehkan mesin bekerja untuk anda. Anda hanya perlu tetapkan peraturan sekali, proses kerja seterusnya akan berjalan secara automatik tanpa perlu klik secara manual. Sebagai contoh, apabila pekerja memohon cuti, sistem akan secara automatik menghantarnya kepada pengurus yang berkaitan mengikut peringkat jawatan dan bilangan hari, setelah diluluskan, rekod tersebut akan diselaraskan secara automatik ke sistem kehadiran, termasuk mengemaskini rekod daftar masuk. Di sebalik semua ini terdapat tiga alat utama: Enjin Automasi Proses, Borang Pintar, dan Robot. Borang pintar mampu mengira dan mengesahkan data secara automatik untuk mengelakkan ralat manual; robot pula seperti pembantu pejabat kecil yang boleh memberi peringatan berkala dan membalas mesej secara automatik. Lebih hebat lagi, fungsi-fungsi ini boleh disambungkan untuk membina satu "loji pengeluaran tanpa manusia". Bayangkan, dari permohonan bayaran balik hingga pengesahan akaun, keseluruhan proses berjalan tanpa campur tangan manusia — ini bukan masa depan, ini adalah rutin pejabat yang boleh anda miliki bermula esok.

Tetapan Asas Automasi Pejabat DingTalk

Baru sahaja faham apa itu automasi pejabat DingTalk, sudah tidak sabar untuk mencubanya? Jangan tergesa-gesa, jangan terus menekan merata-rata seperti ayam terputus kepala, jika tidak anda mungkin tidak dapat mencari di mana pejabat anda sendiri! Untuk memastikan automasi benar-benar berkesan, langkah pertama ialah membina asas yang kukuh — iaitu tetapan asas.

Pertama, buka DingTalk, masuk ke bahagian pengurusan belakang, dan bina struktur organisasi anda. Jangan pandang ringan langkah ini, ia ibarat pelan lantai ketika membina rumah — jika jabatan dikelaskan dengan jelas, proses seterusnya tidak akan menjadi huru-hara. Anda boleh mengkategorikannya mengikut jabatan, projek atau peringkat jawatan, malah boleh menambah pasukan maya, sangat fleksibel seperti gelang getah! Kemudian, tambahkan rakan sekerja seorang demi seorang, sokongan import pukal melalui nombor telefon atau e-mel, tiada lagi perlu menjerit "eh, tambah saya di DingTalk" seperti di pasar basah.

Tetapan keizinan adalah perkara paling penting! Siapa yang boleh meluluskan? Siapa hanya boleh melihat tetapi tidak mengubah? Jangan biarkan Xiao Wang secara tidak sengaja memadam laporan tahunan bos. Pastikan peranan dan keizinan dibahagikan dengan teliti, elakkan keadaan bencana seperti "semua orang ialah pentadbir". Akhir sekali, mari ke operasi tingkat lanjut — konfigurasikan peraturan automasi. Contohnya, tetapkan "peringatan automatik untuk mesyuarat jabatan setiap hari jam 9 pagi", atau "permohonan bayaran balik melebihi 5,000 akan dihantar secara automatik kepada pengurus kewangan", inilah kuasa pencetus berdasarkan syarat dan tugas berkala. Tetapkan peraturan dengan baik, pulang kerja lebih awal!

Komunikasi dan Kerjasama yang Efisien

Di pejabat, yang paling ditakuti bukanlah banyak kerja, tetapi mesej yang berterbangan seperti salji, namun anda tidak tahu siapa yang telah balas, siapa yang belum, dan siapa yang menganggap mesej penting sebagai spam. Pada ketika inilah, fungsi komunikasi dan kerjasama DingTalk menjadi seperti pengurus peribadi anda, mengatur komunikasi yang kacau bilau supaya kemas dan teratur. Bayangkan, dalam kumpulan projek semua orang bercakap serentak, anda menghantar pemberitahuan kecemasan, tetapi ia tenggelam seperti batu di lautan. Jangan risau, Ding sekali, semua orang menerima peringatan paksa, lebih efektif daripada hongbao! Fungsi Ding menyokong peringatan teks, suara, dan panggilan telefon, memastikan ahli pasukan "tidak boleh abaikan". Selain itu, status baca atau belum baca jelas kelihatan, tiada lagi perlu mengejar rakan sekerja dan bertanya, "Awak dah baca mesej saya belum?" Perbualan kumpulan bukan sekadar berbual, tetapi juga boleh kongsi fail dan edit bersama, versi terkini diselaraskan secara automatik, tiada lagi menerima fail dengan nama aneh seperti "Ini versi terkini v3_Versi akhir_Betul-betul versi akhir". Tidak perlu berkumpul dalam bilik mesyuarat kecil, mesyuarat video boleh dibuka dengan satu klik, menyokong hingga 100 peserta, serta perkongsian skrin dan annotasi masa nyata, kerjasama jarak jauh lebih efisien daripada bersemuka. Lebih hebat lagi, rekod perbualan dan fail ini boleh disimpan secara automatik, digabungkan dengan peraturan automasi dari bab sebelumnya, mesej penting boleh diubah secara automatik kepada senarai tugasan, benar-benar mencapai "selesai berkomunikasi, tindakan terus mengikut".

Borang Pintar dan Pengurusan Data

Anda akhirnya telah menguasai komunikasi dan kerjasama, perbualan kumpulan tidak lagi huru-hara, fungsi Ding digunakan selesa seperti menghantar mesej ringkas, kini tibalah masa untuk membuat data patuh arahan! Jangan biarkan fail Excel terus mengejar anda, inilah masa untuk menggunakan "borang pintar" DingTalk sebagai kad truf. Jangan takut dengan nama ini, ia bukan sekadar mengisi nama dan nombor telefon — ia boleh mengira jumlah secara automatik, logik lompat soalan, malah mengagihkan tugas secara automatik berdasarkan kandungan yang anda isi!

Ingin mengumpul maklumat kesihatan pekerja? Buat satu borang, tetapkan pilihan, kemudian kaitkan dengan sistem kehadiran, data yang tidak normal akan ditandakan merah secara automatik dan memberi notifikasi kepada pengurus. Memulakan projek baharu dan perlu mengumpul keperluan? Tambah medan "pilihan jabatan", sistem akan menghantar secara automatik kepada pihak yang bertanggungjawab di belakang, tiada lagi keperluan untuk menghantar secara manual. Lebih hebat lagi, semua data ini akan dikumpulkan secara automatik ke dalam carta, laporan dijana tepat pada jam 8 pagi setiap hari, dan dihantar melalui DingMail ke kumpulan pengurusan, bos belum sempat menyediakan kopi, data sudah terletak di depan mata.

Yang paling hebat ialah "aliran kerja automatik" — selepas borang dihantar, ia mencetuskan kelulusan, notifikasi, penyimpanan dan penyelarasan ke sistem CRM, semua berjalan lancar. Anda hanya perlu minum kopi, DingTalk yang akan menjalankan tugas untuk anda. Dari mengurus secara manual hingga ringkasan segera, ini bukan sekadar peningkatan, ini adalah lonjakan besar!

Perkongsian Kes Praktikal

Bercakap tentang automasi pejabat DingTalk, hanya tahu membuat borang pintar tidak mencukupi, pemain sebenar membuktikan kehebatan mereka dalam "medan praktikal"! Jangan anggap automasi hanya hak milik jabatan IT, sebenarnya dari perniagaan makanan hingga pembuatan, dari syarikat kecil hingga konglomerat besar, semua diam-diam menggunakan DingTalk untuk "malas" — maksudnya, "meningkatkan kecekapan"!

Sebagai contoh, sebuah rangkaian kafe menggunakan DingTalk untuk membina "sistem pemeriksaan cawangan", apabila pengurus cawangan mengisi borang pemeriksaan menggunakan telefon, sistem secara automatik akan mencetuskan tugas pembetulan kepada pekerja berkaitan, serta menetapkan peringatan hitung mundur 48 jam. Lebih tajam lagi, tugas yang tidak diselesaikan selepas tempoh akan dinaik taraf secara automatik dan memberi notifikasi kepada pengurus wilayah, pihak pengurusan tidak perlu lagi mengejar pekerja. Hasilnya? Kadar penyelesaian pemeriksaan meningkat daripada 60% kepada 98%, bos ketawa tak henti-henti.

Sebuah kilang pula lebih hebat, mereka telah memindahkan proses pembaikan peralatan ke DingTalk. Pekerja hanya perlu imbas kod QR pada peralatan, borang pembaikan akan dijana secara automatik dan diagihkan kepada juruteknik berkaitan, sistem juga menggunakan data sejarah untuk meramal kerosakan biasa, dan menghantar peringatan penyelenggaraan lebih awal. Dalam tempoh tiga bulan, masa pemberhentian peralatan berkurang sebanyak 40%, pengurus kilang berkata: "Ini bukan soal menjimatkan wang, ini soal merebut masa!"

Kunci kepada kes-kes ini bukanlah fungsi yang hebat, tetapi "penjenamaan semula proses" — mengintegrasikan semua tindakan yang sebelum ini tersebar di WeChat, kertas, dan e-mel ke dalam aliran automasi DingTalk. Anda tidak perlu menulis kod, hanya perlu tahu bagaimana mereka pencetus, tetapkan tindakan, dan menjadikan DingTalk sebagai pembantu peribadi 24 jam anda.

DomTech ialah penyedia perkhidmatan rasmi DingTalk di Hong Kong, khusus menyediakan perkhidmatan DingTalk kepada pelanggan yang luas. Jika anda ingin mengetahui lebih lanjut tentang aplikasi platform DingTalk, anda boleh terus berhubung dengan khidmat pelanggan dalam talian kami, atau melalui telefon (852)4443-3144 atau e-mel This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. Kami mempunyai pasukan pembangunan dan penyelenggaraan yang cemerlang, serta pengalaman perkhidmatan pasaran yang kaya, mampu menyediakan penyelesaian dan perkhidmatan DingTalk yang profesional untuk anda!